Οδηγός χρήσης

Καταγραφή χρόνου και ωριαία χρέωση

Χρονομετρήστε ζωντανά ή καταχωρίστε ώρες με το χέρι, ορίστε ωριαία χρέωση ανά συνεδρία και μετατρέψτε τις ώρες σε γραμμές τιμολογίου χωρίς διπλοχρέωση.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Αν πουλάτε τον χρόνο σας, το τιμολόγιο αξίζει όσο και η καταγραφή που κρύβεται πίσω του. Η Καταγραφή χρόνου του Invoice Flow κρατά αυτή την καταγραφή στο κινητό: κάθε συνεδρία εργασίας αποθηκεύεται με τον πελάτη της, ένα όνομα έργου, μια περιγραφή, ώρα έναρξης και λήξης και μια ωριαία χρέωση. Όταν έρθει η ώρα της χρέωσης, επιλέγετε τις συνεδρίες, η εφαρμογή γράφει μία γραμμή τιμολογίου ανά συνεδρία με τις ώρες ως ποσότητα και τη χρέωση ως τιμή, και οι συνεδρίες σημειώνονται ως τιμολογημένες, ώστε να μην μπορούν ποτέ να επιλεγούν ξανά.

Αυτός ο οδηγός ακολουθεί την Inês Carvalho, ελεύθερη επαγγελματία μεταφράστρια στη Λισαβόνα που τιμολογεί σε ευρώ. Χρεώνει την Editora Horizonte 45 EUR την ώρα για λογοτεχνική μετάφραση, την Bramble & Co. Solicitors στο Λονδίνο 55 EUR την ώρα για νομική δουλειά και τη Vinhos do Tejo 40 EUR την ώρα για κείμενα καταλόγου και ιστοσελίδας. Κάποιες συνεδρίες τις χρονομετρά ζωντανά, κάποιες τις καταχωρίζει εκ των υστέρων, και κάθε δεκαπενθήμερο μετατρέπει τις ανοιχτές ώρες σε τιμολόγια.

Χρειάζεστε την καταγραφή χρόνου όποτε η τιμή σας εκφράζεται ανά ώρα. Αν δίνετε σταθερές τιμές ανά δουλειά, μπορείτε και πάλι να τη χρησιμοποιείτε ως προσωπικό ημερολόγιο για το πού πήγε η μέρα, αλλά τίποτα στην εφαρμογή δεν σας υποχρεώνει.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Η καταγραφή χρόνου είναι εργαλείο πλήρους οθόνης, όχι καρτέλα. Ανοίξτε την καρτέλα Εργαλεία στην κάτω γραμμή, δείτε κάτω από την Παραγωγικότητα και πατήστε τη μπλε κάρτα Καταγραφή χρόνου. Από τον πίνακα ελέγχου υπάρχει και συντόμευση: το τσιπ γρήγορης ενέργειας με την ετικέτα Χρονόμετρο και, όταν τρέχει χρονόμετρο, μια κάρτα Χρονόμετρο σε Λειτουργία που ανοίγει την καταγραφή χρόνου όταν την πατήσετε.

Η οθόνη έχει τέσσερα μέρη, στοιβαγμένα από πάνω προς τα κάτω:

• Η κάρτα χρονομέτρου. Όταν δεν τρέχει τίποτα δείχνει 00:00:00 και δύο κουμπιά, ένα γεμάτο Έναρξη και ένα περιγραμμένο Χειροκίνητα. Όσο τρέχουν χρονόμετρα υπάρχει μία χρωματισμένη κάρτα ανά χρονόμετρο, και τα κουμπιά από κάτω αλλάζουν σε Προσθήκη Χρονομέτρου και Χειροκίνητα.
• Μια λωρίδα σύνοψης με τρία νούμερα για την τρέχουσα ημέρα: συνολικός χρόνος στο Σήμερα, χρήματα στα Κέρδη και πλήθος συνεδριών στις Καταχωρίσεις. Μετρώνται μόνο οι ολοκληρωμένες συνεδρίες που ξεκίνησαν σήμερα· ένα χρονόμετρο που τρέχει ακόμη δεν μετρά.
• Μια γραμμή φίλτρων με τα τσιπ Όλα, Μη τιμολογημένα και Ανά Πελάτη. Επιλέγοντας το Ανά Πελάτη προστίθεται ένα αναπτυσσόμενο μενού με τους πελάτες σας στα δεξιά των τσιπ.
• Η λίστα συνεδριών, ομαδοποιημένη κάτω από τα Σήμερα, Χθες, Αυτή την εβδομάδα και, πιο πίσω, την ημερολογιακή ημερομηνία. Κάθε γραμμή δείχνει ένα στρογγυλό εικονίδιο αριστερά, το όνομα του έργου με έντονα γράμματα (ή την περιγραφή αν δεν υπάρχει όνομα έργου), μετά τον πελάτη, τη διάρκεια και τα κέρδη, και την ώρα έναρξης δεξιά.

Στη γραμμή εφαρμογής βρίσκεται το Προς Τιμολόγηση με ένα κόκκινο σήμα. Ο αριθμός στο σήμα δείχνει πόσες ολοκληρωμένες συνεδρίες δεν έχουν χρεωθεί ακόμη, και είναι το πιο χρήσιμο νούμερο της οθόνης όταν αποφασίζετε αν είναι μέρα τιμολόγησης.

Το στρογγυλό εικονίδιο κάθε γραμμής είναι η ένδειξη τιμολόγησης. Ένα γκρι ρολόι σημαίνει ότι η συνεδρία είναι ακόμη ανοιχτή και θα εμφανίζεται στους επιλογείς τιμολογίου. Ένα πράσινο σημάδι σημαίνει ότι έχει ήδη τοποθετηθεί σε αποθηκευμένο τιμολόγιο. Δεν υπάρχει ξεχωριστός διακόπτης χρεώσιμου σε μια καταχώριση χρόνου: κάθε ολοκληρωμένη συνεδρία είναι χρεώσιμη μέχρι να καταλήξει σε τιμολόγιο, και ο μόνος τρόπος να κρατήσετε ιδιωτικές ώρες εκτός των επιλογέων είναι να μην τις επιλέξετε ή να τις διαγράψετε.

Πώς να χρονομετρήσετε μια συνεδρία ζωντανά

Η έναρξη χρονομέτρου χρειάζεται ένα φύλλο. Συμπληρώστε το μία φορά και η καταγραφή χρόνου θυμάται τον πελάτη, το έργο, την περιγραφή και τη χρέωση για το επόμενο χρονόμετρο που ξεκινάτε στην ίδια επίσκεψη.

1. Ανοίξτε τα Εργαλεία (Tools) και μετά την Καταγραφή χρόνου (Time Tracker).
2. Πατήστε Έναρξη (Start) στην κάρτα χρονομέτρου. Ανεβαίνει το φύλλο Νέο Χρονόμετρο (New Timer).
3. Επιλέξτε τον Πελάτη (Client) από το αναπτυσσόμενο μενού, ή αφήστε το στο Χωρίς πελάτη (No client) για μη χρεώσιμη δουλειά.
4. Αν έχετε δημιουργήσει έργα για αυτό το προφίλ, εμφανίζεται και ένα αναπτυσσόμενο μενού Έργα (Projects)· διαλέξτε ένα για να συνδέσετε τη συνεδρία, ή αφήστε το Δεν καθορίστηκε (Not specified).
5. Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο Έργο (Project) και μια σύντομη Περιγραφή (Description). Μαζί γίνονται αργότερα το κείμενο της γραμμής τιμολογίου, οπότε γράψτε τα όπως θα θέλατε να τα διαβάσει ο πελάτης.
6. Καταχωρίστε την Ωριαία χρέωση (Hourly rate) ως αριθμό, για παράδειγμα 55.
7. Πατήστε το κουμπί Έναρξη στο κάτω μέρος του φύλλου. Το ρολόι ξεκινά αμέσως.

Η κάρτα σε λειτουργία αντικαθιστά την ανενεργή κάρτα. Δείχνει τον χρόνο που πέρασε σε ώρες, λεπτά και δευτερόλεπτα, το όνομα του έργου, τον πελάτη και ένα ζωντανό νούμερο κερδών που ανεβαίνει καθώς περνούν τα δευτερόλεπτα. Δύο στρογγυλά κουμπιά κάθονται δεξιά: παύση και ένα κόκκινο σταμάτημα.

Πατήστε το κόκκινο κουμπί διακοπής όταν τελειώσετε. Η εφαρμογή γράφει την ώρα λήξης και τη διάρκεια, και η συνεδρία πέφτει στη λίστα κάτω από το Σήμερα. Μπορείτε να τρέχετε περισσότερα από ένα χρονόμετρα ταυτόχρονα με το Προσθήκη Χρονομέτρου, κάτι βολικό όταν μια κλήση πελάτη διακόπτει μια μεταφραστική δουλειά: ξεκινήστε δεύτερο χρονόμετρο για την κλήση, σταματήστε το όταν τελειώσει και το πρώτο συνεχίζει.

Πώς να καταχωρίσετε μια συνεδρία με το χέρι

Οι συνεδρίες που ξεχάσατε να χρονομετρήσετε, ή δουλειά που έγινε μακριά από το τηλέφωνο, μπαίνουν μέσω του κουμπιού Χειροκίνητα.

1. Πατήστε Χειροκίνητα (Manual) στην κάρτα χρονομέτρου (ή κάτω από τις ενεργές κάρτες). Ανοίγει το παράθυρο Προσθήκη Καταχώρισης (Add Entry).
2. Διαλέξτε τον Πελάτη και, αν εμφανίζεται, τη σύνδεση Έργα.
3. Συμπληρώστε τα Όνομα έργου (Project name), Περιγραφή και Ωριαία χρέωση.
4. Πατήστε Ημερομηνία (Date) για να διαλέξετε την ημέρα. Το ημερολόγιο επιτρέπει οποιαδήποτε ημερομηνία από το 2020 έως και αύριο.
5. Πατήστε Ώρα έναρξης (Start time) και Ώρα λήξης (End time) και ορίστε τις με τον επιλογέα ρολογιού. Η γραμμή Διάρκεια (Duration) κάτω από τους επιλογείς επαναϋπολογίζεται καθώς προχωράτε.
6. Πατήστε Αποθήκευση (Save).

Το ίδιο παράθυρο χρησιμοποιείται και για επεξεργασία. Πατήστε οποιαδήποτε γραμμή της λίστας για να ανοίξει ως Επεξεργασία Καταχώρισης με τις αποθηκευμένες τιμές, αλλάξτε ό,τι χρειάζεστε και πατήστε Αποθήκευση. Ένα παρατεταμένο πάτημα σε μια γραμμή εμφανίζει ένα μικρό μενού με Επεξεργασία, Αντιγραφή και Διαγραφή· μια σάρωση από δεξιά προς τα αριστερά σε μια γραμμή τη διαγράφει επίσης, μετά από επιβεβαίωση που ονομάζει την καταχώριση.

Πώς να τιμολογήσετε τις καταγεγραμμένες ώρες

Υπάρχουν δύο πόρτες προς το ίδιο αποτέλεσμα. Μπορείτε να ξεκινήσετε από την καταγραφή χρόνου και να την αφήσετε να ανοίξει νέο τιμολόγιο, ή να ξεκινήσετε από τον επεξεργαστή τιμολογίων και να τραβήξετε τις συνεδρίες μέσα. Ποια θα χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από το πού βρίσκεστε.

Από την καταγραφή χρόνου

1. Πατήστε Προς Τιμολόγηση (To Invoice) στη γραμμή εφαρμογής. Το παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίου (Create Invoice) εμφανίζει κάθε ολοκληρωμένη συνεδρία που δεν βρίσκεται ακόμη σε τιμολόγιο, με τις νεότερες πρώτες, μαζί με τον πελάτη, τη διάρκεια και το ποσό.
2. Τσεκάρετε τις συνεδρίες προς χρέωση. Το κουμπί στο κάτω μέρος τις μετρά, για παράδειγμα Δημιουργία Τιμολογίου (2).
3. Πατήστε Δημιουργία Τιμολογίου (2). Ανοίγει νέο τιμολόγιο με μία γραμμή ανά συνεδρία ήδη στη θέση της.
4. Ελέγξτε τις γραμμές, προσθέστε ΦΠΑ αν χρεώνετε, και μετά πατήστε Αποθήκευση πρόχειρου (Save Draft).

Αν όλες οι συνεδρίες που τσεκάρατε ανήκουν στον ίδιο πελάτη, ο πελάτης αυτός προεπιλέγεται στο νέο τιμολόγιο. Αν ανακατέψετε πελάτες, το τιμολόγιο ανοίγει χωρίς πελάτη, τον οποίο πρέπει μετά να διαλέξετε με το χέρι, οπότε αξίζει να φιλτράρετε πρώτα κατά έναν πελάτη.

Από τον επεξεργαστή τιμολογίων

1. Δημιουργήστε νέο τιμολόγιο και διαλέξτε τον πελάτη στο Επιλέξτε πελάτη (Select client).
2. Κάντε κύλιση στα Στοιχεία τιμολογίου (Line Items) και πατήστε το τσιπ Χρόνος (Time) δίπλα στο Προϊόν / υπηρεσία (Product / Service).
3. Στο Προσθήκη καταχωρίσεων χρόνου (Add Time Entries), τσεκάρετε τις συνεδρίες και πατήστε Προσθήκη (2) (Add (2)).
4. Συνεχίστε με τα υπόλοιπα του τιμολογίου και αποθηκεύστε.

Ο επιλογέας του επεξεργαστή είναι αυστηρότερος από αυτόν της καταγραφής χρόνου: μόλις επιλεγεί πελάτης, δείχνει τις ανοιχτές συνεδρίες αυτού του πελάτη συν τις συνεδρίες χωρίς πελάτη, και τίποτε άλλο. Αν δεν υπάρχει τίποτα να δείξει, παίρνετε ένα σύντομο μήνυμα αντί για κενό παράθυρο, όπως Δεν υπάρχουν καταχωρίσεις για αυτόν τον πελάτη (2 για άλλους).

Κάθε παραγόμενη γραμμή έχει το κείμενο «Όνομα έργου — Περιγραφή» (ή απλώς Υπηρεσίες αν και τα δύο ήταν κενά), τη διάρκεια σε ώρες στρογγυλοποιημένη σε δύο δεκαδικά ως Ποσότητα, τη χρέωση της συνεδρίας ως Τιμή, και μια μικρή ετικέτα Χρόνος στην κάρτα. Ο φορολογικός συντελεστής μένει στο μηδέν, οπότε η Inês πατά το πεδίο ποσοστού και εφαρμόζει ΦΠΑ 23% στις γραμμές για πορτογάλους πελάτες. Μπορείτε να επεξεργαστείτε ελεύθερα την περιγραφή, την ποσότητα και την τιμή πριν την αποθήκευση· ο σύνδεσμος πίσω προς τη συνεδρία επιβιώνει από τις επεξεργασίες.

Τι απογίνονται οι συνεδρίες

Η ένδειξη τιμολόγησης μπαίνει τη στιγμή που αποθηκεύεται το τιμολόγιο, όχι όταν τσεκάρετε μια συνεδρία σε έναν επιλογέα. Αν ακυρώσετε τον επεξεργαστή, κάθε συνεδρία που επιλέξατε παραμένει ανοιχτή και κρατά το γκρι ρολόι της. Αν τον αποθηκεύσετε, κάθε συνδεδεμένη συνεδρία σημειώνεται ως τιμολογημένη, παίρνει πράσινο σημάδι στην καταγραφή χρόνου, εξαφανίζεται και από τους δύο επιλογείς και από το πλήθος του σήματος Προς Τιμολόγηση, και θυμάται σε ποιο τιμολόγιο πήγε. Η οθόνη λεπτομερειών του τιμολογίου δείχνει τη σύνδεση από την άλλη πλευρά: μια κάρτα Καταχωρήσεις χρόνου κοντά στο κάτω μέρος απαριθμεί τις συνεδρίες που χρεώθηκαν σε αυτό το έγγραφο με τη διάρκεια, τη χρέωση και το ποσό τους στο νόμισμα του τιμολογίου.

Κανόνες και λεπτομέρειες

Λειτουργίες Pro. Η έναρξη χρονομέτρου, η προσθήκη ή επεξεργασία καταχώρισης με το χέρι, η αντιγραφή καταχώρισης και το τελικό βήμα του Προς Τιμολόγηση απαιτούν όλα Pro ή ενεργή δοκιμή· πατώντας τα χωρίς πρόσβαση ανοίγει η οθόνη συνδρομής. Η προβολή της λίστας, το φιλτράρισμα, η παύση, η διακοπή ενεργού χρονομέτρου και η διαγραφή καταχωρίσεων λειτουργούν στο δωρεάν επίπεδο.

Τίποτα δεν είναι υποχρεωτικό. Το φύλλο χρονομέτρου και το παράθυρο καταχώρισης δεν έχουν υποχρεωτικά πεδία. Μια συνεδρία χωρίς όνομα έργου ούτε περιγραφή εμφανίζει κενό τίτλο στη λίστα, ενώ μια κενή ή μη αριθμητική χρέωση αποθηκεύεται ως μηδέν, οπότε η γραμμή δείχνει μόνο διάρκεια και η γραμμή τιμολογίου παίρνει τιμή 0.

Οι χρεώσεις είναι ανά συνεδρία. Η ωριαία χρέωση αντιγράφεται σε κάθε καταχώριση όταν τη δημιουργείτε. Αν αλλάξετε γνώμη αργότερα, πρέπει να επεξεργαστείτε την καταχώριση ή τη γραμμή τιμολογίου. Δεν αποθηκεύεται χρέωση στον πελάτη ή στο έργο. Η καταγραφή χρόνου θυμάται πάντως την τελευταία χρέωση που πληκτρολογήσατε, μέχρι να φύγετε από την οθόνη.

Τα χρονόμετρα επιβιώνουν από επανεκκινήσεις. Ένα ενεργό χρονόμετρο είναι μια γραμμή βάσης δεδομένων με ώρα έναρξης· ο χρόνος που πέρασε επαναϋπολογίζεται από το ρολόι, οπότε κλείνοντας την εφαρμογή ή κάνοντας επανεκκίνηση του τηλεφώνου δεν χάνεται η συνεδρία. Τα ενεργά χρονόμετρα εξαιρούνται από τη λίστα, τη λωρίδα σύνοψης και τους δύο επιλογείς τιμολογίου μέχρι να τα σταματήσετε.

Χειροκίνητες διάρκειες. Το παράθυρο υπολογίζει λήξη μείον έναρξη στην ίδια ημερομηνία. Αν η ώρα λήξης είναι πριν από την ώρα έναρξης, η διάρκεια αποθηκεύεται ως 0 αντί να απορριφθεί, οπότε ελέγξτε διπλά τις ολονύχτιες συνεδρίες· χωρίστε τες σε δύο καταχωρίσεις, μία ανά ημέρα.

Αντιγραφή. Η ενέργεια Αντιγραφή με παρατεταμένο πάτημα αντιγράφει πελάτη, έργο, περιγραφή, χρέωση και διάρκεια σε νέα καταχώριση που ξεκινά τώρα, οπότε καταλήγει κάτω από το Σήμερα. Ο σύνδεσμος έργου από το αναπτυσσόμενο μενού Έργα δεν αντιγράφεται.

Η διαγραφή είναι οριστική. Δεν υπάρχει κάδος. Η διαγραφή μιας τιμολογημένης συνεδρίας δεν αγγίζει το τιμολόγιο· η γραμμή παραμένει στο έγγραφο, απλώς η κάρτα Καταχωρήσεις χρόνου στις λεπτομέρειες του τιμολογίου χάνει τη γραμμή.

Ομαδοποίηση και φίλτρα. Οι συνεδρίες ομαδοποιούνται κατά την ημερομηνία έναρξής τους: Σήμερα, Χθες, Αυτή την εβδομάδα για ό,τι είναι νεότερο των επτά ημερών, και μετά η ημερομηνία. Το Ανά Πελάτη δεν κάνει τίποτα μέχρι να έχετε τουλάχιστον έναν πελάτη και προεπιλέγει τον πρώτο αλφαβητικά.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Επεξεργαστής τιμολογίων - γραμμές ειδών, φορολογικοί συντελεστές, εκπτώσεις και αποθήκευση.
• Έργα και ορόσημα - τα έργα που εμφανίζονται στο αναπτυσσόμενο μενού Έργα του χρονομέτρου.
• Έξοδα και αποδείξεις - το άλλο είδος χρεώσιμης εγγραφής που μπορεί να τραβηχτεί σε τιμολόγιο.