Brugervejledning

Udgifter, kvitteringer og viderefakturering af omkostninger

Registrér brændstof og andre omkostninger efter kategori, vedhæft kvitteringsfotos, markér køb som fakturerbare og hent dem over på en kundefaktura.

Opdateret: 2026-09-09

Værktøjet Udgifter er der, hvor du registrerer, hvad din virksomhed bruger, ikke hvad den tjener. Hver post er et enkelt køb med et beløb, en kategori, en dato og eventuelt en leverandør, en kunde, et momsbeløb, en note og et foto af kvitteringen. Skærmen lægger den indeværende måned sammen pr. kategori, så du med ét blik kan se, om det er brændstof eller materialer, der æder din avance, og den holder et separat flag for omkostninger, du har tænkt dig at sende videre til en kunde. Disse fakturerbare omkostninger kan laves om til varelinjer på en faktura direkte fra udgiftslisten eller inde fra fakturaeditoren.

Denne vejledning følger Tessa Quinn, der driver Paws on Wheels Mobile Grooming fra en varevogn i Austin, Texas. Hendes september indtil videre: tre tankfulde brændstof, et abonnement på en bookingapp, dørhængere, frokost, et telefonabonnement og to køb i en dyrlægeforretning, som blev foretaget på vegne af en kennel og en hundedagpleje og skal viderefaktureres til dem.

Det, du ser på skærmen

Åbn fanen Værktøjer og se efter det orange kort Udgifter i afsnittet Produktivitet. Oversigten fører dig også derhen: både genvejschippen Udgift og kortet Udgifter denne måned åbner den samme skærm.

Appbjælken viser Udgifter og har to kontroller: et kalenderikon (Datointerval) og en knap Til fakturering. Under den sidder oversigtskortet for den indeværende måned, derefter en række filterchips og så listen over udgifter med de nyeste øverst. En rund +-knap i nederste højre hjørne tilføjer en ny udgift.

Oversigtskortet har måneden som titel (September 2026 for Tessa) og viser totalen til højre. Under det er en tynd bjælke opdelt i farvede segmenter, ét pr. kategori, i forhold til de brugte penge, og et sæt chips gentager de samme tal som tekst: Andet: $309,61, Transport: $169,25 og så videre. Hver kategori har et fast ikon og en fast farve: et fly for Rejser, bestik for Mad, en bygning for Kontor, en bærbar for Software, et telefonrør for Telekommunikation, en bil for Transport, en megafon for Markedsføring og et figurikon for Andet.

Hver række på listen bruger kategoriikonet som avatar. Titlen er din beskrivelse, anden linje er leverandøren og datoen adskilt af en prik, og i højre side står beløbet. Udgifter, du har markeret som fakturerbare, får et lille mærke fakturerbar under beløbet. Der er ingen detaljeside for en udgift; alt sker via et langt tryk på rækken.

Sådan registrerer du en udgift

Tessa har lige tanket varevognen op før en tur til Round Rock. At tilføje brændstoffet tager under et minut.

1. Tryk på +-knappen på skærmen Udgifter. Arket Ny udgift glider op.
2. Skriv totalen i Beløb. Feltet Valuta ved siden af står som standard på USD; ret det, hvis kvitteringen er i EUR, GBP, RUB, JPY eller CAD.
3. Indtast en Beskrivelse som "Fuel - van, Round Rock route". Beløb og beskrivelse er de eneste to påkrævede felter.
4. Vælg en Kategori. Arket starter på Andet; Tessa vælger Transport til brændstof.
5. Tryk på daterækken (undertitlen Udgiftsdato), hvis købet ikke skete i dag.
6. Udfyld Leverandør, så rækken er nem at genkende senere.
7. Lad Kunde stå på Ingen for en generel omkostning, eller vælg den kunde, købet blev foretaget for.
8. Slå Fakturerbar til, hvis — og kun hvis — du planlægger at fakturere denne omkostning til den kunde.
9. Tilføj eventuelt et Momsbeløb (momsandelen i kroner og øre, ikke en sats) og Noter.
10. Tryk på Tilføj. Arket lukker, og den nye række dukker op øverst på listen.

Arket er et bundark, så du kan trække det ned for at opgive posten. Trykker du på Tilføj med et tomt eller ikke-numerisk beløb, viser feltet Påkrævet eller Ugyldigt tal, og intet gemmes.

Sådan vedhæfter du et kvitteringsfoto

Et foto bor sammen med udgiften og gemmes inde i appen, så du kan smide papiret ud. Tessa beholder kvitteringen fra Oak Hill Vet Supply, fordi hun vil viderefakturere det køb til Cedar Park Kennels og gerne vil have dokumentationen ved hånden.

1. Rul til bunden af arket Ny udgift eller Rediger udgift og tryk på Tilføj kvittering.
2. Vælg Kamera for at fotografere sedlen nu eller Galleri for at vælge et foto, du allerede har taget.
3. Når billedet er valgt, ændrer knappen sig til Kvittering vedhæftet, og en forhåndsvisningsstribe vises under den.
4. Tryk på Tilføj (eller Gem, når du redigerer) for at beholde fotoet sammen med udgiften.

Forhåndsvisningen er en stribe med fast højde, der beskærer midten af billedet, så en høj kvittering viser kun sin midterste del; hele billedet er stadig gemt. Billedet kopieres ind i appens eget lager i det øjeblik, du vælger det, og det slettes igen, når du erstatter det med et andet foto eller sletter udgiften.

Sådan scanner du en kvittering for at forudfylde beløb og dato

Knappen Scan kvittering i øverste højre hjørne af arket Ny udgift åbner en separat skærm, der læser den trykte tekst på en kvittering og forsøger at finde totalen og datoen. Denne del af appen bruger telefonens kamera og tekstgenkendelse på enheden, så den virker kun på en rigtig Android-enhed; skærmbilledet nedenfor viser skærmen, som den åbner, før der er taget et foto.

1. Tryk på + på skærmen Udgifter, og tryk derefter på Scan kvittering øverst i arket.
2. På skærmen Scan kvittering trykker du på Tag foto eller på Vælg fra galleri for et eksisterende billede.
3. Vent på indlæsningen. Skærmen viser derefter fotoet, en blok Registrerede værdier med Beløb og Dato (eller Ikke registreret) og et udfoldeligt afsnit Rå OCR-tekst, som du kan læse for at kontrollere, hvad genkenderen så.
4. Tryk på Brug for at kopiere det registrerede beløb og den registrerede dato ind i arket, eller på Tag igen for at prøve med et andet billede.
5. Tilbage i arket udfylder du beskrivelse og kategori som sædvanlig og trykker på Tilføj kvittering, hvis du også vil have fotoet gemt.

Scanneren er en genvej til tastearbejdet, intet andet. Den udfylder kun beløbet og datoen; det foto, den brugte, vedhæftes ikke udgiften, og knappen tilbydes ikke, når du redigerer en eksisterende udgift, så den ikke kan overskrive tal, du allerede har indtastet.

Sådan gennemgår du forbruget efter kategori og periode

Tessa vil vide, hvor meget af september der gik til varevognen. Oversigtskortet fungerer også som filter.

1. Tryk på chippen Transport: $169.25 (eller på det tilsvarende segment af bjælken). Segmentet bliver tykkere, chippen får en kontur, og listen skrumper til den kategori.
2. Tryk på den samme chip igen for at rydde kategorifilteret.
3. Brug chipsene Alle, Fakturerbar og Ikke faktureret under kortet til at indsnævre efter faktureringsstatus, og rullemenuen Kunde for enden af den række til at vise én kundes udgifter.
4. Vil du se på en anden periode, trykker du på kalenderikonet (Datointerval) i appbjælken, vælger en start- og slutdato og bekræfter. Et banner med intervallet vises under appbjælken, og oversigtskortet skifter fra månedsnavnet til det interval; tryk på bannerets lukkeikon for at vende tilbage til den indeværende måned.

Filtrene stables: faktureringschip, kunde, datointerval og kategori gælder alle på én gang for listen. Oversigtskortet følger faktureringschippen, kunden og datointervallet, men ignorerer den kategori, du trykkede på, og derfor forbliver totalen og alle chipsene synlige, mens listen er filtreret.

Sådan fakturerer du en udgift til en kunde

En fakturerbar udgift er en helt almindelig udgift med kontakten Fakturerbar slået til. Der bliver ikke faktureret noget, før du sætter den på en faktura, og det kan gøres på to måder. Begge tilbyder kun udgifter, der er fakturerbare og endnu ikke faktureret, så den samme omkostning aldrig kan opkræves to gange.

Fra udgiftslisten:

1. Tryk på Til fakturering i appbjælken. En dialog Opret faktura viser hver fakturerbar, ikke-faktureret udgift med dens kategorinøgle og beløb.
2. Sæt flueben ved de udgifter, der skal faktureres. Knappen nederst tæller dem: Opret faktura (2).
3. Tryk på den knap. En ny faktura åbner med én varelinje pr. udgift, og hvis alle de markerede udgifter hører til den samme kunde, er den kunde allerede valgt.
4. Færdiggør fakturaen som sædvanlig og tryk på Gem. Først nu markeres udgifterne som fakturerede.

Inde fra fakturaeditoren, hvilket er nemmere, når du allerede er i gang med at skrive kundens faktura:

1. Åbn en ny faktura eller en fakturakladde og vælg kunden.
2. Rul til Varelinjer og tryk på chippen Udgifter ved siden af Produkt / Ydelse og Tid.
3. I dialogen Tilføj udgifter sætter du flueben ved de omkostninger, der skal med, og trykker på Tilføj (2).
4. Justér de nye linjer om nødvendigt (læg for eksempel et håndteringstillæg på enhedsprisen) og gem fakturaen.

Editorens vælger er strengere med hensyn til kunder: når en kunde er valgt, viser den kun udgifter, der er tildelt den kunde eller ingen kunde. Er der intet, der matcher, får du en besked som Ingen udgifter for denne kunde (3 for andre) i stedet for en tom dialog.

Hver udgift bliver til en linje med antal 1, enheden stk. og udgiftsbeløbet som enhedspris. Har du registreret et momsbeløb, udledes linjens momssats af det (moms divideret med beløb); ellers har linjen ingen moms. Tessas køb på $128,71 med $9,81 i moms lander derfor som en linje med 7,62 procent moms, fordi kvitteringens total allerede inkluderer momsen. Vil du hellere fakturere prisen uden moms og lade fakturaen lægge moms oveni, kan du redigere linjen, efter at du har tilføjet den.

Regler og detaljer

• At tilføje en ny udgift, at redigere en, og det sidste trin i Til fakturering er Pro-funktioner; på gratisplanen åbner de betalingsmuren. At se, filtrere, slå fakturerbar til og fra samt slette virker på alle planer.
• Beløb skal være et tal, og Beskrivelse må ikke være tom. Alt andet er valgfrit; en tom leverandør eller note gemmes som intet, og et tomt momsbeløb bliver til 0.
• En ny udgift starter med kategorien Andet, valutaen USD, dags dato, ingen kunde og Fakturerbar slået fra. Valutaen følger ikke din virksomhedsprofils standard; tjek den, hvis du ikke fakturerer i dollars.
• Datovælgeren til udgifter tillader datoer fra 2020 og op til et år frem. Datointervalvælgeren i appbjælken går fra 2020 til udgangen af næste år og åbner på den indeværende måned.
• Der er otte faste kategorier; du kan ikke tilføje dine egne. Brug Andet plus en tydelig beskrivelse til alt andet.
• Oversigtskortet viser kun udgifter dateret i den indeværende kalendermåned, medmindre der er sat et datointerval, og det skjuler sig selv, når der ikke er noget at vise. Alle beløb på kortet udskrives i valutaen for den første udgift på listen, så at blande valutaer i én måned giver en misvisende total; rækkerne selv viser altid deres egen valuta.
• Kategorinavnene inde i dialogerne Opret faktura og Tilføj udgifter vises som nøgler med små bogstaver (other, transport) frem for de etiketter, der bruges andre steder.
• Tryk længe på en række for Rediger, Markér som fakturerbar / Markér som ikke-fakturerbar og Slet. Skift af fakturerbar-flaget træder i kraft med det samme uden bekræftelse. Et almindeligt tryk på en række gør ingenting.
• At stryge en række fra højre mod venstre sletter den også, efter en bekræftelse i Slet udgift?. Sletningen fjerner også kvitteringsfotoet fra lageret. Der er ingen fortryd.
• En faktureret udgift beholder en henvisning til fakturaen og forsvinder fra begge vælgere, men bliver på listen. Chippen Ikke faktureret viser, hvad der stadig er åbent. At slette fakturaen senere nulstiller ikke flaget.
• Beløb kopieres over på fakturaen, som de er. En udgift i EUR, der tilføjes en faktura i USD, bliver ikke omregnet.
• Kvitteringsscanneren genkender kun tekst med latinske bogstaver; kvitteringer trykt med kyrillisk eller andre skriftsystemer giver ikke noget beløb. Den tager det sidste beløbslignende tal på sedlen som total og den første plausible dato, og den accepterer både formatet 1,234.56 og 1.234,56.
• Der er ingen eksport eller rapport for udgifter på denne skærm. Værktøjet Analyser indeholder et kort med Udgiftsfordeling og en avancevisning, der trækker udgifter fra omsætningen.

Tips

Relaterede vejledninger

• Fakturaeditor om, hvad der sker med varelinjerne, når du har tilføjet udgifter.
• Tidsregistrering om at fakturere timer på samme måde, som du fakturerer omkostninger.
• Analyser, oversigt og rapporter om kortene Udgiftsfordeling og avance.