Guia do utilizador

Registo de tempo e faturação à hora

Cronometre sessões ao vivo ou registe-as à mão, defina um valor por hora por sessão e converta horas por faturar em linhas de fatura sem duplicar faturação.

Atualizado: 2026-09-09

Se vende o seu tempo, a fatura só vale tanto quanto o registo que a sustenta. O registo de tempo do Invoice Flow guarda esse histórico no telemóvel: cada sessão de trabalho é armazenada com o respetivo cliente, um nome de projeto, uma descrição, uma hora de início e de fim e um valor por hora. Quando chega a altura de faturar, escolhe as sessões, a aplicação escreve uma linha de fatura por sessão com as horas como quantidade e o valor como preço, e as sessões ficam marcadas como faturadas, para nunca mais poderem ser escolhidas.

Este guia acompanha Inês Carvalho, tradutora freelancer em Lisboa que fatura em euros. Cobra 45 EUR à hora à Editora Horizonte por tradução literária, 55 EUR à hora à Bramble & Co. Solicitors em Londres por trabalho jurídico, e 40 EUR à hora à Vinhos do Tejo por textos de catálogo e de site. Algumas sessões cronometra ao vivo, outras introduz depois do facto, e de quinze em quinze dias converte as horas em aberto em faturas.

Precisa do registo de tempo sempre que o seu preço for expresso por hora. Se orçamenta preços fixos por trabalho, pode continuar a usá-lo como diário privado de onde foi o dia, mas nada na aplicação o obriga a isso.

O que vê no ecrã

O registo de tempo é uma ferramenta de ecrã inteiro, não um separador. Abra o separador Ferramentas na barra inferior, procure em Produtividade e toque no cartão azul Registo de tempo. A partir do painel há também um atalho: o chip de ação rápida Cronômetro e, quando um cronómetro está a correr, um cartão Cronômetro ativo que abre o registo de tempo ao ser tocado.

O ecrã tem quatro partes empilhadas de cima para baixo:

• O cartão do cronómetro. Quando nada está a correr mostra 00:00:00 e dois botões, um Iniciar preenchido e um Manual com contorno. Enquanto há cronómetros a correr, existe um cartão colorido por cada cronómetro, e os botões por baixo mudam para Adicionar cronômetro e Manual.
• Uma faixa de resumo com três números para o dia atual: tempo total em Hoje, dinheiro em Ganhos e o número de sessões em Registros. Só são contadas as sessões terminadas que começaram hoje; um cronómetro ainda a correr não conta.
• Uma linha de filtros com os chips Todas, Não faturado e Por cliente. Escolher Por cliente acrescenta uma lista pendente dos seus clientes à direita dos chips.
• A lista de sessões, agrupada em Hoje, Ontem, Esta semana e, mais atrás, a data de calendário. Cada linha mostra um ícone redondo à esquerda, o nome do projeto a negrito (ou a descrição, se não houver nome de projeto), depois o cliente, a duração e o dinheiro ganho, e a hora de início à direita.

Na barra da aplicação está A faturar com um distintivo vermelho. O número no distintivo indica quantas sessões terminadas ainda não foram faturadas, e é o número mais útil do ecrã quando está a decidir se hoje é dia de faturar.

O ícone redondo em cada linha é a marca de faturação. Um relógio cinzento significa que a sessão continua em aberto e vai aparecer nos seletores de fatura. Um visto verde significa que já foi colocada numa fatura guardada. Não existe um interruptor separado de “faturável” num registo de tempo: todas as sessões terminadas são faturáveis até irem parar a uma fatura, e a única forma de manter horas privadas fora dos seletores é não as selecionar, ou apagá-las.

Como cronometrar uma sessão ao vivo

Iniciar um cronómetro ocupa uma folha. Preencha-a uma vez e o registo de tempo memoriza o cliente, o projeto, a descrição e o valor para o cronómetro seguinte que iniciar na mesma visita.

1. Abra Ferramentas e depois Registo de tempo.
2. Toque em Iniciar no cartão do cronómetro. Sobe a folha Novo cronômetro.
3. Escolha o Cliente na lista pendente, ou deixe em Sem cliente para trabalho não faturável.
4. Se tiver criado projetos para este perfil, aparece também uma lista pendente Projetos; escolha um para associar a sessão, ou deixe Não especificado.
5. Escreva um nome de Projeto e uma Descrição curta. Juntos formarão mais tarde o texto da linha de fatura, por isso escreva-os como quer que o cliente os leia.
6. Introduza o Valor por hora como número, por exemplo 55.
7. Toque no botão Iniciar no fundo da folha. O relógio arranca imediatamente.

O cartão em execução substitui o cartão parado. Mostra o tempo decorrido em horas, minutos e segundos, o nome do projeto, o cliente e um valor de ganhos ao vivo que sobe à medida que os segundos passam. À direita ficam dois botões redondos: pausa e um vermelho de paragem.

Toque no botão vermelho de paragem quando terminar. A aplicação regista a hora de fim e a duração, e a sessão cai na lista em Hoje. Pode ter mais do que um cronómetro a correr ao mesmo tempo com Adicionar cronômetro, o que é prático quando uma chamada de um cliente interrompe um trabalho de tradução: inicia um segundo cronómetro para a chamada, para-o quando ela acaba, e o primeiro continua a correr.

Como registar uma sessão à mão

As sessões que se esqueceu de cronometrar, ou trabalho feito longe do telemóvel, entram pelo botão Manual.

1. Toque em Manual no cartão do cronómetro (ou por baixo dos cartões em execução). Abre-se a caixa Adicionar registro.
2. Escolha o Cliente e, se estiver visível, a associação a Projetos.
3. Preencha Nome do projeto, Descrição e Valor por hora.
4. Toque em Data para escolher o dia. O calendário permite qualquer data de 2020 até amanhã.
5. Toque em Hora de início e Hora de término e defina ambas no seletor de relógio. A linha Duração, por baixo dos seletores, recalcula à medida que avança.
6. Toque em Salvar.

A mesma caixa serve para editar. Toque em qualquer linha da lista para a abrir como Editar registro com os valores guardados, altere o que precisar e toque em Salvar. Uma pressão longa numa linha mostra um pequeno menu com Editar, Duplicar e Excluir; deslizar a linha da direita para a esquerda também a apaga, depois de uma confirmação que indica o registo.

Como faturar horas registadas

Há duas portas para o mesmo resultado. Pode começar no registo de tempo e deixá-lo abrir uma nova fatura, ou começar no editor de faturas e puxar as sessões para lá. Qual usa depende de onde está.

A partir do registo de tempo

1. Toque em A faturar na barra da aplicação. A caixa Criar fatura lista todas as sessões terminadas que ainda não estão numa fatura, das mais recentes para as mais antigas, com o cliente, a duração e o montante.
2. Assinale as sessões a faturar. O botão no fundo conta-as, por exemplo Criar fatura (2).
3. Toque em Criar fatura (2). Abre-se uma nova fatura com uma linha por sessão já criada.
4. Verifique as linhas, acrescente IVA se o cobrar e toque em Salvar Rascunho.

Se todas as sessões que assinalou pertencerem ao mesmo cliente, esse cliente fica pré-selecionado na nova fatura. Se misturar clientes, a fatura abre sem cliente, e terá de o escolher à mão, por isso compensa filtrar primeiro por um cliente.

A partir do editor de faturas

1. Crie uma nova fatura e escolha o cliente em Selecionar cliente.
2. Desça até Itens e toque no chip Tempo ao lado de Produto / Serviço.
3. Em Adicionar registos de tempo, assinale as sessões e toque em Adicionar (2).
4. Continue com o resto da fatura e guarde.

O seletor do editor é mais restrito do que o do registo de tempo: assim que um cliente é selecionado, mostra as sessões em aberto desse cliente mais as sessões sem cliente, e mais nada. Se não houver nada para mostrar, recebe uma mensagem curta em vez de uma caixa vazia, como Sem registos para este cliente (2 para outros).

Cada linha gerada tem o texto “Nome do projeto — Descrição” (ou apenas Serviços, se ambos estiverem vazios), a duração em horas arredondada a duas casas decimais como Qtd, o valor da sessão como Preço, e uma pequena etiqueta Tempo no cartão. A taxa de imposto fica a zero, por isso Inês toca no campo da percentagem e aplica 23% de IVA nas linhas dos clientes portugueses. Pode editar livremente a descrição, a quantidade e o preço antes de guardar; a ligação de volta à sessão sobrevive às edições.

O que acontece às sessões

A marca de faturado é aplicada no momento em que a fatura é guardada, e não quando assinala uma sessão num seletor. Se cancelar o editor, todas as sessões selecionadas permanecem em aberto e mantêm o relógio cinzento. Se guardar, cada sessão associada fica marcada como faturada, recebe um visto verde no registo de tempo, desaparece de ambos os seletores e da contagem do distintivo A faturar, e memoriza em que fatura entrou. O ecrã de detalhe da fatura mostra a ligação do outro lado: um cartão Registros de Tempo, perto do fundo, lista as sessões faturadas nesse documento com a respetiva duração, valor por hora e montante na moeda da fatura.

Regras e detalhes

Funcionalidades Pro. Iniciar um cronómetro, adicionar ou editar um registo à mão, duplicar um registo e o passo final de A faturar exigem todos Pro ou uma avaliação ativa; tocar neles sem acesso abre o ecrã de subscrição. Ver a lista, filtrar, pausar, parar um cronómetro em execução e apagar registos funcionam sem subscrição.

Nada é obrigatório. A folha do cronómetro e a caixa de registo não têm campos obrigatórios. Uma sessão sem nome de projeto nem descrição mostra um título vazio na lista, e um valor por hora vazio ou não numérico é guardado como zero, caso em que a linha mostra apenas a duração e a linha de fatura fica com preço 0.

Os valores são por sessão. O valor por hora é copiado para cada registo quando o cria. Mudar de ideias depois implica editar o registo, ou a linha da fatura. Não existe um valor guardado no cliente nem no projeto. O registo de tempo memoriza, sim, o último valor que escreveu, até sair do ecrã.

Os cronómetros sobrevivem a reinícios. Um cronómetro em execução é uma linha na base de dados com uma hora de início; o tempo decorrido é recalculado a partir do relógio, pelo que fechar a aplicação ou reiniciar o telemóvel não perde a sessão. Os cronómetros em execução ficam excluídos da lista, da faixa de resumo e de ambos os seletores de fatura até os parar.

Durações manuais. A caixa calcula o fim menos o início na mesma data. Se a hora de fim for anterior à de início, a duração é guardada como 0 em vez de ser rejeitada, por isso confirme bem as sessões que passam da meia-noite; divida-as em dois registos, um por dia.

Duplicar. A ação Duplicar da pressão longa copia cliente, projeto, descrição, valor e duração para um novo registo que começa agora, pelo que aparece em Hoje. A associação de projeto da lista pendente Projetos não é copiada.

Apagar é definitivo. Não há reciclagem. Apagar uma sessão faturada não toca na fatura; a linha permanece no documento, apenas o cartão Registros de Tempo no detalhe da fatura perde a entrada.

Agrupamento e filtros. As sessões são agrupadas pela sua data de início: Hoje, Ontem, Esta semana para tudo com menos de sete dias, e depois a data. Por cliente não faz nada enquanto não tiver pelo menos um cliente e assume por predefinição o primeiro por ordem alfabética.

Sugestões

Guias relacionados

• Editor de faturas - itens, taxas de imposto, descontos e gravação.
• Projetos e marcos - os projetos que aparecem na lista pendente Projetos do cronómetro.
• Despesas e recibos - o outro tipo de registo faturável que pode ser puxado para uma fatura.