Benutzerhandbuch

Ausgaben, Belege und Weiterberechnung von Kosten

Erfasse Kraftstoff, Material und andere Kosten nach Kategorie, hänge Belegfotos an, markiere Einkäufe als abrechenbar und hole sie auf eine Kundenrechnung.

Aktualisiert: 2026-09-09

Das Werkzeug Ausgaben (Expenses) ist der Ort, an dem du festhältst, was dein Unternehmen ausgibt, nicht was es einnimmt. Jeder Eintrag ist ein einzelner Einkauf mit Betrag, Kategorie, Datum und, wenn du möchtest, Lieferant, Kunde, Steuerbetrag, Notiz und einem Foto des Belegs. Der Bildschirm summiert den laufenden Monat nach Kategorie, sodass du auf einen Blick siehst, ob Kraftstoff oder Material deine Marge auffrisst, und er führt eine separate Markierung für Kosten, die du an einen Kunden weitergeben willst. Diese abrechenbaren Kosten lassen sich direkt aus der Ausgabenliste oder aus dem Rechnungseditor heraus in Rechnungspositionen verwandeln.

Diese Anleitung folgt Tessa Quinn, die Paws on Wheels Mobile Grooming aus einem Van in Austin, Texas, betreibt. Ihr September bisher: drei Tankfüllungen, ein Buchungs-App-Abo, Türanhänger, Mittagessen, ein Handyvertrag und zwei Einkäufe in einem Tierbedarfsladen, die im Auftrag einer Hundepension und einer Tagesbetreuung getätigt wurden und an diese weiterberechnet werden müssen.

Was du auf dem Bildschirm siehst

Öffne den Tab Werkzeuge (Tools) und suche im Abschnitt Produktivität (Productivity) die orangefarbene Karte Ausgaben. Auch das Dashboard bringt dich dorthin: der Schnellaktions-Chip Ausgabe (Expense) und die Karte Ausgaben diesen Monat (Expenses This Month) öffnen beide denselben Bildschirm.

Die App-Leiste lautet Ausgaben und trägt zwei Bedienelemente: ein Kalendersymbol (Zeitraum (Date range)) und eine Schaltfläche Abrechnen (To Invoice). Darunter sitzt die Übersichtskarte für den laufenden Monat, dann eine Reihe Filter-Chips, dann die Liste der Ausgaben, neueste zuerst. Eine runde Schaltfläche + unten rechts fügt eine neue Ausgabe hinzu.

Die Übersichtskarte trägt den Monat als Titel (September 2026 bei Tessa) und zeigt rechts die Gesamtsumme. Darunter ist ein dünner Balken in farbige Segmente aufgeteilt, eines pro Kategorie, proportional zum ausgegebenen Geld, und eine Reihe Chips wiederholt dieselben Zahlen als Text: Sonstiges: $309.61 (Other), Transport: $169.25 und so weiter. Jede Kategorie hat ein festes Symbol und eine feste Farbe: ein Flugzeug für Reise (Travel), Besteck für Verpflegung (Food), ein Gebäude für Büro (Office), ein Laptop für Software, ein Hörer für Telekommunikation (Telecom), ein Auto für Transport, ein Megafon für Marketing und ein Formen-Symbol für Sonstiges.

Jede Zeile in der Liste verwendet das Kategoriesymbol als Avatar. Der Titel ist deine Beschreibung, die zweite Zeile zeigt Lieferant und Datum, durch einen Punkt getrennt, und rechts steht der Betrag. Ausgaben, die du als abrechenbar markiert hast, bekommen unter dem Betrag ein kleines Tag abrechenbar (billable). Es gibt keine Detailseite für eine Ausgabe; alles geschieht über langes Drücken auf die Zeile.

So erfasst du eine Ausgabe

Tessa hat gerade den Van vor einer Tour nach Round Rock vollgetankt. Den Kraftstoff einzutragen dauert weniger als eine Minute.

1. Tippe auf die Schaltfläche + auf dem Bildschirm Ausgaben. Das Blatt Neue Ausgabe (New Expense) schiebt sich nach oben.
2. Gib die Summe in Betrag (Amount) ein. Das Feld Währung (Currency) daneben steht standardmäßig auf USD; ändere es, wenn der Beleg in EUR, GBP, RUB, JPY oder CAD ist.
3. Gib eine Beschreibung (Description) ein, etwa „Kraftstoff - Van, Route Round Rock“. Betrag und Beschreibung sind die einzigen beiden Pflichtfelder.
4. Wähle eine Kategorie (Category). Das Blatt beginnt bei Sonstiges; Tessa wählt für Kraftstoff Transport.
5. Tippe auf die Datumszeile (Untertitel Ausgabedatum (Expense date)), wenn der Einkauf nicht heute war.
6. Trage den Lieferant (Vendor) ein, damit die Zeile später leicht zu erkennen ist.
7. Lass Kunde (Client) bei einer Gemeinkostenausgabe auf Keine (None), oder wähle den Kunden, für den der Einkauf getätigt wurde.
8. Schalte Abrechenbar (Billable) nur ein, wenn du diese Kosten diesem Kunden berechnen willst.
9. Füge optional einen Steuerbetrag (Tax amount) (den Steueranteil als Geldbetrag, nicht als Satz) und Notizen (Notes) hinzu.
10. Tippe auf Hinzufügen (Add). Das Blatt schließt sich, und die neue Zeile erscheint oben in der Liste.

Das Blatt ist ein unteres Blatt, du kannst es also nach unten ziehen, um den Eintrag zu verwerfen. Wenn du auf Hinzufügen tippst, während der Betrag leer oder nicht numerisch ist, zeigt das Feld Erforderlich (Required) oder Ungültige Zahl (Invalid number), und nichts wird gespeichert.

So hängst du ein Belegfoto an

Ein Foto gehört zur Ausgabe und wird in der App gespeichert, sodass du das Papier wegwerfen kannst. Tessa behält den Beleg von Oak Hill Vet Supply, weil sie diesen Einkauf Cedar Park Kennels berechnen wird und den Nachweis griffbereit haben möchte.

1. Scrolle im Blatt Neue Ausgabe oder Ausgabe bearbeiten (Edit Expense) ganz nach unten und tippe auf Beleg hinzufügen (Add receipt).
2. Wähle Kamera (Camera), um den Bon jetzt zu fotografieren, oder Galerie (Gallery), um ein bereits aufgenommenes Foto auszuwählen.
3. Sobald das Bild gewählt ist, ändert sich die Schaltfläche zu Beleg angehängt (Receipt attached), und darunter erscheint ein Vorschaustreifen.
4. Tippe auf Hinzufügen (oder beim Bearbeiten auf Speichern (Save)), um das Foto bei der Ausgabe zu behalten.

Die Vorschau ist ein Streifen fester Höhe, der die Bildmitte ausschneidet, sodass ein langer Beleg nur seinen mittleren Teil zeigt; das ganze Bild bleibt trotzdem erhalten. Das Bild wird in dem Moment, in dem du es auswählst, in den eigenen Speicher der App kopiert und wieder gelöscht, wenn du es durch ein anderes Foto ersetzt oder die Ausgabe löschst.

So scannst du einen Beleg, um Betrag und Datum vorzubelegen

Die Schaltfläche Beleg scannen (Scan receipt) oben rechts im Blatt Neue Ausgabe öffnet einen separaten Bildschirm, der den gedruckten Text auf einem Beleg liest und versucht, Summe und Datum zu finden. Dieser Teil der App verwendet die Handykamera und geräteinterne Texterkennung, er funktioniert also nur auf einem echten Android-Gerät; der Screenshot unten zeigt den Bildschirm beim Öffnen, bevor ein Foto aufgenommen wurde.

1. Tippe auf + auf dem Bildschirm Ausgaben und dann oben im Blatt auf Beleg scannen.
2. Tippe auf dem Bildschirm Beleg scannen auf Foto aufnehmen (Take photo) oder auf Aus Galerie wählen (Pick from gallery) für ein vorhandenes Bild.
3. Warte auf den Ladekreis. Der Bildschirm zeigt dann das Foto, einen Block Erkannte Werte (Detected values) mit Betrag und Datum (Date) (oder Nicht erkannt (Not detected)) und einen aufklappbaren Abschnitt Roher OCR-Text (Raw OCR text), den du lesen kannst, um zu prüfen, was die Erkennung gesehen hat.
4. Tippe auf Verwenden (Use), um den erkannten Betrag und das Datum ins Blatt zu übernehmen, oder auf Erneut aufnehmen (Retake), um ein anderes Bild zu versuchen.
5. Fülle zurück im Blatt wie gewohnt Beschreibung und Kategorie aus und tippe auf Beleg hinzufügen, wenn du das Foto zusätzlich speichern möchtest.

Der Scanner ist eine Abkürzung fürs Tippen, mehr nicht. Er füllt nur Betrag und Datum; das verwendete Foto wird nicht an die Ausgabe angehängt, und die Schaltfläche wird beim Bearbeiten einer vorhandenen Ausgabe nicht angeboten, damit sie keine bereits eingegebenen Zahlen überschreiben kann.

So prüfst du Ausgaben nach Kategorie und Zeitraum

Tessa möchte wissen, wie viel vom September in den Van geflossen ist. Die Übersichtskarte dient zugleich als Filter.

1. Tippe auf den Chip Transport: $169.25 (oder auf das passende Segment des Balkens). Das Segment wird dicker, der Chip wird umrandet, und die Liste schrumpft auf diese Kategorie.
2. Tippe erneut auf denselben Chip, um den Kategoriefilter aufzuheben.
3. Verwende die Chips Alle (All), Abrechenbar und Nicht abgerechnet (Uninvoiced) unter der Karte, um nach Abrechnungsstatus einzugrenzen, und das Dropdown Kunde am Ende dieser Reihe, um die Ausgaben eines Kunden anzuzeigen.
4. Um einen anderen Zeitraum zu betrachten, tippe auf das Kalendersymbol (Zeitraum) in der App-Leiste, wähle Start- und Enddatum und bestätige. Unter der App-Leiste erscheint ein Banner mit dem Zeitraum, und die Übersichtskarte wechselt vom Monatsnamen zu diesem Zeitraum; tippe auf das Schließen-Symbol des Banners, um zum laufenden Monat zurückzukehren.

Filter kombinieren sich: Abrechnungs-Chip, Kunde, Zeitraum und Kategorie gelten alle gleichzeitig für die Liste. Die Übersichtskarte folgt dem Abrechnungs-Chip, dem Kunden und dem Zeitraum, ignoriert aber die angetippte Kategorie, weshalb Summe und alle Chips sichtbar bleiben, während die Liste gefiltert ist.

So berechnest du eine Ausgabe einem Kunden

Eine abrechenbare Ausgabe ist eine gewöhnliche Ausgabe mit eingeschaltetem Schalter Abrechenbar. Berechnet wird nichts, bis du sie auf eine Rechnung setzt, und dafür gibt es zwei Wege. Beide bieten nur Ausgaben an, die abrechenbar sind und noch nicht abgerechnet wurden, sodass dieselben Kosten nie zweimal berechnet werden können.

Aus der Ausgabenliste:

1. Tippe in der App-Leiste auf Abrechnen. Ein Dialog Rechnung erstellen (Create Invoice) listet jede abrechenbare, nicht abgerechnete Ausgabe mit ihrem Kategorieschlüssel und Betrag auf.
2. Hake die zu berechnenden Ausgaben an. Die Schaltfläche unten zählt sie: Rechnung erstellen (2).
3. Tippe auf diese Schaltfläche. Eine neue Rechnung öffnet sich mit einer Position pro Ausgabe, und wenn alle angehakten Ausgaben zum selben Kunden gehören, ist dieser Kunde bereits ausgewählt.
4. Stelle die Rechnung wie gewohnt fertig und tippe auf Speichern. Erst jetzt werden die Ausgaben als abgerechnet markiert.

Aus dem Rechnungseditor heraus, was praktischer ist, wenn du die Rechnung des Kunden ohnehin gerade schreibst:

1. Öffne eine neue Rechnung oder einen Entwurf und wähle den Kunden.
2. Scrolle zu Positionen (Line Items) und tippe auf den Chip Ausgaben neben Produkt / Dienstleistung (Product / Service) und Zeit (Time).
3. Hake im Dialog Ausgaben hinzufügen (Add Expenses) die einzuschließenden Kosten an und tippe auf Hinzufügen (2).
4. Passe die neuen Zeilen bei Bedarf an (füge zum Beispiel einen Bearbeitungsaufschlag zum Einzelpreis hinzu) und speichere die Rechnung.

Die Auswahl im Editor ist bei Kunden strenger: Mit ausgewähltem Kunden zeigt sie nur Ausgaben, die diesem Kunden oder keinem Kunden zugeordnet sind. Wenn nichts passt, bekommst du eine Meldung wie Keine Ausgaben für diesen Kunden (3 für andere) statt eines leeren Dialogs.

Jede Ausgabe wird zu einer Zeile mit Menge 1, Einheit Stück (item) und dem Ausgabenbetrag als Einzelpreis. Wenn du einen Steuerbetrag erfasst hast, wird der Steuersatz der Zeile daraus abgeleitet (Steuer geteilt durch Betrag); andernfalls hat die Zeile keine Steuer. Tessas Einkauf über $128.71 mit $9.81 Steuer landet daher als Zeile mit 7,62 Prozent Steuer, weil die Belegsumme die Steuer bereits enthält. Möchtest du lieber den Nettopreis berechnen und die Rechnung die Steuer aufschlagen lassen, bearbeite die Zeile nach dem Hinzufügen.

Regeln und Details

• Eine neue Ausgabe hinzufügen, eine bearbeiten und der letzte Schritt von Abrechnen sind Pro-Funktionen; im kostenlosen Tarif öffnen sie die Bezahlschranke. Anzeigen, Filtern, Abrechenbar umschalten und Löschen funktionieren in jedem Tarif.
• Betrag muss eine Zahl sein, und Beschreibung darf nicht leer sein. Alles andere ist optional; ein leerer Lieferant oder eine leere Notiz wird als nichts gespeichert, und ein leerer Steuerbetrag wird zu 0.
• Eine neue Ausgabe beginnt mit der Kategorie Sonstiges, der Währung USD, dem heutigen Datum, ohne Kunden und mit ausgeschaltetem Abrechenbar. Die Währung folgt nicht dem Standard deines Geschäftsprofils; prüfe sie, wenn du nicht in Dollar abrechnest.
• Die Datumsauswahl für Ausgaben erlaubt Daten von 2020 bis ein Jahr in die Zukunft. Die Zeitraumauswahl in der App-Leiste reicht von 2020 bis Ende nächsten Jahres und öffnet sich beim aktuellen Monat.
• Es gibt acht feste Kategorien; eigene kannst du nicht anlegen. Verwende Sonstiges plus eine klare Beschreibung für alles andere.
• Die Übersichtskarte zeigt nur Ausgaben, die im aktuellen Kalendermonat datiert sind, sofern kein Zeitraum gesetzt ist, und sie blendet sich aus, wenn es nichts anzuzeigen gibt. Alle Beträge auf der Karte werden in der Währung der ersten Ausgabe in der Liste ausgegeben, sodass gemischte Währungen in einem Monat eine irreführende Summe ergeben; die Zeilen selbst zeigen immer ihre eigene Währung.
• Die Kategorienamen in den Dialogen Rechnung erstellen und Ausgaben hinzufügen erscheinen als kleingeschriebene Schlüssel (other, transport) statt der sonst verwendeten Bezeichnungen.
• Halte eine Zeile lange gedrückt für Bearbeiten (Edit), Als abrechenbar markieren (Mark as billable) / Als nicht abrechenbar markieren (Mark as unbillable) und Löschen (Delete). Das Umschalten von Abrechenbar wirkt sofort ohne Bestätigung. Ein Tipp auf eine Zeile bewirkt nichts.
• Wischen einer Zeile von rechts nach links löscht sie ebenfalls, nach einer Bestätigung Ausgabe löschen? (Delete expense?). Löschen entfernt auch das Belegfoto aus dem Speicher. Es gibt kein Rückgängig.
• Eine abgerechnete Ausgabe behält einen Link zur Rechnung und verschwindet aus beiden Auswahldialogen, bleibt aber in der Liste. Der Chip Nicht abgerechnet zeigt, was noch offen ist. Ein späteres Löschen der Rechnung setzt die Markierung nicht zurück.
• Beträge werden unverändert auf die Rechnung kopiert. Eine Ausgabe in EUR, die zu einer USD-Rechnung hinzugefügt wird, wird nicht umgerechnet.
• Der Belegscanner erkennt nur Text in lateinischer Schrift; Belege in Kyrillisch oder anderen Schriften liefern keinen Betrag. Er nimmt die letzte geldähnliche Zahl auf dem Bon als Summe und das erste plausible Datum und akzeptiert sowohl das Format 1,234.56 als auch 1.234,56.
• Auf diesem Bildschirm gibt es keinen Export und keinen Bericht für Ausgaben. Das Werkzeug Analysen (Analytics) enthält eine Karte Ausgabenaufschlüsselung (Expense Breakdown) und eine Gewinnansicht, die Ausgaben vom Umsatz abziehen.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• Rechnungseditor dazu, was mit den Positionen passiert, nachdem du Ausgaben hinzugefügt hast.
• Zeiterfassung dazu, wie du Stunden genauso abrechnest wie Kosten.
• Analysen, Dashboard und Berichte zu den Karten Ausgabenaufschlüsselung und Gewinn.