Kullanım kılavuzu

Müşteriler, kategoriler ve müşteri grupları

Müşteri kartları ekleyin, müşterileri kategori ve alt kategorilere ayırın, ödenmemiş faturaya göre filtreleyin ve her müşterinin belgelerini görün.

Güncellendi: 2026-09-09

Invoice Flow’da bir müşteri, belgenin “Bill To” tarafıdır. Her fatura, tahmin, sözleşme, gider ve takip edilen saat tek bir müşteri kaydını işaret eder; bu yüzden o kaydın kalitesi, sonradan işleri ne kadar hızlı bulacağınızı belirler: PDF’te basılan adres, gönderme ekranının önerdiği e-posta ve numaralandırma simgelerinizi besleyen ülke, hepsi buradan gelir. Yirmi otuz müşteride, listenin işinizi düşündüğünüz gibi gruplanmasını istersiniz ve “kim hâlâ bana borçlu ve sözleşmesi yok” sorusuna her müşteriyi tek tek açmadan yanıt vermek istersiniz.

Bu rehber, Manchester’da iki kişilik bir büro olan ve sterlin üzerinden fatura kesen Ledgerline Bookkeeping’i izliyor. Priya’nın on iki müşterisi üç kategoriye ayrılmış: Retail, Trades ve Professional services; altlarında iki alt kategori (Retail altında Online sellers, Trades altında Construction), perşembe ziyaret turu için bir Cheshire bölge grubu ve her ayın birinde fatura kesilen müşteriler için özel bir Monthly retainer grubu var.

Ekranda ne görüyorsunuz

Alt gezinmedeki Müşteriler (Clients) sekmesini açın. Uygulama çubuğunda dört simge bulunur: başlığı bir Müşteri ara… (Search clients…) alanına dönüştüren bir büyüteç, gelişmiş filtre için bir huni (bir filtre etkinken üzerinde kırmızı bir sayı rozeti belirir), Müşteri Grupları (Client Groups) ipucuna sahip bir şekiller simgesi ve Arşiv (Archive) için bir kutu simgesi. Uygulama çubuğunun altında, en az bir grubunuz olur olmaz yatay bir çip şeridi belirir: önce Tüm müşteriler (All clients), ardından alfabetik sırayla grup başına bir çip. Alt kategoriler bu şeritte kendi kısa adlarıyla görünür; bu yüzden Priya’nın şeridi şöyle okunur: All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Her müşteri tek bir satırdır: müşterinin logosunu ya da iki baş harfini taşıyan yuvarlak bir avatar, kalın yazılmış ad ve nokta ile birleştirilmiş şirket ve e-postadan oluşan ikinci bir satır. Satırlar ada göre sıralanır. Bir satıra dokunmak müşterinin ayrıntı ekranını açar; satırı sağdan sola kaydırmak turuncu bir arşivleme şeridi ortaya çıkarır. Sağ alttaki + düğmesi yeni bir müşteri oluşturur. Tablette ya da yatay yönde liste, aynı satırlardan oluşan iki sütunlu bir ızgaraya dönüşür.

Bir çipe dokunmak listeyi o grubun üyeleriyle sınırlar. Trades gibi bir üst gruba dokunmak, alt kategorilerindeki herkesi de kapsar; bu yüzden yalnızca Construction etiketli Hollins Joinery, Trades altında görünür. Temizlemek için çipe tekrar ya da Tüm müşteriler’e dokunun. Arama önce ad ve şirket üzerinde çalışır, sonra çip sonucu daraltır.

Müşteri kartı nasıl eklenir

1. Müşteriler ekranında + düğmesine dokunun. Düzenleyici, Yeni Müşteri (New Client) başlığı ve uygulama çubuğunda bir Kaydet (Save) düğmesiyle açılır.
2. Logo ya da fotoğraf eklemek için yuvarlak avatara dokunun. Bir sayfa Kamera (Camera) ve Galeri (Gallery) seçeneklerini sunar; ikisi de sistem seçicisi olduğu için burada gösterilmiyor. Resim en fazla 512'ye 512 piksele ölçeklenir ve müşteri kaydının içinde saklanır. Ayarlandıktan sonra altında kırmızı bir Fotoğrafı kaldır (Remove photo) bağlantısı belirir.
3. Ad * (Name *) alanını doldurun. Bu tek zorunlu alandır ve listede, seçicilerde ve PDF'te görünen metindir.
4. Gerektiği kadar Şirket (Company), E-posta (Email) ve Telefon (Phone) alanlarını doldurun. Şirket listede adın altında görünür; e-posta ise gönderme ekranının önereceği adrestir.
5. Ülke (Country) alanına dokunun ve aranabilir Ülke seç (Select country) listesinden seçin. Kutucuk bayrağı ve ülke adını gösterir, aşağıdaki Adres (Address) alanı ise örnek metnini o ülkenin biçimine göre değiştirir.
6. Adres alanını, Bill To altında basılmasını istediğiniz gibi bir ya da iki satır halinde yazın.
7. İçe dönük her şey için Notlar (Notes) alanını kullanın. Notlar müşterinin Bilgi sekmesinde gösterilir, hiçbir belgede görünmez.
8. Kaydet'e dokunun. Düzenleyici kapanır ve yeni satır listede alfabetik yerinde belirir.

Kaydedilmemiş düzenlemelerle Geri’ye dokunursanız, bir Kaydedilmemiş değişiklikler (Unsaved Changes) iletişim kutusu Kal (Stay) mı yoksa Çık (Leave) mı istediğinizi sorar. Çıkmak düzenlemeleri atar.

Müşteriler kategorilere nasıl konur

Kategoriler ve müşteri grupları iki adı olan aynı şeydir. Düzenleyici onlara kategori der ve çip olarak gösterir; Müşteri Grupları ekranı ise aynı listeyi açıklamalar, türler ve bir üye seçiciyle yönetir. Gruplar müşteriye değil işletme profilinize aittir; bu yüzden iki profil kullanıyorsanız her birinin kendi kümesi olur.

1. Bir müşteriyi düzenleyicide açın ve Notlar'ın altındaki Categories bölümüne kaydırın. Mevcut profilinizin her grubu bir çiptir; önce üst düzey olanlar, her birinin ardından Üst › Alt biçiminde yazılmış alt kategorileri gelir.
2. Uyan her çipe dokunun. Bir müşteri istediğiniz kadar grupta yer alabilir; Fairfield Roofing aynı anda Monthly retainer, Trades ve Trades › Construction içindedir.
3. Henüz var olmayan bir grup eklemek için + Create category çipine dokunun. Create category iletişim kutusunda Category name alanını yazın.
4. Yeni bir üst düzey kategori için Parent category (optional) alanını None (top level) olarak bırakın ya da alt kategori yapmak için mevcut bir üst düzey kategoriyi seçin. Açılır liste yalnızca en az bir üst düzey kategori varsa görünür.
5. İletişim kutusunda Kaydet'e dokunun. Kategori hemen saklanır ve çipi bu müşteri için zaten seçili olarak belirir.
6. Müşteriyi grup üyelikleriyle birlikte kaydetmek için uygulama çubuğundaki Kaydet'e dokunun.

Kategorilerin altında, aynı düzenleyici müşteri başına iki para ayarı barındırır. Gecikme cezası politikası (Late-fee policy), Profil varsayılanını kullan (Use profile default) açık olarak başlar; bu müşterinin kendi Toplamın yüzdesi (Percent of total), Ek süre (Grace days), Tahakkuk modu (Accrual mode) (Tek seferlik ücret, Günlük, Aylık), Maks. % üst sınırı (Max % cap) ve Ödemede otomatik bağışla (Auto-forgive on payment) değerlerini girmek için kapatın. Early-payment discount aynı şekilde çalışır ve anahtarının alt başlığı profil varsayılanının şu an ne olduğunu söyler. Her ikisi de gecikme cezaları rehberinde ayrıntılı olarak ele alınır.

Gruplar ve üyeleri nasıl yönetilir

Müşteri Grupları ekranı aynı verinin diğer yüzüdür. Müşteriler uygulama çubuğundaki şekiller simgesinden açın.

1. Sağ altta Yeni Müşteri Grubu (New Client Group) düğmesine dokunun. Bir Ad (Name) ve isteğe bağlı olarak, satırın ikinci satırında gösterilen bir Açıklama (Description) verin.
2. Durum (Status) etiketli açılır listeden bir tür seçin: Kategori (Category), Ürün/Hizmet (Product/Service), Ana şirket (Parent company), Bölge (Region) veya Özel (Custom). Tür yalnızca satırdaki simgeyi belirler (bir etiket, bir kutu, bir bina, bir küre ya da bir kare işareti); grubun davranışını değiştirmez.
3. En az bir üst düzey grup varsa, bir Parent category (optional) açılır listesi yeni grubu bir düzey aşağıya yerleştirmenizi sağlar. Kaydet'e dokunun.
4. Üye eklemek ya da çıkarmak için grubun satırına dokunun. Grup adıyla başlıklandırılmış bir iletişim kutusu, her etkin müşteriyi bir onay kutusuyla listeler; ait olanları işaretleyin ve Kaydet'e dokunun. Kaydettiğiniz liste, önceki üyeliğin tamamının yerine geçer.
5. Bir grubu yeniden adlandırmak, türünü, açıklamasını ya da üst grubunu değiştirmek için satırındaki kaleme dokunun. İletişim kutusu yeni grup için olanla aynıdır.

Burada bir müşteriyi işaretlemek ya da düzenleyicisinde bir çip seçmek aynı üyeliği yazar ve Müşteriler sekmesi anında güncellenir.

Müşteriler sahip olduklarına göre nasıl bulunur

Huni simgesi Filter clients sayfasını açar. Bir müşteriyi nasıl etiketlediğinizle ilgili olan grup çiplerinin aksine, bu sayfa ona bağlı verilerle ilgilidir.

1. Müşteriler uygulama çubuğundaki huniye dokunun. Sayfa ekranın yaklaşık üçte ikisine kadar yükselir; büyütmek için tutamacını sürükleyin.
2. Has related data altında Faturalar (Invoices), Tahminler (Estimates), Unpaid invoices, Sözleşmeler (Contracts), Zaman Kayıtları (Time entries), Projeler (Projects) ve Giderler (Expenses) seçeneklerinden herhangi birine dokunun. Birden fazlasını seçmek, müşterinin hepsine sahip olması gerektiği anlamına gelir.
3. Attributes altında bir Ülke seçin (yalnızca en az bir müşterinin kullandığı ülkeler sunulur) ve birden fazla işletme profili tutuyorsanız, altında en az bir belgesi olan müşterileri göstermek için bir İşletme Profili (Business profile) seçin.
4. Yalnızca gecikme cezası politikası profili geçersiz kılan müşterileri tutmak için Custom late-fee settings anahtarını açın.
5. Eksik kartları fark etmek için kullanışlı olan Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar ve Has notes anahtarları için Additional filters bölümünü genişletin.
6. Uygula (Apply) düğmesine dokunun. Huni simgesi artık etkin koşulların sayısını gösterir. Her şeyi temizlemek için sayfayı yeniden açın, Sıfırla (Reset) ve ardından Uygula düğmesine dokunun.

“Unpaid invoices”, durumu Ödendi ya da İptal Edildi dışında herhangi bir şey olan fatura türünde bir belge demektir; yani taslaklar da sayılır. İlgili veri çipleri arşivlenmiş olanlar dahil tüm belgelere bakar, liste ise yalnızca etkin müşterileri gösterir.

Müşteri ayrıntı ekranı neler gösterir

Müşteriyi açmak için satırına dokunun. Renkli bir başlık avatarı, adı ve şirketi gösterir, altında ise kaydırılabilir beş sekmelik bir satır bulunur.

• Bilgi (Info) doldurulmuşsa E-posta, Telefon, Adres ve Notlar’ı, her zaman da Eklendi (Added) tarihini listeler.
• Belgeler (Documents) bu müşteriye ait arşivlenmemiş her belgeyi, en yenisi önce olacak şekilde listeler: faturalar, tahminler ve aynı tablodaki diğer türler. Her satır numarayı, düzenleme tarihini, belgenin para birimindeki toplamı ve bir durum rozetini (Taslak, Gönderildi, Ödendi, İptal Edildi) gösterir. Belgeyi açmak için satıra dokunun.
• Projeler müşterinin projelerini durumları ve faturalanan toplamlarıyla listeler ve bu müşteriye bağlı bir proje başlatmak için kendi küçük + düğmesine sahiptir.
• Sözleşmeler sözleşme başlıklarını, başlangıç ve bitiş tarihlerini ve bir durum rozetini gösterir.
• Etkinlik (Activity) giderleri (kırmızı, tutarıyla) ve zaman kayıtlarını (mavi, saat ve dakika cinsinden süresiyle) tarihe göre sıralanmış tek bir listede birleştirir.

Bu ekranda toplanmış bir bakiye yoktur. Bir müşterinin ne borçlu olduğunu görmek için buradaki Gönderildi satırlarını okuyun ya da ana Belgeler sekmesindeki durum filtrelerini ve panonun gecikmiş listesini kullanın. Uygulama çubuğundaki kalem düzenleyiciyi açar; kutu simgesi müşteriyi arşivler.

Kurallar ve ayrıntılar

• Zorunlu alanlar. Yalnızca Ad * doğrulanır (“Ad gerekli”). Diğer her alan isteğe bağlıdır; boş bırakılan bir alan değer yok olarak saklanır, bu yüzden Bilgi sekmesi onu gizler ve “Has …” filtreleri onu eksik sayar.
• Müşteriler nerede yaşar. Müşteriler tüm işletme profilleri arasında paylaşılır. Kategoriler ve gruplar tek bir profile aittir: düzenleyicideki çipler, listedeki şerit ve Müşteri Grupları ekranı, o an varsayılan olarak işaretli profilin gruplarını gösterir. Bir profili silmek onun gruplarını siler; müşteriler kalır.
• İç içe yerleştirme. Gruplar bir düzey derinlikte iç içe geçer. Üst grup olarak yalnızca üst düzey gruplar sunulur ve bir grup kendisinin üst grubu yapılamaz. Bir üst grup kaldırılırsa, alt kategorileri kaybolmak yerine üst düzeye yükseltilir.
• Gruplar için silme yok. Müşteri Grupları ekranında silme eylemi yoktur; bir grubu yeniden adlandırabilir, üst grubunu değiştirebilir ya da üyeliğini boşaltabilirsiniz. Create category iletişim kutusu, ad boşken Kaydet’i yok sayar; Müşteri Grupları ekranındaki grup düzenleyicisi bunu denetlemez, bu yüzden adsız kaydedilen bir grup boş bir satır olarak görünür.
• Sıralama ve arama. Listeler her zaman ada göre sıralanır. Arama, adın ya da şirketin bir parçasını eşleştirir, e-postayı değil. Grup çipi ve gelişmiş filtre, bu sırayla, arama sonucunun üzerine uygulanır.
• Filtre mantığı. Seçilen her koşul sağlanmalıdır (VE). Has outstanding balance anahtarı, uygulamanın yalnızca bir yedek içe aktarımı sırasında doldurduğu, saklanmış bir bakiye sütununu okur; telefonda girilen verilerde sıfırda kalır, bu yüzden Unpaid invoices çipini tercih edin. Para birimi (Currency) açılır listesi yalnızca bir müşterinin tercih edilen para birimi olduğunda görünür ve şu an bunu ayarlayan bir ekran yoktur, bu yüzden onu normalde görmezsiniz.
• Müşteri başına geçersiz kılmalar. Profil varsayılanını kullan açıkken müşterinin gecikme cezası sütunları boş saklanır ve işletme profilinin politikası geçerli olur. Kapalıyken, boş bıraktığınız her alan yine tek tek profile geri döner; asgari tutar ve PDF’e dahil etme seçeneği yalnızca profile özgüdür. Erken ödeme indirimi aynı düzeni izler.
• Fatura düzenleyicisinin kullandıkları. Fatura düzenleyicisi müşteri kartından adı, şirketi, e-postayı, adresi ve ülke kodunu ({client_country} numaralandırma simgesi için), ayrıca gecikme cezası ve indirim geçersiz kılmalarını okur. Ödeme koşulları müşteriden değil profilden önceden doldurulur.
• Silme değil, arşivleme. Bir satırı kaydırmak ya da ayrıntı ekranındaki kutu simgesine dokunmak Arşive taşınsın mı? (Move to archive?) diye sorar ve Arşiv’e dokunulduğunda müşteriyi tüm belgeleriyle birlikte gizler. İkisi de Arşiv ekranından Geri Yükle (Restore) ile geri gelir. Kalıcı silme yalnızca orada, iki onayın arkasında sunulur ve müşterinin faturalarını, giderlerini ve zaman kayıtlarını tek seferde kaldırır.
• Pro gerektirenler. Listedeki + düğmesi, boş durumdaki Müşteri Ekle (Add Client) düğmesi, ayrıntı ekranındaki kalem, Yeni Müşteri Grubu düğmesi ve Projeler sekmesindeki + düğmesi denemenizi ya da aboneliğinizi kontrol eder ve aksi halde ödeme duvarını açar. Görüntüleme, arama, filtreleme, mevcut bir grubu düzenleme, üye işaretleme, arşivleme ve geri yükleme her zaman kullanılabilir.
• Yerel seçiciler. Avatar seçici sistem kamerasını ya da galerisini kullanır. Seçilen görsel 512 piksele ölçeklenir ve olduğu gibi saklanır; kırpma adımı yoktur.

İpuçları

İlgili rehberler

• Fatura düzenleyicisi
• Gecikme cezaları
• Projeler ve kilometre taşları