Руководство

Клиенты, категории и группы клиентов

Добавляйте карточки клиентов, распределяйте их по категориям и подкатегориям, фильтруйте по неоплаченным счетам или контрактам и смотрите все документы клиента.

Обновлено: 2026-09-09

Клиент в Invoice Flow — это сторона «Bill To» документа. Каждый счёт, смета, контракт, расход и учтённый час указывают на одну запись клиента, поэтому качество этой записи определяет, как быстро вы потом найдёте нужное: адрес, который печатается в PDF, email, который предлагает экран отправки, и страна, которая питает ваши токены нумерации, — всё берётся отсюда. При двадцати-тридцати клиентах вы хотите, чтобы список был сгруппирован так, как вы думаете о своей работе, и хотите ответить на вопрос «кто ещё должен мне деньги и не имеет договора» без открытия каждого клиента по очереди.

В этом руководстве мы следим за Ledgerline Bookkeeping, практикой из двух человек в Manchester, выставляющей счета в фунтах. У Priya двенадцать клиентов, разделённых на три категории — Retail, Trades и Professional services — с двумя подкатегориями под ними (Online sellers в Retail, Construction в Trades), группа региона Cheshire для её четвергового объезда и произвольная группа Monthly retainer для клиентов, которым счета выставляются первого числа каждого месяца.

Что вы видите на экране

Откройте вкладку Клиенты (Clients) в нижней навигации. В панели приложения четыре иконки: лупа, превращающая заголовок в поле Поиск клиентов… (Search clients…), воронка расширенного фильтра (при активном фильтре у неё появляется красный числовой значок), иконка фигур с подсказкой Группы клиентов (Client Groups) и иконка коробки для Архива (Archive). Под панелью приложения, как только у вас есть хотя бы одна группа, появляется горизонтальная полоса чипов: сначала Все клиенты (All clients), затем по одному чипу на группу в алфавитном порядке. Подкатегории появляются в этой полосе под своим коротким именем, поэтому полоса Priya читается так: All clients, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Каждый клиент — одна строка: круглый аватар с логотипом клиента или двумя инициалами, имя жирным и вторая строка с компанией и email, разделёнными точкой. Строки отсортированы по имени. Нажатие на строку открывает экран клиента; смахивание строки справа налево показывает оранжевую полосу архивирования. Кнопка + внизу справа создаёт нового клиента. На планшете или в альбомной ориентации список становится сеткой из двух колонок с теми же строками.

Нажатие на чип сужает список до участников этой группы. Нажатие на родителя, например Trades, включает и всех из его подкатегорий, поэтому Hollins Joinery, отмеченный только как Construction, появляется под Trades. Нажмите чип снова или Все клиенты, чтобы сбросить его. Сначала работает поиск по имени и компании, затем чип сужает результат.

Как добавить карточку клиента

1. На вкладке Клиенты нажмите +. Редактор открывается с заголовком Новый клиент (New Client) и кнопкой Сохранить (Save) в панели приложения.
2. Нажмите круглый аватар, чтобы прикрепить логотип или фото. Окно предлагает Камера (Camera) и Галерея (Gallery); оба — системные средства выбора, поэтому здесь они не показаны. Изображение масштабируется максимум до 512 на 512 пикселей и хранится внутри записи клиента. После установки под ним появляется красная ссылка Удалить фото (Remove photo).
3. Введите Название * (Name *). Это единственное обязательное поле и текст, который появляется в списке, в средствах выбора и в PDF.
4. Заполните Компания (Company), Эл. почта (Email) и Телефон (Phone) по необходимости. Компания показывается под именем в списке; email — то, что предложит экран отправки.
5. Нажмите Страна (Country) и выберите из списка с поиском Выберите страну (Select country). Плитка показывает флаг и название страны, а поле Адрес (Address) ниже меняет текст-пример на формат этой страны.
6. Напишите Адрес в одну или две строки ровно так, как хотите видеть его напечатанным под Bill To.
7. Используйте Заметки (Notes) для всего внутреннего. Заметки показываются на вкладке «Инфо» клиента и никогда в документе.
8. Нажмите Сохранить. Редактор закрывается, и новая строка появляется в списке на своей алфавитной позиции.

Если нажать «Назад» с несохранёнными правками, диалог Несохранённые изменения (Unsaved Changes) спросит, Остаться (Stay) или Выйти (Leave). Выход отбрасывает правки.

Как распределить клиентов по категориям

Категории и группы клиентов — одно и то же под двумя названиями. Редактор называет их категориями и показывает как чипы; экран Группы клиентов управляет тем же списком с описаниями, типами и выбором участников. Группы принадлежат вашему бизнес-профилю, а не клиенту, поэтому если у вас два профиля, у каждого свой набор.

1. Откройте клиента в редакторе и прокрутите к разделу Категории (Categories) под Заметками. Каждая группа вашего текущего профиля — чип, сначала верхнего уровня, за каждым следуют его подкатегории, записанные как Родитель › Потомок.
2. Нажмите каждый подходящий чип. Клиент может состоять в любом количестве групп; Fairfield Roofing одновременно в Monthly retainer, Trades и Trades › Construction.
3. Чтобы добавить ещё не существующую группу, нажмите + Создать категорию (+ Create category). В диалоге Создать категорию введите Название категории (Category name).
4. Оставьте Родительская категория (необязательно) (Parent category (optional)) на Нет (верхний уровень) (None (top level)) для новой категории верхнего уровня или выберите существующую верхнего уровня, чтобы сделать подкатегорию. Выпадающий список появляется только когда существует хотя бы одна категория верхнего уровня.
5. Нажмите Сохранить в диалоге. Категория сохраняется сразу, и её чип появляется уже выбранным для этого клиента.
6. Нажмите Сохранить в панели приложения, чтобы сохранить клиента вместе с его членством в группах.

Под категориями тот же редактор содержит две денежные настройки на уровне клиента. Штраф за просрочку (Late-fee policy) начинается с включённого Использовать из профиля (Use profile default); выключите его, чтобы ввести собственные для этого клиента Процент от суммы (Percent of total), Льготных дней (Grace days), Режим начисления (Accrual mode) (Разовый штраф, Процент в день, Процент в месяц), Макс. % (потолок) (Max % cap) и Прощать при оплате (Auto-forgive on payment). Скидка за раннюю оплату (Early-payment discount) работает так же, а подзаголовок её переключателя сообщает, каково сейчас значение профиля по умолчанию. Обе подробно описаны в руководстве по штрафам за просрочку.

Как управлять группами и их участниками

Экран Группы клиентов — другая сторона тех же данных. Откройте его через иконку фигур в панели приложения «Клиенты».

1. Нажмите Новая группа клиентов (New Client Group) внизу справа. Задайте Название (Name) и, при желании, Описание (Description), которое показывается второй строкой.
2. Выберите тип в выпадающем списке с подписью Статус (Status): Категория (Category), Продукт/Услуга (Product/Service), Материнская компания (Parent company), Регион (Region) или Пользовательская (Custom). Тип определяет только иконку строки (ярлык, коробка, здание, глобус или знак решётки); он не меняет поведение группы.
3. Если существует хотя бы одна группа верхнего уровня, выпадающий список Родительская категория (необязательно) позволяет вложить новую группу на один уровень ниже. Нажмите Сохранить.
4. Чтобы добавить или убрать участников, нажмите строку группы. Диалог с названием группы в заголовке перечисляет каждого активного клиента с флажком; отметьте нужных и нажмите Сохранить. Сохранённый список полностью заменяет прежнее членство.
5. Чтобы переименовать группу, изменить её тип, описание или родителя, нажмите карандаш в её строке. Диалог такой же, как для новой группы.

Отметка клиента здесь или выбор чипа в его редакторе записывают одно и то же членство, и вкладка «Клиенты» обновляется немедленно.

Как найти клиентов по тому, что у них есть

Иконка воронки открывает окно Фильтр клиентов (Filter clients). В отличие от чипов групп, которые говорят о том, как вы пометили клиента, это окно говорит о данных, привязанных к нему.

1. Нажмите воронку в панели приложения Клиенты. Окно выезжает примерно на две трети экрана; потяните его ручку, чтобы увеличить.
2. В разделе Есть связанные данные (Has related data) нажмите любые из Счета (Invoices), Сметы (Estimates), Неоплаченные счета (Unpaid invoices), Договоры (Contracts), Учёт времени (Time entries), Проекты (Projects) и Расходы (Expenses). Выбор нескольких означает, что у клиента должны быть все они.
3. В разделе Параметры (Attributes) выберите Страна (предлагаются только страны, используемые хотя бы одним клиентом) и, если у вас несколько бизнес-профилей, Бизнес-профиль (Business profile), чтобы показать клиентов, у которых есть хотя бы один документ в нём.
4. Включите Свои настройки штрафов (Custom late-fee settings), чтобы оставить только клиентов, у которых политика штрафов переопределяет профиль.
5. Раскройте Дополнительные фильтры (Additional filters) для переключателей Есть email (Has email), Есть телефон (Has phone), Есть адрес (Has address), Есть логотип (Has logo / avatar) и Есть заметки (Has notes), которые удобны для поиска неполных карточек.
6. Нажмите Применить (Apply). Иконка воронки теперь показывает количество активных условий. Откройте окно снова и нажмите Сбросить (Reset), затем Применить, чтобы очистить всё.

«Неоплаченные счета» означает документ типа «счёт», статус которого — любой, кроме Оплачен или Отменён, так что черновики тоже считаются. Чипы связанных данных смотрят на все документы, включая архивированные, тогда как сам список показывает только активных клиентов.

Что показывает экран клиента

Нажмите строку, чтобы открыть клиента. Тонированный заголовок показывает аватар, имя и компанию, а под ним прокручиваемый ряд из пяти вкладок.

• Инфо (Info) показывает Эл. почту, Телефон, Адрес и Заметки, когда они заполнены, и всегда дату Добавлено (Added).
• Документы (Documents) перечисляет каждый неархивированный документ этого клиента, новые сверху: счета, сметы и любой другой тип из той же таблицы. Каждая строка показывает номер, дату выставления, сумму в валюте документа и значок статуса (Черновик, Отправлен, Оплачен, Отменён). Нажмите строку, чтобы открыть документ.
• Проекты (Projects) перечисляет проекты клиента с их статусом и выставленной суммой и имеет собственный маленький +, чтобы начать проект, уже привязанный к этому клиенту.
• Договоры (Contracts) показывает названия контрактов, их даты начала и окончания и значок статуса.
• Активность (Activity) объединяет расходы (красным, с суммой) и записи учёта времени (синим, с длительностью в часах и минутах) в один список, отсортированный по дате.

Суммарного баланса на этом экране нет. Чтобы увидеть, сколько должен клиент, читайте здесь строки «Отправлен» или используйте фильтры статусов на основной вкладке «Документы» и список просроченных на главной панели. Карандаш в панели приложения открывает редактор; иконка коробки архивирует клиента.

Правила и детали

• Обязательные поля. Проверяется только Название * («Название обязательно» / Name is required). Все остальные поля необязательны; пустое поле сохраняется как отсутствие значения, поэтому вкладка «Инфо» его скрывает, а фильтры «Есть …» считают его отсутствующим.
• Где живут клиенты. Клиенты общие для всех бизнес-профилей. Категории и группы принадлежат одному профилю: чипы в редакторе, полоса в списке и экран «Группы клиентов» показывают группы профиля, отмеченного сейчас как профиль по умолчанию. Удаление профиля удаляет его группы; клиенты остаются.
• Вложенность. Группы вкладываются на один уровень. В качестве родителей предлагаются только группы верхнего уровня, и группа не может стать собственным родителем. Если родитель когда-либо удаляется, его подкатегории поднимаются на верхний уровень, а не теряются.
• Удаления групп нет. На экране «Группы клиентов» нет действия удаления; вы можете переименовать группу, сменить её родителя или опустошить её членство. Диалог Создать категорию игнорирует «Сохранить», пока название пустое; редактор группы на экране «Группы клиентов» этого не проверяет, поэтому группа, сохранённая без названия, отображается пустой строкой.
• Сортировка и поиск. Списки всегда отсортированы по имени. Поиск сопоставляет фрагмент имени или компании, но не email. Чип группы и расширенный фильтр применяются поверх результата поиска, именно в таком порядке.
• Семантика фильтра. Каждое выбранное условие должно выполняться (И). Переключатель Есть задолженность (Has outstanding balance) читает сохранённую колонку баланса, которую приложение заполняет только при импорте бэкапа; для данных, введённых на телефоне, она остаётся нулевой, поэтому предпочитайте чип Неоплаченные счета. Выпадающий список Валюта (Currency) появляется только когда у клиента есть предпочитаемая валюта, которую сейчас не задаёт ни один экран, так что обычно вы его не увидите.
• Переопределения на уровне клиента. Когда Использовать из профиля включено, колонки штрафов клиента хранятся пустыми и действует политика бизнес-профиля. Когда оно выключено, каждое поле, оставленное пустым, всё равно по отдельности откатывается к профилю; минимальная сумма и параметр «Включать в PDF» — только на уровне профиля. Скидка за раннюю оплату следует той же схеме.
• Что использует редактор счёта. Из карточки клиента редактор счёта читает имя, компанию, email, адрес и код страны (для токена нумерации {client_country}), а также переопределения штрафов и скидки. Условия оплаты предзаполняются из профиля, а не из клиента.
• Архив, а не удаление. Смахивание строки или нажатие иконки коробки на экране клиента спрашивает Переместить в архив? (Move to archive?) и, при подтверждении Архив, скрывает клиента вместе со всеми его документами. И тот и другие возвращаются с экрана Архив через Восстановить (Restore). Окончательное удаление предлагается только там, за двумя подтверждениями, и удаляет счета, расходы и записи учёта времени клиента разом.
• Что требует Pro. Кнопка + в списке, кнопка пустого состояния Добавить клиента (Add Client), карандаш на экране клиента, кнопка Новая группа клиентов и + на вкладке «Проекты» проверяют ваш пробный период или подписку и иначе открывают экран оплаты. Просмотр, поиск, фильтрация, редактирование существующей группы, отметка участников, архивирование и восстановление доступны всегда.
• Системные средства выбора. Выбор аватара использует системную камеру или галерею. Выбранное изображение масштабируется до 512 пикселей и хранится как есть; шага обрезки нет.

Советы

Связанные руководства

• Редактор счёта
• Штрафы за просрочку
• Проекты и этапы