Kullanım kılavuzu

Sözleşmeler ve irsaliyeler

Tedarik sözleşmelerini tarihleri, durumu ve bağlı faturalarıyla tek yerde tutun; her sevkiyatı taslaktan teslime giden bir irsaliye olarak kaydedin.

Güncellendi: 2026-09-09

Faturalar bir müşterinin ne kadar borçlu olduğunu söyler. Diğer iki kâğıt ise bunun nedenini ve malın gerçekten ulaşıp ulaşmadığını açıklar: koşulları belirleyen sözleşme ve kamyonetle birlikte yola çıkan irsaliye. Invoice Flow her ikisini de faturalarınızın yanında yan belge olarak saklar. Bir sözleşme tek bir müşteriye aittir; başlangıç ve bitiş tarihi, bir durum ve tam metni taşır ve istediğiniz sayıda faturaya bağlanabilir. Bir irsaliye tam olarak bir faturaya aittir ve neyin, kim tarafından, hangi takip numarasıyla sevk edildiğini ve sevkiyatın ne kadar ilerlediğini kaydeder.

Bunların hiçbiri yazdırılabilir bir belge değildir. Uygulama sözleşmeleri ve irsaliyeleri kendi kayıtlarınız için saklar ve takip eder, ancak hiçbiri için PDF önizlemesi veya paylaşma işlemi yoktur; PDF olarak yalnızca faturalar ve tahminler oluşturulur. Bir kafe sözleşmenin imzalı bir kopyasını isterse, bu hâlâ uygulama dışında gerçekleşir.

Örnekler, Leeds’te gece boyunca ekmek pişiren ve haftada iki kez kafelere teslimat yapan toptan bir fırın olan Lund Hearth Bakery’yi yöneten Kirsten Lund’u izliyor. Her düzenli müşterisiyle yıllık bir tedarik sözleşmesi var ve her dağıtım turu için sterlin cinsinden tek bir fatura kesiyor. Kaybolan bir tepsi kruvasanın bir tarihe ve bir şoföre kadar izlenebilmesi için her turda bir irsaliye eşlik ediyor.

Ekranda ne görüyorsunuz

Her iki özellik de alt gezinmedeki Araçlar (Tools) sekmesinde, Belgeler (Documents) bölümünde yer alır: Sözleşmeler (Contracts) kartı sözleşme listesini, İrsaliyeler (Delivery Notes) kartı ise irsaliye listesini açar. Sözleşmelerin ikinci bir evi daha vardır: Belgeler sekmesinde Faturalar (Invoices), Tahminler (Estimates) ve Sözleşmeler yazan üç konumlu bir anahtar bulunur ve oradaki Yeni (New) düğmesi Belge türünü seçin (Choose document type) sayfasında Sözleşmeler seçeneğini sunar. İrsaliyeler Belgeler sekmesinin hiç parçası değildir; onlara Araçlar üzerinden veya zaten irsaliyesi olan bir faturadan ulaşırsınız.

Sözleşmeler ekranında bir çip sırası — Tümü (All), Taslak (Draft), Gönderildi (Sent), İmzalandı (Signed) ve Süresi Doldu (Expired) — ve her sözleşme için bir kart bulunur. Her kart solda renkli bir çubuk, başlığı, bir durum rozetini, müşteri adını, başlangıç → bitiş biçiminde yazılmış dönemi ve kalan süreyle ilgili kalın bir notu taşır: devam eden bir sözleşme için 19 gün kaldı (19 days left) ya da süresi geçmiş biri için kırmızıyla 14 gün önce süresi doldu (Expired 14 days ago). Önümüzdeki 30 gün içinde biten bir sözleşme, durumunun yanında kehribar renkli bir Yakında (Soon) rozeti alır.

Bir karta dokunmak aşağıdan bir ayrıntı sayfası açar. Uzun basmak kısa bir işlem menüsü açar. Kartı sağdan sola kaydırmak silme seçeneği sunar. Köşedeki + düğmesi düzenleyiciyi açar.

İrsaliyeler ekranı daha basittir: Tümü, Taslak, Sevk Edildi (Dispatched) ve Teslim Edildi (Delivered) çipleri, ardından her irsaliye için bir satır. Her satır sevkiyatın ne kadar ilerlediğini gösteren üç noktalı bir adım göstergesiyle (gri, turuncu, yeşil) başlar; ardından kalın yazıyla irsaliye numarası, Fatura: (Invoice:) ve fatura numarası, sağda teslim tarihi ve ayarlandıysa taşıyıcı ile takip numarasının yanında bir kamyon simgesi gelir. Ayrıntı sayfası yoktur; dokunmak bir şey yapmaz, uzun basmak işlemleri açar, kaydırmak siler.

Şablondan sözleşme nasıl oluşturulur

Kirsten, Roundhay Deli ile dört haftalık bir deneme başlatıyor ve ilk teslimattan önce standart tedarik metninin kayıtlı olmasını istiyor.

1. Araçlar menüsünü açın, ardından Belgeler altındaki Sözleşmeler öğesine dokunun.
2. + düğmesine dokunun. Düzenleyici Yeni Sözleşme (New Contract) başlığıyla açılır.
3. Başlık * (Title *) alanına bir ad yazın, örneğin "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Başlığı boş bırakırsanız, sonraki adımda seçtiğiniz şablon onu şablon adıyla doldurur.
4. Müşteri * (Client *) açılır listesini açın ve müşteriyi seçin. Yalnızca mevcut müşteriler listelenir; buradan yeni bir müşteri eklemenin yolu yoktur.
5. Şablon (isteğe bağlı) (Template (optional)) altında dört çipten birine dokunun: Gizlilik Sözleşmesi (NDA), Hizmet Sözleşmesi (Service Agreement), Serbest Çalışan Sözleşmesi (Freelance Contract) veya Tedarik Sözleşmesi (Supply Agreement). İçerik (Content) kutusu o şablonun maddeleriyle doldurulur.
6. İçerik alanındaki metni dilediğiniz gibi düzenleyin. Metin on satırdan uzun olduğunda kutu kaydırılır.
7. Başlangıç (Start) alanına dokunup sözleşmenin ilk gününü seçin; Bitiş (End) alanına dokunup son günü seçin. Her ikisi de isteğe bağlıdır, ancak kalan süre notu ve ilerleme çubuğu yalnızca bitiş tarihi ayarlandığında görünür.
8. Durum (Status) alanını Taslak olarak bırakın veya başka bir değer seçin, ardından sağ üst köşedeki Kaydet (Save) düğmesine dokunun.

Bir sözleşme durumlar arasında nasıl ilerletilir ve faturalar nasıl bağlanır

The Copper Kettle Cafe sözleşmesini imzaladı ve Kirsten hangi faturalandırmanın hangi anlaşmaya ait olduğunu tek bakışta görebilmek için haftalık faturaları buna bağlamak istiyor.

1. Sözleşmeler listesinde sözleşmenin kartına uzun basın. Düzenle (Edit), Durumu Değiştir (Change Status), Fatura Bağla (Link Invoice) ve Sil (Delete) seçeneklerini içeren bir sayfa görünür.
2. Durumu Değiştir öğesine dokunun ve İmzalandı seçeneğini seçin. Uygulama imza tarihi olarak bugünü kaydeder.
3. Karta tekrar uzun basın ve Fatura Bağla öğesine dokunun.
4. Faturaları Bağla (Link Invoices) iletişim kutusunda bu sözleşmeye ait her faturayı işaretleyin. Liste tüm faturalarınızı toplamlarıyla birlikte gösterir.
5. Kaydet düğmesine dokunun.
6. Ayrıntı sayfasını açmak için karta dokunun ve Bağlı Faturalar (Linked Invoices) bölümünü kontrol edin.

Sözleşmenin yaşamının özetlendiği yer ayrıntı sayfasıdır. Bir Sözleşme Zaman Çizelgesi (Contract Timeline) kartı üç adımı gösterir: Taslak, Gönderildi ve İmzalandı; ulaşılmış her adımda bir onay işareti ve ilgili adımların altında oluşturma ve imza tarihleri bulunur. Her iki tarih de ayarlandığında bir İlerleme (Progress) kartı sürenin ne kadarının geçtiğini çizer; son 30 gün içinde çubuk kehribar rengine döner ve bir rozette 19 gün içinde süresi doluyor (Expires in 19 days) yazar. Bunun altında Müşteri (Client), Dönem (Period), Şablon (Template) ve İmza tarihi (Signed at) satırları, Bağlı Faturalar listesi ve tam İçerik gelir. Bağlı bir faturaya dokunmak o faturayı açar.

Bir irsaliye nasıl oluşturulur ve takip edilir

The Copper Kettle Cafe’ye cuma turu faturalandırıldı. Kirsten şoförün telefonunda taşıyacağı irsaliyeyi yazıyor.

1. Araçlar menüsünü açın ve İrsaliyeler öğesine, ardından + düğmesine dokunun. Yeni İrsaliye (New Delivery Note) başlıklı bir sayfa yukarı kayar.
2. Fatura * (Invoice *) alanını açın ve bu sevkiyatın karşıladığı faturayı seçin. Her fatura ve tahmin numarası ve toplamıyla listelenir.
3. İrsaliye Numarası (Delivery Note Number) alanındaki numarayı koruyun veya değiştirin. Uygulama, dört haneli rastgele bir parçayla DN-1234 biçiminde bir numara önerir.
4. Teslim Tarihi (Delivery Date) alanına dokunun ve malın çıktığı veya ulaştığı günü seçin.
5. Faturadakinden farklıysa Teslimat Adresi (Shipping Address) alanını doldurun.
6. Taşıyıcı (Carrier) alanına yazmaya başlayın. Siz yazdıkça, DHL, FedEx ve UPS gibi küresel kuryelerden ulusal posta idarelerine ve bölgesel hizmetlere uzanan bir öneri listesi daralır. Birine dokunun ya da "Lund Hearth van" gibi kendi metninizi yazın.
7. Taşıyıcı size bir referans verdiyse paket referansını Takip Numarası (Tracking Number) alanına yapıştırın.
8. Kalemler (Items) altında her satır için bir kez Ekle (Add) düğmesine dokunun ve Açıklama (Description) ile Adet (Qty) alanlarını doldurun. Satırlar faturadan kopyalanmaz; kamyonete fiilen ne yüklendiyse onu yazarsınız.
9. Şoförün bilmesi gereken her şeyi Notlar (Notes) alanına ekleyin, ardından Kaydet düğmesine dokunun.

Yeni bir irsaliye her zaman Taslak olarak başlar. İlerletmek için satırına uzun basın ve İlerlet → Sevk Edildi (Advance → Dispatched) öğesine dokunun; kafe teslimatı onayladığında yeniden uzun basıp İlerlet → Teslim Edildi (Advance → Delivered) öğesine dokunun. Aynı sayfada Düzenle, Takip Numarasını Kopyala (Copy Tracking Number) (yalnızca bir takip numarası varsa) ve Sil bulunur.

Bir faturanın en az bir irsaliyesi olduğunda, ayrıntı ekranına Ödemeler altında bir İrsaliyeler kartı eklenir. Her irsaliyeyi tarihi, taşıyıcısı ve bir durum çipiyle listeler; hem satırlar hem de kartın başlığındaki küçük + sizi irsaliye listesine götürür.

Kurallar ve ayrıntılar

Pro sınırı nerede. Sözleşme düzenleyicisini Sözleşmeler listesinden, ister + ile ister Düzenle yoluyla açmak ve irsaliye düzenleyicisini + ya da Düzenle ile açmak etkin bir deneme süresi veya Pro aboneliği gerektirir; bunlar yoksa ödeme duvarına düşersiniz. Görüntüleme, bir sözleşmenin durumunu değiştirme, fatura bağlama, bir irsaliyeyi ilerletme, takip numarasını kopyalama ve silme herkese açıktır.

Sözleşme durumları. Bir sözleşme Taslak (gri), Gönderildi (mavi), İmzalandı (yeşil), Süresi Doldu (kırmızı) veya İptal Edildi (Cancelled) (gri-mavi) olabilir. Durumlar elle ayarlanır: düzenleyicinin Durum açılır listesinden ya da Durumu Değiştir yoluyla; uygulama onları sizin yerinize asla değiştirmez. Bir sözleşmeyi İmzalandı olarak işaretlemek imza tarihini bir kez damgalar; Gönderildi’ye dönüp yeniden İmzalandı’ya geçmek özgün tarihi korur. Çip sırasında İptal Edildi çipi yoktur, dolayısıyla iptal edilmiş sözleşmeler yalnızca Tümü altında görünür.

Süre dolumu hesaplanır, saklanmaz. Karttaki “14 gün önce süresi doldu” ve kırmızı renklendirme, bugünün bitiş tarihiyle karşılaştırılmasından gelir. Bitiş tarihi geçmiş imzalı bir sözleşme süresi dolmuş olarak gösterilir ama siz değiştirene kadar İmzalandı durumunu korur. Kehribar Yakında rozeti ve kehribar ilerleme çubuğu, 30 günden az kaldığında ve sözleşme ne süresi dolmuş ne de iptal edilmiş olduğunda görünür. Panodaki Süresi dolan sözleşmeler (Expiring Contracts) bileşeni aynı 30 günlük aralığı kullanır.

Sözleşme alanları. Başlık ve müşteri zorunludur; içerik boş olabilir. Başlangıç tarihi bir kez ayarlandıktan sonra temizlenemez (yalnızca bitiş tarihinde temizleme simgesi vardır) ve uygulama başlangıcın bitişten önce olup olmadığını denetlemez. Şablon adı kısa bir anahtar olarak hatırlanır ve ayrıntı sayfasında öyle gösterilir: supply, service, nda veya freelance.

Bağlı faturalar. Bağlantı, sözleşme üzerinde saklanan bir fatura referansları listesidir. Fatura tarafı bundan habersizdir: bir faturanın ayrıntı ekranı sözleşmesini göstermez ve aynı fatura birkaç sözleşmeye bağlanabilir. Ayrıntı sayfası bağlı satırları basılı numarasıyla değil, faturanın dahili numarasıyla etiketler (Invoice #2) ve Faturaları Bağla iletişim kutusu faturaların yanı sıra tahminleri de sunar.

İrsaliye alanları. Fatura zorunludur ve numara tüm irsaliyeler arasında benzersiz olmalıdır; diğer her şey isteğe bağlıdır ve boş adres, taşıyıcı, takip ve not alanları boş olarak saklanır. Miktarlar tam sayıdır; ayrıştırılamayan her şey 1 olur. Kalemler bir miktarla birlikte serbest metin olarak saklanır ve ne ürün kataloğunuza ne de faturanın kalemlerine bağlıdır.

İrsaliye durumları tek yönlüdür. Taslak, Sevk Edildi, Teslim Edildi; bu sırayla ve yalnızca ileriye doğru. Düzenleyicide durum alanı yoktur ve geri adım atmanın yolu yoktur; bir paket iade edilirse irsaliyeyi silin veya bunu Notlar alanına kaydedin.

Silme. Bir faturayı silmek irsaliyelerini de birlikte kaldırır. Bir müşteriyi silmek o müşterinin sözleşmelerini kaldırır. Bir sözleşmeyi silmek faturalarına hiçbir şey yapmaz; bir sözleşmenin bağlı olduğu faturayı silmek sözleşmenin listesinde askıda bir referans bırakır.

Tarihler ve biçimler. Sözleşme tarihleri uygulama dilinden bağımsız olarak her zaman gg.AA.yyyy biçiminde gösterilir; teslim tarihleri ise dilin kısa tarih biçimini izler, örneğin İngilizcede “Sep 11, 2026”. Her iki liste de oluşturma zamanına göre en yeniden eskiye sıralanır.

Hiçbir şey gönderilmez veya yazdırılmaz. Sözleşmelerin ve irsaliyelerin PDF’i, e-posta işlemi ve imza alma özelliği yoktur. Sözleşme tablosunda bir imza görüntüsü için yer vardır, ancak uygulamadaki hiçbir ekran oraya yazmaz.

İpuçları

İlgili kılavuzlar

• Fatura durumları, listesi ve geçmişi
• Müşteriler, kategoriler ve gruplar
• Tahminler ve dönüştürme