Mwongozo wa mtumiaji

Wateja, kategoria na vikundi vya wateja

Ongeza kadi za wateja, panga wateja katika kategoria na kategoria ndogo, chuja kwa ankara zisizolipwa au mikataba, na uone kila hati ya kila mteja.

Imesasishwa: 2026-09-09

Mteja katika Invoice Flow ndiye upande wa “Bill To” (Mpokeaji) wa hati. Kila ankara, makadirio, mkataba, gharama na saa zilizofuatiliwa zinaelekeza kwa rekodi moja ya mteja, hivyo ubora wa rekodi hiyo ndio unaoamua jinsi utakavyoweza kupata vitu haraka baadaye: anwani inayochapishwa kwenye PDF, barua pepe inayopendekezwa na skrini ya kutuma, na nchi inayolisha alama za nambari zako zote zinatoka hapa. Ukiwa na wateja ishirini au thelathini unataka orodha ipangwe kwa jinsi unavyofikiria kuhusu kazi yako, na unataka kujibu swali “ni nani bado ananidai pesa na hana barua ya makubaliano” bila kufungua kila mteja mmoja mmoja.

Mwongozo huu unafuata Ledgerline Bookkeeping, kampuni ya watu wawili huko Manchester inayotoa ankara kwa pauni. Priya ana wateja kumi na wawili waliogawanywa katika kategoria tatu, Rejareja, Ufundi na Huduma za kitaalamu, zenye kategoria ndogo mbili chini yake (Wauzaji mtandaoni chini ya Rejareja, Ujenzi chini ya Ufundi), kikundi cha eneo la Cheshire kwa ajili ya ziara zake za Alhamisi, na kikundi maalum cha Malipo ya kila mwezi kwa wateja wanaotumiwa ankara tarehe moja ya kila mwezi.

Unachokiona kwenye skrini

Fungua kichupo cha Wateja (Clients) kwenye menyu ya chini. Upau wa juu una aikoni nne: kikuza kinachobadilisha kichwa kuwa uga wa Tafuta wateja… (Search clients…), faneli ya chujio la kina (inaongeza beji nyekundu ya nambari inapokuwa na chujio linalotumika), aikoni ya maumbo yenye kidokezo Vikundi vya Wateja (Client Groups), na aikoni ya sanduku ya Hifadhi (Archive). Chini ya upau wa juu, mara tu unapokuwa na kikundi kimoja angalau, ukanda mlalo wa chip huonekana: Wateja wote (All clients) kwanza, kisha chip moja kwa kila kikundi kwa mpangilio wa alfabeti. Kategoria ndogo huonekana kwenye ukanda huu chini ya jina lao fupi, hivyo ukanda wa Priya unasoma Wateja wote, Cheshire, Ujenzi, Malipo ya kila mwezi, Wauzaji mtandaoni, Huduma za kitaalamu, Rejareja, Ufundi.

Kila mteja ni safu moja: picha duara yenye nembo ya mteja au herufi mbili za kwanza, jina kwa herufi nzito, na mstari wa pili wenye kampuni na barua pepe zikiunganishwa na nukta. Safu zimepangwa kwa jina. Kugusa safu hufungua skrini ya maelezo ya mteja; kutelezesha safu kutoka kulia kwenda kushoto hufunua ukanda wa rangi ya machungwa wa hifadhi. Kitufe cha + chini kulia huunda mteja mpya. Kwenye kompyuta kibao au katika mwelekeo wa mlalo, orodha inakuwa gridi ya safu wima mbili ya safu zilezile.

Skrini ya kichupo cha Wateja cha Invoice Flow ikionyesha wateja kumi na wawili wa uhasibu kama vile Ashcroft & Daughters Butchers na Fairfield Roofing wakiwa na picha, mistari ya kampuni na barua pepe, safu ya chip zinazosoma Wateja wote, Cheshire, Ujenzi juu ya orodha, na kitufe cha kuongeza — Orodha ya wateja ya Priya: picha au herufi za kwanza, mstari wa kampuni na barua pepe kwa kila safu, na chip za vikundi juu.

Kugusa chip hupunguza orodha kwa wanachama wa kikundi hicho. Kugusa mzazi kama Ufundi pia hujumuisha kila mtu aliye katika kategoria ndogo zake, hivyo Hollins Joinery, aliyewekwa lebo ya Ujenzi pekee, huonekana chini ya Ufundi. Gusa chip tena, au Wateja wote, ili kuondoa chujio. Utafutaji hufanya kazi kwanza kwa jina na kampuni, kisha chip hupunguza matokeo.

Jinsi ya kuongeza kadi ya mteja

Kwenye Wateja, gusa +. Mhariri hufunguka na kichwa Mteja Mpya (New Client) na kitufe cha Hifadhi (Save) kwenye upau wa juu.
Gusa picha duara ili kuambatanisha nembo au picha. Karatasi hutoa Kamera (Camera) na Matunzio (Gallery); zote mbili ni vichagua vya mfumo, hivyo havioneshwi hapa. Picha hupunguzwa kiwango hadi upeo wa pikseli 512 kwa 512 na kuhifadhiwa ndani ya rekodi ya mteja. Ikisha wekwa, kiungo chekundu cha Ondoa picha (Remove photo) huonekana chini yake.
Andika Jina * (Name). Hili ndilo uga pekee unaohitajika na maandishi yanayoonekana kwenye orodha, katika vichaguzi na kwenye PDF.
Jaza Kampuni (Company), Barua pepe (Email) na Simu (Phone) inavyohitajika. Kampuni huonekana chini ya jina kwenye orodha; barua pepe ndiyo itakayopendekezwa na skrini ya kutuma.
Gusa Nchi (Country) na chagua kutoka orodha inayoweza kutafutwa ya Chagua nchi (Select country). Kiraka huonyesha bendera na jina la nchi, na uga wa Anwani chini yake hubadilisha maandishi yake ya mfano kulingana na muundo wa nchi hiyo.
Andika Anwani katika mstari mmoja au miwili kama unavyotaka ichapishwe chini ya Bill To.
Tumia Maelezo (Notes) kwa kitu chochote cha ndani. Maelezo huonekana kwenye kichupo cha Info cha mteja na kamwe si kwenye hati.
Gusa Hifadhi. Mhariri hufunga na safu mpya huonekana kwenye orodha katika nafasi yake ya alfabeti.

Skrini ya Hariri Mteja ya Invoice Flow kwa Fairfield Roofing yenye nembo ya paa la buluu, kiungo cha Ondoa picha, na uga za Jina, Kampuni, Barua pepe, Simu, Nchi zilizowekwa Uingereza, Anwani ya mistari miwili na uga ya Maelezo kuhusu usajili wa CIS na robo mwaka za VAT — Kadi ya Fairfield Roofing: kiraka cha nchi huamua mfano wa anwani, na maelezo hubaki ya ndani.

Ukigusa Nyuma ukiwa na mabadiliko yasiyohifadhiwa, kisanduku cha mazungumzo cha Mabadiliko Yasiyohifadhiwa kinauliza kama utabaki (Baki) au uondoke (Ondoka). Kuondoka kunafuta mabadiliko.

Jinsi ya kuweka wateja katika kategoria

Kategoria na vikundi vya wateja ni kitu kimoja chenye majina mawili. Mhariri huvipa jina kategoria na kuvionyesha kama chip; skrini ya Vikundi vya Wateja husimamia orodha hiyo hiyo ikiwa na maelezo, aina na kichagua cha wanachama. Vikundi ni vya wasifu wako wa biashara, si vya mteja, hivyo ukiendesha wasifu wawili kila mmoja una seti yake.

Fungua mteja katika mhariri na tembeza hadi sehemu ya Categories chini ya Maelezo. Kila kikundi cha wasifu wako wa sasa ni chip, vya ngazi ya juu kwanza, kila kimoja kikifuatiwa na kategoria zake ndogo zikiandikwa kama Mzazi › Mtoto.
Gusa kila chip inayohusika. Mteja anaweza kuwa katika vikundi vingi kama unavyotaka; Fairfield Roofing yumo katika Malipo ya kila mwezi, Ufundi na Ufundi › Ujenzi kwa wakati mmoja.
Ili kuongeza kikundi kisichokuwepo bado, gusa + Create category. Katika kisanduku cha mazungumzo cha Create category, andika Category name.
Acha Parent category (optional) ikiwa None (top level) kwa kategoria mpya ya ngazi ya juu, au chagua iliyopo tayari ya ngazi ya juu ili kuunda kategoria ndogo. Kichaguzi kinaonekana tu pale kategoria moja angalau ya ngazi ya juu ipo.
Gusa Save katika kisanduku cha mazungumzo. Kategoria huhifadhiwa mara moja, na chip yake huonekana tayari imechaguliwa kwa mteja huyu.
Gusa Hifadhi kwenye upau wa juu ili kuhifadhi mteja pamoja na uanachama wake.

Mhariri wa mteja wa Invoice Flow uliotelezwa hadi sehemu ya Categories yenye chip za Cheshire, Malipo ya kila mwezi, Huduma za kitaalamu, Rejareja, Rejareja › Wauzaji mtandaoni, Ufundi na Ufundi › Ujenzi, tatu kati yao zimechaguliwa, chip ya Create category, na chini yake sehemu ya Sera ya ada ya kuchelewa yenye Tumia chaguomsingi la wasifu imezimwa ikionyesha Asilimia ya jumla 1.0, Siku za neema 21 na Hali ya ulimbikizaji Tozo la mara moja — Chip tatu zimechaguliwa; chini yake, masharti ya mteja mwenyewe ya ada ya kuchelewa hubadilisha chaguomsingi la wasifu.

Kisanduku cha mazungumzo cha Create category cha Invoice Flow juu ya mhariri wa mteja chenye Category name iliyowekwa Cafes na Parent category (optional) iliyowekwa Rejareja, na vitufe vya Cancel na Save — Kuunda Cafes kama kategoria ndogo ya Rejareja bila kuondoka kwenye mhariri wa mteja.

Chini ya kategoria, mhariri huohuo una mipangilio miwili ya fedha kwa kila mteja. Sera ya ada ya kuchelewa (Late-fee policy) huanza na Tumia chaguomsingi la wasifu (Use profile default) ikiwa imewashwa; izime ili kuingiza Asilimia ya jumla (Percent of total), Siku za neema (Grace days), Hali ya ulimbikizaji (Accrual mode) (Tozo la mara moja, Kwa siku, Kwa mwezi), Kikomo cha juu cha % (Max % cap) na Samehe kiotomatiki wakati wa malipo (Auto-forgive on payment) za mteja huyu mwenyewe. Punguzo la malipo ya mapema (Early-payment discount) hufanya kazi kwa njia ile ile, na maelezo madogo ya swichi yake yanaonyesha chaguomsingi la wasifu wa sasa. Zote mbili zimeelezwa kwa kina katika mwongozo wa ada za kuchelewa.

Jinsi ya kusimamia vikundi na wanachama wao

Skrini ya Vikundi vya Wateja ni upande mwingine wa data hiyo hiyo. Ifungue kutoka aikoni ya maumbo kwenye upau wa juu wa Wateja.

Gusa Kikundi Kipya cha Wateja (New Client Group) chini kulia. Kipe Jina (Name) na, kwa hiari, Maelezo (Description), yanayoonekana kama mstari wa pili wa safu.
Chagua aina kutoka kichaguzi kilichowekwa lebo Hali (Status): Kategoria (Category), Bidhaa/Huduma (Product/Service), Kampuni mama (Parent company), Mkoa (Region) au Maalum (Custom). Aina huamua tu aikoni kwenye safu (lebo, sanduku, jengo, dunia au alama ya hashi); haibadilishi jinsi kikundi kinavyofanya kazi.
Iwapo kikundi kimoja angalau cha ngazi ya juu kipo, kichaguzi cha Parent category (optional) hukuruhusu kuweka kikundi kipya ngazi moja chini. Gusa Save.
Ili kuongeza au kuondoa wanachama, gusa safu ya kikundi. Kisanduku cha mazungumzo chenye kichwa cha jina la kikundi huorodhesha kila mteja anayefanya kazi na kisanduku cha kuteua; teua wale wanaohusika kisha gusa Save. Orodha unayohifadhi hubadilisha kabisa uanachama wa awali.
Ili kubadilisha jina la kikundi, kubadilisha aina yake, maelezo au mzazi, gusa penseli kwenye safu yake. Kisanduku cha mazungumzo ni kilekile kama cha kikundi kipya.

Skrini ya Vikundi vya Wateja ya Invoice Flow ikiorodhesha Cheshire yenye aikoni ya dunia, Malipo ya kila mwezi yenye aikoni ya hashi, Huduma za kitaalamu, Rejareja na Ufundi zenye aikoni za lebo, na kategoria ndogo Wauzaji mtandaoni na Ujenzi zikiwa na indentesheni na aikoni za mishale, kila safu ikiwa na maelezo na kitufe cha penseli, pamoja na kitufe cha Kikundi Kipya cha Wateja — Vikundi vya ngazi ya juu na aikoni zao za aina; Wauzaji mtandaoni na Ujenzi vimewekwa indentesheni chini ya Rejareja na Ufundi.

Kisanduku cha mazungumzo cha kuchagua wanachama cha Invoice Flow chenye kichwa Ufundi kikiorodhesha wateja wenye visanduku vya kuteua, Ellison Plumbing & Heating ikiteuliwa, vitufe vya Cancel na Save — Kichagua wanachama wa Ufundi: teua wateja hapa au wawekee lebo mmoja mmoja kutoka kwa mhariri.

Kuteua mteja hapa au kuchagua chip katika mhariri wake huandika uanachama huohuo, na kichupo cha Wateja husasishwa mara moja.

Jinsi ya kupata wateja kulingana na walichonacho

Aikoni ya faneli hufungua karatasi ya Chuja wateja (Filter clients). Tofauti na chip za kikundi, ambazo zinahusu jinsi ulivyomweka lebo mteja, karatasi hii inahusu data iliyoambatanishwa naye.

Gusa faneli kwenye upau wa juu wa Wateja. Karatasi huteleza juu hadi karibu theluthi mbili ya skrini; buruta kishikizo chake ili kuikuza.
Chini ya Has related data, gusa yoyote kati ya Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects na Expenses. Kuchagua kadhaa kunamaanisha mteja lazima awe navyo vyote.
Chini ya Attributes, chagua Nchi (nchi zinazotolewa ni zile zinazotumiwa na mteja mmoja angalau tu) na, kama unaendesha zaidi ya wasifu mmoja wa biashara, Business profile ili kuonyesha wateja wenye hati moja angalau chini yake.
Washa Custom late-fee settings ili kubaki na wateja tu ambao sera yao ya ada ya kuchelewa inabadilisha ile ya wasifu.
Panua Additional filters kwa ajili ya swichi za Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar na Has notes, ambazo ni muhimu kwa kutambua kadi zisizokamilika.
Gusa Apply. Aikoni ya faneli sasa huonyesha idadi ya masharti yanayotumika. Fungua tena karatasi na gusa Reset, kisha Apply, ili kufuta yote.

Karatasi ya chini ya Chuja wateja ya Invoice Flow juu ya orodha ya wateja yenye chip za Has related data ambapo Unpaid invoices na Time entries zimechaguliwa, sehemu ya Attributes yenye kichaguzi cha Nchi kilichowekwa Any, swichi za Has outstanding balance zimezimwa na Custom late-fee settings zimewashwa, safu iliyokunjwa ya Additional filters na kitufe cha Apply — Ankara zisizolipwa pamoja na Saa zilizoingizwa pamoja na sera maalum ya ada ya kuchelewa: kwa data ya Priya ni Fairfield Roofing pekee inayolingana, na faneli huonyesha 3.

“Unpaid invoices” inamaanisha hati ya aina ya ankara ambayo hali yake si Paid wala Cancelled, hivyo rasimu pia zinahesabiwa. Chip za data zinazohusiana huangalia hati zote, ikiwemo zilizohifadhiwa kwenye Archive, wakati orodha yenyewe huonyesha wateja wanaofanya kazi tu.

Skrini ya maelezo ya mteja inaonyesha nini

Gusa safu ili kufungua mteja. Kichwa chenye rangi huonyesha picha, jina na kampuni, na chini yake safu ya vichupo vitano inayoweza kutelezwa.

Info huorodhesha Barua pepe, Simu, Anwani na Maelezo yanapokuwa yamejazwa, na daima tarehe ya Ameongezwa (Added).
Documents huorodhesha kila hati isiyohifadhiwa kwenye Archive kwa mteja huyu, mpya kwanza: ankara, makadirio na aina nyingine yoyote kutoka jedwali lilelile. Kila safu huonyesha nambari, tarehe ya utoaji, jumla katika sarafu ya hati na beji ya hali (Rasimu, Imetumwa, Imelipwa, Imeghairiwa). Gusa safu ili kufungua hati.
Projects huorodhesha miradi ya mteja pamoja na hali yao na jumla iliyotumiwa ankara, na ina kitufe chake kidogo cha + cha kuanza mradi uliounganishwa tayari na mteja huyu.
Contracts huonyesha vichwa vya mikataba, tarehe zao za mwanzo na mwisho na beji ya hali.
Activity huchanganya gharama (nyekundu, na kiasi) na saa zilizoingizwa (bluu, na muda katika saa na dakika) katika orodha moja iliyopangwa kwa tarehe.

Skrini ya maelezo ya mteja ya Invoice Flow kwa Fairfield Roofing yenye kichwa chenye rangi kikionyesha nembo ya paa na kampuni, vichupo Info, Documents, Projects, Contracts, na kichupo cha Documents kikiorodhesha LB-2026-0150 Draft 210.00, LB-2026-0142 Sent 385.00, EST-2026-0027 Sent 1,250.00, LB-2026-0131 Sent 385.00, LB-2026-0118 Paid 545.00 na LB-2026-0104 Paid 385.00 kwa pauni — Hati sita za Fairfield Roofing, mpya kwanza, kila moja ikiwa na jumla na hali yake.

Hakuna salio la jumla kwenye skrini hii. Ili kuona mteja anadaiwa nini, soma safu za Sent hapa, au tumia vichujio vya hali kwenye kichupo kikuu cha Documents na orodha ya iliyocheleweshwa (overdue) ya dashibodi. Penseli kwenye upau wa juu hufungua mhariri; aikoni ya sanduku huhifadhi mteja kwenye Archive.

Kanuni na maelezo

Uga zinazohitajika. Jina * (Name) pekee ndiyo inayohakikiwa (“Name is required”). Uga nyingine zote ni za hiari; uga iliyoachwa wazi huhifadhiwa bila thamani, hivyo kichupo cha Info huificha na vichujio vya “Has …” vinaichukulia kama haipo.
Wateja wanaishi wapi. Wateja hushirikiwa katika wasifu wote wa biashara. Kategoria na vikundi ni vya wasifu mmoja: chip katika mhariri, ukanda kwenye orodha na skrini ya Vikundi vya Wateja vyote huonyesha vikundi vya wasifu unaowekwa kama chaguomsingi kwa sasa. Kufuta wasifu hufuta vikundi vyake; wateja hubaki.
Uwekaji ndani ya ndani. Vikundi huwekwa ngazi moja tu ndani. Vikundi vya ngazi ya juu pekee ndivyo vinatolewa kama wazazi, na kikundi hakiwezi kuwa mzazi wake mwenyewe. Ikiwa mzazi ataondolewa siku moja, kategoria zake ndogo hupandishwa hadi ngazi ya juu badala ya kupotea.
Hakuna kufuta kwa vikundi. Skrini ya Vikundi vya Wateja haina kitendo cha kufuta; unaweza kubadilisha jina la kikundi, kubadilisha mzazi wake au kuufanya uwe tupu. Kisanduku cha mazungumzo cha Create category hupuuza Save wakati jina liko wazi; mhariri wa kikundi kwenye skrini ya Vikundi vya Wateja haukagui, hivyo kikundi kilichohifadhiwa bila jina huonekana kama safu tupu.
Kupanga na kutafuta. Orodha daima hupangwa kwa jina. Utafutaji hulingana na sehemu ya jina au kampuni, si barua pepe. Chip ya kikundi na chujio la kina hutumika juu ya matokeo ya utafutaji, kwa mpangilio huo.
Maana ya vichujio. Kila sharti lililoteuliwa lazima litimie (AND). Swichi ya Has outstanding balance husoma safu ya salio lililohifadhiwa ambayo programu hujaza tu wakati wa kuagiza nakala rudufu (backup import); kwa data iliyoingizwa kwenye simu hubaki sifuri, hivyo pendelea chip ya Unpaid invoices. Kichaguzi cha Currency huonekana tu wakati mteja ana sarafu anayoipendelea, ambayo hakuna skrini inayoiweka kwa sasa, hivyo kwa kawaida hutaiona.
Mabadiliko ya kila mteja. Wakati Use profile default imewashwa, safu za ada ya kuchelewa za mteja huhifadhiwa bila thamani na sera ya wasifu wa biashara hutumika. Ikizimwa, kila uga unayoacha wazi bado hurudi kwa wasifu mmoja mmoja; kiasi cha chini na chaguo la Kujumuisha kwenye PDF ni vya wasifu pekee. Punguzo la malipo ya mapema hufuata muundo huohuo.
Anachotumia mhariri wa ankara. Kutoka kadi ya mteja mhariri wa ankara husoma jina, kampuni, barua pepe, anwani na msimbo wa nchi (kwa alama ya nambari {client_country}), pamoja na mabadiliko ya ada ya kuchelewa na punguzo. Masharti ya malipo hujazwa mapema kutoka wasifu, si kutoka kwa mteja.
Hifadhi, si kufuta. Kutelezesha safu au kugusa aikoni ya sanduku kwenye skrini ya maelezo huuliza Hamishia kwenye kumbukumbu? na, kwa kugusa Archive, hufuta mteja pamoja na hati zake zote kutoka mwonekano. Wote hurudishwa kutoka skrini ya Archive kwa Rejesha. Kufutwa kabisa hutolewa hapo tu, nyuma ya uthibitisho mara mbili, na huondoa ankara, gharama na saa za mteja kwa pamoja.
Kinachohitaji Pro. Kitufe cha + kwenye orodha, kitufe cha hali tupu cha Add Client, penseli kwenye skrini ya maelezo, kitufe cha New Client Group na + kwenye kichupo cha Projects hukagua majaribio yako au usajili na kufungua ukurasa wa kulipia vinginevyo. Kuona, kutafuta, kuchuja, kuhariri kikundi kilichopo, kuteua wanachama, kuhifadhi kwenye Archive na kurejesha huwa vinapatikana daima.
Vichagua asili. Kichagua picha hutumia kamera au matunzio ya mfumo. Picha iliyochaguliwa hupunguzwa kiwango hadi pikseli 512 na kuhifadhiwa kama ilivyo; hakuna hatua ya kukata.

Beji ya kichupo cha Documents huakisi hali iliyohifadhiwa ya hati. Ankara iliyotumwa iliyopita tarehe yake ya mwisho bado inaonyesha beji ya bluu ya Sent hapa; muonekano mwekundu wa Overdue upo kwenye dashibodi na kichupo cha Documents, ambavyo hukokotoa kutoka tarehe ya mwisho.

Vidokezo

Ipe vikundi majina kulingana na maswali unayouliza. Kikundi cha Priya cha Malipo ya kila mwezi kipo ili tarehe moja ya mwezi aweze kugusa chip moja na kufanyia kazi wateja wa malipo ya kawaida; kikundi cha Eneo hufanya kitu kilekile kwa ziara ya kila wiki.

Tumia kategoria ndogo tu wakati chujio la mzazi linapaswa kuzijumuisha. Kugusa Ufundi huonyesha wateja wa Ujenzi pia; kugusa Ujenzi huonyesha wao pekee. Ikiwa vikundi viwili havihitaji kuungana kamwe, viache vyote kwenye ngazi ya juu ili chip zake zibaki fupi.

Endesha Additional filters mara moja kila robo mwaka: Has email ikiwa imezimwa, au Has address ikiwa imezimwa, huorodhesha kadi zitakazozalisha PDF yenye kisanduku tupu cha Bill To au skrini ya kutuma isiyo na mpokeaji.

Weka mambo ya ndani kwenye Maelezo, si kwenye anwani. Maelezo huonekana kwenye kichupo cha Info na hapo tu; chochote kilicho kwenye uga wa Anwani huchapishwa kwenye kila hati.

Wateja, kategoria na vikundi vya wateja

Unachokiona kwenye skrini

Jinsi ya kuongeza kadi ya mteja

Jinsi ya kuweka wateja katika kategoria

Jinsi ya kusimamia vikundi na wanachama wao

Jinsi ya kupata wateja kulingana na walichonacho

Skrini ya maelezo ya mteja inaonyesha nini

Kanuni na maelezo

Vidokezo

Miongozo inayohusiana