Guia do utilizador

Clientes, categorias e grupos de clientes

Crie fichas de cliente, organize os clientes em categorias e subcategorias, filtre-os por faturas por pagar ou contratos e veja todos os documentos por cliente.

Atualizado: 2026-09-09

Um cliente no Invoice Flow é o lado “Faturar a” de um documento. Cada fatura, orçamento, contrato, despesa e hora registada aponta para um registo de cliente, por isso a qualidade desse registo determina a rapidez com que encontra as coisas mais tarde: o endereço impresso no PDF, o e-mail que o ecrã de envio propõe e o país que alimenta os tokens de numeração vêm todos daqui. Com vinte ou trinta clientes, quer a lista agrupada da forma como pensa o seu trabalho, e quer responder a “quem ainda me deve dinheiro e não tem carta de compromisso” sem abrir cada cliente um a um.

Este guia acompanha a Ledgerline Bookkeeping, um gabinete de duas pessoas em Manchester que fatura em libras. Priya tem doze clientes divididos por três categorias, Retail, Trades e Professional services, com duas subcategorias por baixo (Online sellers dentro de Retail, Construction dentro de Trades), um grupo de região Cheshire para a ronda de visitas de quinta-feira, e um grupo personalizado Monthly retainer para os clientes faturados no primeiro dia de cada mês.

O que vê no ecrã

Abra o separador Clientes (Clients) na navegação inferior. A barra da aplicação tem quatro ícones: uma lupa que transforma o título num campo Buscar clientes… (Search clients…), um funil para o filtro avançado (ganha um selo vermelho com um número quando há um filtro ativo), um ícone de formas com a descrição Grupos de clientes (Client Groups) e um ícone de caixa para o Arquivo (Archive). Por baixo da barra, assim que tiver pelo menos um grupo, aparece uma faixa horizontal de chips: Todos os clientes (All clients) primeiro e depois um chip por grupo, por ordem alfabética. As subcategorias aparecem nesta faixa com o seu próprio nome curto, por isso a faixa de Priya mostra Todos os clientes, Cheshire, Construction, Monthly retainer, Online, Professional services, Retail, Trades.

Cada cliente é uma linha: um avatar redondo com o logótipo do cliente ou duas iniciais, o nome a negrito e uma segunda linha com a empresa e o e-mail unidos por um ponto. As linhas são ordenadas por nome. Tocar numa linha abre o ecrã de detalhe do cliente; deslizar uma linha da direita para a esquerda revela uma faixa laranja de arquivo. O botão + no canto inferior direito cria um novo cliente. Num tablet ou na horizontal, a lista passa a uma grelha de duas colunas com as mesmas linhas.

Tocar num chip restringe a lista aos membros desse grupo. Tocar num grupo-pai como Trades inclui também toda a gente das suas subcategorias, por isso a Hollins Joinery, marcada apenas com Construction, aparece em Trades. Toque outra vez no chip, ou em Todos os clientes, para limpar. A pesquisa corre primeiro sobre o nome e a empresa, e o chip restringe depois o resultado.

Como criar uma ficha de cliente

1. Em Clientes, toque em +. O editor abre com o título Novo Cliente (New Client) e um botão Salvar (Save) na barra da aplicação.
2. Toque no avatar redondo para anexar um logótipo ou uma fotografia. Uma folha oferece Câmera (Camera) e Galeria (Gallery); ambos são seletores do sistema, por isso não são mostrados aqui. A imagem é reduzida para 512 por 512 pixéis, no máximo, e guardada dentro do registo do cliente. Definida a imagem, aparece por baixo uma ligação vermelha Remover foto (Remove photo).
3. Escreva o Nome * (Name). É o único campo obrigatório e o texto que aparece na lista, nos seletores e no PDF.
4. Preencha Empresa (Company), E-mail e Telefone (Phone) conforme necessário. A empresa aparece por baixo do nome na lista; o e-mail é o que o ecrã de envio irá propor.
5. Toque em País (Country) e escolha na lista pesquisável Selecionar país (Select country). O bloco mostra a bandeira e o nome do país, e o campo Endereço (Address) por baixo muda o texto de exemplo para o formato desse país.
6. Escreva o Endereço numa ou duas linhas, exatamente como quer que seja impresso sob Faturar a.
7. Use Observações (Notes) para o que for interno. As observações aparecem no separador Informações do cliente e nunca num documento.
8. Toque em Salvar. O editor fecha-se e a nova linha aparece na lista na sua posição alfabética.

Se tocar em Voltar com alterações por guardar, uma caixa Alterações não salvas (Unsaved Changes) pergunta se quer Ficar (Stay) ou Sair (Leave). Sair descarta as alterações.

Como colocar clientes em categorias

Categorias e grupos de clientes são a mesma coisa com dois nomes. O editor chama-lhes categorias e mostra-as como chips; o ecrã Grupos de clientes gere a mesma lista com descrições, tipos e um seletor de membros. Os grupos pertencem ao seu perfil de empresa e não ao cliente, por isso, se tiver dois perfis, cada um tem o seu conjunto.

1. Abra um cliente no editor e desça até à secção Categories por baixo de Observações. Cada grupo do perfil atual é um chip, primeiro os de nível superior, cada um seguido das suas subcategorias escritas como Pai › Filho.
2. Toque em cada chip que se aplique. Um cliente pode estar em tantos grupos quantos quiser; a Fairfield Roofing está ao mesmo tempo em Monthly retainer, Trades e Trades › Construction.
3. Para acrescentar um grupo que ainda não existe, toque em + Create category. Na caixa Create category, escreva o Category name.
4. Deixe Parent category (optional) em None (top level) para uma nova categoria de nível superior, ou escolha uma existente de nível superior para criar uma subcategoria. A lista só aparece depois de existir pelo menos uma categoria de nível superior.
5. Toque em Salvar na caixa. A categoria é guardada de imediato e o chip aparece já selecionado para este cliente.
6. Toque em Salvar na barra da aplicação para guardar o cliente juntamente com as suas associações.

Por baixo das categorias, o mesmo editor tem duas definições de dinheiro por cliente. A Política de multa (Late-fee policy) começa com Usar padrão do perfil (Use profile default) ligado; desligue-o para introduzir o Percentual do total (Percent of total), os Dias de carência (Grace days), o Modo de acumulação (Accrual mode: Cobrança única, Por dia, Por mês), o Limite máximo de % (Max % cap) e Perdoar automaticamente no pagamento (Auto-forgive on payment) deste cliente. O Early-payment discount (desconto por pronto pagamento) funciona da mesma forma, e o subtítulo do respetivo interruptor indica qual é atualmente a predefinição do perfil. Ambos são tratados em detalhe no guia de multas por atraso.

Como gerir os grupos e os seus membros

O ecrã Grupos de clientes é o outro lado dos mesmos dados. Abra-o a partir do ícone de formas na barra da aplicação de Clientes.

1. Toque em Novo grupo de clientes (New Client Group) no canto inferior direito. Dê-lhe um Nome e, opcionalmente, uma Descrição, que é apresentada como a segunda linha da linha do grupo.
2. Escolha um tipo na lista Status: Categoria (Category), Produto/serviço (Product/Service), Empresa-mãe (Parent company), Região (Region) ou Personalizado (Custom). O tipo só decide o ícone da linha (uma etiqueta, uma caixa, um edifício, um globo ou um cardinal); não altera o comportamento do grupo.
3. Se existir pelo menos um grupo de nível superior, uma lista Parent category (optional) permite-lhe aninhar o novo grupo um nível abaixo. Toque em Salvar.
4. Para acrescentar ou remover membros, toque na linha do grupo. Uma caixa com o nome do grupo lista todos os clientes ativos com uma caixa de seleção; assinale os que pertencem e toque em Salvar. A lista que guardar substitui por completo a associação anterior.
5. Para mudar o nome de um grupo, o tipo, a descrição ou o grupo-pai, toque no lápis da respetiva linha. A caixa é a mesma de um grupo novo.

Assinalar um cliente aqui ou selecionar um chip no editor dele escreve a mesma associação, e o separador Clientes atualiza-se de imediato.

Como encontrar clientes pelo que têm

O ícone de funil abre a folha Filter clients. Ao contrário dos chips de grupo, que dizem respeito à forma como etiquetou um cliente, esta folha diz respeito aos dados associados a ele.

1. Toque no funil na barra da aplicação de Clientes. A folha sobe até cerca de dois terços do ecrã; arraste a pega para a aumentar.
2. Em Has related data, toque em qualquer um de Faturas, Orçamentos, Unpaid invoices, Contratos, Registros de Tempo, Projetos e Despesas. Selecionar vários significa que o cliente tem de os ter a todos.
3. Em Attributes, escolha um País (só são oferecidos os países usados por pelo menos um cliente) e, se mantiver mais do que um perfil de empresa, um Perfil da Empresa para mostrar os clientes com pelo menos um documento nesse perfil.
4. Ligue Custom late-fee settings para manter só os clientes cuja política de multa substitui a do perfil.
5. Expanda Additional filters para os interruptores Has email, Has phone, Has address, Has logo / avatar e Has notes, úteis para detetar fichas incompletas.
6. Toque em Aplicar (Apply). O ícone de funil passa a mostrar o número de condições ativas. Volte a abrir a folha e toque em Redefinir (Reset) e depois em Aplicar para limpar tudo.

“Unpaid invoices” significa um documento do tipo fatura cujo estado seja outro que não Paga ou Cancelada, por isso os rascunhos também contam. Os chips de dados relacionados olham para todos os documentos, incluindo os arquivados, enquanto a lista em si só mostra clientes ativos.

O que mostra o ecrã de detalhe do cliente

Toque numa linha para abrir o cliente. Um cabeçalho colorido mostra o avatar, o nome e a empresa, e por baixo uma fila deslizável de cinco separadores.

• Informações (Info) lista E-mail, Telefone, Endereço e Observações quando estão preenchidos, e sempre a data em que foi Adicionado (Added).
• Documentos lista todos os documentos não arquivados deste cliente, do mais recente para o mais antigo: faturas, orçamentos e qualquer outro tipo da mesma tabela. Cada linha mostra o número, a data de emissão, o total na moeda do documento e um selo de estado (Rascunho, Enviada, Paga, Cancelada). Toque numa linha para abrir o documento.
• Projetos lista os projetos do cliente com o respetivo estado e total faturado, e tem um pequeno + próprio para iniciar um projeto já ligado a este cliente.
• Contratos mostra os títulos dos contratos, as datas de início e de fim e um selo de estado.
• Atividade (Activity) junta as despesas (a vermelho, com o valor) e os registos de tempo (a azul, com a duração em horas e minutos) numa lista ordenada por data.

Não há um saldo somado neste ecrã. Para ver o que um cliente deve, leia aqui as linhas Enviada, ou use os filtros de estado no separador principal Documentos e a lista de atrasos do painel. O lápis na barra da aplicação abre o editor; o ícone de caixa arquiva o cliente.

Regras e detalhes

• Campos obrigatórios. Só o Nome * é validado (“o nome é obrigatório”). Todos os outros campos são opcionais; um campo deixado em branco é guardado sem valor, por isso o separador Informações esconde-o e os filtros “Has …” tratam-no como em falta.
• Onde vivem os clientes. Os clientes são partilhados por todos os perfis de empresa. As categorias e os grupos pertencem a um perfil: os chips do editor, a faixa da lista e o ecrã Grupos de clientes mostram todos os grupos do perfil atualmente marcado como predefinido. Eliminar um perfil elimina os seus grupos; os clientes ficam.
• Aninhamento. Os grupos aninham-se num único nível. Só os grupos de nível superior são oferecidos como pais, e um grupo não pode ser pai de si próprio. Se um grupo-pai for removido, as suas subcategorias sobem a nível superior em vez de se perderem.
• Não há eliminação de grupos. O ecrã Grupos de clientes não tem ação de eliminar; pode mudar o nome de um grupo, mudar o pai ou esvaziar a lista de membros. A caixa Create category ignora Salvar enquanto o nome estiver em branco; o editor de grupos no ecrã Grupos de clientes não verifica, por isso um grupo guardado sem nome aparece como uma linha vazia.
• Ordenação e pesquisa. As listas são sempre ordenadas por nome. A pesquisa corresponde a um fragmento do nome ou da empresa, não ao e-mail. O chip de grupo e o filtro avançado são aplicados por cima do resultado da pesquisa, por essa ordem.
• Semântica dos filtros. Todas as condições selecionadas têm de se verificar (E lógico). O interruptor Has outstanding balance lê uma coluna de saldo guardada que a aplicação só preenche durante a importação de uma cópia de segurança; para dados introduzidos no telemóvel fica a zero, por isso prefira o chip Unpaid invoices. A lista Moeda só aparece quando um cliente tem uma moeda preferida, algo que nenhum ecrã define atualmente, pelo que normalmente não a verá.
• Substituições por cliente. Quando Usar padrão do perfil está ligado, as colunas de multa do cliente ficam vazias e aplica-se a política do perfil de empresa. Quando está desligado, cada campo que deixar em branco recorre individualmente ao perfil; o valor mínimo e a opção Incluir no PDF existem apenas no perfil. O desconto por pronto pagamento segue o mesmo padrão.
• O que o editor de faturas usa. Da ficha do cliente, o editor de faturas lê o nome, a empresa, o e-mail, o endereço e o código do país (para o token de numeração {client_country}), além das substituições de multa e desconto. As condições de pagamento são pré-preenchidas a partir do perfil e não do cliente.
• Arquivar, não eliminar. Deslizar uma linha ou tocar no ícone de caixa no ecrã de detalhe pergunta Mover para o arquivo? e, em Arquivo, esconde o cliente juntamente com todos os seus documentos. Ambos voltam a partir do ecrã Arquivo com Restaurar (Restore). A eliminação permanente só é oferecida aí, atrás de duas confirmações, e remove de uma vez as faturas, despesas e registos de tempo do cliente.
• O que exige Pro. O botão + da lista, o botão Adicionar Cliente (Add Client) do estado vazio, o lápis do ecrã de detalhe, o botão Novo grupo de clientes e o + do separador Projetos verificam o seu período experimental ou subscrição e abrem o ecrã de subscrição caso contrário. Ver, pesquisar, filtrar, editar um grupo existente, assinalar membros, arquivar e restaurar estão sempre disponíveis.
• Seletores nativos. O seletor de avatar usa a câmara ou a galeria do sistema. A imagem escolhida é reduzida para 512 pixéis e guardada tal e qual; não há passo de recorte.

Dicas

Guias relacionados

• O editor de faturas
• Multas por atraso
• Projetos e marcos