Brugervejledning

Kunder, kategorier og klientgrupper

Opret kundekort, sortér kunder i kategorier og underkategorier, filtrér dem efter ubetalte fakturaer eller kontrakter, og se alle dokumenter pr. kunde.

Opdateret: 2026-09-09

En kunde i Invoice Flow er “Bill To”-siden af et dokument. Hver faktura, hvert overslag, hver kontrakt, udgift og registreret time peger på én kundepost, så kvaliteten af den post afgør, hvor hurtigt du kan finde ting senere: adressen, der udskrives på PDF’en, den e-mailadresse, sendeskærmen foreslår, og det land, der føder dine nummereringspladsholdere, kommer alt sammen herfra. Med tyve eller tredive kunder vil du have listen grupperet, som du selv tænker på dit arbejde, og du vil kunne svare på “hvem skylder mig stadig penge og har ingen samarbejdsaftale” uden at åbne hver kunde én ad gangen.

Denne vejledning følger Ledgerline Bookkeeping, en tomandsvirksomhed i Manchester, der fakturerer i pund. Priya har tolv kunder fordelt på tre kategorier, Retail, Trades og Professional services, med to underkategorier nedenunder (Online sellers under Retail, Construction under Trades), en Cheshire-regionsgruppe til sin torsdagsrunde og en brugerdefineret Monthly retainer-gruppe til de kunder, der faktureres den første i hver måned.

Hvad du ser på skærmen

Åbn fanen Kunder i den nederste navigation. Appbjælken har fire ikoner: et forstørrelsesglas, der gør titlen til et Søg kunder…-felt, en tragt til det avancerede filter (den får et rødt talmærke, når et filter er aktivt), et figurikon med værktøjstippet Klientgrupper og et kasseikon til Arkiv. Under appbjælken vises en vandret stribe chips, så snart du har mindst én gruppe: Alle kunder først, derefter én chip pr. gruppe i alfabetisk rækkefølge. Underkategorier optræder i denne stribe under deres eget korte navn, så Priyas stribe lyder Alle kunder, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Hver kunde er én række: et rundt profilbillede med kundens logo eller to initialer, navnet med fed og en anden linje med firma og e-mail adskilt af en prik. Rækkerne er sorteret efter navn. Et tryk på en række åbner kundens detaljeskærm; stryger du en række fra højre mod venstre, kommer en orange arkiveringsstribe frem. Knappen + nederst til højre opretter en ny kunde. På en tablet eller i landskabsformat bliver listen til et gitter i to kolonner med de samme rækker.

Et tryk på en chip indsnævrer listen til den gruppes medlemmer. Trykker du på en overordnet gruppe som Trades, medtages også alle i dens underkategorier, så Hollins Joinery, der kun er mærket Construction, optræder under Trades. Tryk på chippen igen eller på Alle kunder for at rydde den. Søgningen kører først på navn og firma, hvorefter chippen indsnævrer resultatet.

Sådan opretter du et kundekort

1. Tryk på + i Kunder. Editoren åbner med titlen Ny kunde og en Gem-knap i appbjælken.
2. Tryk på det runde profilbillede for at vedhæfte et logo eller et foto. Et ark tilbyder Kamera og Galleri; begge er systemvælgere og vises derfor ikke her. Billedet skaleres til højst 512 gange 512 pixel og gemmes inde i kundeposten. Når det er sat, vises et rødt Fjern foto-link nedenunder.
3. Skriv Navn *. Det er det eneste påkrævede felt og den tekst, der vises i listen, i vælgere og på PDF'en.
4. Udfyld Firma, E-mail og Telefon efter behov. Firmaet vises under navnet i listen; e-mailadressen er den, sendeskærmen foreslår.
5. Tryk på Land, og vælg fra den søgbare Vælg land-liste. Feltet viser flaget og landenavnet, og Adresse-feltet nedenunder ændrer sin eksempeltekst til det lands format.
6. Skriv Adresse på én eller to linjer præcis, som du vil have den udskrevet under Bill To.
7. Brug Noter til alt internt. Noter vises på kundens Info-fane og aldrig på et dokument.
8. Tryk på Gem. Editoren lukker, og den nye række vises i listen på sin alfabetiske plads.

Trykker du på Tilbage med ugemte ændringer, spørger en dialog med titlen Ikke-gemte ændringer, om du vil Bliv eller Forlad. Forlader du, kasseres ændringerne.

Sådan placerer du kunder i kategorier

Kategorier og klientgrupper er det samme under to navne. Editoren kalder dem kategorier og viser dem som chips; skærmen Klientgrupper administrerer den samme liste med beskrivelser, typer og en medlemsvælger. Grupper hører til din virksomhedsprofil, ikke til kunden, så kører du to profiler, har hver sit eget sæt.

1. Åbn en kunde i editoren, og rul til afsnittet Categories (Kategorier) under Noter. Hver gruppe i din nuværende profil er en chip, de øverste niveauer først, hver efterfulgt af sine underkategorier skrevet som Overordnet › Underordnet.
2. Tryk på hver chip, der passer. En kunde kan være med i lige så mange grupper, du vil; Fairfield Roofing er i Monthly retainer, Trades og Trades › Construction på samme tid.
3. Vil du tilføje en gruppe, der ikke findes endnu, så tryk på + Create category (Opret kategori). Skriv Category name (kategorinavn) i dialogen Create category.
4. Lad Parent category (optional) (overordnet kategori, valgfrit) stå på None (top level) for en ny kategori på øverste niveau, eller vælg en eksisterende kategori på øverste niveau for at lave en underkategori. Rullemenuen vises kun, når der findes mindst én kategori på øverste niveau.
5. Tryk på Gem i dialogen. Kategorien gemmes med det samme, og dens chip vises allerede valgt for denne kunde.
6. Tryk på Gem i appbjælken for at gemme kunden sammen med dens medlemskaber.

Under kategorierne rummer den samme editor to pengeindstillinger pr. kunde. Politik for rykkergebyr starter med Brug profilstandard slået til; slå den fra for at indtaste denne kundes egen Procent af total, Henstandsdage, Beregningstilstand (Engangsgebyr, Pr. dag, Pr. måned), Maks. %-loft og Eftergiv automatisk ved betaling. Early-payment discount (rabat ved tidlig betaling) fungerer på samme måde, og kontaktens undertekst fortæller dig, hvad profilens standard er lige nu. Begge dele behandles i detaljer i vejledningen om rykkergebyrer.

Sådan administrerer du grupper og deres medlemmer

Skærmen Klientgrupper er den anden side af de samme data. Åbn den fra figurikonet i Kunder-appbjælken.

1. Tryk på Ny klientgruppe nederst til højre. Giv den et Navn og eventuelt en Beskrivelse, som vises som rækkens anden linje.
2. Vælg en type i rullemenuen med betegnelsen Status: Kategori, Produkt/tjeneste, Moderselskab, Region eller Brugerdefineret. Typen bestemmer kun ikonet på rækken (et mærkat, en kasse, en bygning, en globus eller et havelågetegn); den ændrer ikke gruppens opførsel.
3. Findes der mindst én gruppe på øverste niveau, giver en Parent category (optional)-rullemenu dig mulighed for at placere den nye gruppe ét niveau ned. Tryk på Gem.
4. Vil du tilføje eller fjerne medlemmer, så tryk på gruppens række. En dialog med gruppens navn som titel viser alle aktive kunder med et afkrydsningsfelt; sæt flueben ved dem, der hører til, og tryk på Gem. Den liste, du gemmer, erstatter det tidligere medlemskab fuldstændigt.
5. Vil du omdøbe en gruppe, ændre dens type, beskrivelse eller overordnede gruppe, så tryk på blyanten på dens række. Dialogen er den samme som for en ny gruppe.

At sætte flueben ved en kunde her eller vælge en chip i dens editor skriver det samme medlemskab, og Kunder-fanen opdateres med det samme.

Sådan finder du kunder ud fra, hvad de har

Tragtikonet åbner arket Filter clients (filtrér kunder). Modsat gruppechipsene, som handler om, hvordan du har mærket en kunde, handler dette ark om de data, der er knyttet til kunden.

1. Tryk på tragten i Kunder-appbjælken. Arket glider op til omkring to tredjedele af skærmen; træk i dets håndtag for at gøre det større.
2. Under Has related data (har tilknyttede data) trykker du på en eller flere af Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects og Expenses. Vælger du flere, skal kunden have dem alle.
3. Under Attributes (attributter) vælger du et Country (kun lande, der bruges af mindst én kunde, tilbydes) og, hvis du har mere end én virksomhedsprofil, en Business profile for at vise kunder, der har mindst ét dokument under den.
4. Slå Custom late-fee settings (egne rykkergebyrindstillinger) til for kun at beholde kunder, hvis rykkergebyrpolitik tilsidesætter profilens.
5. Fold Additional filters (flere filtre) ud for kontakterne Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar og Has notes, som er praktiske til at opdage ufuldstændige kort.
6. Tryk på Anvend. Tragtikonet viser nu antallet af aktive betingelser. Åbn arket igen, og tryk på Reset og derefter Anvend for at rydde alt.

“Unpaid invoices” betyder et dokument af typen faktura, hvis status er noget andet end Betalt eller Annulleret, så kladder tæller også med. Chipsene for tilknyttede data ser på alle dokumenter, også arkiverede, mens selve listen kun viser aktive kunder.

Hvad kundens detaljeskærm viser

Tryk på en række for at åbne kunden. En tonet overskrift viser profilbillede, navn og firma, og under den en rulbar række med fem faner.

• Info viser E-mail, Telefon, Adresse og Noter, når de er udfyldt, og altid datoen Tilføjet.
• Dokumenter viser alle ikke-arkiverede dokumenter for denne kunde, nyeste først: fakturaer, overslag og enhver anden type fra den samme tabel. Hver række viser nummeret, udstedelsesdatoen, totalen i dokumentets valuta og et statusmærke (Kladde, Sendt, Betalt, Annulleret). Tryk på en række for at åbne dokumentet.
• Projekter viser kundens projekter med deres status og fakturerede total og har sit eget lille + til at starte et projekt, der allerede er knyttet til denne kunde.
• Kontrakter viser kontrakttitler, deres start- og slutdatoer og et statusmærke.
• Aktivitet fletter udgifter (rødt, med beløbet) og tidsregistreringer (blåt, med varigheden i timer og minutter) sammen til én liste sorteret efter dato.

Der er ingen sammenlagt saldo på denne skærm. Vil du se, hvad en kunde skylder, så læs Sendt-rækkerne her, eller brug statusfiltrene på hovedfanen Dokumenter og oversigtens liste over forfaldne. Blyanten i appbjælken åbner editoren; kasseikonet arkiverer kunden.

Regler og detaljer

• Påkrævede felter. Kun Navn * valideres (“Navn er påkrævet”). Alle andre felter er valgfrie; et felt, der efterlades tomt, gemmes uden værdi, så Info-fanen skjuler det, og “Has …”-filtrene betragter det som manglende.
• Hvor kunderne hører til. Kunder deles på tværs af alle virksomhedsprofiler. Kategorier og grupper hører til én profil: chipsene i editoren, striben på listen og skærmen Klientgrupper viser alle grupperne for den profil, der aktuelt er markeret som standard. Sletter du en profil, slettes dens grupper; kunderne bliver.
• Niveauer. Grupper kan indlejres ét niveau dybt. Kun grupper på øverste niveau tilbydes som overordnede, og en gruppe kan ikke gøres til sin egen overordnede. Fjernes en overordnet gruppe nogensinde, rykkes dens underkategorier op til øverste niveau i stedet for at gå tabt.
• Ingen sletning af grupper. Skærmen Klientgrupper har ingen slettehandling; du kan omdøbe en gruppe, ændre dens overordnede eller tømme dens medlemskab. Dialogen Create category ignorerer Gem, mens navnet er tomt; gruppeeditoren på skærmen Klientgrupper tjekker ikke, så en gruppe gemt uden navn dukker op som en tom række.
• Sortering og søgning. Lister sorteres altid efter navn. Søgningen matcher et fragment af navnet eller firmaet, ikke e-mailadressen. Gruppechippen og det avancerede filter anvendes oven på søgeresultatet, i den rækkefølge.
• Filtrenes betydning. Hver valgt betingelse skal være opfyldt (OG). Kontakten Has outstanding balance læser en gemt saldokolonne, som appen kun udfylder under en backupimport; for data indtastet på telefonen bliver den på nul, så brug hellere chippen Unpaid invoices. Rullemenuen Currency vises kun, når en kunde har en foretrukken valuta, hvilket ingen skærm sætter i øjeblikket, så du vil normalt ikke se den.
• Tilsidesættelser pr. kunde. Når Brug profilstandard er slået til, gemmes kundens rykkergebyrkolonner tomme, og virksomhedsprofilens politik gælder. Når den er slået fra, falder hvert felt, du efterlader tomt, stadig individuelt tilbage på profilen; minimumsbeløbet og indstillingen Inkludér i PDF findes kun på profilen. Rabat ved tidlig betaling følger samme mønster.
• Hvad fakturaeditoren bruger. Fra kundekortet læser fakturaeditoren navn, firma, e-mail, adresse og landekode (til nummereringspladsholderen {client_country}) samt tilsidesættelserne for rykkergebyr og rabat. Betalingsbetingelser forudfyldes fra profilen, ikke fra kunden.
• Arkivér, slet ikke. Stryger du en række eller trykker på kasseikonet på detaljeskærmen, spørges du Flyt til arkiv?, og ved Arkiv skjules kunden sammen med alle dens dokumenter. Begge dele kommer tilbage fra skærmen Arkiv med Gendan. Permanent sletning tilbydes kun der, bag to bekræftelser, og fjerner kundens fakturaer, udgifter og tidsregistreringer på én gang.
• Hvad kræver Pro. Knappen + på listen, knappen Tilføj kunde i den tomme tilstand, blyanten på detaljeskærmen, knappen Ny klientgruppe og + på Projekter-fanen tjekker din prøveperiode eller dit abonnement og åbner ellers betalingsmuren. At se, søge, filtrere, redigere en eksisterende gruppe, sætte flueben ved medlemmer, arkivere og gendanne er altid tilgængeligt.
• Systemvælgere. Profilbilledvælgeren bruger systemets kamera eller galleri. Det valgte billede skaleres til 512 pixel og gemmes som det er; der er intet beskæringstrin.

Tips

Relaterede vejledninger

• Fakturaeditoren
• Rykkergebyrer
• Projekter og milepæle