Руководство

Расходы, чеки и перевыставление затрат клиенту

Записывайте топливо, материалы и другие затраты по категориям, прикрепляйте фото чеков, помечайте покупки как оплачиваемые и переносите их в счёт клиента в два касания.

Обновлено: 2026-09-09

Инструмент Расходы (Expenses) нужен для учёта того, что ваш бизнес тратит, а не зарабатывает. Каждая запись — это одна покупка с суммой, категорией, датой и, по желанию, поставщиком, клиентом, суммой налога, заметкой и фотографией чека. Экран суммирует текущий месяц по категориям, поэтому сразу видно, съедает ли вашу маржу топливо или расходные материалы, а для затрат, которые вы собираетесь переложить на клиента, ведётся отдельная отметка. Такие оплачиваемые затраты можно превратить в позиции счёта прямо из списка расходов или из редактора счёта.

В этом руководстве мы следим за Тессой Куинн (Tessa Quinn), которая держит мобильный груминг-салон Paws on Wheels Mobile Grooming в фургоне в Остине, Техас. Её сентябрь пока выглядит так: три полных бака топлива, подписка на приложение для записи клиентов, дверные листовки, обед, тариф мобильной связи и две покупки в магазине ветеринарных товаров, сделанные для питомника и собачьего детсада, которые нужно перевыставить им.

Что вы видите на экране

Откройте вкладку Инструменты (Tools) и найдите в разделе Продуктивность (Productivity) оранжевую карточку Расходы. С панели управления сюда тоже можно попасть: чип быстрого действия Расход (Expense) и карточка Расходы за месяц (Expenses This Month) открывают тот же экран.

В панели приложения написано Расходы, и на ней два элемента управления: значок календаря (Диапазон дат, Date range) и кнопка К счёту (To Invoice). Под ней расположена сводная карточка за текущий месяц, затем ряд чипов-фильтров, затем список расходов, начиная с самых новых. Круглая кнопка + в правом нижнем углу добавляет новый расход.

Сводная карточка озаглавлена названием месяца (September 2026 у Тессы) и показывает общий итог справа. Под ним тонкая полоса разбита на цветные сегменты, по одному на категорию, пропорционально потраченным деньгам, а набор чипов повторяет те же числа текстом: Прочее: $309.61, Транспорт: $169.25 и так далее. У каждой категории свой постоянный значок и цвет: самолёт для Путешествия (Travel), приборы для Еда (Food), здание для Офис (Office), ноутбук для ПО (Software), трубка для Телеком (Telecom), автомобиль для Транспорт (Transport), рупор для Маркетинг (Marketing) и значок с фигурами для Прочее (Other).

В каждой строке списка значок категории служит аватаром. Заголовок — ваше описание, вторая строка — поставщик и дата через точку, справа — сумма. Расходы, помеченные как оплачиваемые, получают небольшую метку счёт (billable) под суммой. Отдельной страницы с деталями расхода нет; всё делается через долгое нажатие на строку.

Как записать расход

Тесса только что заправила фургон перед выездом в Раунд-Рок. Добавление топлива занимает меньше минуты.

1. Нажмите кнопку + на экране Расходы. Снизу выезжает панель Новый расход (New Expense).
2. Введите итог в поле Сумма (Amount). Поле Валюта (Currency) рядом по умолчанию содержит USD; измените его, если чек в EUR, GBP, RUB, JPY или CAD.
3. Введите Описание (Description), например «Fuel - van, Round Rock route». Сумма и описание — единственные два обязательных поля.
4. Выберите Категория (Category). Панель открывается с категорией Прочее; для топлива Тесса выбирает Транспорт.
5. Нажмите строку даты (подпись Дата расхода, Expense date), если покупка была не сегодня.
6. Заполните поле Поставщик (Vendor), чтобы строку было легко узнать потом.
7. Оставьте Клиент (Client) в значении Нет (None) для накладных расходов или выберите клиента, для которого сделана покупка.
8. Включите переключатель Оплачиваемый (Billable) только если планируете выставить эту затрату этому клиенту.
9. При желании добавьте Сумма налога (Tax amount) — налоговую часть в деньгах, а не ставку — и Заметки (Notes).
10. Нажмите Добавить (Add). Панель закрывается, и новая строка появляется в начале списка.

Это нижняя панель, поэтому её можно потянуть вниз, чтобы отказаться от записи. Если нажать Добавить с пустой или нечисловой суммой, поле покажет Обязательно (Required) или Неверное число (Invalid number), и ничего не сохранится.

Как прикрепить фото чека

Фото хранится вместе с расходом внутри приложения, так что бумажный чек можно выбросить. Тесса сохраняет чек из Oak Hill Vet Supply, потому что будет выставлять эту покупку питомнику Cedar Park Kennels и хочет иметь подтверждение под рукой.

1. В панели Новый расход или Редактировать расход (Edit Expense) прокрутите вниз и нажмите Добавить чек (Add receipt).
2. Выберите Камера (Camera), чтобы сфотографировать чек сейчас, или Галерея (Gallery), чтобы взять уже сделанный снимок.
3. Как только снимок выбран, кнопка меняется на Чек прикреплён (Receipt attached), а под ней появляется полоска предпросмотра.
4. Нажмите Добавить (или Сохранить (Save) при редактировании), чтобы сохранить фото вместе с расходом.

Предпросмотр — полоска фиксированной высоты, которая обрезает середину снимка, поэтому у длинного чека видна только центральная часть; полное изображение при этом сохраняется. Снимок копируется в собственное хранилище приложения в момент выбора и удаляется, когда вы заменяете его другим фото или удаляете расход.

Как отсканировать чек, чтобы автоматически заполнить сумму и дату

Кнопка Сканировать чек (Scan receipt) в правом верхнем углу панели Новый расход открывает отдельный экран, который читает напечатанный на чеке текст и пытается найти итог и дату. Эта часть приложения использует камеру телефона и распознавание текста на устройстве, поэтому работает только на реальном Android-устройстве; на снимке ниже экран показан в момент открытия, до того как сделано фото.

1. Нажмите + на экране Расходы, затем нажмите Сканировать чек вверху панели.
2. На экране Сканировать чек нажмите Сделать фото (Take photo) или Выбрать из галереи (Pick from gallery) для существующего снимка.
3. Дождитесь окончания индикатора загрузки. Затем экран покажет фото, блок Распознанные значения (Detected values) с полями Сумма и Дата (Date) (или Не распознано, Not detected) и раскрывающийся раздел Распознанный текст (Raw OCR text), где можно проверить, что именно увидел распознаватель.
4. Нажмите Использовать (Use), чтобы скопировать найденные сумму и дату в панель, или Переснять (Retake), чтобы попробовать другой снимок.
5. Вернувшись в панель, заполните описание и категорию как обычно и нажмите Добавить чек, если хотите также сохранить фото.

Сканер — всего лишь способ не набирать цифры вручную. Он заполняет только сумму и дату; использованное фото к расходу не прикрепляется, а при редактировании существующего расхода кнопка не предлагается, чтобы она не могла перезаписать уже введённые цифры.

Как просмотреть траты по категориям и периодам

Тесса хочет узнать, сколько денег в сентябре ушло на фургон. Сводная карточка одновременно служит фильтром.

1. Нажмите чип Транспорт: $169.25 (или соответствующий сегмент полосы). Сегмент становится толще, чип обводится рамкой, а список сокращается до этой категории.
2. Нажмите тот же чип ещё раз, чтобы снять фильтр по категории.
3. Используйте чипы Все (All), Оплачиваемые (Billable) и Без счёта (Uninvoiced) под карточкой, чтобы отфильтровать по состоянию выставления, а выпадающий список Клиент в конце этого ряда — чтобы показать расходы одного клиента.
4. Чтобы посмотреть другой период, нажмите значок календаря (Диапазон дат) в панели приложения, выберите начальную и конечную даты и подтвердите. Под панелью приложения появится баннер с диапазоном, а сводная карточка вместо названия месяца покажет этот диапазон; нажмите значок закрытия на баннере, чтобы вернуться к текущему месяцу.

Фильтры складываются: чип выставления, клиент, диапазон дат и категория применяются к списку одновременно. Сводная карточка учитывает чип выставления, клиента и диапазон дат, но игнорирует нажатую категорию — поэтому итог и все чипы остаются на виду, пока список отфильтрован.

Как выставить расход клиенту

Оплачиваемый расход — это обычный расход с включённым переключателем Оплачиваемый. Ничего не выставляется, пока вы не поместите его в счёт, и сделать это можно двумя способами. Оба предлагают только оплачиваемые расходы, которые ещё не попали в счёт, поэтому одна и та же затрата никогда не будет выставлена дважды.

Из списка расходов:

1. Нажмите К счёту в панели приложения. Диалог Создать счёт (Create Invoice) перечисляет все оплачиваемые расходы без счёта с ключом категории и суммой.
2. Отметьте расходы, которые нужно выставить. Кнопка внизу считает их: Создать счёт (2).
3. Нажмите эту кнопку. Откроется новый счёт с одной позицией на каждый расход, и если все отмеченные расходы относятся к одному клиенту, этот клиент уже выбран.
4. Завершите счёт как обычно и нажмите Сохранить. Только теперь расходы помечаются как выставленные.

Из редактора счёта — это удобнее, когда вы уже составляете счёт клиента:

1. Откройте новый или черновой счёт и выберите клиента.
2. Прокрутите до раздела Позиции (Line Items) и нажмите чип Расходы рядом с Товар / Услуга (Product / Service) и Время (Time).
3. В диалоге Добавить расходы (Add Expenses) отметьте затраты для включения и нажмите Добавить (2).
4. При необходимости скорректируйте новые строки (например, добавьте наценку за обработку к цене за единицу) и сохраните счёт.

Выбор в редакторе строже относится к клиентам: при выбранном клиенте он показывает только расходы, назначенные этому клиенту или никому. Если ничего не подходит, вместо пустого диалога вы увидите сообщение вроде Нет расходов для этого клиента (3 для других) (No expenses for this client (3 for others)).

Каждый расход становится строкой с количеством 1, единицей шт (item) и суммой расхода в качестве цены за единицу. Если вы записали сумму налога, ставка налога строки выводится из неё (налог, делённый на сумму); иначе строка без налога. Поэтому покупка Тессы на $128.71 с налогом $9.81 попадает в счёт как строка со ставкой 7,62 процента, поскольку итог чека уже включает налог. Если вы предпочитаете выставлять цену без налога и позволить счёту добавить налог сам, отредактируйте строку после добавления.

Правила и детали

• Добавление нового расхода, его редактирование и последний шаг К счёту — функции Pro; на бесплатном плане они открывают экран оплаты. Просмотр, фильтрация, переключение оплачиваемости и удаление работают на любом плане.
• Сумма должна быть числом, а Описание не может быть пустым. Всё остальное необязательно; пустой поставщик или заметка сохраняются как отсутствующие, а пустая сумма налога становится 0.
• Новый расход начинается с категорией Прочее, валютой USD, сегодняшней датой, без клиента и с выключенным Оплачиваемый. Валюта не следует настройке по умолчанию вашего профиля бизнеса; проверяйте её, если вы выставляете счета не в долларах.
• Выбор даты расхода допускает даты с 2020 года до одного года вперёд. Выбор диапазона дат в панели приложения охватывает период с 2020 года до конца следующего года и открывается на текущем месяце.
• Категорий восемь, и они фиксированные; свои добавить нельзя. Для всего остального используйте Прочее плюс понятное описание.
• Сводная карточка показывает только расходы, датированные текущим календарным месяцем, если не задан диапазон дат, и скрывается, когда показывать нечего. Все суммы на карточке выводятся в валюте первого расхода в списке, поэтому смешение валют в одном месяце даёт вводящий в заблуждение итог; сами строки всегда показывают собственную валюту.
• Названия категорий внутри диалогов Создать счёт и Добавить расходы отображаются как ключи в нижнем регистре (other, transport), а не как подписи, используемые в других местах.
• Долгое нажатие на строку открывает Редактировать (Edit), Сделать оплачиваемым (Mark as billable) / Убрать оплачиваемость (Mark as unbillable) и Удалить (Delete). Переключение оплачиваемости применяется сразу без подтверждения. Обычное нажатие на строку ничего не делает.
• Смахивание строки справа налево тоже удаляет её после подтверждения Удалить расход? (Delete expense?). При удалении из хранилища удаляется и фото чека. Отмены нет.
• Выставленный расход сохраняет ссылку на счёт и исчезает из обоих диалогов выбора, но остаётся в списке. Чип Без счёта показывает, что ещё открыто. Последующее удаление счёта не сбрасывает эту отметку.
• Суммы копируются в счёт как есть. Расход в EUR, добавленный в счёт в USD, не конвертируется.
• Сканер чеков распознаёт только текст латиницей; чеки, напечатанные кириллицей или другим письмом, сумму не дадут. Он берёт последнюю похожую на деньги цифру на чеке как итог и первую правдоподобную дату, и понимает как формат 1,234.56, так и 1.234,56.
• На этом экране нет экспорта или отчёта по расходам. Инструмент Аналитика (Analytics) включает карточку Расходы по категориям (Expense Breakdown) и представление прибыли, которое вычитает расходы из выручки.

Советы

Связанные руководства

• Редактор счёта — что происходит с позициями после добавления расходов.
• Учёт времени — выставление часов тем же способом, что и затрат.
• Аналитика, панель управления и отчёты — карточки Расходы по категориям и прибыли.