Guia do utilizador

Projetos e marcos

Agrupe o orçamento e as faturas de um trabalho num projeto, divida-o em marcos com valores e prazos, e veja o que está faturado, pago e ainda por faturar.

Atualizado: 2026-09-09

Um trabalho longo raramente cabe numa só fatura. A remodelação de uma casa de banho começa com um orçamento e depois é faturada por fases, à medida que a demolição, o azulejo, as louças e os acabamentos são aprovados. Sem nada que segure esses documentos juntos, acaba a percorrer a lista de Documentos e a somar números de cabeça. Os projetos no Invoice Flow resolvem isto: um projeto é uma pasta para um trabalho, associada a um cliente, com a sua lista de orçamentos e faturas ligados, uma lista de marcos e um separador Dinheiro que soma o que foi orçamentado, faturado e pago.

Este guia acompanha a Redstone Renovations, em Denver, que fatura a remodelação da casa de banho principal dos Hartley em quatro marcos: demolição e infraestruturas ($3,800), azulejo e impermeabilização ($5,200), louças e acabamentos de canalização ($4,100) e pintura, vidros e lista de retoques ($2,400). O trabalho todo foi orçamentado em $15,500.

Os projetos são opcionais. Se a maior parte do seu trabalho é uma fatura por visita, pode ignorar esta funcionalidade por completo. Recorra a ela quando um único trabalho para um cliente vier a produzir vários documentos ao longo de semanas ou meses.

O que vê no ecrã

Os projetos vivem dentro do cliente. Abra o separador Clientes (Clients), toque num cliente e encontrará cinco separadores no topo do ecrã de detalhe: Informações (Info), Documentos (Documents), Projetos (Projects), Contratos (Contracts) e Atividade (Activity). O separador Projetos lista todos os projetos associados a esse cliente, com um ícone de pasta, o nome do projeto, o estado em texto simples minúsculo e, à direita, o total faturado até ao momento. Um pequeno botão redondo + no canto inferior direito inicia um projeto novo já ligado a este cliente. Quando não há nenhum, o separador diz apenas Sem projetos para este cliente (No projects for this client).

Não existe entrada Projetos na navegação inferior, no ecrã Ferramentas nem nas Configurações. O separador Projetos do cliente e o cartão Projetos dentro do editor de faturas são os dois sítios onde encontrará a funcionalidade, por isso, se não conseguir encontrar os seus projetos, vá pelo cliente.

Tocar num projeto abre a sua área de trabalho. A barra de título mostra o nome do projeto com três ícones: um lápis (Editar projeto, Edit Project), uma seta circular que recalcula os totais e um caixote do lixo (Eliminar projeto, Delete project). Por baixo do título ficam quatro separadores:

Como criar um projeto

Comece pelo cliente, para que a ligação seja feita por si.

1. Abra o separador Clientes e toque no cliente, aqui Megan and Tom Hartley.
2. Toque no separador Projetos e depois no botão redondo + no canto inferior direito.
3. No formulário Novo projeto (New Project), escreva um Nome do projeto (Project name). Este é o único campo obrigatório; deixá-lo vazio mostra uma indicação vermelha Obrigatório (Required) quando tentar guardar.
4. Verifique a lista Cliente (Client). Já está definida com o cliente de onde veio; pode alterá-la ou escolher Não especificado (Not specified) para um projeto interno.
5. Deixe o Status em Ativo (Active), ou escolha Em espera (On hold), Concluído (Completed) ou Cancelado (Cancelled).
6. Acrescente uma Descrição (Description) curta do âmbito, se quiser, e toque em Salvar (Save) no canto superior direito.

O formulário para deliberadamente por aqui. Não há campos de orçamento, cor, moeda ou datas para preencher. O lado financeiro de um projeto é calculado a partir dos documentos que lhe liga, e o lado do calendário é expresso através dos marcos; ambos vivem no ecrã de detalhe do projeto, onde aterra depois de guardar.

Como adicionar marcos

Os marcos são as fases do trabalho. Cada um tem um nome, um valor estimado, um estado e uma data de vencimento opcional. São uma ferramenta de planeamento e de progresso: a aplicação não gera uma fatura a partir de um marco, e um marco não sabe que fatura o pagou. Continua a criar você mesmo a fatura de cada fase e a ligá-la ao projeto, como se descreve na secção seguinte.

1. No separador Projetos do cliente, toque no projeto para abrir a sua área de trabalho.
2. Toque no separador Marcos (Milestones) e depois no botão Adicionar marco (Add milestone) em baixo.
3. Escreva o Nome do marco (Milestone name), por exemplo Paint, glass and punch list.
4. Introduza o valor da fase em Estimado (Estimated) como um número simples (2400, sem símbolo de moeda).
5. Escolha um estado na lista: Não iniciado (Not started), Em curso (In progress), Concluído (Done) ou Ignorado (Skipped). As fases novas ficam normalmente em Não iniciado.
6. Toque na linha Data de Vencimento (Due Date), escolha um dia no calendário e confirme com OK. O × à direita limpa a data outra vez.
7. Toque em Salvar. A folha fecha-se e o marco aparece na lista.

Repita para cada fase. A lista é ordenada por criação, por isso adicione os marcos pela ordem em que planeia fazer o trabalho. À medida que a obra avança, use o menu de três pontos na linha de um marco para o fazer progredir: Em curso quando começa, Concluído quando o cliente aprova a fase, Não iniciado para o repor. O mesmo menu tem Editar projeto (que, apesar do rótulo, abre a folha de edição do marco dessa linha) e Eliminar marco (Delete milestone).

Como faturar um marco

Faturar uma fase significa criar uma fatura normal e apontá-la ao projeto. A ligação faz-se dentro do editor de faturas, através do cartão Projetos, que fica logo abaixo do cartão Cliente.

1. Crie a fatura como habitualmente: a partir do separador Documentos, do painel, ou duplicando a fatura da fase anterior. Acrescente uma linha como Milestone 4: paint, glass and punch list com o valor acordado.
2. Desça até ao cartão Projetos, abaixo do cliente. Indica Não especificado até escolher alguma coisa.
3. Toque no cartão. Uma folha lista Não especificado seguido de todos os projetos do seu perfil de empresa, não apenas os deste cliente, por isso leia os nomes.
4. Toque em Hartley master bathroom remodel. A folha fecha-se e o cartão passa a mostrar o nome do projeto.
5. Termine a fatura e toque em Salvar Rascunho (Save Draft), ou envie-a. É o ato de guardar que escreve a ligação e atualiza os totais do projeto.

O mesmo cartão aparece nos orçamentos, por isso ligue também a proposta original. Depois de ligada, o separador Documentos do projeto mostra a proposta e cada fatura de fase numa só lista, e o separador Dinheiro conhece o valor estimado do trabalho.

Como ler o progresso

Abra o separador Dinheiro (Money) do projeto para ver o retrato financeiro. Os valores são calculados a partir dos documentos ligados, não escritos por si:

Documentos com estado cancelado, recusado ou expirado são ignorados, por isso uma primeira proposta rejeitada não inflaciona a linha Estimado.

Para o trabalho dos Hartley isto lê-se assim: $15,500 estimados, $13,100 faturados em três faturas de fase, $9,000 recebidos, portanto $4,100 estão à espera na fatura das louças e $2,400 (o marco final) ainda não foram faturados. Junte isso ao separador Marcos e tem o calendário e a posição de tesouraria do trabalho sem abrir um único documento.

1. Abra o projeto e toque em Dinheiro.
2. Se um valor parecer desatualizado, toque no ícone de seta circular na barra de título. A aplicação relê todos os documentos ligados e reescreve os totais; aparece em baixo uma breve confirmação Dinheiro.
3. Passe para Marcos e marque a fase terminada como Concluído no respetivo menu de três pontos.

Regras e detalhes

• Um perfil, um cliente. Um projeto pertence ao perfil de empresa que estava ativo quando o criou e, no máximo, a um cliente. Eliminar o cliente mantém o projeto mas limpa a ligação ao cliente; eliminar o perfil elimina os seus projetos.
• Só o nome é validado. Cliente, estado e descrição são opcionais. O estado predefinido é Ativo.
• Estados. Projetos: Ativo, Em espera, Concluído, Cancelado. Marcos: Não iniciado, Em curso, Concluído, Ignorado. Alterar o estado de um marco pelo menu de três pontos regista as datas de início e de conclusão; alterá-lo dentro da folha de edição guarda apenas o estado. O estado Ignorado existe na lista da folha, mas não no menu da linha.
• Os valores dos marcos são apenas a sua estimativa. O valor Estimado de um marco não entra no separador Dinheiro do projeto e nenhuma fatura fica associada a um marco específico. Use o separador Dinheiro do projeto para o dinheiro real e os marcos para o âmbito e o calendário.
• Os totais são guardados em cache. Os valores de Dinheiro e o montante mostrado nas linhas dos projetos ficam guardados no projeto e são atualizados sempre que guarda um documento que lhe está ligado. Registar um pagamento ou alterar um estado a partir do ecrã de detalhe da fatura não os atualiza; toque no ícone de seta circular no projeto para recalcular.
• Apresentação da moeda. Os totais do projeto são mostrados em dólares americanos, a menos que tenha sido guardada uma moeda com o projeto; a aplicação não oferece atualmente um seletor de moeda para projetos, por isso, se fatura noutra moeda, trate os valores do separador Dinheiro como números em bruto.
• Nome de marco vazio. Tocar em Salvar na folha do marco com o nome vazio não faz nada; a folha continua aberta sem qualquer mensagem.
• Eliminar projeto. O ícone do caixote do lixo pede confirmação com a mensagem “Eliminar “nome”? Os documentos ligados permanecem, mas deixam de estar agrupados.” Os orçamentos e as faturas não são tocados; apenas a ligação ao projeto é removida. Os marcos são eliminados com o projeto.
• Ações exclusivas do Pro. Criar um projeto (o botão + e o Salvar do editor) e adicionar ou editar um marco através do botão Adicionar marco exigem um período experimental ativo ou uma subscrição. Ver projetos, guardar notas, recalcular totais e eliminar são ações gratuitas.
• Sem portal do cliente, sem faturação automática. Um projeto não envia nada ao cliente e não consegue gerar faturas de forma agendada. Se quer faturas de fase recorrentes, consulte o guia de faturas recorrentes.

Dicas

Guias relacionados

• Editor de faturas para o percurso completo do editor onde vive o cartão Projetos.
• Orçamentos e conversão para transformar a proposta aceite na primeira fatura de fase.
• Pagamentos e valor em dívida para registar os pagamentos das fases e manter correto o valor Pago do projeto.