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Benutzerhandbuch

Zeiterfassung und Abrechnung nach Stunden

Erfassen Sie Arbeitszeit live oder von Hand, legen Sie je Sitzung einen Stundensatz fest und machen Sie offene Stunden zu Rechnungspositionen.

Aktualisiert: 2026-09-09

Wenn Sie Ihre Zeit verkaufen, ist die Rechnung nur so gut wie die Aufzeichnung dahinter. Die Zeiterfassung von Invoice Flow führt diese Aufzeichnung auf dem Telefon: Jede Arbeitssitzung wird mit Kunde, Projektname, Beschreibung, Start- und Endzeit und Stundensatz gespeichert. Wenn es Zeit zum Abrechnen ist, wählen Sie die Sitzungen aus, die App schreibt eine Rechnungsposition pro Sitzung mit den Stunden als Menge und dem Satz als Preis, und die Sitzungen werden als abgerechnet markiert, sodass sie nie wieder ausgewählt werden können.

Diese Anleitung begleitet Inês Carvalho, eine freiberufliche Übersetzerin in Lissabon, die in Euro abrechnet. Sie berechnet Editora Horizonte EUR 45 pro Stunde für literarische Übersetzungen, Bramble & Co. Solicitors in London EUR 55 pro Stunde für juristische Arbeit und Vinhos do Tejo EUR 40 pro Stunde für Katalog- und Website-Texte. Manche Sitzungen erfasst sie live, manche trägt sie nachträglich ein, und alle zwei Wochen macht sie die offenen Stunden zu Rechnungen.

Sie brauchen die Zeiterfassung immer dann, wenn Ihr Preis pro Stunde ausgedrückt wird. Wenn Sie Festpreise pro Auftrag anbieten, können Sie sie trotzdem als privates Protokoll nutzen, wo der Tag geblieben ist, aber nichts in der App zwingt Sie dazu.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Die Zeiterfassung ist ein Vollbild-Werkzeug, kein Tab. Öffnen Sie den Tab Werkzeuge in der unteren Leiste, schauen Sie unter Produktivität und tippen Sie auf die blaue Karte Zeiterfassung. Vom Dashboard gibt es auch eine Abkürzung: den Schnellaktions-Chip Timer und, wenn ein Timer läuft, eine Karte Timer läuft, die beim Antippen die Zeiterfassung öffnet.

Der Bildschirm hat vier Teile, von oben nach unten gestapelt:

In der App-Leiste sitzt Abrechnen mit einem roten Abzeichen. Die Zahl im Abzeichen ist die Anzahl abgeschlossener Sitzungen, die noch nicht abgerechnet wurden, und sie ist die nützlichste Zahl auf dem Bildschirm, wenn Sie entscheiden, ob Rechnungstag ist.

Bildschirm Zeiterfassung der Invoice Flow App mit einer ruhenden Karte 00:00:00, den Schaltflächen Starten und Manuell, einer Zusammenfassung Heute von 3h 50m und 2 Einträgen, den Filterchips Alle, Nicht abgerechnet und Nach Kunde sowie Sitzungen gruppiert unter Heute, Gestern und Diese Woche mit grünen Häkchen bei den abgerechneten
Vier offene Sitzungen über zwei Tage, zwei abgerechnete mit grünen Häkchen und ein Abzeichen 4 auf „Abrechnen“.

Das runde Symbol in jeder Zeile ist die Abgerechnet-Markierung. Eine graue Uhr bedeutet, dass die Sitzung noch offen ist und in den Rechnungsauswahlen erscheint. Ein grünes Häkchen bedeutet, dass sie bereits auf einer gespeicherten Rechnung platziert wurde. Es gibt keinen separaten Abrechenbar-Schalter an einem Zeiteintrag: Jede abgeschlossene Sitzung ist abrechenbar, bis sie auf einer Rechnung landet, und der einzige Weg, private Stunden aus den Auswahlen herauszuhalten, ist, sie beim Auswählen der Sitzungen wegzulassen oder sie zu löschen.

Die Zeiterfassung zeigt Verdienste mit einem Dollarzeichen, und die Satzfelder tragen ein festes Präfix $, egal welche Währung Ihr Profil nutzt. Die Zahlen stimmen: Inês' 2h 45m zu 45 werden als $123.75 angezeigt, und wenn diese Stunden eine Rechnung erreichen, sind sie in Euro bepreist. Betrachten Sie das Symbol auf diesem Bildschirm als Dekoration und geben Sie den Satz als reine Zahl ein.

So erfassen Sie eine Sitzung live

Einen Timer zu starten braucht ein Blatt. Füllen Sie es einmal aus, und die Zeiterfassung merkt sich Kunde, Projekt, Beschreibung und Satz für den nächsten Timer, den Sie im selben Besuch starten.

  1. Öffnen Sie Werkzeuge (Tools), dann Zeiterfassung (Time Tracker).
  2. Tippen Sie auf der Timer-Karte auf Starten (Start). Das Blatt Neuer Timer (New Timer) schiebt sich hoch.
  3. Wählen Sie den Kunde (Client) aus dem Dropdown, oder lassen Sie ihn für nicht abrechenbare Arbeit auf Kein Kunde (No client).
  4. Wenn Sie für dieses Profil Projekte angelegt haben, erscheint auch ein Dropdown Projekte (Projects); wählen Sie eines, um die Sitzung zu verknüpfen, oder lassen Sie Nicht angegeben (Not specified).
  5. Geben Sie einen Projekt-Namen (Project) und eine kurze Beschreibung (Description) ein. Zusammen werden sie später zum Text der Rechnungsposition, schreiben Sie sie also so, wie der Kunde sie lesen soll.
  6. Geben Sie den Stundensatz (Hourly rate) als Zahl ein, zum Beispiel 55.
  7. Tippen Sie unten im Blatt auf die Schaltfläche Starten. Die Uhr beginnt sofort.
Blatt Neuer Timer der Invoice Flow App mit Kunde Bramble & Co. Solicitors, Projekt Bramble share purchase agreement, Beschreibung Final proofread and terminology check, Stundensatz 55 und einer Schaltfläche Starten
Das Blatt fragt nach allem, was eine Rechnungsposition später braucht: wer, was und der Satz.

Die laufende Karte ersetzt die ruhende Karte. Sie zeigt die verstrichene Zeit in Stunden, Minuten und Sekunden, den Projektnamen, den Kunden und eine live steigende Zahl verdient, die mit den Sekunden wächst. Rechts sitzen zwei runde Schaltflächen: Pause und ein roter Stopp.

Zeiterfassung der Invoice Flow App mit einer laufenden Timer-Karte mit 00:47:16 für A Casa do Rio chapters 7-9, Editora Horizonte, $35.45 verdient, mit Pause- und Stopp-Schaltflächen sowie den Schaltflächen Timer hinzufügen und Manuell darunter
Siebenundvierzig Minuten in einer Übersetzungssitzung; die Verdienstzahl aktualisiert sich jede Sekunde.

Tippen Sie auf die rote Stopp-Schaltfläche, wenn Sie fertig sind. Die App schreibt Endzeit und Dauer, und die Sitzung fällt in die Liste unter Heute. Mit Timer hinzufügen können Sie mehr als einen Timer gleichzeitig laufen lassen, was praktisch ist, wenn ein Kundenanruf eine Übersetzung unterbricht: Starten Sie einen zweiten Timer für den Anruf, stoppen Sie ihn, wenn der Anruf endet, und der erste läuft weiter.

Pause friert nur die Ziffern auf dem Bildschirm ein. Die Sitzung behält ihre ursprüngliche Startzeit, und wenn Sie auf Stopp tippen, ist die gespeicherte Dauer die volle Spanne von Start bis Stopp, einschließlich der pausierten Minuten. Wenn Sie die Zeiterfassung verlassen und zurückkommen, ist die Pause vergessen und der Zähler holt auf. Für eine echte Pause stoppen Sie den Timer und starten danach einen neuen, oder korrigieren Sie die Endzeit im Bearbeitungsdialog.

So tragen Sie eine Sitzung von Hand ein

Sitzungen, die Sie vergessen haben zu erfassen, oder Arbeit ohne Telefon in der Nähe kommen über die Schaltfläche Manuell hinein.

  1. Tippen Sie auf der Timer-Karte (oder unter den laufenden Karten) auf Manuell (Manual). Der Dialog Eintrag hinzufügen (Add Entry) öffnet sich.
  2. Wählen Sie den Kunde und, falls angezeigt, die Verknüpfung Projekte.
  3. Füllen Sie Projektname (Project name), Beschreibung und Stundensatz aus.
  4. Tippen Sie auf Datum (Date), um den Tag zu wählen. Der Kalender erlaubt jedes Datum von 2020 bis morgen.
  5. Tippen Sie auf Startzeit (Start time) und Endzeit (End time) und stellen Sie beide mit der Uhrauswahl ein. Die Zeile Dauer (Duration) unter den Auswahlen berechnet sich dabei neu.
  6. Tippen Sie auf Speichern (Save).
Dialog Eintrag hinzufügen der Invoice Flow App mit Kunde Editora Horizonte, Projektname A Casa do Rio chapters 7-9, Beschreibung Editorial call with the publisher, Stundensatz 45, Datum Sep 9 2026, Zeilen Startzeit und Endzeit und einer Dauer von 1h 00m, mit den Schaltflächen Abbrechen und Speichern
Der Dialog öffnet sich mit der aktuellen Zeit als Start und einer Stunde später als Ende; passen Sie beide an die tatsächliche Sitzung an.

Derselbe Dialog wird zum Bearbeiten verwendet. Tippen Sie auf eine beliebige Zeile in der Liste, um sie als Eintrag bearbeiten mit den gespeicherten Werten zu öffnen, ändern Sie, was nötig ist, und tippen Sie auf Speichern. Langes Drücken auf eine Zeile zeigt ein kleines Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen; Wischen von rechts nach links auf einer Zeile löscht sie ebenfalls, nach einer Bestätigung, die den Eintrag nennt.

So rechnen Sie erfasste Stunden ab

Es gibt zwei Türen zum selben Ergebnis. Sie können von der Zeiterfassung ausgehen und sie eine neue Rechnung öffnen lassen, oder vom Rechnungseditor ausgehen und Sitzungen hereinholen. Welche Sie nutzen, hängt davon ab, wo Sie gerade stehen.

Aus der Zeiterfassung

  1. Tippen Sie in der App-Leiste auf Abrechnen (To Invoice). Der Dialog Rechnung erstellen (Create Invoice) listet jede abgeschlossene Sitzung, die noch auf keiner Rechnung ist, neueste zuerst, mit Kunde, Dauer und Betrag.
  2. Haken Sie die abzurechnenden Sitzungen ab. Die Schaltfläche unten zählt sie, zum Beispiel Rechnung erstellen (2).
  3. Tippen Sie auf Rechnung erstellen (2). Eine neue Rechnung öffnet sich mit bereits einer Position pro Sitzung.
  4. Prüfen Sie die Positionen, fügen Sie Mehrwertsteuer hinzu, wenn Sie sie berechnen, und tippen Sie dann auf Entwurf speichern (Save Draft).
Dialog Rechnung erstellen der Invoice Flow App über der Zeiterfassung mit vier nicht abgerechneten Sitzungen, von denen die beiden Einträge Bramble share purchase agreement abgehakt sind, und einer Schaltfläche Rechnung erstellen (2)
Nur offene Sitzungen werden angeboten; die beiden Bramble-Sitzungen sind abgehakt, die von Tejo und Horizonte bleiben für später.

Wenn jede abgehakte Sitzung zum selben Kunden gehört, ist dieser Kunde auf der neuen Rechnung vorausgewählt. Mischen Sie Kunden, öffnet sich die Rechnung ohne Kunden, den Sie dann von Hand wählen müssen, es lohnt sich also, zuerst nach einem Kunden zu filtern.

Aus dem Rechnungseditor

  1. Erstellen Sie eine neue Rechnung und wählen Sie den Kunden unter Kunde auswählen (Select client).
  2. Scrollen Sie zu Positionen (Line Items) und tippen Sie auf den Chip Zeit (Time) neben Produkt / Dienstleistung (Product / Service).
  3. Haken Sie in Zeiteinträge hinzufügen (Add Time Entries) die Sitzungen ab und tippen Sie auf Hinzufügen (2) (Add (2)).
  4. Fahren Sie mit dem Rest der Rechnung fort und speichern Sie.
Rechnungseditor der Invoice Flow App mit dem Dialog Zeiteinträge hinzufügen, der zwei Sitzungen von Bramble & Co. Solicitors auflistet, beide abgehakt, und einer Schaltfläche Hinzufügen (2)
Mit gewähltem Kunden blendet die Auswahl die Sitzungen anderer Kunden aus.
Rechnungseditor der Invoice Flow App mit zwei Positionen mit der Markierung Zeit, Bramble share purchase agreement mit Menge 2,25 zum Preis 55,00 für €123.75 und Menge 3,5 zu 55,00 für €192.50, mit Zwischensumme und Summe von €316.25
Jede Sitzung wird zu einer Position mit Stunden als Menge und dem Satz als Einzelpreis.

Die Auswahl des Editors ist strenger als die der Zeiterfassung: Sobald ein Kunde gewählt ist, zeigt sie die offenen Sitzungen dieses Kunden plus Sitzungen ohne Kunden, und sonst nichts. Gibt es nichts anzuzeigen, erhalten Sie statt eines leeren Dialogs eine kurze Meldung wie Keine Einträge für diesen Kunden (2 für andere).

Jede erzeugte Position hat den Text „Projektname — Beschreibung“ (oder nur Leistungen, wenn beides leer war), die Dauer in Stunden auf zwei Nachkommastellen gerundet als Menge, den Satz der Sitzung als Preis und eine kleine Markierung Zeit auf der Karte. Der Steuersatz bleibt bei null, Inês tippt also auf das Prozentfeld und wendet auf Positionen für portugiesische Kunden 23 % MwSt. an. Sie können Beschreibung, Menge und Preis vor dem Speichern frei bearbeiten; die Verknüpfung zurück zur Sitzung übersteht die Änderungen.

Was mit den Sitzungen passiert

Die Abgerechnet-Markierung wird in dem Moment gesetzt, in dem die Rechnung gespeichert wird, nicht wenn Sie eine Sitzung in einer Auswahl abhaken. Brechen Sie den Editor ab, bleibt jede ausgewählte Sitzung offen und behält ihre graue Uhr. Speichern Sie ihn, wird jede verknüpfte Sitzung als abgerechnet markiert, erhält in der Zeiterfassung ein grünes Häkchen, verschwindet aus beiden Auswahlen und aus der Zählung des Abzeichens Abrechnen und merkt sich, auf welche Rechnung sie gekommen ist. Die Rechnungsdetailansicht zeigt die Verbindung von der anderen Seite: Eine Karte Zeiterfassung (Time Entries) nahe dem unteren Rand listet die auf diesem Dokument abgerechneten Sitzungen mit Dauer, Satz und Betrag in der Rechnungswährung.

Rechnungsdetail IC-2026-034 der Invoice Flow App mit einer Zwischensumme von €200.00, Steuer €46.00, Summe €246.00, Zahlungsbedingungen, einer Karte Zahlungen mit €246.00 verbleibend und einer Karte Zeiterfassung mit Wine export catalogue 3h 0m zu €40.00/h für €120.00 und Website localisation 2h 0m zu €40.00/h für €80.00
Nach dem Speichern trägt die Rechnung ihre eigene Liste der Sitzungen, die sie abrechnet.

Regeln und Details

Pro-Funktionen. Einen Timer starten, einen Eintrag von Hand hinzufügen oder bearbeiten, einen Eintrag duplizieren und der letzte Schritt von Abrechnen erfordern alle Pro oder eine aktive Testphase; ein Tipp darauf ohne Zugriff öffnet die Bezahlschranke. Die Liste ansehen, filtern, einen laufenden Timer pausieren und stoppen sowie Einträge löschen funktionieren in der kostenlosen Stufe.

Nichts ist Pflicht. Das Timer-Blatt und der Eintragsdialog haben keine Pflichtfelder. Eine Sitzung ohne Projektnamen und Beschreibung zeigt in der Liste einen leeren Titel, und ein leerer oder nicht numerischer Satz wird als null gespeichert, in welchem Fall die Zeile nur die Dauer zeigt und die Rechnungsposition einen Preis von 0 erhält.

Sätze gelten pro Sitzung. Der Stundensatz wird beim Erstellen in jeden Eintrag kopiert. Wer es sich später anders überlegt, bearbeitet den Eintrag oder die Rechnungsposition. Am Kunden oder am Projekt ist kein Satz gespeichert. Die Zeiterfassung merkt sich den zuletzt eingegebenen Satz, bis Sie den Bildschirm verlassen.

Timer überstehen Neustarts. Ein laufender Timer ist eine Datenbankzeile mit einer Startzeit; die verstrichene Zeit wird aus der Uhr neu berechnet, sodass das Schließen der App oder ein Neustart des Telefons die Sitzung nicht verliert. Laufende Timer sind aus der Liste, dem Zusammenfassungsstreifen und beiden Rechnungsauswahlen ausgeschlossen, bis Sie sie stoppen.

Manuelle Dauern. Der Dialog berechnet Ende minus Start am selben Datum. Liegt die Endzeit vor der Startzeit, wird die Dauer als 0 gespeichert statt abgelehnt, prüfen Sie Sitzungen über Nacht also doppelt; teilen Sie sie in zwei Einträge auf, einen pro Tag.

Duplizieren. Die Aktion Duplizieren aus dem Langdruck-Menü kopiert Kunde, Projekt, Beschreibung, Satz und Dauer in einen neuen Eintrag, der jetzt beginnt, sodass er unter Heute landet. Die Projektverknüpfung aus dem Dropdown Projekte wird nicht kopiert.

Löschen ist endgültig. Es gibt keinen Papierkorb. Das Löschen einer abgerechneten Sitzung berührt die Rechnung nicht; die Position bleibt auf dem Dokument, nur die Karte „Zeiterfassung“ in der Rechnungsdetailansicht verliert die Zeile.

Gruppierung und Filter. Sitzungen werden nach ihrem Startdatum gruppiert: Heute, Gestern, Diese Woche für alles, was jünger als sieben Tage ist, dann das Datum. Nach Kunde tut nichts, bis Sie mindestens einen Kunden haben, und steht standardmäßig auf dem alphabetisch ersten.

WoWas aufgelistet wirdKundenregel
Zeiterfassung, AbrechnenAlle abgeschlossenen, nicht abgerechneten SitzungenKunde nur dann auf der neuen Rechnung vorausgewählt, wenn alle abgehakten Sitzungen einen Kunden teilen
Editor, Chip ZeitAbgeschlossene, nicht abgerechnete SitzungenIst ein Kunde gewählt: die Sitzungen dieses Kunden und Sitzungen ohne Kunden

Tipps

Benennen Sie das Projekt so, wie es gedruckt werden soll. Die Rechnungsposition wird aus Projektname und Beschreibung mit einem Gedankenstrich gebildet, „Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN“ liest sich also gut auf dem PDF, „job 3 — misc“ dagegen nicht. Sie können die Zeile im Editor jederzeit neu tippen, aber es geht schneller, sie gleich im Blatt richtig zu machen.
Filtern Sie, bevor Sie abrechnen. Tippen Sie auf Nach Kunde, wählen Sie den Kunden und lesen Sie die Liste einmal; öffnen Sie dann Abrechnen und haken Sie nur die Zeilen dieses Kunden ab. Sie bekommen den Kunden auf der Rechnung vorausgewählt und vermeiden ein Dokument mit gemischten Kunden, das von Hand aufgeteilt werden muss.
Runden Sie im Editor, nicht in der Zeiterfassung. Eine Sitzung von 1h 35m wird zu einer Menge von 1,58 Stunden. Wenn Sie in Viertelstunden abrechnen, ändern Sie die Menge in der Position auf 1,75; die Sitzung behält ihre wahre Dauer für Ihre eigenen Unterlagen.
Nutzen Sie für Unterbrechungen einen zweiten Timer statt Pause. Pausieren verkürzt die gespeicherte Dauer nicht, ein pausierter Timer rechnet also zu viel ab. Stoppen und neu starten, oder die Unterbrechung getrennt unter dem anderen Kunden erfassen, hält jede Minute korrekt zugeordnet.

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