Gebruikershandleiding

Tijdregistratie en facturering per uur

Klok werksessies live of leg ze met de hand vast, stel per sessie een uurtarief in en zet open uren om in factuurregels.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Verkoop je je tijd, dan is de factuur niet beter dan de registratie erachter. De tijdregistratie van Invoice Flow houdt die registratie op de telefoon bij: elke werksessie wordt bewaard met de klant, een projectnaam, een omschrijving, een begin- en eindtijd en een uurtarief. Is het tijd om te factureren, dan kies je de sessies, schrijft de app één factuurregel per sessie met de uren als aantal en het tarief als prijs, en worden de sessies als gefactureerd gemarkeerd zodat ze nooit opnieuw gekozen kunnen worden.

Deze gids volgt Inês Carvalho, een freelance vertaler in Lissabon die in euro’s factureert. Ze rekent Editora Horizonte EUR 45 per uur voor literair vertaalwerk, Bramble & Co. Solicitors in Londen EUR 55 per uur voor juridisch werk, en Vinhos do Tejo EUR 40 per uur voor catalogus- en websiteteksten. Sommige sessies klokt ze live, andere voert ze achteraf in, en eens per twee weken zet ze de open uren om in facturen.

Je hebt de tijdregistratie nodig zodra je prijs per uur is uitgedrukt. Reken je vaste prijzen per klus, dan kun je hem nog steeds als privélogboek gebruiken van waar de dag is gebleven, maar niets in de app verplicht je daartoe.

Wat je op het scherm ziet

De tijdregistratie is een schermvullend hulpmiddel, geen tabblad. Open het tabblad Hulpmiddelen in de onderste balk, kijk onder Productiviteit en tik op de blauwe kaart Tijdregistratie. Vanaf het dashboard is er ook een snelkoppeling: de snelle-actiechip Timer, en, wanneer er een timer loopt, een kaart Timer actief die de tijdregistratie opent zodra je erop tikt.

Het scherm bestaat van boven naar beneden uit vier delen:

• De timerkaart. Loopt er niets, dan toont hij 00:00:00 en twee knoppen: een gevulde Starten en een omlijnde Handmatig. Terwijl er timers lopen, is er één getinte kaart per timer, en veranderen de knoppen eronder in Timer toevoegen en Handmatig.
• Een samenvattingsstrook met drie cijfers voor de huidige dag: de totale tijd onder Vandaag, het geld onder Verdiend en het aantal sessies onder Registraties. Alleen afgeronde sessies die vandaag zijn begonnen tellen mee; een timer die nog loopt niet.
• Een filterrij met de chips Alle, Niet gefactureerd en Per klant. Kies je Per klant, dan komt er rechts van de chips een keuzelijst met je klanten bij.
• De sessielijst, gegroepeerd onder Vandaag, Gisteren, Deze week en, verder terug, de kalenderdatum. Elke rij toont links een rond pictogram, de projectnaam vet (of de omschrijving als er geen projectnaam is), daarna de klant, de duur en het verdiende bedrag, en rechts de begintijd.

In de appbalk staat Te factureren met een rood label. Het getal in dat label is het aantal afgeronde sessies dat nog niet is gefactureerd, en het is het nuttigste cijfer op dit scherm wanneer je bepaalt of het factuurdag is.

Het ronde pictogram op elke rij is de factuurvlag. Een grijze klok betekent dat de sessie nog openstaat en in de factuurkiezers verschijnt. Een groen vinkje betekent dat hij al op een opgeslagen factuur staat. Er is geen aparte schakelaar voor factureerbaar op een tijdregistratie: elke afgeronde sessie is factureerbaar tot hij op een factuur belandt, en de enige manier om privé-uren buiten de kiezers te houden, is ze niet selecteren of ze verwijderen.

Zo klok je een sessie live

Een timer starten kost één blad. Vul het één keer in en de tijdregistratie onthoudt de klant, het project, de omschrijving en het tarief voor de volgende timer die je in hetzelfde bezoek start.

1. Open Hulpmiddelen en daarna Tijdregistratie.
2. Tik op Starten op de timerkaart. Het blad Nieuwe timer (New Timer) schuift omhoog.
3. Kies de Klant in de keuzelijst, of laat hem op Geen klant staan voor niet-factureerbaar werk.
4. Heb je voor dit profiel projecten aangemaakt, dan verschijnt er ook een keuzelijst Projecten; kies er een om de sessie te koppelen, of laat Niet opgegeven staan.
5. Typ een Projectnaam en een korte Omschrijving. Samen worden ze later de tekst van de factuurregel, dus schrijf ze zoals je wilt dat de klant ze leest.
6. Voer het Uurtarief (Hourly rate) als getal in, bijvoorbeeld 55.
7. Tik op de knop Starten onderaan het blad. De klok begint meteen te lopen.

De lopende kaart vervangt de stilstaande kaart. Hij toont de verstreken tijd in uren, minuten en seconden, de projectnaam, de klant en een live bedrag bij verdiend dat oploopt terwijl de seconden verstrijken. Rechts staan twee ronde knoppen: pauze en een rode stop.

Tik op de rode stopknop als je klaar bent. De app schrijft de eindtijd en de duur weg, en de sessie zakt in de lijst onder Vandaag. Je kunt meerdere timers tegelijk laten lopen met Timer toevoegen, wat handig is wanneer een telefoontje van een klant een vertaalklus onderbreekt: start een tweede timer voor het gesprek, stop hem als het gesprek is afgelopen, en de eerste loopt gewoon door.

Zo leg je een sessie met de hand vast

Sessies die je vergat te klokken, of werk dat je zonder telefoon deed, gaan erin via de knop Handmatig.

1. Tik op Handmatig op de timerkaart (of onder de lopende kaarten). Het dialoogvenster Registratie toevoegen (Add Entry) opent.
2. Kies de Klant en, indien getoond, de koppeling bij Projecten.
3. Vul Projectnaam, Omschrijving en Uurtarief in.
4. Tik op Datum om de dag te kiezen. De kalender staat elke datum toe van 2020 tot en met morgen.
5. Tik op Starttijd en Eindtijd en stel beide in met de klokkiezer. De regel Duur onder de kiezers rekent onderweg mee.
6. Tik op Opslaan.

Hetzelfde venster wordt gebruikt om te bewerken. Tik op een rij in de lijst om die als Registratie bewerken met de opgeslagen waarden te openen, wijzig wat nodig is en tik op Opslaan. Een lange druk op een rij toont een klein menu met Bewerken, Dupliceren en Verwijderen; een veeg van rechts naar links op een rij verwijdert hem ook, na een bevestiging die de registratie bij naam noemt.

Zo factureer je geregistreerde uren

Er zijn twee deuren naar hetzelfde resultaat. Je kunt vanuit de tijdregistratie beginnen en die een nieuwe factuur laten openen, of vanuit de factuureditor beginnen en sessies erbij halen. Welke je gebruikt, hangt af van waar je staat.

Vanuit de tijdregistratie

1. Tik op Te factureren in de appbalk. Het dialoogvenster Factuur maken (Create Invoice) toont elke afgeronde sessie die nog niet op een factuur staat, nieuwste eerst, met de klant, duur en het bedrag.
2. Vink de te factureren sessies aan. De knop onderaan telt ze, bijvoorbeeld Factuur maken (2).
3. Tik op Factuur maken (2). Er opent een nieuwe factuur met per sessie al een regel.
4. Controleer de regels, voeg btw toe als je die rekent, en tik daarna op Concept opslaan.

Horen alle aangevinkte sessies bij dezelfde klant, dan is die klant op de nieuwe factuur al gekozen. Meng je klanten, dan opent de factuur zonder klant, die je dan met de hand moet kiezen; het loont dus eerst op één klant te filteren.

Vanuit de factuureditor

1. Maak een nieuwe factuur en kies de klant onder Klant selecteren.
2. Scrol naar Regels en tik op de chip Tijd naast Product / Dienst.
3. Vink in Tijdregistraties toevoegen (Add Time Entries) de sessies aan en tik op Toevoegen (2).
4. Ga verder met de rest van de factuur en sla op.

De kiezer in de editor is strenger dan die in de tijdregistratie: zodra er een klant is gekozen, toont hij de open sessies van die klant plus sessies zonder klant, en niets anders. Is er niets te tonen, dan krijg je in plaats van een leeg venster een korte melding, zoals Geen registraties voor deze klant (2 voor anderen).

Elke gegenereerde regel krijgt de tekst “Projectnaam — Omschrijving” (of alleen Diensten als beide leeg waren), de duur in uren afgerond op twee decimalen als Aantal, het tarief van de sessie als Prijs, en een klein label Tijd op de kaart. Het btw-tarief blijft op nul, dus Inês tikt op het procentveld en past 23% btw toe op regels voor Portugese klanten. Je kunt de omschrijving, het aantal en de prijs vóór het opslaan vrij bewerken; de koppeling terug naar de sessie overleeft die bewerkingen.

Wat er met de sessies gebeurt

De factuurvlag wordt gezet op het moment dat de factuur wordt opgeslagen, niet wanneer je een sessie in een kiezer aanvinkt. Annuleer je de editor, dan blijft elke geselecteerde sessie open met zijn grijze klok. Sla je op, dan wordt elke gekoppelde sessie als gefactureerd gemarkeerd, krijgt hij een groen vinkje in de tijdregistratie, verdwijnt hij uit beide kiezers en uit het aantal bij Te factureren, en onthoudt hij op welke factuur hij is beland. Het factuurdetailscherm toont de verbinding van de andere kant: een kaart Tijdsregistratie onderaan toont de sessies die op dat document zijn gefactureerd met hun duur, tarief en bedrag in de factuurvaluta.

Regels en details

Pro-functies. Een timer starten, een registratie met de hand toevoegen of bewerken, een registratie dupliceren en de laatste stap van Te factureren vereisen allemaal Pro of een actieve proefperiode; erop tikken zonder toegang opent de betaalmuur. De lijst bekijken, filteren, pauzeren, een lopende timer stoppen en registraties verwijderen werken in het gratis niveau.

Niets is verplicht. Het timerblad en het registratievenster hebben geen verplichte velden. Een sessie zonder projectnaam en zonder omschrijving toont een lege titel in de lijst, en een leeg of niet-numeriek tarief wordt als nul opgeslagen; de rij toont dan alleen de duur en de factuurregel krijgt een prijs van 0.

Tarieven gelden per sessie. Het uurtarief wordt bij het aanmaken naar elke registratie gekopieerd. Verander je later van gedachten, dan bewerk je de registratie of de factuurregel. Er wordt geen tarief op de klant of het project bewaard. De tijdregistratie onthoudt wel het laatst getypte tarief tot je het scherm verlaat.

Timers overleven herstarts. Een lopende timer is een databaserij met een begintijd; de verstreken tijd wordt uit de klok herberekend, dus de app sluiten of de telefoon opnieuw opstarten verliest de sessie niet. Lopende timers blijven buiten de lijst, de samenvattingsstrook en beide factuurkiezers tot je ze stopt.

Handmatige duur. Het venster rekent einde min start op dezelfde datum. Ligt de eindtijd vóór de begintijd, dan wordt de duur als 0 opgeslagen in plaats van geweigerd, dus controleer sessies over middernacht extra goed; splits ze in twee registraties, één per dag.

Dupliceren. De actie Dupliceren bij een lange druk kopieert klant, project, omschrijving, tarief en duur naar een nieuwe registratie die nu begint, zodat die onder Vandaag belandt. De projectkoppeling uit de keuzelijst Projecten wordt niet meegekopieerd.

Verwijderen is definitief. Er is geen prullenbak. Een gefactureerde sessie verwijderen raakt de factuur niet; de regel blijft op het document staan, alleen de kaart Tijdsregistratie op het factuurdetail verliest de rij.

Groeperen en filteren. Sessies worden gegroepeerd op begindatum: Vandaag, Gisteren, Deze week voor alles jonger dan zeven dagen, daarna de datum. Per klant doet niets tot je minstens één klant hebt en kiest standaard de alfabetisch eerste.

Tips

Verwante gidsen

• Factuureditor - regels, btw-tarieven, kortingen en opslaan.
• Projecten en mijlpalen - de projecten die in de keuzelijst Projecten van de timer verschijnen.
• Uitgaven en bonnen - het andere soort factureerbare registratie dat in een factuur kan worden getrokken.