Guide d’utilisation

Clients, catégories et groupes de clients

Ajoutez des fiches clients, classez-les en catégories et sous-catégories, filtrez-les par factures impayées ou contrats et retrouvez tous les documents de chaque client.

Mis à jour: 2026-09-09

Un client dans Invoice Flow est le côté « Bill To » d’un document. Chaque facture, devis, contrat, dépense et heure suivie pointe vers une fiche client, si bien que la qualité de cette fiche détermine la vitesse à laquelle vous retrouverez les choses plus tard : l’adresse imprimée sur le PDF, l’e-mail proposé par l’écran d’envoi et le pays qui alimente vos jetons de numérotation viennent tous d’ici. Avec vingt ou trente clients, vous voulez une liste regroupée selon votre façon de penser votre travail, et vous voulez répondre à « qui me doit encore de l’argent et n’a pas de lettre de mission » sans ouvrir chaque client un par un.

Ce guide suit Ledgerline Bookkeeping, un cabinet de deux personnes à Manchester qui facture en livres. Priya a douze clients répartis en trois catégories, Retail, Trades et Professional services, avec deux sous-catégories en dessous (Online sellers sous Retail, Construction sous Trades), un groupe régional Cheshire pour sa tournée du jeudi et un groupe personnalisé Monthly retainer pour les clients facturés le premier de chaque mois.

Ce que vous voyez à l’écran

Ouvrez l’onglet Clients dans la barre de navigation inférieure. La barre d’application porte quatre icônes : une loupe qui transforme le titre en champ Rechercher des clients… (Search clients…), un entonnoir pour le filtre avancé (il se dote d’un badge numérique rouge lorsqu’un filtre est actif), une icône de formes avec l’info-bulle Groupes de clients (Client Groups) et une icône de boîte pour les Archives (Archive). Sous la barre d’application, dès que vous avez au moins un groupe, une bande horizontale de puces apparaît : Tous les clients (All clients) d’abord, puis une puce par groupe dans l’ordre alphabétique. Les sous-catégories apparaissent dans cette bande sous leur propre nom court, si bien que la bande de Priya se lit All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Chaque client est une ligne : un avatar rond avec le logo du client ou deux initiales, le nom en gras, et une seconde ligne avec l’entreprise et l’e-mail reliés par un point. Les lignes sont triées par nom. Toucher une ligne ouvre l’écran de détail du client ; balayer une ligne de droite à gauche révèle une bande orange d’archivage. Le bouton + en bas à droite crée un nouveau client. Sur une tablette ou en mode paysage, la liste devient une grille à deux colonnes des mêmes lignes.

Toucher une puce restreint la liste aux membres de ce groupe. Toucher un parent tel que Trades inclut aussi tous les membres de ses sous-catégories, si bien que Hollins Joinery, étiqueté seulement Construction, apparaît sous Trades. Touchez à nouveau la puce, ou Tous les clients, pour l’effacer. La recherche s’applique d’abord sur le nom et l’entreprise, puis la puce restreint le résultat.

Comment ajouter une fiche client

1. Sur Clients, touchez +. L'éditeur s'ouvre avec le titre Nouveau client (New Client) et un bouton Enregistrer (Save) dans la barre d'application.
2. Touchez l'avatar rond pour joindre un logo ou une photo. Une feuille propose Appareil photo (Camera) et Galerie (Gallery) ; ce sont des sélecteurs système, ils ne sont donc pas montrés ici. L'image est réduite à 512 par 512 pixels au maximum et stockée dans la fiche client. Une fois définie, un lien rouge Supprimer la photo (Remove photo) apparaît en dessous.
3. Saisissez le Nom * (Name *). C'est le seul champ obligatoire et le texte qui apparaît dans la liste, dans les sélecteurs et sur le PDF.
4. Remplissez Entreprise (Company), E-mail et Téléphone (Phone) selon les besoins. L'entreprise s'affiche sous le nom dans la liste ; l'e-mail est ce que l'écran d'envoi proposera.
5. Touchez Pays (Country) et choisissez dans la liste Sélectionner un pays avec recherche. La tuile affiche le drapeau et le nom du pays, et le champ Adresse (Address) en dessous adapte son exemple au format de ce pays.
6. Écrivez l'Adresse sur une ou deux lignes exactement comme vous voulez qu'elle soit imprimée sous Bill To.
7. Utilisez Notes pour tout ce qui est interne. Les notes s'affichent dans l'onglet Infos du client et jamais sur un document.
8. Touchez Enregistrer. L'éditeur se ferme et la nouvelle ligne apparaît dans la liste à sa position alphabétique.

Si vous touchez Retour avec des modifications non enregistrées, une boîte de dialogue Modifications non enregistrées (Unsaved Changes) demande si vous voulez Rester (Stay) ou Partir (Leave). Partir abandonne les modifications.

Comment classer les clients en catégories

Les catégories et les groupes de clients sont la même chose sous deux noms. L’éditeur les appelle catégories et les affiche sous forme de puces ; l’écran Groupes de clients gère la même liste avec des descriptions, des types et un sélecteur de membres. Les groupes appartiennent à votre profil d’entreprise, pas au client : si vous gérez deux profils, chacun a son propre jeu.

1. Ouvrez un client dans l'éditeur et faites défiler jusqu'à la section Categories sous Notes. Chaque groupe de votre profil actuel est une puce, les groupes de premier niveau d'abord, chacun suivi de ses sous-catégories écrites sous la forme Parent › Enfant.
2. Touchez chaque puce qui s'applique. Un client peut appartenir à autant de groupes que vous voulez ; Fairfield Roofing est à la fois dans Monthly retainer, Trades et Trades › Construction.
3. Pour ajouter un groupe qui n'existe pas encore, touchez + Create category. Dans la boîte de dialogue Create category, saisissez le Category name (nom de la catégorie).
4. Laissez Parent category (optional) sur None (top level) pour une nouvelle catégorie de premier niveau, ou choisissez une catégorie de premier niveau existante pour créer une sous-catégorie. La liste déroulante n'apparaît qu'une fois qu'au moins une catégorie de premier niveau existe.
5. Touchez Enregistrer dans la boîte de dialogue. La catégorie est stockée immédiatement, et sa puce apparaît déjà sélectionnée pour ce client.
6. Touchez Enregistrer dans la barre d'application pour stocker le client avec ses appartenances.

Sous les catégories, le même éditeur contient deux réglages financiers par client. Politique de pénalité (Late-fee policy) démarre avec Utiliser le défaut du profil (Use profile default) activé ; désactivez-le pour saisir le Pourcentage du total, les Jours de grâce, le Mode d’accumulation (Frais unique, Par jour, Par mois), le Plafond % max et l’Exonération auto au paiement propres à ce client. Early-payment discount (remise pour paiement anticipé) fonctionne de la même manière, et le sous-titre de son interrupteur vous indique la valeur par défaut actuelle du profil. Les deux sont détaillés dans le guide sur les pénalités de retard.

Comment gérer les groupes et leurs membres

L’écran Groupes de clients est l’autre face des mêmes données. Ouvrez-le depuis l’icône de formes de la barre d’application des Clients.

1. Touchez Nouveau groupe de clients (New Client Group) en bas à droite. Donnez-lui un Nom et, facultativement, une Description, affichée comme seconde ligne de la ligne.
2. Choisissez un type dans la liste déroulante libellée Statut (Status) : Catégorie (Category), Produit/Service, Société mère (Parent company), Région ou Personnalisé (Custom). Le type ne détermine que l'icône de la ligne (une étiquette, une boîte, un bâtiment, un globe ou un dièse) ; il ne change pas le comportement du groupe.
3. Si au moins un groupe de premier niveau existe, une liste déroulante Parent category (optional) vous permet d'imbriquer le nouveau groupe un niveau plus bas. Touchez Enregistrer.
4. Pour ajouter ou retirer des membres, touchez la ligne du groupe. Une boîte de dialogue intitulée du nom du groupe liste chaque client actif avec une case à cocher ; cochez ceux qui en font partie et touchez Enregistrer. La liste enregistrée remplace entièrement l'appartenance précédente.
5. Pour renommer un groupe, changer son type, sa description ou son parent, touchez le crayon sur sa ligne. La boîte de dialogue est la même que pour un nouveau groupe.

Cocher un client ici ou sélectionner une puce dans son éditeur écrit la même appartenance, et l’onglet Clients se met à jour immédiatement.

Comment trouver des clients selon ce qu’ils possèdent

L’icône d’entonnoir ouvre la feuille Filter clients. Contrairement aux puces de groupe, qui concernent la façon dont vous avez étiqueté un client, cette feuille concerne les données qui lui sont rattachées.

1. Touchez l'entonnoir dans la barre d'application de Clients. La feuille remonte jusqu'à environ deux tiers de l'écran ; tirez sa poignée pour l'agrandir.
2. Sous Has related data (données associées), touchez l'une des puces Invoices, Estimates, Unpaid invoices, Contracts, Time entries, Projects et Expenses. En sélectionner plusieurs signifie que le client doit toutes les avoir.
3. Sous Attributes, choisissez un Country (seuls les pays utilisés par au moins un client sont proposés) et, si vous gérez plusieurs profils d'entreprise, un Business profile pour afficher les clients ayant au moins un document sous ce profil.
4. Activez Custom late-fee settings pour ne garder que les clients dont la politique de pénalité remplace celle du profil.
5. Dépliez Additional filters pour les interrupteurs Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar et Has notes, pratiques pour repérer les fiches incomplètes.
6. Touchez Apply. L'icône d'entonnoir affiche maintenant le nombre de conditions actives. Rouvrez la feuille et touchez Reset, puis Apply, pour tout effacer.

« Unpaid invoices » désigne un document de type facture dont le statut est autre que Payée ou Annulée, les brouillons comptent donc aussi. Les puces de données associées examinent tous les documents, y compris archivés, tandis que la liste elle-même n’affiche que les clients actifs.

Ce que montre l’écran de détail du client

Touchez une ligne pour ouvrir le client. Un en-tête teinté affiche l’avatar, le nom et l’entreprise, et en dessous une rangée défilante de cinq onglets.

• Infos (Info) liste E-mail, Téléphone, Adresse et Notes lorsqu’ils sont renseignés, et toujours la date Ajouté (Added).
• Documents liste chaque document non archivé de ce client, du plus récent au plus ancien : factures, devis et tout autre type issu de la même table. Chaque ligne montre le numéro, la date d’émission, le total dans la devise du document et un badge de statut (Brouillon, Envoyée, Payée, Annulée). Touchez une ligne pour ouvrir le document.
• Projets (Projects) liste les projets du client avec leur statut et leur total facturé, et possède son propre petit + pour démarrer un projet déjà lié à ce client.
• Contrats (Contracts) affiche les titres des contrats, leurs dates de début et de fin et un badge de statut.
• Activité (Activity) fusionne les dépenses (en rouge, avec le montant) et les entrées de temps (en bleu, avec la durée en heures et minutes) en une seule liste triée par date.

Il n’y a pas de solde cumulé sur cet écran. Pour voir ce qu’un client doit, lisez les lignes Envoyée ici, ou utilisez les filtres de statut de l’onglet principal Documents et la liste des retards du tableau de bord. Le crayon dans la barre d’application ouvre l’éditeur ; l’icône de boîte archive le client.

Règles et détails

• Champs obligatoires. Seul Nom * est validé (« Le nom est requis »). Tous les autres champs sont facultatifs ; un champ laissé vide est stocké sans valeur, si bien que l’onglet Infos le masque et que les filtres « Has … » le considèrent comme manquant.
• Où vivent les clients. Les clients sont partagés entre tous les profils d’entreprise. Les catégories et groupes appartiennent à un seul profil : les puces de l’éditeur, la bande de la liste et l’écran Groupes de clients affichent tous les groupes du profil actuellement marqué par défaut. Supprimer un profil supprime ses groupes ; les clients restent.
• Imbrication. Les groupes s’imbriquent sur un seul niveau. Seuls les groupes de premier niveau sont proposés comme parents, et un groupe ne peut pas être son propre parent. Si un parent est un jour supprimé, ses sous-catégories sont promues au premier niveau plutôt que perdues.
• Pas de suppression pour les groupes. L’écran Groupes de clients n’a pas d’action de suppression ; vous pouvez renommer un groupe, changer son parent ou vider son appartenance. La boîte de dialogue Create category ignore Enregistrer tant que le nom est vide ; l’éditeur de groupe de l’écran Groupes de clients ne vérifie pas, si bien qu’un groupe enregistré sans nom apparaît comme une ligne vide.
• Tri et recherche. Les listes sont toujours triées par nom. La recherche reconnaît un fragment du nom ou de l’entreprise, pas l’e-mail. La puce de groupe et le filtre avancé s’appliquent par-dessus le résultat de la recherche, dans cet ordre.
• Sémantique des filtres. Chaque condition sélectionnée doit être vérifiée (ET). L’interrupteur Has outstanding balance lit une colonne de solde stockée que l’application ne remplit que lors d’un import de sauvegarde ; pour les données saisies sur le téléphone, elle reste à zéro, préférez donc la puce Unpaid invoices. La liste déroulante Currency n’apparaît que lorsqu’un client a une devise préférée, ce qu’aucun écran ne définit actuellement : vous ne la verrez donc normalement pas.
• Remplacements par client. Lorsque Utiliser le défaut du profil est activé, les colonnes de pénalité du client sont stockées vides et la politique du profil d’entreprise s’applique. Lorsqu’il est désactivé, chaque champ laissé vide se rabat encore individuellement sur le profil ; le montant minimum et l’option Inclure dans le PDF n’existent qu’au niveau du profil. La remise pour paiement anticipé suit le même schéma.
• Ce que l’éditeur de facture utilise. Depuis la fiche client, l’éditeur de facture lit le nom, l’entreprise, l’e-mail, l’adresse et le code pays (pour le jeton de numérotation {client_country}), plus les remplacements de pénalité et de remise. Les conditions de paiement sont préremplies depuis le profil, pas depuis le client.
• Archiver, pas supprimer. Balayer une ligne ou toucher l’icône de boîte sur l’écran de détail demande Déplacer vers l’archive ? (Move to archive?) et, sur Archiver, masque le client avec tous ses documents. Les deux reviennent depuis l’écran Archives avec Restaurer (Restore). La suppression définitive n’est proposée que là, derrière deux confirmations, et retire d’un coup les factures, dépenses et entrées de temps du client.
• Ce qui nécessite Pro. Le bouton + de la liste, le bouton Ajouter un client (Add Client) de l’état vide, le crayon de l’écran de détail, le bouton Nouveau groupe de clients et le + de l’onglet Projets vérifient votre essai ou abonnement et ouvrent sinon l’écran d’abonnement. Consulter, rechercher, filtrer, modifier un groupe existant, cocher des membres, archiver et restaurer sont toujours disponibles.
• Sélecteurs natifs. Le sélecteur d’avatar utilise l’appareil photo ou la galerie du système. L’image choisie est réduite à 512 pixels et stockée telle quelle ; il n’y a pas d’étape de recadrage.

Conseils

Guides associés

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