מדריך למשתמש

מעקב זמן וחיוב שעתי

מדדו זמן לפעילות עבודה בזמן אמת או תעדו אותה ידנית, קבעו תעריף שעתי לכל פעילות, והפכו שעות שטרם חויבו לשורות חשבונית מבלי לחייב כלום פעמיים.

עודכן: 2026-09-09

אם אתם מוכרים את הזמן שלכם, החשבונית טובה רק כמו התיעוד שמאחוריה. מעקב הזמן (Time Tracker) של Invoice Flow שומר את התיעוד הזה בטלפון: כל פעילות עבודה נשמרת עם הלקוח שלה, שם פרויקט, תיאור, שעת התחלה וסיום ותעריף שעתי. כשמגיע זמן החיוב, בוחרים את הפעילויות, האפליקציה כותבת שורת חשבונית אחת לכל פעילות עם השעות ככמות והתעריף כמחיר, והפעילויות מסומנות כמחויבות כך שלעולם לא ניתן לבחור אותן שוב.

מדריך זה עוקב אחרי אינש קרוואלו, מתרגמת עצמאית בליסבון שמחייבת ביורו. היא גובה מ-Editora Horizonte 45 יורו לשעה עבור תרגום ספרותי, מ-Bramble & Co. Solicitors בלונדון 55 יורו לשעה עבור עבודה משפטית, ומ-Vinhos do Tejo 40 יורו לשעה עבור תוכן קטלוג ואתר. חלק מהפעילויות היא מודדת בזמן אמת, חלק היא מזינה בדיעבד, ואחת לשבועיים היא הופכת את השעות הפתוחות לחשבוניות.

צריך את המעקב בכל פעם שהמחיר שלכם מבוטא לפי שעה. אם אתם מציעים מחירים קבועים לעבודה, עדיין אפשר להשתמש בו כיומן פרטי של איך היום עבר, אבל שום דבר באפליקציה לא מכריח אתכם לכך.

מה רואים על המסך

המעקב הוא כלי במסך מלא, לא לשונית. פתחו את לשונית כלים בשורה התחתונה, חפשו תחת פרודוקטיביות והקישו על כרטיס מעקב זמן (Time Tracker) הכחול. מלוח הבקרה יש גם קיצור דרך: תגית הפעולה המהירה שכותרתה טיימר (Timer), וכשטיימר רץ, כרטיס טיימר רץ (Timer Running) שפותח את המעקב בהקשה.

למסך ארבעה חלקים המסודרים מלמעלה למטה:

כרטיס הטיימר. כשדבר לא רץ הוא מציג 00:00:00 ושני כפתורים, התחל (Start) מלא וידני (Manual) עם מסגרת. בזמן שטיימרים רצים יש כרטיס בגוון אחד לכל טיימר, והכפתורים מתחתיהם משתנים להוספת טיימר (Add Timer) וידני.
שורת סיכום עם שלושה נתונים עבור היום הנוכחי: זמן כולל תחת היום (Today), כסף תחת הכנסות (Earned), ומספר הפעילויות תחת רישומים (Entries). רק פעילויות שהסתיימו והתחילו היום נספרות; טיימר שעדיין רץ אינו.
שורת סינון עם התגיות הכל (All), טרם חויב (Uninvoiced) ולפי לקוח (By Client). בחירת לפי לקוח מוסיפה תפריט נפתח של הלקוחות שלכם מימין לתגיות.
רשימת הפעילויות, מקובצת תחת היום, אתמול (Yesterday), השבוע (This week), ומעבר לכך, לפי תאריך היומן. כל שורה מציגה סמל עגול משמאל, שם הפרויקט מודגש (או התיאור אם אין שם פרויקט), ואז הלקוח, המשך והכסף שהורווח, ושעת ההתחלה מימין.

בשורת הכלים נמצא לחשבונית (To Invoice) עם תגית אדומה. המספר בתגית הוא כמה פעילויות שהסתיימו טרם חויבו, וזה הנתון השימושי ביותר במסך כשאתם מחליטים אם היום הוא יום חשבוניות.

מסך Time Tracker באפליקציית Invoice Flow עם כרטיס לא פעיל 00:00:00, כפתורי Start ו-Manual, סיכום Today של 3h 50m ו-2 entries, תגיות סינון All, Uninvoiced ו-By Client, ופעילויות מקובצות תחת Today, Yesterday ו-This week עם סמלי וי ירוקים על אלה שחויבו — ארבע פעילויות פתוחות בשני ימים, שתי פעילויות שחויבו עם וי ירוק, ותגית 4 על לחשבונית.

הסמל העגול על כל שורה הוא דגל החיוב. שעון אפור אומר שהפעילות עדיין פתוחה ותופיע בבוררי החשבונית. וי ירוק אומר שהיא כבר הונחה על חשבונית שנשמרה. אין מתג “לחיוב” נפרד ברשומת זמן: כל פעילות שהסתיימה ניתנת לחיוב עד שהיא נוחתת על חשבונית, והדרך היחידה לשמור שעות פרטיות מחוץ לבוררים היא להשאיר אותן בחוץ בעת בחירת פעילויות, או למחוק אותן.

המעקב מציג הכנסות עם סימן דולר ושדות התעריף נושאים תחילית קבועה של $, מה שהמטבע בפרופיל שלכם לא יהיה. המספרים נכונים: 2h 45m בתעריף 45 של אינש מוצג כ-$123.75, וכאשר השעות הללו מגיעות לחשבונית הן מתומחרות ביורו. התייחסו לסימן במסך הזה כקישוט והזינו את התעריף כמספר פשוט.

איך מודדים פעילות בזמן אמת

התחלת טיימר לוקחת גיליון אחד. מלאו אותו פעם אחת והמעקב זוכר את הלקוח, הפרויקט, התיאור והתעריף עבור הטיימר הבא שתתחילו באותו ביקור.

פתחו את כלים, ואז מעקב זמן.
הקישו על התחל בכרטיס הטיימר. גיליון טיימר חדש (New Timer) עולה מלמטה.
בחרו את הלקוח (Client) מהתפריט הנפתח, או השאירו על ללא לקוח (No client) עבור עבודה שאינה ניתנת לחיוב.
אם יצרתם פרויקטים עבור פרופיל זה, מופיע גם תפריט נפתח פרויקטים (Projects); בחרו אחד כדי לקשר את הפעילות, או השאירו לא צוין (Not specified).
הקלידו שם פרויקט (Project) ותיאור (Description) קצר. יחד הם הופכים בהמשך לטקסט שורת החשבונית, אז כתבו אותם כפי שהייתם רוצים שהלקוח יקרא.
הזינו את התעריף השעתי (Hourly rate) כמספר, לדוגמה 55.
הקישו על כפתור התחל בתחתית הגיליון. השעון מתחיל מיידית.

גיליון תחתון New Timer באפליקציית Invoice Flow עם Client מוגדר ל-Bramble & Co. Solicitors, Project Bramble share purchase agreement, Description Final proofread and terminology check, Hourly rate 55 וכפתור Start — הגיליון שואל את כל מה ששורת החשבונית תזדקק לו בהמשך: מי, מה, ומה התעריף.

כרטיס הרצה מחליף את הכרטיס הלא פעיל. הוא מציג את הזמן שחלף בשעות, דקות ושניות, את שם הפרויקט, הלקוח ונתון הכנסות (earned) חי שעולה ככל שהשניות חולפות. שני כפתורים עגולים נמצאים מימין: השהיה וסמל עצירה אדום.

Time Tracker באפליקציית Invoice Flow עם כרטיס טיימר רץ הקורא 00:47:16 עבור A Casa do Rio chapters 7-9, Editora Horizonte, $35.45 earned, עם כפתורי השהיה ועצירה, וכפתורי Add Timer ו-Manual מתחתיו — ארבעים ושבע דקות לתוך פעילות תרגום; נתון ההכנסות מתעדכן כל שנייה.

הקישו על כפתור העצירה האדום כשסיימתם. האפליקציה כותבת את שעת הסיום ואת המשך, והפעילות נופלת לרשימה תחת היום. ניתן להריץ יותר מטיימר אחד בו זמנית עם הוספת טיימר, שימושי כשמתקשרת לקוחה תוך כדי עבודת תרגום: התחילו טיימר שני לשיחה, עצרו אותו כשהשיחה מסתיימת, והראשון ממשיך לרוץ.

השהיה רק מקפיאה את הספרות על המסך. הפעילות שומרת על שעת ההתחלה המקורית שלה, וכשמקישים עצירה המשך השמור הוא כל הטווח מהתחלה לעצירה, כולל דקות ההשהיה. אם עוזבים את המעקב וחוזרים, ההשהיה נשכחת והמונה משיג את הזמן. עבור הפסקה אמיתית, עצרו את הטיימר והתחילו אחד חדש לאחר מכן, או תקנו את שעת הסיום בתיבת הדו-שיח לעריכה.

איך רושמים פעילות ידנית

פעילויות ששכחתם למדוד, או עבודה שנעשתה הרחק מהטלפון, נכנסות דרך כפתור ידני.

הקישו על ידני בכרטיס הטיימר (או מתחת לכרטיסים הרצים). תיבת הדו-שיח הוספת רישום (Add Entry) נפתחת.
בחרו את הלקוח ואם מוצג, את קישור הפרויקטים.
מלאו שם פרויקט (Project name), תיאור (Description) ותעריף שעתי (Hourly rate).
הקישו על תאריך (Date) כדי לבחור את היום. היומן מאפשר כל תאריך מ-2020 עד מחר.
הקישו על שעת התחלה (Start time) ושעת סיום (End time) והגדירו את שתיהן עם בורר השעון. שורת משך (Duration) מתחת לבוררים מחושבת מחדש תוך כדי.
הקישו על שמור.

תיבת דו-שיח Add Entry באפליקציית Invoice Flow עם Client Editora Horizonte, Project name A Casa do Rio chapters 7-9, Description Editorial call with the publisher, Hourly rate 45, Date Sep 9 2026, שורות Start time ו-End time ו-Duration של 1h 00m, עם כפתורי Cancel ו-Save — תיבת הדו-שיח נפתחת עם השעה הנוכחית כהתחלה ושעה אחת מאוחר יותר כסיום; התאימו את שתיהן לפעילות האמיתית.

אותה תיבת דו-שיח משמשת לעריכה. הקישו על כל שורה ברשימה כדי לפתוח אותה כעריכת רישום (Edit Entry) עם הערכים השמורים, שנו מה שצריך והקישו על שמור. לחיצה ארוכה על שורה מציגה תפריט קטן עם עריכה (Edit), שכפול (Duplicate) ומחיקה (Delete); החלקה מימין לשמאל על שורה גם מוחקת אותה, לאחר אישור שמזכיר את שם הרישום.

איך מחייבים שעות שנמדדו

יש שני נתיבים לאותה תוצאה. אפשר להתחיל מהמעקב ולתת לו לפתוח חשבונית חדשה, או להתחיל מעורך החשבונית ולמשוך פעילויות פנימה. באיזה תבחרו תלוי איפה אתם עומדים.

מהמעקב

הקישו על לחשבונית בשורת הכלים. תיבת הדו-שיח יצירת חשבונית (Create Invoice) מציגה כל פעילות שהסתיימה שעדיין לא בחשבונית, החדשה ביותר קודם, עם הלקוח, המשך והסכום.
סמנו את הפעילויות לחיוב. הכפתור בתחתית סופר אותן, לדוגמה יצירת חשבונית (2) (Create Invoice (2)).
הקישו על יצירת חשבונית (2). חשבונית חדשה נפתחת עם שורה אחת לכל פעילות כבר במקום.
בדקו את השורות, הוסיפו מע"מ אם אתם גובים, ואז הקישו על שמור טיוטה.

תיבת דו-שיח Create Invoice באפליקציית Invoice Flow מעל Time Tracker המציגה ארבע פעילויות שטרם חויבו עם שתי הרשומות Bramble share purchase agreement מסומנות וכפתור Create Invoice (2) — רק פעילויות פתוחות מוצעות; שתי הפעילויות של Bramble מסומנות, אלה של Tejo ו-Horizonte נשארות להמשך.

אם כל הפעילויות שסימנתם שייכות לאותו לקוח, הלקוח הזה נבחר מראש בחשבונית החדשה. ערבבו לקוחות והחשבונית נפתחת ללא לקוח, שאותו תצטרכו לבחור ידנית, כך שכדאי לסנן לפי לקוח אחד קודם.

מעורך החשבונית

צרו חשבונית חדשה ובחרו את הלקוח תחת בחר לקוח (Select client).
גללו אל פריטים (Line Items) והקישו על תגית זמן (Time) ליד מוצר / שירות (Product / Service).
בהוספת רשומות זמן (Add Time Entries), סמנו את הפעילויות והקישו על הוסף (2) (Add (2)).
המשיכו עם שאר החשבונית ושמרו.

עורך חשבונית באפליקציית Invoice Flow עם תיבת הדו-שיח Add Time Entries המציגה שתי פעילויות של Bramble & Co. Solicitors, שתיהן מסומנות, וכפתור Add (2) — עם לקוח נבחר, הבורר מסתיר פעילויות של לקוחות אחרים.

עורך חשבונית באפליקציית Invoice Flow המציג שני פריטי שורה מתויגים Time, Bramble share purchase agreement עם כמות 2.25 במחיר 55.00 עבור €123.75 וכמות 3.5 ב-55.00 עבור €192.50, עם סיכום ביניים וסך של €316.25 — כל פעילות הופכת לשורה עם שעות ככמות והתעריף כמחיר ליחידה.

הבורר של העורך מחמיר יותר מזה של המעקב: לאחר בחירת לקוח הוא מציג את הפעילויות הפתוחות של אותו לקוח בתוספת פעילויות ללא לקוח, ושום דבר אחר. אם אין מה להציג, מוצגת הודעה קצרה במקום תיבת דו-שיח ריקה, כגון אין רשומות עבור לקוח זה (2 עבור אחרים) (No entries for this client (2 for others)).

לכל שורה שנוצרת יש את הטקסט “שם פרויקט — תיאור” (או פשוט שירותים (Services) אם שניהם ריקים), את המשך בשעות מעוגל לשתי ספרות עשרוניות כ-כמות (Qty), את התעריף של הפעילות כ-מחיר (Price), ותגית זמן קטנה על הכרטיס. שיעור המס נשאר על אפס, כך שאינש מקישה על שדה האחוזים ומחילה 23% מע”מ על שורות עבור לקוחות פורטוגזים. אפשר לערוך את התיאור, הכמות והמחיר באופן חופשי לפני השמירה; הקישור בחזרה לפעילות שורד את העריכות.

מה קורה לפעילויות

דגל החיוב נקבע ברגע ששומרים את החשבונית, לא כשמסמנים פעילות בבורר. בטלו את העורך וכל פעילות שבחרתם נשארת פתוחה ושומרת על השעון האפור שלה. שמרו אותה, וכל פעילות מקושרת מסומנת כמחויבת, מקבלת וי ירוק במעקב, נעלמת משני הבוררים ומספירת התגית לחשבונית, וזוכרת לאיזו חשבונית היא נכנסה. מסך פרטי החשבונית מציג את הקשר מהצד השני: כרטיס רשומות זמן (Time Entries) בקרבת התחתית מציג את הפעילויות שחויבו על אותו מסמך עם המשך, התעריף והסכום שלהן במטבע החשבונית.

פרטי חשבונית באפליקציית Invoice Flow עבור IC-2026-034 המציגים סיכום ביניים של €200.00, מס €46.00, סך €246.00, תנאי תשלום, כרטיס Payments עם €246.00 נותרים וכרטיס Time Entries המפרט Wine export catalogue 3h 0m ב-€40.00/h עבור €120.00 ו-Website localisation 2h 0m ב-€40.00/h עבור €80.00 — לאחר השמירה, החשבונית נושאת רשימה משלה של הפעילויות שהיא מחייבת.

כללים ופרטים

פיצ’רים של Pro. התחלת טיימר, הוספה או עריכה ידנית של רשומה, שכפול רשומה, והשלב הסופי של לחשבונית דורשים כולם Pro או ניסיון פעיל; הקשה עליהם ללא גישה פותחת את מסך התשלום. צפייה ברשימה, סינון, השהיה, עצירת טיימר רץ ומחיקת רשומות עובדים בשכבה החינמית.

שום דבר לא חובה. לגיליון הטיימר ולתיבת הדו-שיח של הרשומה אין שדות חובה. פעילות ללא שם פרויקט וללא תיאור מציגה כותרת ריקה ברשימה, ותעריף ריק או לא מספרי נשמר כאפס, ובמקרה זה השורה מציגה משך בלבד ושורת החשבונית מקבלת מחיר של 0.

תעריפים הם לכל פעילות. התעריף השעתי מועתק לכל רשומה כשיוצרים אותה. שינוי דעת מאוחר יותר דורש עריכת הרשומה, או שורת החשבונית. אין תעריף שמור על הלקוח או על הפרויקט. המעקב אכן זוכר את התעריף האחרון שהקלדתם עד שעוזבים את המסך.

טיימרים שורדים הפעלה מחדש. טיימר רץ הוא שורה במסד הנתונים עם שעת התחלה; הנתון שחלף מחושב מחדש מהשעון, כך שסגירת האפליקציה או הפעלה מחדש של הטלפון לא מאבדת את הפעילות. טיימרים רצים אינם כלולים ברשימה, בשורת הסיכום ובשני בוררי החשבונית עד שעוצרים אותם.

משכים ידניים. תיבת הדו-שיח מחשבת סיום פחות התחלה באותו תאריך. אם שעת הסיום מוקדמת משעת ההתחלה, המשך נשמר כ-0 במקום להידחות, אז בדקו פעם נוספת פעילויות שחוצות חצות; פצלו אותן לשתי רשומות, אחת לכל יום.

שכפול. פעולת שכפול בלחיצה ארוכה מעתיקה לקוח, פרויקט, תיאור, תעריף ומשך לרשומה חדשה שמתחילה עכשיו, כך שהיא נופלת תחת היום. קישור הפרויקט מהתפריט הנפתח פרויקטים אינו מועתק.

מחיקה היא סופית. אין פח אשפה. מחיקת פעילות שחויבה לא נוגעת בחשבונית; השורה נשארת על המסמך, רק כרטיס רשומות הזמן בפרטי החשבונית מאבד את השורה.

קיבוץ וסינון. פעילויות מקובצות לפי תאריך ההתחלה שלהן: היום, אתמול, השבוע לכל דבר בן פחות משבעה ימים, ואז התאריך. לפי לקוח לא עושה כלום עד שיש לכם לקוח אחד לפחות, וברירת המחדל היא הראשון בסדר אלפביתי.

היכן	מה מוצג	כלל הלקוח
מעקב, לחשבונית	כל הפעילויות שהסתיימו וטרם חויבו	הלקוח נבחר מראש בחשבונית החדשה רק אם כל הפעילויות המסומנות שייכות לאותו לקוח
עורך, תגית זמן	פעילויות שהסתיימו וטרם חויבו	אם נבחר לקוח: הפעילויות של אותו לקוח ופעילויות ללא לקוח

טיפים

תנו שם לפרויקט בדיוק כפי שתרצו שיודפס. שורת החשבונית נבנית משם הפרויקט והתיאור מחוברים במקף, כך ש-"Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN" נקרא היטב על ה-PDF, בעוד "job 3 — misc" לא. תמיד אפשר להקליד מחדש את השורה בעורך, אבל מהיר יותר לכוון נכון כבר בגיליון.

סננו לפני שאתם מחייבים. הקישו על לפי לקוח, בחרו את הלקוח, וקראו את הרשימה פעם אחת; ואז פתחו לחשבונית וסמנו רק את השורות של אותו לקוח. תקבלו את הלקוח נבחר מראש בחשבונית ותימנעו ממסמך רב-לקוחות שצריך לפצל ידנית.

עגלו בעורך, לא במעקב. פעילות של 1h 35m הופכת לכמות של 1.58 שעות. אם אתם מחייבים ברבעי שעה, שנו את הכמות ל-1.75 בשורה; הפעילות שומרת על המשך האמיתי שלה עבור התיעוד שלכם.

השתמשו בטיימר שני עבור הפרעות במקום השהיה. השהיה לא מקצרת את המשך השמור, כך שטיימר מושהה מחייב יתר על המידה. עצירה והפעלה מחדש, או מדידת ההפרעה בנפרד תחת הלקוח האחר, שומרת על כל דקה מיוחסת נכון.

מדריכים קשורים

עורך החשבונית - פריטי שורה, שיעורי מס, הנחות ושמירה.
פרויקטים ואבני דרך - הפרויקטים שמופיעים בתפריט הנפתח פרויקטים של הטיימר.
הוצאות וקבלות - סוג אחר של רשומה הניתנת לחיוב שניתן למשוך לתוך חשבונית.