Kullanım kılavuzu

Zaman takibi ve saatlik faturalama

Çalışma oturumlarını canlı ölçün ya da elle girin, oturum başına saatlik ücret belirleyin ve faturalanmamış saatleri hiçbir şeyi iki kez faturalamadan fatura kalemine dönüştürün.

Güncellendi: 2026-09-09

Zamanınızı satıyorsanız, fatura ancak arkasındaki kayıt kadar sağlamdır. Invoice Flow’un Zaman Takibi bu kaydı telefonda tutar: her çalışma oturumu müşterisi, proje adı, açıklaması, başlangıç ve bitiş saati ve saatlik ücretiyle saklanır. Faturalama zamanı geldiğinde oturumları seçersiniz, uygulama her oturum için miktarı saat, fiyatı ücret olan bir fatura kalemi yazar ve oturumlar faturalandı olarak işaretlenir, böylece bir daha asla seçilemezler.

Bu rehber, Lizbon’da yaşayan ve avro ile fatura kesen serbest çevirmen Inês Carvalho’yu izliyor. Editora Horizonte’ye edebi çeviri için saati 45 EUR, Londra’daki Bramble & Co. Solicitors’a hukuki işler için saati 55 EUR ve Vinhos do Tejo’ya katalog ve web sitesi metinleri için saati 40 EUR hesaplıyor. Bazı oturumları canlı ölçüyor, bazılarını sonradan giriyor ve iki haftada bir açık saatleri faturaya dönüştürüyor.

Fiyatınız saat başına ifade ediliyorsa bu araca ihtiyacınız var demektir. İş başına sabit fiyat veriyorsanız yine de günün nereye gittiğini gösteren özel bir günlük olarak kullanabilirsiniz, ama uygulamada sizi buna zorlayan bir şey yok.

Ekranda ne görüyorsunuz

Zaman takibi bir sekme değil, tam ekran bir araçtır. Alt çubuktaki Araçlar sekmesini açın, Verimlilik başlığının altına bakın ve mavi Zaman Takibi kartına dokunun. Panodan da bir kısayol vardır: Zamanlayıcı etiketli hızlı işlem çipi ve bir zamanlayıcı çalışırken dokunulduğunda zaman takibini açan Zamanlayıcı çalışıyor kartı.

Ekran yukarıdan aşağıya dört bölümden oluşur:

• Zamanlayıcı kartı. Hiçbir şey çalışmıyorken 00:00:00 ile birlikte iki düğme gösterir: dolgulu bir Başlat ve çerçeveli bir Manuel. Zamanlayıcılar çalışırken her zamanlayıcı için renkli bir kart olur ve altlarındaki düğmeler Zamanlayıcı Ekle ve Manuel olarak değişir.
• Geçerli gün için üç rakam içeren bir özet şeridi: Bugün altında toplam süre, Kazanılan altında para ve Kayıtlar altında oturum sayısı. Yalnızca bugün başlamış, tamamlanmış oturumlar sayılır; hâlâ çalışan bir zamanlayıcı sayılmaz.
• Tümü, Faturalanmamış ve Müşteriye Göre çiplerinden oluşan bir filtre satırı. Müşteriye Göre seçildiğinde çiplerin sağına müşterilerinizin açılır listesi eklenir.
• Bugün, Dün, Bu hafta ve daha geriye gidildiğinde takvim tarihi altında gruplanan oturum listesi. Her satır solda yuvarlak bir simge, kalın yazıyla proje adı (proje adı yoksa açıklama), ardından müşteri, süre ve kazanılan para ve sağda başlangıç saatini gösterir.

Uygulama çubuğunda kırmızı rozetli Faturala düğmesi durur. Rozetteki sayı, tamamlanmış ama henüz faturalanmamış oturum sayısıdır ve faturalama günü olup olmadığına karar verirken ekrandaki en yararlı rakamdır.

Her satırdaki yuvarlak simge faturalandı işaretidir. Gri bir saat, oturumun hâlâ açık olduğunu ve fatura seçicilerinde görüneceğini gösterir. Yeşil bir onay işareti, oturumun kaydedilmiş bir faturaya yerleştirildiğini gösterir. Zaman kaydında ayrı bir faturalanabilir anahtarı yoktur: tamamlanan her oturum bir faturaya düşene kadar faturalanabilirdir ve özel saatleri seçicilerin dışında tutmanın tek yolu, oturumları seçerken onları işaretlememek veya silmektir.

Bir oturum canlı olarak nasıl ölçülür

Zamanlayıcı başlatmak tek bir sayfa alır. Bir kez doldurun; zaman takibi, aynı ziyarette başlattığınız sonraki zamanlayıcı için müşteriyi, projeyi, açıklamayı ve ücreti hatırlar.

1. Araçlar ekranını, ardından Zaman Takibi aracını açın.
2. Zamanlayıcı kartındaki Başlat düğmesine dokunun. Yeni Zamanlayıcı sayfası yukarı kayar.
3. Açılır listeden Müşteri seçin veya faturalanmayan işler için Müşteri yok seçeneğinde bırakın.
4. Bu profil için proje oluşturduysanız bir Projeler açılır listesi de görünür; oturumu bağlamak için bir proje seçin ya da Belirtilmedi olarak bırakın.
5. Bir Proje adı ve kısa bir Açıklama yazın. İkisi birlikte daha sonra fatura kalemi metnini oluşturur, bu yüzden müşterinin okumasını isteyeceğiniz gibi yazın.
6. Saatlik ücret alanına sayı olarak, örneğin 55 girin.
7. Sayfanın altındaki Başlat düğmesine dokunun. Saat hemen işlemeye başlar.

Çalışan kart, boştaki kartın yerini alır. Geçen süreyi saat, dakika ve saniye olarak, proje adını, müşteriyi ve saniyeler geçtikçe yükselen canlı bir kazanılan rakamını gösterir. Sağda iki yuvarlak düğme durur: duraklat ve kırmızı durdur.

İşiniz bittiğinde kırmızı durdurma düğmesine dokunun. Uygulama bitiş saatini ve süreyi yazar ve oturum listede Bugün altına düşer. Zamanlayıcı Ekle ile aynı anda birden fazla zamanlayıcı çalıştırabilirsiniz; bir müşteri araması bir çeviri işini böldüğünde bu çok işe yarar: arama için ikinci bir zamanlayıcı başlatın, arama bitince durdurun, ilki çalışmaya devam etsin.

Bir oturum elle nasıl kaydedilir

Ölçmeyi unuttuğunuz oturumlar veya telefondan uzakta yapılan işler Manuel düğmesinden girilir.

1. Zamanlayıcı kartındaki (veya çalışan kartların altındaki) Manuel düğmesine dokunun. Kayıt Ekle iletişim kutusu açılır.
2. Müşteri seçin ve gösteriliyorsa Projeler bağlantısını belirleyin.
3. Proje adı, Açıklama ve Saatlik ücret alanlarını doldurun.
4. Günü seçmek için Tarih satırına dokunun. Takvim, 2020'den yarına kadar her tarihe izin verir.
5. Başlangıç saati ve Bitiş saati satırlarına dokunup ikisini de saat seçiciyle ayarlayın. Seçicilerin altındaki Süre satırı siz ilerledikçe yeniden hesaplanır.
6. Kaydet düğmesine dokunun.

Aynı iletişim kutusu düzenleme için de kullanılır. Listedeki herhangi bir satıra dokunarak kutuyu saklanan değerlerle Kaydı Düzenle olarak açın, gerekeni değiştirin ve Kaydet düğmesine dokunun. Bir satıra uzun basmak Düzenle, Çoğalt ve Sil seçeneklerinden oluşan küçük bir menü gösterir; satırı sağdan sola kaydırmak da kaydı, adını belirten bir onaydan sonra siler.

Ölçülen saatler nasıl faturalanır

Aynı sonuca açılan iki kapı vardır. Zaman takibinden başlayıp yeni bir fatura açmasını sağlayabilir ya da fatura düzenleyiciden başlayıp oturumları içeri çekebilirsiniz. Hangisini kullanacağınız nerede durduğunuza bağlıdır.

Zaman takibinden

1. Uygulama çubuğundaki Faturala düğmesine dokunun. Fatura Oluştur iletişim kutusu, henüz bir faturada olmayan tamamlanmış her oturumu en yeniden başlayarak müşterisi, süresi ve tutarıyla listeler.
2. Faturalanacak oturumları işaretleyin. Alttaki düğme bunları sayar, örneğin Fatura Oluştur (2).
3. Fatura Oluştur (2) düğmesine dokunun. Her oturum için bir kalemin hazır olduğu yeni bir fatura açılır.
4. Kalemleri kontrol edin, KDV alıyorsanız ekleyin ve ardından Taslak Kaydet düğmesine dokunun.

İşaretlediğiniz her oturum aynı müşteriye aitse, o müşteri yeni faturada önceden seçili gelir. Müşterileri karıştırırsanız fatura müşterisiz açılır ve müşteriyi elle seçmeniz gerekir; bu yüzden önce tek bir müşteriye göre filtrelemekte fayda vardır.

Fatura düzenleyiciden

1. Yeni bir fatura oluşturun ve Müşteri seç altından müşteriyi seçin.
2. Kalemler bölümüne kaydırın ve Ürün / Hizmet yanındaki Zaman çipine dokunun.
3. Zaman Kayıtları Ekle içinde oturumları işaretleyin ve Ekle (2) düğmesine dokunun.
4. Faturanın geri kalanıyla devam edin ve kaydedin.

Düzenleyicinin seçicisi, zaman takibinin seçicisinden daha katıdır: bir müşteri seçildiğinde o müşterinin açık oturumlarını artı müşterisi olmayan oturumları gösterir, başka bir şey göstermez. Gösterilecek bir şey yoksa boş bir iletişim kutusu yerine kısa bir mesaj alırsınız, örneğin Bu müşteri için kayıt yok (diğerleri için 2).

Oluşturulan her kalem “Proje adı — Açıklama” metnini (ikisi de boşsa yalnızca Hizmetler), iki ondalığa yuvarlanmış saat cinsinden süreyi Adet olarak, oturumun ücretini Fiyat olarak ve kartın üzerinde küçük bir Zaman etiketini taşır. Vergi oranı sıfır bırakılır, bu yüzden Inês yüzde alanına dokunup Portekizli müşterilerin kalemlerine %23 KDV uygular. Kaydetmeden önce açıklamayı, miktarı ve fiyatı serbestçe düzenleyebilirsiniz; oturuma geri giden bağlantı bu düzenlemelerden etkilenmez.

Oturumlara ne olur

Faturalandı işareti, bir seçicide oturumu işaretlediğinizde değil, fatura kaydedildiği anda konur. Düzenleyiciyi iptal ederseniz seçtiğiniz her oturum açık kalır ve gri saatini korur. Kaydederseniz bağlı her oturum faturalandı olarak işaretlenir, zaman takibinde yeşil bir onay işareti alır, her iki seçiciden ve Faturala rozetinin sayısından kaybolur ve hangi faturaya gittiğini hatırlar. Fatura ayrıntı ekranı bağlantıyı diğer taraftan gösterir: en alta yakın bir Zaman Kayıtları kartı, o belgede faturalanan oturumları süresi, ücreti ve fatura para birimindeki tutarıyla listeler.

Kurallar ve ayrıntılar

Pro özellikleri. Zamanlayıcı başlatmak, elle kayıt eklemek veya düzenlemek, bir kaydı çoğaltmak ve Faturala işleminin son adımı Pro ya da etkin bir deneme gerektirir; erişiminiz yokken bunlara dokunmak ödeme ekranını açar. Listeye bakmak, filtrelemek, duraklatmak, çalışan bir zamanlayıcıyı durdurmak ve kayıt silmek ücretsiz katmanda çalışır.

Hiçbir şey zorunlu değildir. Zamanlayıcı sayfasında ve kayıt iletişim kutusunda zorunlu alan yoktur. Ne proje adı ne açıklama içeren bir oturum listede boş başlıkla görünür; boş veya sayısal olmayan bir ücret sıfır olarak saklanır, bu durumda satır yalnızca süreyi gösterir ve fatura kaleminin fiyatı 0 olur.

Ücretler oturum başınadır. Saatlik ücret, oturumu oluşturduğunuzda her kayda kopyalanır. Sonradan fikir değiştirmek, kaydı ya da fatura kalemini düzenlemek demektir. Müşteride veya projede saklanan bir ücret yoktur. Zaman takibi, ekrandan çıkana kadar yazdığınız son ücreti hatırlar.

Zamanlayıcılar yeniden başlatmalara dayanır. Çalışan bir zamanlayıcı, başlangıç saati olan bir veritabanı satırıdır; geçen süre saatten yeniden hesaplanır, bu yüzden uygulamayı kapatmak veya telefonu yeniden başlatmak oturumu kaybettirmez. Çalışan zamanlayıcılar, siz onları durdurana kadar listenin, özet şeridinin ve her iki fatura seçicisinin dışında tutulur.

Manuel süreler. İletişim kutusu, aynı tarih içinde bitişten başlangıcı çıkarır. Bitiş saati başlangıç saatinden önceyse süre reddedilmez, 0 olarak saklanır; bu yüzden gece boyu süren oturumları iki kez kontrol edin ve her gün için bir tane olacak şekilde iki kayda bölün.

Çoğalt. Uzun basma menüsündeki Çoğalt işlemi; müşteriyi, projeyi, açıklamayı, ücreti ve süreyi şimdi başlayan yeni bir kayda kopyalar, dolayısıyla kayıt Bugün altına düşer. Projeler açılır listesinden gelen proje bağlantısı kopyalanmaz.

Silme kalıcıdır. Çöp kutusu yoktur. Faturalanmış bir oturumu silmek faturaya dokunmaz; kalem belgede kalır, yalnızca fatura ayrıntısındaki Zaman Kayıtları kartı o satırı kaybeder.

Gruplama ve filtreler. Oturumlar başlangıç tarihine göre gruplanır: yedi günden yeni her şey için Bugün, Dün, Bu hafta, ardından tarih. Müşteriye Göre, en az bir müşteriniz olana kadar bir şey yapmaz ve varsayılan olarak alfabetik sıradaki ilk müşteriyi seçer.

İpuçları

İlgili rehberler

• Fatura düzenleyici - kalemler, vergi oranları, indirimler ve kaydetme.
• Projeler ve kilometre taşları - zamanlayıcının Projeler açılır listesinde görünen projeler.
• Giderler ve fişler - faturaya çekilebilen diğer faturalanabilir kayıt türü.