यूज़र गाइड

खर्च, रसीदें और लागत की पुनः-बिलिंग

ईंधन, सामान और अन्य खर्चों को श्रेणी अनुसार दर्ज करें, रसीद की फ़ोटो जोड़ें, खरीद को बिल योग्य चिह्नित करें और दो टैप में ग्राहक के इनवॉइस पर लाएं।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

खर्च (Expenses) टूल वह जगह है जहां आप दर्ज करते हैं कि आपका व्यवसाय क्या खर्च करता है, न कि क्या कमाता है। हर प्रविष्टि एक अकेली खरीद होती है जिसमें एक राशि, एक श्रेणी, एक तारीख, और अगर आप चाहें तो एक विक्रेता, एक ग्राहक, एक कर राशि, एक टिप्पणी और रसीद की फ़ोटो होती है। स्क्रीन चालू महीने को श्रेणी के अनुसार जोड़कर दिखाती है, ताकि आप एक नज़र में देख सकें कि ईंधन या सामान आपके मार्जिन को कहां खा रहा है, और यह उन लागतों के लिए अलग से फ़्लैग रखती है जिन्हें आप किसी ग्राहक को आगे बढ़ाना चाहते हैं। उन बिल योग्य लागतों को खर्च सूची से सीधे, या इनवॉइस एडिटर के अंदर से, इनवॉइस लाइन आइटम में बदला जा सकता है।

यह गाइड टेसा क्विन का अनुसरण करती है, जो ऑस्टिन, टेक्सास में एक वैन से Paws on Wheels Mobile Grooming चलाती हैं। उनका सितंबर अब तक: ईंधन की तीन फुल टंकियां, एक बुकिंग-ऐप सब्सक्रिप्शन, डोर हैंगर, लंच, एक फ़ोन प्लान, और वेट सप्लाई स्टोर पर दो खरीदें जो एक केनल और एक डेकेयर की ओर से की गई थीं और उन्हें वापस चार्ज करने की जरूरत है।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

टूल्स (Tools) टैब खोलें और उत्पादकता (Productivity) सेक्शन में नारंगी खर्च (Expenses) कार्ड देखें। डैशबोर्ड भी आपको वहां ले जाता है: खर्च क्विक-एक्शन चिप और इस महीने के खर्च (Expenses This Month) कार्ड दोनों एक ही स्क्रीन खोलते हैं।

ऐप बार में खर्च लिखा है और इसमें दो नियंत्रण हैं: एक कैलेंडर आइकन (तिथि सीमा / Date range) और एक इनवॉइस में (To Invoice) बटन। इसके नीचे चालू महीने का सारांश कार्ड है, फिर फ़िल्टर चिप्स की एक पंक्ति, फिर खर्चों की सूची, सबसे नई सबसे ऊपर। नीचे-दाएं कोने में एक गोल + बटन नया खर्च जोड़ता है।

सारांश कार्ड में महीने का नाम शीर्षक के रूप में है (टेसा के लिए September 2026) और दाईं ओर कुल योग दिखता है। इसके नीचे एक पतली पट्टी को रंगीन खंडों में बांटा गया है, प्रत्येक श्रेणी के लिए एक, खर्च की गई राशि के अनुपात में, और चिप्स का एक सेट टेक्स्ट के रूप में वही आंकड़े दोहराता है: Other: $309.61, Transport: $169.25 वगैरह। हर श्रेणी का एक तय आइकन और रंग है: यात्रा (Travel) के लिए एक विमान, भोजन (Food) के लिए चम्मच-कांटा, कार्यालय (Office) के लिए एक इमारत, सॉफ़्टवेयर (Software) के लिए लैपटॉप, दूरसंचार (Telecom) के लिए हैंडसेट, परिवहन (Transport) के लिए कार, मार्केटिंग (Marketing) के लिए मेगाफ़ोन और अन्य (Other) के लिए एक आकृति आइकन।

सूची की हर पंक्ति अपने अवतार के रूप में श्रेणी आइकन इस्तेमाल करती है। शीर्षक आपका विवरण है, दूसरी पंक्ति में एक बिंदु से अलग किए गए विक्रेता और तारीख हैं, और दाईं ओर राशि दिखती है। जिन खर्चों को आपने बिल योग्य के रूप में फ़्लैग किया है, उन पर राशि के नीचे एक छोटा billable टैग दिखता है। किसी खर्च का कोई विवरण पेज नहीं है; सब कुछ पंक्ति पर लंबे-टैप से होता है।

खर्च कैसे दर्ज करें

टेसा ने अभी-अभी राउंड रॉक की एक यात्रा से पहले वैन भरवाई है। ईंधन जोड़ने में एक मिनट से भी कम समय लगता है।

1. Expenses स्क्रीन पर + बटन टैप करें। New Expense शीट ऊपर स्लाइड होकर आती है।
2. Amount (राशि) में कुल राशि टाइप करें। इसके बगल का Currency (मुद्रा) बॉक्स डिफ़ॉल्ट रूप से USD होता है; रसीद EUR, GBP, RUB, JPY या CAD में हो तो इसे बदलें।
3. Description (विवरण) में जैसे "Fuel - van, Round Rock route" दर्ज करें। राशि और विवरण ही दो आवश्यक फ़ील्ड हैं।
4. एक Category (श्रेणी) चुनें। शीट Other (अन्य) से शुरू होती है; टेसा ईंधन के लिए Transport (परिवहन) चुनती हैं।
5. अगर खरीद आज नहीं हुई थी, तो तारीख वाली पंक्ति (उपशीर्षक Expense date) टैप करें।
6. Vendor (विक्रेता) भरें ताकि पंक्ति बाद में पहचानना आसान हो।
7. ओवरहेड लागत के लिए Client (ग्राहक) को None (कोई नहीं) पर छोड़ें, या वह ग्राहक चुनें जिसके लिए खरीद की गई थी।
8. Billable (बिल योग्य) को तभी चालू करें जब आप इस लागत को उस ग्राहक से वसूलने की योजना बना रहे हों।
9. वैकल्पिक रूप से एक Tax amount (कर राशि - रुपये में कर का हिस्सा, दर नहीं) और Notes (टिप्पणियाँ) जोड़ें।
10. Add (जोड़ें) टैप करें। शीट बंद हो जाती है और नई पंक्ति सूची के शीर्ष पर दिखाई देती है।

यह शीट एक बॉटम शीट है, इसलिए आप प्रविष्टि छोड़ने के लिए इसे नीचे खींच सकते हैं। यदि आप राशि खाली या गैर-संख्यात्मक होने पर Add टैप करते हैं, तो फ़ील्ड में Required या Invalid number दिखता है और कुछ भी सेव नहीं होता।

रसीद की फ़ोटो कैसे संलग्न करें

एक फ़ोटो खर्च के साथ रहती है और ऐप के अंदर संग्रहीत होती है, ताकि आप कागज़ की रसीद फेंक सकें। टेसा Oak Hill Vet Supply की रसीद रखती हैं क्योंकि वह उस खरीद को Cedar Park Kennels से चार्ज करेंगी और सबूत साथ रखना चाहती हैं।

1. New Expense या Edit Expense शीट में, सबसे नीचे स्क्रॉल करें और Add receipt (रसीद जोड़ें) टैप करें।
2. अभी पर्ची की फ़ोटो लेने के लिए Camera (कैमरा) चुनें या पहले से ली गई फ़ोटो चुनने के लिए Gallery (गैलरी)।
3. तस्वीर चुनने के बाद बटन बदलकर Receipt attached (रसीद संलग्न) हो जाता है और इसके नीचे एक प्रीव्यू पट्टी दिखाई देती है।
4. फ़ोटो को खर्च के साथ रखने के लिए Add (या संपादन करते समय Save / सहेजें) टैप करें।

प्रीव्यू एक निश्चित-ऊंचाई की पट्टी है जो तस्वीर के बीच वाले हिस्से को क्रॉप करती है, इसलिए एक लंबी रसीद केवल अपना मध्य भाग दिखाती है; पूरी तस्वीर फिर भी सुरक्षित रहती है। तस्वीर को चुनते ही ऐप के अपने स्टोरेज में कॉपी कर लिया जाता है, और जब आप इसे किसी दूसरी फ़ोटो से बदलते हैं या खर्च हटाते हैं तो यह फिर से मिटा दी जाती है।

राशि और तारीख अपने-आप भरने के लिए रसीद कैसे स्कैन करें

New Expense शीट के ऊपरी-दाएं कोने में मौजूद Scan receipt (रसीद स्कैन करें) बटन एक अलग स्क्रीन खोलता है जो रसीद पर छपे टेक्स्ट को पढ़ती है और कुल राशि व तारीख खोजने की कोशिश करती है। ऐप का यह हिस्सा फ़ोन कैमरा और ऑन-डिवाइस टेक्स्ट पहचान का उपयोग करता है, इसलिए यह केवल असली Android डिवाइस पर काम करता है; नीचे दिया स्क्रीनशॉट स्क्रीन को उसके खुलने पर दिखाता है, फ़ोटो लेने से पहले।

1. Expenses स्क्रीन पर + टैप करें, फिर शीट के ऊपर Scan receipt टैप करें।
2. Scan receipt स्क्रीन पर Take photo (फ़ोटो लें) टैप करें, या किसी मौजूदा तस्वीर के लिए Pick from gallery (गैलरी से चुनें)।
3. स्पिनर के लिए प्रतीक्षा करें। इसके बाद स्क्रीन फ़ोटो, Amount और Date (या Not detected / पहचाना नहीं गया) वाला एक Detected values ब्लॉक, और एक विस्तार-योग्य Raw OCR text सेक्शन दिखाती है जिसे आप जांचने के लिए पढ़ सकते हैं कि पहचानकर्ता ने क्या देखा।
4. पहचानी गई राशि और तारीख को शीट में कॉपी करने के लिए Use टैप करें, या दूसरी तस्वीर आज़माने के लिए Retake (फिर से लें)।
5. शीट में वापस आकर, विवरण और श्रेणी हमेशा की तरह भरें, और अगर फ़ोटो भी संग्रहीत करना चाहते हैं तो Add receipt टैप करें।

स्कैनर टाइप करने का एक शॉर्टकट भर है, इससे ज़्यादा कुछ नहीं। यह केवल राशि और तारीख भरता है; जो फ़ोटो इस्तेमाल की गई वह खर्च से संलग्न नहीं होती, और जब आप किसी मौजूदा खर्च को संपादित करते हैं तो यह बटन नहीं दिखाया जाता, ताकि यह आपके पहले से दर्ज आंकड़ों को अधिलेखित न कर सके।

श्रेणी और अवधि अनुसार खर्च कैसे देखें

टेसा जानना चाहती हैं कि सितंबर का कितना हिस्सा वैन में गया। सारांश कार्ड एक फ़िल्टर के रूप में भी काम करता है।

1. Transport: $169.25 चिप (या बार के मिलते-जुलते खंड) टैप करें। खंड मोटा हो जाता है, चिप की रूपरेखा उभरती है, और सूची उस श्रेणी तक सिमट जाती है।
2. श्रेणी फ़िल्टर हटाने के लिए उसी चिप को फिर से टैप करें।
3. बिलिंग स्थिति के अनुसार संकुचित करने के लिए कार्ड के नीचे All, Billable और Uninvoiced (बिना इनवॉइस) चिप्स का, और उस पंक्ति के अंत में Client ड्रॉपडाउन का उपयोग करके किसी एक ग्राहक के खर्च दिखाएं।
4. किसी दूसरी अवधि को देखने के लिए, ऐप बार में कैलेंडर आइकन (Date range) टैप करें, शुरुआत और अंत की तारीख चुनें और पुष्टि करें। ऐप बार के नीचे उस सीमा वाला एक बैनर दिखाई देता है और सारांश कार्ड महीने के नाम से बदलकर उस सीमा में बदल जाता है; चालू महीने पर लौटने के लिए बैनर के बंद आइकन को टैप करें।

फ़िल्टर एक साथ जुड़ते हैं: बिलिंग चिप, ग्राहक, तारीख सीमा और श्रेणी सभी एक साथ सूची पर लागू होते हैं। सारांश कार्ड बिलिंग चिप, ग्राहक और तारीख सीमा का अनुसरण करता है लेकिन आपके द्वारा टैप की गई श्रेणी को नज़रअंदाज़ करता है, इसीलिए कुल और सभी चिप्स तब भी दिखते रहते हैं जब सूची फ़िल्टर की गई हो।

किसी खर्च को ग्राहक के लिए कैसे बिल करें

एक बिल योग्य खर्च एक साधारण खर्च ही है जिसमें Billable स्विच ऑन है। जब तक आप इसे किसी इनवॉइस पर नहीं डालते, कुछ भी चार्ज नहीं होता, और ऐसा करने के दो तरीके हैं। दोनों केवल वे खर्च दिखाते हैं जो बिल योग्य हैं और जिनका अभी तक इनवॉइस नहीं बना है, ताकि एक ही लागत कभी दो बार चार्ज न हो।

खर्च सूची से:

1. ऐप बार में To Invoice टैप करें। एक Create Invoice (इनवॉइस बनाएँ) डायलॉग हर बिल योग्य, बिना इनवॉइस वाले खर्च को उसकी श्रेणी की कुंजी और राशि के साथ सूचीबद्ध करता है।
2. चार्ज करने के लिए खर्चों को टिक करें। सबसे नीचे का बटन उन्हें गिनता है: Create Invoice (2)।
3. उस बटन को टैप करें। एक नया इनवॉइस खुलता है जिसमें प्रति खर्च एक लाइन आइटम होता है, और अगर सभी टिक किए गए खर्च एक ही ग्राहक के हैं तो वह ग्राहक पहले से चुना हुआ होता है।
4. इनवॉइस को हमेशा की तरह पूरा करें और Save टैप करें। अब ही खर्च इनवॉइस्ड के रूप में चिह्नित होते हैं।

इनवॉइस एडिटर के अंदर से, जो तब सुविधाजनक होता है जब आप पहले से ही ग्राहक का इनवॉइस लिख रहे हों:

1. एक नया या ड्राफ्ट इनवॉइस खोलें और ग्राहक चुनें।
2. Line Items तक स्क्रॉल करें और Product / Service व Time के बगल में Expenses चिप टैप करें।
3. Add Expenses डायलॉग में, शामिल करने वाली लागतों को टिक करें और Add (2) टैप करें।
4. ज़रूरत पड़ने पर नई लाइनों में बदलाव करें (उदाहरण के लिए यूनिट कीमत में हैंडलिंग मार्कअप जोड़ें) और इनवॉइस सेव करें।

एडिटर का पिकर ग्राहकों के मामले में ज़्यादा सख़्त है: ग्राहक चुने होने पर यह केवल उसी ग्राहक को सौंपे गए या किसी ग्राहक को न सौंपे गए खर्च दिखाता है। अगर कुछ भी मेल नहीं खाता तो खाली डायलॉग की बजाय No expenses for this client (3 for others) जैसा संदेश दिखता है।

हर खर्च मात्रा 1, यूनिट item, और यूनिट कीमत के रूप में खर्च की राशि वाली लाइन बन जाता है। अगर आपने कर राशि दर्ज की है, तो लाइन की कर दर उससे निकाली जाती है (कर भाग राशि से); अन्यथा लाइन में कोई कर नहीं होता। इसलिए टेसा की $9.81 कर वाली $128.71 की खरीद 7.62 प्रतिशत की दर से टैक्स की गई लाइन के रूप में आती है, क्योंकि रसीद के कुल में पहले से ही कर शामिल है। अगर आप कर-पूर्व कीमत चार्ज करना चाहते हैं और इनवॉइस को कर जोड़ने देना चाहते हैं, तो लाइन को जोड़ने के बाद संपादित करें।

नियम और विवरण

• नया खर्च जोड़ना, किसी को संपादित करना, और To Invoice का अंतिम चरण Pro फ़ीचर हैं; मुफ़्त योजना पर ये पेवॉल खोलते हैं। देखना, फ़िल्टर करना, बिल योग्य टॉगल करना और हटाना हर योजना पर काम करता है।
• Amount एक संख्या होनी चाहिए और Description खाली नहीं होना चाहिए। बाकी सब वैकल्पिक है; खाली विक्रेता या टिप्पणी कुछ भी संग्रहीत नहीं करती, और खाली कर राशि 0 बन जाती है।
• नया खर्च श्रेणी Other, मुद्रा USD, आज की तारीख, कोई ग्राहक नहीं और Billable बंद के साथ शुरू होता है। मुद्रा आपके व्यवसाय प्रोफ़ाइल की डिफ़ॉल्ट का अनुसरण नहीं करती; अगर आप डॉलर में बिल नहीं बनाते तो इसकी जांच करें।
• खर्च के तारीख पिकर में 2020 से एक साल आगे तक की तारीखें अनुमत हैं। ऐप बार में तारीख-सीमा पिकर 2020 से अगले साल के अंत तक चलता है और चालू महीने पर खुलता है।
• आठ तय श्रेणियां हैं; आप अपनी बना नहीं सकते। किसी और चीज़ के लिए Other और एक स्पष्ट विवरण का उपयोग करें।
• सारांश कार्ड केवल चालू कैलेंडर महीने की तारीख वाले खर्च दिखाता है जब तक कोई तारीख सीमा सेट न हो, और जब दिखाने के लिए कुछ न हो तो यह छिप जाता है। कार्ड पर सभी राशियां सूची के पहले खर्च की मुद्रा में छपती हैं, इसलिए एक महीने में मुद्राओं को मिलाना भ्रामक कुल दे सकता है; पंक्तियां खुद हमेशा अपनी मुद्रा दिखाती हैं।
• Create Invoice और Add Expenses डायलॉग के अंदर श्रेणी के नाम कहीं और इस्तेमाल किए गए लेबल की जगह लोअर-केस कुंजियों (other, transport) के रूप में दिखते हैं।
• एक पंक्ति को Edit, Mark as billable / Mark as unbillable और Delete के लिए लंबे समय तक दबाएं। बिल योग्य टॉगल करना बिना पुष्टि के तुरंत लागू होता है। किसी पंक्ति को टैप करने से कुछ नहीं होता।
• किसी पंक्ति को दाएं से बाएं स्वाइप करना भी Delete expense? पुष्टि के बाद उसे हटा देता है। हटाने से स्टोरेज से रसीद फ़ोटो भी हट जाती है। कोई अंडू नहीं है।
• इनवॉइस्ड खर्च इनवॉइस से एक लिंक रखता है और दोनों पिकर से गायब हो जाता है, लेकिन सूची में बना रहता है। Uninvoiced चिप दिखाता है कि अभी क्या खुला है। बाद में इनवॉइस हटाने से यह फ़्लैग रीसेट नहीं होता।
• राशियां वैसी की वैसी इनवॉइस पर कॉपी होती हैं। USD इनवॉइस में जोड़ा गया EUR का खर्च कन्वर्ट नहीं होता।
• रसीद स्कैनर केवल लैटिन-लिपि टेक्स्ट पहचानता है; सिरिलिक या अन्य लिपियों में छपी रसीदें कोई राशि नहीं देंगी। यह पर्ची पर पैसे-जैसा दिखने वाला आख़िरी आंकड़ा कुल के रूप में और पहली संभावित तारीख लेता है, और 1,234.56 व 1.234,56 दोनों प्रारूप स्वीकार करता है।
• इस स्क्रीन पर खर्चों के लिए कोई एक्सपोर्ट या रिपोर्ट नहीं है। Analytics टूल में एक Expense Breakdown कार्ड और एक प्रॉफ़िट व्यू शामिल है जो राजस्व से खर्च घटाते हैं।

टिप्स

संबंधित गाइड

• इनवॉइस एडिटर — खर्च जोड़ने के बाद लाइन आइटम का क्या होता है, इसके लिए।
• टाइम ट्रैकर — जिन घंटों का बिल आप उसी तरह बनाते हैं जैसे लागत का, उनके लिए।
• Analytics, dashboard and reports — Expense Breakdown और profit कार्ड के लिए।