Guía de usuario

Control de tiempo y facturación por horas

Cronometra sesiones en vivo o regístralas a mano, fija una tarifa por hora y convierte las horas no facturadas en líneas de factura sin facturar nada dos veces.

Actualizado: 2026-09-09

Si vendes tu tiempo, la factura vale lo que valga el registro que hay detrás. El control de tiempo de Invoice Flow guarda ese registro en el teléfono: cada sesión de trabajo se almacena con su cliente, un nombre de proyecto, una descripción, una hora de inicio y otra de fin, y una tarifa por hora. Cuando llega el momento de facturar, eliges las sesiones, la app escribe una línea de factura por sesión con las horas como cantidad y la tarifa como precio, y las sesiones quedan marcadas como facturadas para que no puedan volver a elegirse nunca.

Esta guía sigue a Inês Carvalho, traductora autónoma en Lisboa que factura en euros. Cobra a Editora Horizonte 45 EUR la hora por traducción literaria, a Bramble & Co. Solicitors de Londres 55 EUR la hora por trabajo jurídico, y a Vinhos do Tejo 40 EUR la hora por textos de catálogo y web. Algunas sesiones las cronometra en vivo, otras las introduce después, y cada quince días convierte las horas abiertas en facturas.

Necesitas el control de tiempo siempre que tu precio se exprese por hora. Si presupuestas precios fijos por trabajo, aún puedes usarlo como registro privado de en qué se te fue el día, pero nada en la app te obliga.

Qué ves en la pantalla

El control de tiempo es una herramienta a pantalla completa, no una pestaña. Abre la pestaña Herramientas (Tools) de la barra inferior, busca bajo Productividad (Productivity) y toca la tarjeta azul Control de tiempo (Time Tracker). Desde el panel hay también un atajo: la ficha de acción rápida Temporizador (Timer) y, cuando hay un temporizador en marcha, una tarjeta Temporizador activo (Timer Running) que abre el control de tiempo al tocarla.

La pantalla tiene cuatro partes apiladas de arriba abajo:

La tarjeta del temporizador. Cuando no hay nada en marcha muestra 00:00:00 y dos botones, un Iniciar (Start) relleno y un Manual con contorno. Mientras hay temporizadores en marcha aparece una tarjeta teñida por temporizador, y los botones de debajo cambian a Añadir temporizador (Add Timer) y Manual.
Una franja de resumen con tres cifras del día en curso: tiempo total bajo Hoy (Today), dinero bajo Ganado (Earned) y el número de sesiones bajo Registros (Entries). Solo se cuentan las sesiones terminadas que empezaron hoy; un temporizador todavía en marcha no cuenta.
Una fila de filtros con las fichas Todas (All), Sin facturar (Uninvoiced) y Por cliente (By Client). Elegir Por cliente añade un desplegable con tus clientes a la derecha de las fichas.
La lista de sesiones, agrupada bajo Hoy, Ayer (Yesterday), Esta semana (This week) y, más atrás, la fecha del calendario. Cada fila muestra un icono redondo a la izquierda, el nombre del proyecto en negrita (o la descripción si no hay nombre de proyecto), luego el cliente, la duración y el dinero ganado, y la hora de inicio a la derecha.

En la barra superior está Por facturar (To Invoice) con una insignia roja. El número de la insignia es cuántas sesiones terminadas siguen sin facturarse, y es la cifra más útil de la pantalla cuando decides si hoy toca facturar.

Pantalla de control de tiempo de la app Invoice Flow con una tarjeta inactiva en 00:00:00, los botones Iniciar y Manual, un resumen de Hoy de 3h 50m y 2 registros, las fichas de filtro Todas, Sin facturar y Por cliente, y sesiones agrupadas bajo Hoy, Ayer y Esta semana con iconos de marca verde en las ya facturadas — Cuatro sesiones abiertas repartidas en dos días, dos facturadas con marcas verdes y una insignia de 4 en Por facturar.

El icono redondo de cada fila es la marca de facturado. Un reloj gris significa que la sesión sigue abierta y aparecerá en los selectores de factura. Una marca verde significa que ya se ha colocado en una factura guardada. No hay un interruptor de facturable aparte en un registro de tiempo: cada sesión terminada es facturable hasta que aterriza en una factura, y la única forma de mantener horas privadas fuera de los selectores es dejarlas sin marcar al seleccionar sesiones, o eliminarlas.

El control de tiempo muestra las ganancias con un signo de dólar y los campos de tarifa llevan un prefijo fijo $, sea cual sea la moneda de tu perfil. Las cifras son correctas: las 2h 45m de Inês a 45 se muestran como $123.75, y cuando esas horas llegan a una factura se valoran en euros. Trata el símbolo de esta pantalla como decoración y escribe la tarifa como un número sin más.

Cómo cronometrar una sesión en vivo

Arrancar un temporizador cuesta una sola hoja. Rellénala una vez y el control de tiempo recordará el cliente, el proyecto, la descripción y la tarifa para el siguiente temporizador que inicies en la misma visita.

Abre Herramientas y luego Control de tiempo.
Toca Iniciar en la tarjeta del temporizador. Se despliega la hoja Nuevo temporizador (New Timer).
Elige el Cliente (Client) en el desplegable, o déjalo en Sin cliente (No client) para trabajo no facturable.
Si has creado proyectos para este perfil, aparece también un desplegable Proyectos (Projects); elige uno para vincular la sesión, o deja No especificado (Not specified).
Escribe un nombre de Proyecto (Project) y una Descripción (Description) breve. Juntos formarán después el texto de la línea de factura, así que escríbelos como querrías que los leyera el cliente.
Introduce la Tarifa por hora (Hourly rate) como número, por ejemplo 55.
Toca el botón Iniciar del final de la hoja. El reloj arranca de inmediato.

Hoja inferior Nuevo temporizador de la app Invoice Flow con el cliente Bramble & Co. Solicitors, el proyecto Bramble share purchase agreement, la descripción Final proofread and terminology check, una tarifa por hora de 55 y un botón Iniciar — La hoja pide todo lo que necesitará después una línea de factura: quién, qué y a qué tarifa.

La tarjeta en marcha sustituye a la inactiva. Muestra el tiempo transcurrido en horas, minutos y segundos, el nombre del proyecto, el cliente y una cifra de ganado en vivo que sube según pasan los segundos. A la derecha hay dos botones redondos: pausa y un stop rojo.

Control de tiempo de la app Invoice Flow con una tarjeta de temporizador en marcha que marca 00:47:16 para A Casa do Rio chapters 7-9, Editora Horizonte, $35.45 ganados, con botones de pausa y stop, y los botones Añadir temporizador y Manual debajo — Cuarenta y siete minutos de una sesión de traducción; la cifra de ganado se actualiza cada segundo.

Toca el botón rojo de stop cuando termines. La app escribe la hora de fin y la duración, y la sesión cae en la lista bajo Hoy. Puedes tener más de un temporizador a la vez con Añadir temporizador, lo cual va bien cuando una llamada de un cliente interrumpe un trabajo de traducción: inicia un segundo temporizador para la llamada, párala cuando acabe y el primero sigue corriendo.

La pausa solo congela los dígitos en pantalla. La sesión conserva su hora de inicio original y, cuando tocas stop, la duración almacenada es el intervalo completo de inicio a parada, minutos de pausa incluidos. Si sales del control de tiempo y vuelves, la pausa se olvida y el contador se pone al día. Para un descanso de verdad, para el temporizador y arranca otro después, o corrige la hora de fin en el cuadro de edición.

Cómo registrar una sesión a mano

Las sesiones que olvidaste cronometrar, o el trabajo hecho lejos del teléfono, entran por el botón Manual.

Toca Manual en la tarjeta del temporizador (o debajo de las tarjetas en marcha). Se abre el cuadro Añadir registro (Add Entry).
Elige el Cliente y, si se muestra, el vínculo de Proyectos.
Rellena Nombre del proyecto (Project name), Descripción y Tarifa por hora.
Toca Fecha (Date) para elegir el día. El calendario admite cualquier fecha desde 2020 hasta mañana.
Toca Hora de inicio (Start time) y Hora de fin (End time) y ajusta ambas con el selector de reloj. La línea Duración (Duration) bajo los selectores se recalcula sobre la marcha.
Toca Guardar (Save).

Cuadro de diálogo Añadir registro de la app Invoice Flow con el cliente Editora Horizonte, el nombre de proyecto A Casa do Rio chapters 7-9, la descripción Editorial call with the publisher, tarifa por hora 45, fecha 9 sep 2026, filas de hora de inicio y de fin y una duración de 1h 00m, con los botones Cancelar y Guardar — El cuadro se abre con la hora actual como inicio y una hora después como fin; ajusta ambas para que coincidan con la sesión real.

El mismo cuadro sirve para editar. Toca cualquier fila de la lista para abrirla como Editar registro (Edit Entry) con los valores guardados, cambia lo que necesites y toca Guardar. Una pulsación larga sobre una fila muestra un pequeño menú con Editar (Edit), Duplicar (Duplicate) y Eliminar (Delete); un deslizamiento de derecha a izquierda sobre una fila también la elimina, tras una confirmación que nombra el registro.

Cómo facturar las horas registradas

Hay dos puertas al mismo resultado. Puedes partir del control de tiempo y dejar que abra una factura nueva, o partir del editor de facturas y traerte las sesiones. Cuál uses depende de dónde estés.

Desde el control de tiempo

Toca Por facturar en la barra superior. El cuadro Crear factura (Create Invoice) lista todas las sesiones terminadas que aún no están en una factura, de la más reciente a la más antigua, con el cliente, la duración y el importe.
Marca las sesiones a facturar. El botón del final las cuenta, por ejemplo Crear factura (2).
Toca Crear factura (2). Se abre una factura nueva con una línea por sesión ya colocada.
Revisa las líneas, añade el IVA si lo cobras y luego toca Guardar borrador (Save Draft).

Cuadro de diálogo Crear factura de la app Invoice Flow sobre el control de tiempo con cuatro sesiones sin facturar y las dos entradas de Bramble share purchase agreement marcadas y un botón Crear factura (2) — Solo se ofrecen las sesiones abiertas; las dos de Bramble están marcadas y las de Tejo y Horizonte quedan para después.

Si todas las sesiones que has marcado pertenecen al mismo cliente, ese cliente viene preseleccionado en la nueva factura. Mezcla clientes y la factura se abre sin cliente, que tendrás que elegir a mano, así que vale la pena filtrar primero por un cliente.

Desde el editor de facturas

Crea una factura nueva y elige el cliente en Seleccionar cliente (Select client).
Baja hasta Líneas de factura (Line Items) y toca la ficha Tiempo (Time) junto a Producto / Servicio.
En Añadir registros de tiempo (Add Time Entries), marca las sesiones y toca Añadir (2).
Continúa con el resto de la factura y guarda.

Editor de facturas de la app Invoice Flow con el cuadro Añadir registros de tiempo mostrando dos sesiones de Bramble & Co. Solicitors, ambas marcadas, y un botón Añadir (2) — Con un cliente elegido, el selector oculta las sesiones de los demás clientes.

Editor de facturas de la app Invoice Flow con dos líneas etiquetadas como Tiempo, Bramble share purchase agreement con cantidad 2,25 a un precio de 55,00 por 123,75 € y cantidad 3,5 a 55,00 por 192,50 €, con un subtotal y un total de 316,25 € — Cada sesión se convierte en una línea con las horas como cantidad y la tarifa como precio unitario.

El selector del editor es más estricto que el del control de tiempo: una vez elegido un cliente, muestra las sesiones abiertas de ese cliente más las sesiones sin cliente, y nada más. Si no hay nada que mostrar, aparece un mensaje breve en lugar de un cuadro vacío, como No hay registros para este cliente (2 para otros).

Cada línea generada lleva el texto «Nombre del proyecto — Descripción» (o solo Servicios si ambos estaban vacíos), la duración en horas redondeada a dos decimales como Cant. (Qty), la tarifa de la sesión como Precio (Price) y una pequeña etiqueta Tiempo en la tarjeta. El tipo impositivo se deja en cero, así que Inês toca el campo de porcentaje y aplica un 23% de IVA en las líneas de clientes portugueses. Puedes editar libremente la descripción, la cantidad y el precio antes de guardar; el vínculo con la sesión sobrevive a las ediciones.

Qué les ocurre a las sesiones

La marca de facturado se pone en el momento en que se guarda la factura, no cuando marcas una sesión en un selector. Cancela el editor y todas las sesiones que seleccionaste siguen abiertas y conservan su reloj gris. Guárdalo y cada sesión vinculada queda marcada como facturada, recibe una marca verde en el control de tiempo, desaparece de ambos selectores y del recuento de la insignia Por facturar, y recuerda en qué factura acabó. La pantalla de detalle de la factura muestra la conexión desde el otro lado: una tarjeta Registro de tiempo (Time Entries) cerca del final lista las sesiones facturadas en ese documento con su duración, tarifa e importe en la moneda de la factura.

Detalle de la factura IC-2026-034 en la app Invoice Flow con un subtotal de 200,00 €, impuesto 46,00 €, total 246,00 €, condiciones de pago, una tarjeta Pagos con 246,00 € restantes y una tarjeta Registro de tiempo con Wine export catalogue 3h 0m a 40,00 €/h por 120,00 € y Website localisation 2h 0m a 40,00 €/h por 80,00 € — Tras guardar, la factura lleva su propia lista de las sesiones que factura.

Reglas y detalles

Funciones Pro. Iniciar un temporizador, añadir o editar un registro a mano, duplicar un registro y el paso final de Por facturar requieren Pro o una prueba activa; tocarlos sin acceso abre el muro de pago. Mirar la lista, filtrar, pausar, parar un temporizador en marcha y eliminar registros funcionan en el plan gratuito.

Nada es obligatorio. La hoja del temporizador y el cuadro de registro no tienen campos obligatorios. Una sesión sin nombre de proyecto ni descripción muestra un título vacío en la lista, y una tarifa vacía o no numérica se guarda como cero, en cuyo caso la fila muestra solo la duración y la línea de factura recibe un precio de 0.

Las tarifas son por sesión. La tarifa por hora se copia en cada registro cuando lo creas. Cambiar de idea después significa editar el registro, o la línea de la factura. No hay una tarifa guardada en el cliente ni en el proyecto. El control de tiempo sí recuerda la última tarifa que escribiste hasta que sales de la pantalla.

Los temporizadores sobreviven a los reinicios. Un temporizador en marcha es una fila de la base de datos con una hora de inicio; el tiempo transcurrido se recalcula a partir del reloj, así que cerrar la app o reiniciar el teléfono no pierde la sesión. Los temporizadores en marcha quedan excluidos de la lista, de la franja de resumen y de ambos selectores de factura hasta que los paras.

Duraciones manuales. El cuadro calcula fin menos inicio en la misma fecha. Si la hora de fin es anterior a la de inicio, la duración se guarda como 0 en lugar de rechazarse, así que revisa bien las sesiones nocturnas; divídelas en dos registros, uno por día.

Duplicar. La acción Duplicar de la pulsación larga copia cliente, proyecto, descripción, tarifa y duración en un registro nuevo que empieza ahora, así que aterriza bajo Hoy. El vínculo de proyecto del desplegable Proyectos no se copia.

Eliminar es permanente. No hay papelera. Eliminar una sesión facturada no toca la factura; la línea se queda en el documento, solo la tarjeta Registro de tiempo del detalle de la factura pierde la fila.

Agrupación y filtros. Las sesiones se agrupan por su fecha de inicio: Hoy, Ayer, Esta semana para lo que tenga menos de siete días, y después la fecha. Por cliente no hace nada hasta que tienes al menos un cliente y usa por defecto el primero por orden alfabético.

Dónde	Qué lista	Regla de cliente
Control de tiempo, Por facturar	Todas las sesiones terminadas y sin facturar	El cliente se preselecciona en la nueva factura solo si todas las sesiones marcadas comparten un cliente
Editor, ficha Tiempo	Sesiones terminadas y sin facturar	Si hay un cliente elegido: las sesiones de ese cliente y las sesiones sin cliente

Consejos

Nombra el proyecto como quieres que se imprima. La línea de factura se construye con el nombre del proyecto y la descripción unidos por un guion, así que «Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN» se lee bien en el PDF, mientras que «trabajo 3 — varios» no. Siempre puedes reescribir la línea en el editor, pero es más rápido acertar ya en la hoja.

Filtra antes de facturar. Toca Por cliente, elige el cliente y lee la lista una vez; después abre Por facturar y marca solo las filas de ese cliente. Conseguirás el cliente preseleccionado en la factura y evitarás un documento con clientes mezclados que hay que dividir a mano.

Redondea en el editor, no en el control de tiempo. Una sesión de 1h 35m se convierte en una cantidad de 1,58 horas. Si facturas por cuartos de hora, cambia la cantidad a 1,75 en la línea; la sesión conserva su duración real para tus propios registros.

Usa un segundo temporizador para las interrupciones en lugar de pausar. La pausa no acorta la duración almacenada, así que un temporizador pausado sobrefactura. Parar y volver a arrancar, o cronometrar la interrupción aparte bajo el otro cliente, mantiene cada minuto correctamente atribuido.

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