Podręcznik użytkownika

Rejestracja czasu i rozliczanie godzinowe

Mierz sesje pracy na żywo lub wpisuj je ręcznie, ustaw stawkę godzinową sesji i zamień niezafakturowane godziny w pozycje faktury.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Jeśli sprzedajesz swój czas, faktura jest warta tyle, ile stojąca za nią ewidencja. Rejestracja czasu w Invoice Flow przechowuje tę ewidencję w telefonie: każda sesja pracy jest zapisana z klientem, nazwą projektu, opisem, godziną rozpoczęcia i zakończenia oraz stawką godzinową. Gdy przychodzi pora na fakturowanie, wybierasz sesje, aplikacja tworzy po jednej pozycji faktury na sesję — z godzinami jako ilością i stawką jako ceną — a sesje zostają oznaczone jako zafakturowane, dzięki czemu nigdy nie da się ich wybrać ponownie.

Ten przewodnik towarzyszy Inês Carvalho, tłumaczce freelancerce z Lizbony, która rozlicza się w euro. Wydawnictwu Editora Horizonte liczy 45 EUR za godzinę tłumaczenia literackiego, londyńskiej kancelarii Bramble & Co. Solicitors 55 EUR za godzinę pracy prawniczej, a firmie Vinhos do Tejo 40 EUR za godzinę tekstów katalogowych i internetowych. Część sesji mierzy na żywo, część wpisuje po fakcie, a raz na dwa tygodnie zamienia otwarte godziny w faktury.

Rejestracji czasu potrzebujesz wtedy, gdy Twoja cena jest wyrażona za godzinę. Jeśli podajesz stałe ceny za zlecenie, nadal możesz używać jej jako prywatnego dziennika tego, na co poszedł dzień, ale nic w aplikacji Cię do tego nie zmusza.

Co widzisz na ekranie

Rejestr czasu jest narzędziem pełnoekranowym, a nie zakładką. Otwórz zakładkę Narzędzia (Tools) na dolnym pasku, poszukaj sekcji Produktywność i dotknij niebieskiej karty Rejestracja czasu (Time Tracker). Z panelu prowadzi też skrót: chip szybkiej akcji Stoper, a gdy stoper jest uruchomiony — karta Stoper aktywny, która po dotknięciu otwiera rejestr.

Ekran składa się z czterech części ułożonych od góry do dołu:

• Karta stopera. Gdy nic nie jest uruchomione, pokazuje 00:00:00 i dwa przyciski: wypełniony Rozpocznij i konturowy Ręcznie. Gdy stopery działają, jest po jednej kolorowej karcie na stoper, a przyciski pod nimi zmieniają się na Dodaj stoper i Ręcznie.
• Pasek podsumowania z trzema wartościami dla bieżącego dnia: łączny czas pod Dzisiaj, kwota pod Zarobione i liczba sesji pod Wpisy. Liczone są tylko zakończone sesje rozpoczęte dzisiaj; wciąż działający stoper nie jest wliczany.
• Wiersz filtrów z chipami Wszystkie, Niezafakturowane i Wg klienta. Wybranie Wg klienta dodaje po prawej stronie chipów listę rozwijaną z Twoimi klientami.
• Lista sesji, pogrupowana pod nagłówkami Dzisiaj, Wczoraj, W tym tygodniu, a dla starszych — pod datą kalendarzową. Każdy wiersz pokazuje okrągłą ikonę po lewej, nazwę projektu pogrubieniem (albo opis, jeśli nie ma nazwy projektu), następnie klienta, czas trwania i zarobioną kwotę, a po prawej godzinę rozpoczęcia.

Na pasku aplikacji znajduje się Do zafakturowania (To Invoice) z czerwoną plakietką. Liczba na plakietce mówi, ile zakończonych sesji nie zostało jeszcze rozliczonych, i jest to najbardziej przydatna liczba na tym ekranie, gdy zastanawiasz się, czy to już dzień fakturowania.

Okrągła ikona w każdym wierszu to znacznik zafakturowania. Szary zegar oznacza, że sesja jest wciąż otwarta i pojawi się w selektorach faktur. Zielony znacznik oznacza, że została już umieszczona na zapisanej fakturze. We wpisie czasu nie ma osobnego przełącznika „do rozliczenia”: każda zakończona sesja podlega rozliczeniu, dopóki nie trafi na fakturę, a jedynym sposobem na utrzymanie prywatnych godzin poza selektorami jest pominięcie ich przy wyborze sesji albo ich usunięcie.

Jak zmierzyć sesję na żywo

Uruchomienie stopera zajmuje jeden arkusz. Wypełnij go raz, a rejestr zapamięta klienta, projekt, opis i stawkę dla kolejnego stopera uruchomionego podczas tej samej wizyty na ekranie.

1. Otwórz Narzędzia, a następnie Rejestracja czasu.
2. Dotknij Rozpocznij na karcie stopera. Wysuwa się arkusz Nowy stoper (New Timer).
3. Wybierz Klienta z listy rozwijanej albo zostaw Brak klienta dla pracy nierozliczanej.
4. Jeśli utworzyłeś projekty dla tego profilu, pojawi się też lista rozwijana Projekty; wybierz jeden, aby powiązać sesję, albo zostaw Nie określono.
5. Wpisz nazwę w polu Projekt i krótki Opis. Razem staną się później tekstem pozycji faktury, więc zapisz je tak, jak chciałbyś, żeby przeczytał je klient.
6. Wprowadź Stawkę godzinową jako liczbę, na przykład 55.
7. Dotknij przycisku Rozpocznij na dole arkusza. Zegar rusza natychmiast.

Karta z działającym stoperem zastępuje kartę bezczynną. Pokazuje upływający czas w godzinach, minutach i sekundach, nazwę projektu, klienta oraz rosnącą na bieżąco wartość zarobione. Po prawej stronie znajdują się dwa okrągłe przyciski: pauza i czerwone zatrzymanie.

Dotknij czerwonego przycisku zatrzymania, gdy skończysz. Aplikacja zapisuje godzinę zakończenia i czas trwania, a sesja trafia na listę pod nagłówek Dzisiaj. Możesz mieć uruchomiony więcej niż jeden stoper naraz dzięki przyciskowi Dodaj stoper, co przydaje się, gdy telefon od klienta przerywa tłumaczenie: uruchom drugi stoper na rozmowę, zatrzymaj go po jej zakończeniu, a pierwszy będzie działał dalej.

Jak wpisać sesję ręcznie

Sesje, których zapomniałeś zmierzyć, oraz praca wykonana z dala od telefonu trafiają do rejestru przyciskiem Ręcznie.

1. Dotknij Ręcznie na karcie stopera (albo pod działającymi kartami). Otwiera się okno Dodaj wpis (Add Entry).
2. Wybierz Klienta oraz, jeśli jest widoczne, powiązanie Projekty.
3. Wypełnij Nazwę projektu, Opis i Stawkę godzinową.
4. Dotknij Data, aby wybrać dzień. Kalendarz dopuszcza dowolną datę od 2020 roku do jutra.
5. Dotknij Czas rozpoczęcia i Czas zakończenia i ustaw oba za pomocą selektora zegara. Wiersz Czas trwania pod selektorami przelicza się na bieżąco.
6. Dotknij Zapisz.

To samo okno służy do edycji. Dotknij dowolnego wiersza listy, aby otworzyć go jako Edytuj wpis z zapisanymi wartościami, zmień, co trzeba, i dotknij Zapisz. Długie przytrzymanie wiersza pokazuje małe menu z pozycjami Edytuj, Duplikuj i Usuń; przesunięcie wiersza od prawej do lewej także go usuwa, po potwierdzeniu z nazwą wpisu.

Jak zafakturować zarejestrowane godziny

Do tego samego wyniku prowadzą dwie drogi. Możesz zacząć od rejestru i pozwolić mu otworzyć nową fakturę albo zacząć od edytora faktur i wciągnąć do niego sesje. Którą wybierzesz, zależy od tego, gdzie akurat jesteś.

Z poziomu rejestru

1. Dotknij Do zafakturowania na pasku aplikacji. Okno Utwórz fakturę (Create Invoice) wymienia każdą zakończoną sesję, która nie jest jeszcze na fakturze, od najnowszej, wraz z klientem, czasem trwania i kwotą.
2. Zaznacz sesje do rozliczenia. Przycisk na dole je zlicza, na przykład Utwórz fakturę (2).
3. Dotknij Utwórz fakturę (2). Otwiera się nowa faktura z gotową jedną pozycją na każdą sesję.
4. Sprawdź pozycje, dodaj VAT, jeśli go naliczasz, a następnie dotknij Zapisz wersję roboczą.

Jeśli wszystkie zaznaczone sesje należą do tego samego klienta, ten klient zostaje wstępnie wybrany na nowej fakturze. Wymieszaj klientów, a faktura otworzy się bez klienta, którego trzeba potem wskazać ręcznie — dlatego warto najpierw odfiltrować jednego klienta.

Z poziomu edytora faktur

1. Utwórz nową fakturę i wskaż klienta w polu Wybierz klienta.
2. Przewiń do sekcji Pozycje i dotknij chipa Czas obok Produkt / Usługa.
3. W oknie Dodaj wpisy czasu zaznacz sesje i dotknij Dodaj (2).
4. Dokończ resztę faktury i zapisz.

Selektor w edytorze jest bardziej restrykcyjny niż ten w rejestrze: po wybraniu klienta pokazuje otwarte sesje tego klienta oraz sesje bez klienta i nic więcej. Jeśli nie ma czego pokazać, zamiast pustego okna zobaczysz krótki komunikat, na przykład No entries for this client (2 for others) (brak wpisów dla tego klienta, 2 dla innych).

Każda wygenerowana pozycja ma tekst „Nazwa projektu — Opis” (albo po prostu Usługi, jeśli oba pola były puste), czas trwania w godzinach zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku jako Ilość, stawkę sesji jako Cenę oraz małą etykietę Czas na karcie. Stawka podatku pozostaje zerowa, więc Inês dotyka pola procentowego i stosuje 23% VAT na pozycjach dla klientów portugalskich. Możesz swobodnie edytować opis, ilość i cenę przed zapisaniem; powiązanie z sesją przetrwa te zmiany.

Co dzieje się z sesjami

Znacznik zafakturowania jest ustawiany w chwili zapisania faktury, a nie wtedy, gdy zaznaczasz sesję w selektorze. Anuluj edytor, a każda wybrana sesja pozostanie otwarta i zachowa szary zegar. Zapisz fakturę, a każda powiązana sesja zostanie oznaczona jako zafakturowana, dostanie zielony znacznik w rejestrze, zniknie z obu selektorów i z licznika plakietki Do zafakturowania oraz zapamięta, na którą fakturę trafiła. Ekran szczegółów faktury pokazuje to powiązanie z drugiej strony: karta Wpisy czasu blisko dołu wymienia sesje rozliczone na tym dokumencie wraz z ich czasem trwania, stawką i kwotą w walucie faktury.

Zasady i szczegóły

Funkcje Pro. Uruchomienie stopera, ręczne dodanie lub edycja wpisu, zduplikowanie wpisu oraz ostatni krok akcji Do zafakturowania wymagają Pro albo aktywnego okresu próbnego; dotknięcie ich bez dostępu otwiera ekran subskrypcji. Przeglądanie listy, filtrowanie, pauzowanie, zatrzymywanie działającego stopera i usuwanie wpisów działają bez subskrypcji.

Nic nie jest obowiązkowe. Arkusz stopera i okno wpisu nie mają pól wymaganych. Sesja bez nazwy projektu i bez opisu pokazuje na liście pusty tytuł, a pusta lub nieliczbowa stawka jest zapisywana jako zero — wtedy wiersz pokazuje tylko czas trwania, a pozycja faktury dostaje cenę 0.

Stawki są przypisane do sesji. Stawka godzinowa jest kopiowana do każdego wpisu przy jego tworzeniu. Zmiana zdania później oznacza edycję wpisu albo pozycji faktury. Nie ma stawki zapisanej przy kliencie ani przy projekcie. Rejestr zapamiętuje natomiast ostatnio wpisaną stawkę do momentu opuszczenia ekranu.

Stopery przetrwają restart. Działający stoper to wiersz w bazie danych z godziną rozpoczęcia; upływający czas jest przeliczany na podstawie zegara, więc zamknięcie aplikacji ani ponowne uruchomienie telefonu nie gubi sesji. Działające stopery są wyłączone z listy, z paska podsumowania i z obu selektorów faktur, dopóki ich nie zatrzymasz.

Ręczne czasy trwania. Okno oblicza koniec minus początek w obrębie tej samej daty. Jeśli godzina zakończenia jest wcześniejsza niż godzina rozpoczęcia, czas trwania jest zapisywany jako 0, a nie odrzucany, więc sprawdzaj dwukrotnie sesje nocne; podziel je na dwa wpisy, po jednym na dzień.

Duplikuj. Akcja Duplikuj z długiego przytrzymania kopiuje klienta, projekt, opis, stawkę i czas trwania do nowego wpisu, który zaczyna się teraz, więc trafia pod nagłówek Dzisiaj. Powiązanie projektu z listy rozwijanej Projekty nie jest kopiowane.

Usunięcie jest trwałe. Nie ma kosza. Usunięcie zafakturowanej sesji nie narusza faktury; pozycja pozostaje na dokumencie, jedynie karta Wpisy czasu w szczegółach faktury traci wiersz.

Grupowanie i filtry. Sesje są grupowane według daty rozpoczęcia: Dzisiaj, Wczoraj, W tym tygodniu dla wszystkiego młodszego niż siedem dni, a następnie data. Wg klienta nie robi nic, dopóki nie masz przynajmniej jednego klienta, i domyślnie wybiera pierwszego alfabetycznie.

Wskazówki

Powiązane przewodniki

• Edytor faktur - pozycje, stawki podatku, rabaty i zapisywanie.
• Projekty i kamienie milowe - projekty, które pojawiają się na liście rozwijanej Projekty w stoperze.
• Wydatki i paragony - drugi rodzaj rozliczalnych zapisów, które można wciągnąć na fakturę.