Ръководство

Договори и стокови разписки

Пазете договорите за доставка с техните дати, статус и свързани фактури на едно място и записвайте всяка пратка като стокова разписка, преминаваща от чернова до доставена.

Обновено: 2026-09-09

Фактурите ви казват какво дължи клиентът. Два други документа обясняват защо и дали стоката наистина е пристигнала: договорът, който е определил условията, и стоковата разписка, изпратена с камиона. Invoice Flow пази и двата като страничен вид документи до фактурите ви. Договорът принадлежи на един клиент, носи начална и крайна дата, статус и пълния текст, и може да бъде свързан с произволен брой фактури. Стоковата разписка принадлежи на точно една фактура и записва какво е изпратено, от кого, с какъв номер за проследяване, и докъде е стигнала пратката.

Нито един от двата не е печатен документ. Приложението съхранява и проследява договори и стокови разписки за собствените ви записи, но няма PDF предпреглед или действие за споделяне за нито единия; само фактурите и офертите се превръщат в PDF. Ако кафене поиска подписано копие от споразумението, това все още се случва извън приложението.

Примерите следват Кирстен Лунд, която управлява Lund Hearth Bakery, пекарна на едро в Лийдс, която пече през нощта и доставя до кафенета два пъти седмично. Тя има годишен договор за доставка с всеки редовен клиент и издава по една фактура на всяка доставка, в лири. Стокова разписка придружава всяка доставка, така че липсваща тава кроасани може да се проследи до дата и шофьор.

Какво виждате на екрана

И двете функции живеят в раздел Инструменти (Tools) на долната навигация, в секция Documents: картата Договори (Contracts) отваря списъка с договори, а картата Delivery Notes отваря списъка със стокови разписки. Договорите имат и втори дом: разделът Documents има трипозиционен превключвател, гласящ Invoices, Estimates и Contracts, а бутонът New там предлага Contracts в листа си Choose document type. Стоковите разписки изобщо не са част от раздела Documents; достигате до тях през Tools или от фактура, която вече има такава.

Екранът Contracts има ред от чипове – All, Draft, Sent, Signed и Expired – и карта за всеки договор. Всяка карта носи цветна лента отляво, заглавието, статусна плочка, името на клиента, периода, изписан като start → end, и получерна бележка за оставащия срок: 19 days left за действащ договор или Expired 14 days ago в червено за изтекъл. Договор, който изтича в следващите 30 дни, получава кехлибарена плочка Soon до статуса си.

Докосването на карта плъзва нагоре лист с подробности. Продължителното докосване отваря кратко меню с действия. Плъзгането на карта отдясно наляво предлага да я изтриете. Бутонът + в ъгъла отваря редактора.

Екранът Delivery Notes е по-опростен: чипове за All, Draft, Dispatched и Delivered, после по един ред за разписка. Всеки ред започва с индикатор от три точки (сива, оранжева, зелена), показващ докъде е стигнала пратката, следван от номера на разписката с получер шрифт, Invoice: и номера на фактурата, датата на доставка вдясно, и, ако е зададена, иконка на камион с превозвача и номера за проследяване. Няма страница с подробности; докосването не прави нищо, продължителното докосване отваря действията, а плъзгането изтрива.

Как да създадете договор от шаблон

Кирстен започва четириседмичен пробен период с Roundhay Deli и иска стандартния текст за доставка да е готов, преди първата доставка.

1. Отворете Tools, после докоснете Contracts под Documents.
2. Докоснете бутона +. Редакторът се отваря със заглавие New Contract.
3. Въведете име в Title *, например "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Ако оставите заглавието празно, шаблонът, който изберете в следващата стъпка, го попълва с името на шаблона.
4. Отворете падащото меню Client * и изберете клиента. Изброяват се само съществуващи клиенти; няма начин да добавите такъв оттук.
5. Под Template (optional) докоснете един от четирите чипа: NDA, Service Agreement, Freelance Contract или Supply Agreement. Полето Content се попълва с клаузите на този шаблон.
6. Редактирайте текста в Content по желание. Полето превърта, когато текстът е по-дълъг от десет реда.
7. Докоснете Start и изберете първия ден на споразумението; докоснете End и изберете последния ден. И двете са незадължителни, но бележката за оставащия срок и лентата за прогрес се появяват само когато крайната дата е зададена.
8. Оставете Status на Draft или изберете друга стойност, после докоснете Save в горния десен ъгъл.

Как да преместите договор през статусите му и да свържете фактури

The Copper Kettle Cafe е подписала своето споразумение и Кирстен иска седмичните фактури да са обвързани с него, за да вижда на пръв поглед кое фактуриране принадлежи на коя сделка.

1. В списъка Contracts продължително докоснете картата на договора. Появява се лист с Edit, Change Status, Link Invoice и Delete.
2. Докоснете Change Status и изберете Signed. Приложението записва днешната дата като дата на подписване.
3. Продължително докоснете картата отново и докоснете Link Invoice.
4. В диалога Link Invoices отметнете всяка фактура, която принадлежи на това споразумение. Списъкът показва всичките ви фактури с общите им суми.
5. Докоснете Save.
6. Докоснете картата, за да отворите листа с подробности и проверете секцията Linked Invoices.

Листът с подробности е мястото, където се обобщава животът на договора. Карта Contract Timeline показва три стъпки, Draft, Sent и Signed, с отметка на всяка вече достигната стъпка и датите на създаване и подписване под съответната стъпка. Когато и двете дати са зададени, карта Progress изчертава колко от срока е изминал; в последните 30 дни лентата става кехлибарена, а плочка гласи Expires in 19 days. Под нея идват редовете Client, Period, Template и Signed at, списъкът Linked Invoices и пълното Content. Докосването на свързана фактура отваря тази фактура.

Как да създадете и проследите стокова разписка

Петъчната доставка до The Copper Kettle Cafe е фактурирана. Кирстен пише стоковата разписка, която шофьорът ще има на телефона си.

1. Отворете Tools и докоснете Delivery Notes, после докоснете +. Лист със заглавие New Delivery Note се плъзва нагоре.
2. Отворете Invoice * и изберете фактурата, която тази пратка изпълнява. Изброена е всяка фактура и оферта с номера и общата ѝ сума.
3. Запазете или променете номера в Delivery Note Number. Приложението предлага такъв във формата DN-1234 със случайна четирицифрена част.
4. Докоснете Delivery Date и изберете деня, в който стоката тръгва или пристига.
5. Попълнете Shipping Address, ако се различава от този на фактурата.
6. Започнете да пишете в Carrier. Списък с предложения се стеснява, докато пишете, от глобални куриери като DHL, FedEx и UPS до национални пощи и регионални услуги. Докоснете едно, или напишете свой собствен текст, например "Lund Hearth van".
7. Поставете референцията на пратката в Tracking Number, ако превозвачът ви я е дал.
8. Под Items докоснете Add веднъж за всеки ред и попълнете Description и Qty. Редовете не се копират от фактурата; въвеждате какво физически е натоварено в камиона.
9. Добавете всичко, което шофьорът трябва да знае, в Notes, после докоснете Save.

Нова разписка винаги започва като Draft. За да я преместите напред, продължително докоснете реда ѝ и докоснете Advance → Dispatched; когато кафенето потвърди получаването, докоснете продължително отново и изберете Advance → Delivered. Същият лист има Edit, Copy Tracking Number (само когато има номер за проследяване) и Delete.

Веднага щом фактура има поне една стокова разписка, екранът ѝ с подробности получава карта Delivery Notes под Payments. Тя изброява всяка разписка с датата и превозвача ѝ и статусна плочка, а както редовете, така и малкото + в заглавието на картата ви отвеждат до списъка със стокови разписки.

Правила и подробности

Къде минава границата за Pro. Отварянето на редактора на договори от списъка Contracts, било то с + или през Edit, и отварянето на редактора на стокови разписки с + или Edit изискват активен пробен период или Pro абонамент; без такъв попадате на екрана за плащане. Преглеждането, промяната на статус на договор, свързването на фактури, придвижването на стокова разписка напред, копирането на номер за проследяване и изтриването са достъпни за всички.

Статуси на договорите. Договор може да бъде Draft (сиво), Sent (синьо), Signed (зелено), Expired (червено) или Cancelled (синьо-сиво). Статусите се задават ръчно, в падащото меню Status на редактора или чрез Change Status; приложението никога не ги променя вместо вас. Маркирането на договор като Signed отпечатва датата на подписване веднъж; връщането на Sent и напред на Signed отново запазва оригиналната дата. Редът с чипове няма чип Cancelled, така че анулирани договори са видими само под All.

Изтичането се изчислява, не се съхранява. “Expired 14 days ago” на картата и червеното оцветяване идват от сравнението на днешната дата с крайната. Подписан договор, чиято крайна дата е изминала, се показва като изтекъл, но запазва статус Signed, докато не го промените. Кехлибарената плочка Soon и кехлибарената лента за прогрес се появяват, когато остават по-малко от 30 дни и договорът не е нито изтекъл, нито анулиран. Джаджата Expiring Contracts на таблото използва същия 30-дневен прозорец.

Полета на договора. Заглавието и клиентът са задължителни; съдържанието може да е празно. Началната дата не може да бъде изчистена след задаване (само крайната дата има иконка за изчистване), а приложението не проверява дали началото е преди края. Името на шаблона се запомня като кратък ключ и се показва като такъв в листа с подробности: supply, service, nda или freelance.

Свързани фактури. Връзката е списък от препратки към фактури, съхранен в договора. Страната на фактурата не знае нищо за това: екранът с подробности на фактура не показва договора ѝ, а една и съща фактура може да бъде свързана с няколко договора. Листът с подробности означава свързаните редове по вътрешния номер на фактурата (Invoice #2), не по отпечатания ѝ номер, а диалогът Link Invoices предлага и оферти, не само фактури.

Полета на стоковата разписка. Фактурата е задължителна, а номерът трябва да е уникален сред всички стокови разписки; всичко останало е незадължително, а празните полета за адрес, превозвач, проследяване и бележки се съхраняват като празни. Количествата са цели числа; всичко, което не се разпознава, става 1. Артикулите се съхраняват като свободен текст с количество и не са обвързани с продуктовия ви каталог или с редовете на фактурата.

Статусите на стоковата разписка са еднопосочни. Draft, Dispatched, Delivered, в този ред и само напред. Няма поле за статус в редактора и няма начин за връщане назад; ако пратка е върната, изтрийте разписката или го запишете в Notes.

Изтриване. Изтриването на фактура премахва стоковите ѝ разписки заедно с нея. Изтриването на клиент премахва договорите на този клиент. Изтриването на договор не прави нищо на фактурите му; изтриването на фактура, с която договор е свързан, оставя висяща препратка в списъка на договора.

Дати и формати. Датите на договорите винаги се показват като dd.MM.yyyy независимо от езика на приложението; датите на доставка следват краткия формат на датата за езика, например “Sep 11, 2026” на английски. И двата списъка са подредени с най-новите отгоре по време на създаване.

Нищо не се изпраща или отпечатва. Договорите и стоковите разписки нямат PDF, действие за имейл или заснемане на подпис. Таблицата с договори има място за изображение на подпис, но никой екран в приложението не записва в него.

Съвети

Свързани ръководства

• Статуси, списък и история на фактурите
• Клиенти, категории и групи
• Оферти и конвертиране