دليل المستخدم

المصاريف والإيصالات وإعادة فوترة التكاليف

سجّل الوقود واللوازم والتكاليف الأخرى حسب الفئة، وأرفق صور الإيصالات، وضع علامة على المشتريات القابلة للفوترة، وأضفها إلى فاتورة العميل بلمستين.

آخر تحديث: 2026-09-09

أداة المصاريف (Expenses) هي المكان الذي تسجّل فيه ما تنفقه شركتك، وليس ما تكسبه. كل قيد هو عملية شراء واحدة تتضمن مبلغًا وفئة وتاريخًا، وإن أردت موردًا وعميلًا ومبلغ ضريبة وملاحظة وصورة للإيصال. تجمع الشاشة إجمالي الشهر الحالي حسب الفئة، فيمكنك أن ترى بلمحة ما إذا كان الوقود أو اللوازم يأكل هامش ربحك، وتحتفظ بعلامة منفصلة للتكاليف التي تنوي تمريرها إلى عميل. يمكن تحويل هذه التكاليف القابلة للفوترة إلى بنود فاتورة مباشرةً من قائمة المصاريف أو من داخل محرر الفاتورة.

يتابع هذا الدليل تيسا كوين، التي تدير Paws on Wheels Mobile Grooming من شاحنة في أوستن، تكساس. شهر سبتمبر لديها حتى الآن: ثلاث تعبئات كاملة للوقود، اشتراك في تطبيق حجوزات، لافتات معلّقة على الأبواب، غداء، خطة هاتف، ومشتريان من متجر لوازم بيطرية تمّا نيابةً عن كنيل ومركز رعاية نهارية ويحتاجان إلى إعادة فوترتهما لهما.

ما تراه على الشاشة

افتح تبويب الأدوات (Tools) وابحث في قسم الإنتاجية (Productivity) عن بطاقة المصاريف (Expenses) البرتقالية. تصلك لوحة التحكم إلى هناك أيضًا: يفتح كل من شريحة الإجراء السريع مصروف (Expense) وبطاقة مصاريف هذا الشهر (Expenses This Month) الشاشة نفسها.

يعرض شريط التطبيق عنوان المصاريف (Expenses) ويحمل عنصرين: أيقونة تقويم (النطاق الزمني (Date range)) وزر إلى فاتورة (To Invoice). تحته بطاقة الملخص للشهر الحالي، ثم صف من شرائح التصفية، ثم قائمة المصاريف، الأحدث أولًا. يضيف زر + الدائري في الزاوية السفلية اليمنى مصروفًا جديدًا.

عنوان بطاقة الملخص هو اسم الشهر (سبتمبر 2026 بالنسبة لتيسا) وتعرض الإجمالي الكلي على اليمين. تحته شريط رفيع مقسّم إلى مقاطع ملوّنة، مقطع لكل فئة، بما يتناسب مع المبلغ المُنفق، ومجموعة من الشرائح تكرر الأرقام نفسها كنص: Other: $309.61، Transport: $169.25 وهكذا. لكل فئة أيقونة ولون ثابتان: طائرة لـالسفر (Travel)، أدوات مائدة لـالطعام (Food)، مبنى لـالمكتب (Office)، حاسوب محمول لـالبرمجيات (Software)، سمّاعة لـالاتصالات (Telecom)، سيارة لـالنقل (Transport)، مكبر صوت لـالتسويق (Marketing) وأيقونة أشكال لـأخرى (Other).

يستخدم كل صف في القائمة أيقونة الفئة كصورة رمزية. العنوان هو وصفك، والسطر الثاني هو المورّد والتاريخ مفصولين بنقطة، ويظهر المبلغ على الجانب الأيمن. المصاريف التي وضعت عليها علامة قابل للفوترة تحصل على وسم صغير قابل للفوترة تحت المبلغ. لا توجد صفحة تفاصيل للمصروف؛ كل شيء يتم عبر الضغط المطوّل على الصف.

كيفية تسجيل مصروف

ملأت تيسا للتو خزان الشاحنة قبل رحلة إلى راوند روك. تستغرق إضافة الوقود أقل من دقيقة.

1. اضغط زر + في شاشة المصاريف (Expenses). تنزلق ورقة مصروف جديد (New Expense) من الأسفل.
2. اكتب الإجمالي في المبلغ (Amount). يكون مربع العملة (Currency) المجاور له مضبوطًا افتراضيًا على الدولار الأمريكي؛ غيّره إذا كان الإيصال باليورو أو الجنيه الإسترليني أو الروبل الروسي أو الين الياباني أو الدولار الكندي.
3. أدخل الوصف (Description) مثل "وقود - الشاحنة، طريق راوند روك". المبلغ والوصف هما الحقلان الإلزاميان الوحيدان.
4. اختر الفئة (Category). تبدأ الورقة على أخرى (Other)؛ تختار تيسا النقل (Transport) للوقود.
5. اضغط صف التاريخ (العنوان الفرعي تاريخ المصروف) إذا لم تكن عملية الشراء اليوم.
6. املأ المورّد (Vendor) ليسهل التعرّف على الصف لاحقًا.
7. اترك العميل (Client) على بلا بالنسبة لتكلفة عامة، أو اختر العميل الذي تم الشراء من أجله.
8. فعّل قابل للفوترة (Billable) فقط إذا كنت تخطط لفرض هذه التكلفة على ذلك العميل.
9. أضف اختياريًا مبلغ الضريبة (Tax amount) (حصة الضريبة كمبلغ مالي، وليست نسبة) وملاحظات (Notes).
10. اضغط إضافة (Add). تُغلق الورقة ويظهر الصف الجديد أعلى القائمة.

الورقة هي قائمة سفلية، لذا يمكنك سحبها للأسفل للتخلي عن الإدخال. إذا ضغطت إضافة والمبلغ فارغ أو غير رقمي، يعرض الحقل مطلوب أو رقم غير صالح ولا يُحفظ شيء.

كيفية إرفاق صورة إيصال

تُخزَّن الصورة مع المصروف داخل التطبيق، فيمكنك التخلص من الورقة. تحتفظ تيسا بإيصال Oak Hill Vet Supply لأنها ستُعيد فوترة هذا الشراء إلى Cedar Park Kennels وتريد إثباتًا تقدمه.

1. في ورقة مصروف جديد (New Expense) أو تعديل المصروف (Edit Expense)، مرّر إلى الأسفل واضغط إضافة إيصال (Add receipt).
2. اختر الكاميرا (Camera) لتصوير الإيصال الآن أو المعرض (Gallery) لاختيار صورة التقطتها من قبل.
3. بمجرد اختيار الصورة يتغيّر الزر إلى الإيصال مرفق (Receipt attached) ويظهر شريط معاينة أسفله.
4. اضغط إضافة (Add) (أو حفظ (Save) عند التعديل) للاحتفاظ بالصورة مع المصروف.

المعاينة شريط بارتفاع ثابت يقصّ الجزء الأوسط من الصورة، فإيصال طويل يظهر منه الجزء الأوسط فقط؛ لكن الصورة الكاملة تبقى محفوظة. تُنسخ الصورة إلى مساحة تخزين التطبيق الخاصة في لحظة اختيارها، وتُحذف مجددًا عند استبدالها بصورة أخرى أو عند حذف المصروف.

كيفية مسح إيصال ضوئيًا لملء المبلغ والتاريخ مسبقًا

يفتح زر مسح الإيصال ضوئيًا (Scan receipt) في الزاوية العلوية اليمنى من ورقة مصروف جديد شاشة منفصلة تقرأ النص المطبوع على الإيصال وتحاول العثور على الإجمالي والتاريخ. يستخدم هذا الجزء من التطبيق كاميرا الهاتف والتعرّف على النص على الجهاز نفسه، لذا يعمل فقط على جهاز أندرويد حقيقي؛ لقطة الشاشة أدناه تُظهر الشاشة كما تفتح، قبل التقاط صورة.

1. اضغط + في شاشة المصاريف (Expenses)، ثم اضغط مسح الإيصال ضوئيًا (Scan receipt) أعلى الورقة.
2. في شاشة مسح الإيصال ضوئيًا اضغط التقاط صورة (Take photo)، أو اختيار من المعرض (Pick from gallery) لصورة موجودة مسبقًا.
3. انتظر المؤشر الدوّار. تعرض الشاشة بعدها الصورة، وكتلة القيم المكتشفة (Detected values) مع المبلغ (Amount) والتاريخ (Date) (أو لم يتم اكتشافه (Not detected))، وقسمًا قابلًا للتوسيع نص OCR الخام (Raw OCR text) يمكنك قراءته للتحقق مما رآه محرك التعرّف.
4. اضغط استخدام (Use) لنسخ المبلغ والتاريخ المكتشفين إلى الورقة، أو إعادة الالتقاط (Retake) لتجربة صورة أخرى.
5. عد إلى الورقة، وأكمل الوصف والفئة كالمعتاد، واضغط إضافة إيصال (Add receipt) إذا أردت أيضًا تخزين الصورة.

الماسح مجرد اختصار للكتابة، لا أكثر. يملأ المبلغ والتاريخ فقط؛ الصورة التي استخدمها لا تُرفق بالمصروف، ولا يُعرض الزر عند تعديل مصروف موجود حتى لا يستبدل أرقامًا أدخلتها مسبقًا.

كيفية مراجعة الإنفاق حسب الفئة والفترة

تريد تيسا معرفة كم من شهر سبتمبر ذهب إلى الشاحنة. بطاقة الملخص تعمل أيضًا كمرشّح.

1. اضغط شريحة Transport: $169.25 (أو المقطع المطابق من الشريط). يتضخم المقطع، وتصبح الشريحة محددة الحدود، وتتقلص القائمة إلى تلك الفئة.
2. اضغط الشريحة نفسها مجددًا لإلغاء تصفية الفئة.
3. استخدم شرائح الكل (All) وقابل للفوترة (Billable) وغير مفوتر (Uninvoiced) تحت البطاقة لتضييق النطاق حسب حالة الفوترة، وقائمة العميل (Client) المنسدلة في نهاية ذلك الصف لعرض مصاريف عميل واحد.
4. للنظر في فترة أخرى، اضغط أيقونة التقويم (النطاق الزمني (Date range)) في شريط التطبيق، واختر تاريخ بداية ونهاية وأكّد. يظهر شريط بالنطاق تحت شريط التطبيق وتتحول بطاقة الملخص من اسم الشهر إلى ذلك النطاق؛ اضغط أيقونة الإغلاق في الشريط للعودة إلى الشهر الحالي.

المرشحات تتراكم: شريحة الفوترة، والعميل، والنطاق الزمني، والفئة تنطبق كلها معًا على القائمة. تتبع بطاقة الملخص شريحة الفوترة والعميل والنطاق الزمني لكنها تتجاهل الفئة التي ضغطتها، وهذا سبب بقاء الإجمالي وكل الشرائح مرئية أثناء تصفية القائمة.

كيفية فوترة مصروف إلى عميل

المصروف القابل للفوترة هو مصروف عادي مفتاح قابل للفوترة (Billable) فيه مفعّل. لا يُفرض أي شيء حتى تضعه على فاتورة، وهناك طريقتان لفعل ذلك. كلاهما يعرض فقط المصاريف القابلة للفوترة التي لم تُفوتر بعد، لذا لا يمكن فرض التكلفة نفسها مرتين أبدًا.

من قائمة المصاريف:

1. اضغط إلى فاتورة (To Invoice) في شريط التطبيق. يعرض مربع حوار إنشاء فاتورة (Create Invoice) كل مصروف قابل للفوترة وغير مفوتر مع مفتاح فئته ومبلغه.
2. ضع علامة صح على المصاريف المراد فرضها. يعدّها الزر أسفل المربع: إنشاء فاتورة (2).
3. اضغط ذلك الزر. تُفتح فاتورة جديدة ببند واحد لكل مصروف، وإذا كانت كل المصاريف المحددة تخص العميل نفسه فسيكون ذلك العميل محددًا مسبقًا.
4. أكمل الفاتورة كالمعتاد واضغط حفظ (Save). عندها فقط تُوسَم المصاريف على أنها مفوترة.

من داخل محرر الفاتورة، وهو أنسب عندما تكون بالفعل بصدد كتابة فاتورة العميل:

1. افتح فاتورة جديدة أو مسوَّدة واختر العميل.
2. مرّر إلى بنود الفاتورة (Line Items) واضغط شريحة المصاريف (Expenses) المجاورة لـمنتج / خدمة (Product / Service) والوقت (Time).
3. في مربع حوار إضافة مصروفات (Add Expenses)، ضع علامة صح على التكاليف المراد تضمينها واضغط إضافة (2).
4. عدّل البنود الجديدة إن لزم (مثلًا أضف هامش مناولة إلى سعر الوحدة) واحفظ الفاتورة.

أداة الاختيار في المحرر أكثر تشددًا بشأن العملاء: عند تحديد عميل، تعرض فقط المصاريف المخصصة لذلك العميل أو غير المخصصة لأي عميل. إذا لم يتطابق شيء تحصل على رسالة مثل لا توجد مصاريف لهذا العميل (3 لعملاء آخرين) بدلًا من مربع حوار فارغ.

يصبح كل مصروف بندًا بكمية 1، ووحدة قطعة (item)، ومبلغ المصروف كسعر وحدة. إذا سجّلت مبلغ ضريبة، يُشتق معدل ضريبة البند منه (الضريبة مقسومة على المبلغ)؛ وإلا فلا يحمل البند أي ضريبة. لذلك يظهر شراء تيسا البالغ 128.71 دولارًا مع ضريبة 9.81 دولارًا كبند يُفرض عليه ضريبة بنسبة 7.62 بالمئة، لأن إجمالي الإيصال يشمل الضريبة أصلًا. إذا كنت تفضل فرض السعر قبل الضريبة وترك الفاتورة تضيف الضريبة، عدّل البند بعد إضافته.

القواعد والتفاصيل

• إضافة مصروف جديد وتعديله والخطوة الأخيرة من إلى فاتورة (To Invoice) هي ميزات Pro؛ في الخطة المجانية تفتح هذه شاشة الاشتراك المدفوع. أما العرض والتصفية وتبديل حالة القابلية للفوترة والحذف فتعمل في جميع الخطط.
• يجب أن يكون المبلغ (Amount) رقمًا، ويجب ألا يكون الوصف (Description) فارغًا. كل شيء آخر اختياري؛ تُخزَّن حقول المورّد أو الملاحظة الفارغة كلا شيء، ويصبح مبلغ الضريبة الفارغ صفرًا.
• يبدأ المصروف الجديد بفئة أخرى (Other)، وعملة الدولار الأمريكي (USD)، وتاريخ اليوم، وبلا عميل، ومفتاح قابل للفوترة (Billable) مطفأ. لا تتبع العملة العملة الافتراضية لملفك التجاري؛ تحقق منها إن كنت لا تفوتر بالدولار.
• يسمح منتقي تاريخ المصروف بتواريخ من 2020 حتى عام واحد قادم. أما منتقي النطاق الزمني في شريط التطبيق فيمتد من 2020 حتى نهاية العام القادم ويفتح على الشهر الحالي.
• توجد ثماني فئات ثابتة؛ لا يمكنك إضافة فئتك الخاصة. استخدم أخرى (Other) مع وصف واضح لأي شيء آخر.
• تعرض بطاقة الملخص فقط المصاريف المؤرخة في الشهر التقويمي الحالي ما لم يُحدَّد نطاق زمني، وتختفي من تلقاء نفسها عندما لا يوجد ما تعرضه. تُطبع جميع المبالغ على البطاقة بعملة أول مصروف في القائمة، لذا فإن خلط العملات في شهر واحد يعطي إجماليًا مضللًا؛ أما الصفوف نفسها فتُظهر دائمًا عملتها الخاصة.
• تظهر أسماء الفئات داخل مربعي الحوار إنشاء فاتورة (Create Invoice) وإضافة مصروفات (Add Expenses) كمفاتيح بأحرف صغيرة (other، transport) بدلًا من التسميات المستخدمة في باقي الأماكن.
• اضغط ضغطًا مطوّلًا على صف لـتعديل (Edit) ووضع علامة قابل للفوترة (Mark as billable) / وضع علامة غير قابل للفوترة (Mark as unbillable) وحذف (Delete). تبديل حالة القابلية للفوترة يُطبَّق فورًا دون تأكيد. لمس الصف لا يفعل شيئًا.
• سحب الصف من اليمين إلى اليسار يحذفه أيضًا، بعد تأكيد حذف المصروف؟ (Delete expense?). الحذف يزيل صورة الإيصال من التخزين أيضًا. لا يوجد تراجع.
• المصروف المفوتر يحتفظ برابط إلى الفاتورة ويختفي من كلتا أداتَي الاختيار، لكنه يبقى في القائمة. تُظهر شريحة غير مفوتر (Uninvoiced) ما لا يزال مفتوحًا. حذف الفاتورة لاحقًا لا يعيد تعيين العلامة.
• تُنسخ المبالغ إلى الفاتورة كما هي. مصروف باليورو مضاف إلى فاتورة بالدولار لا يُحوَّل.
• يتعرّف ماسح الإيصالات على النص بالحروف اللاتينية فقط؛ الإيصالات المطبوعة بالسيريلية أو نصوص أخرى لن تُنتج مبلغًا. يأخذ الماسح آخر رقم يشبه مبلغًا ماليًا على الإيصال باعتباره الإجمالي، وأول تاريخ معقول، ويقبل صيغتي 1,234.56 و1.234,56.
• لا يوجد تصدير أو تقرير للمصاريف في هذه الشاشة. تتضمن أداة التحليلات (Analytics) بطاقة تفصيل المصروفات (Expense Breakdown) وعرض ربح يطرحان المصاريف من الإيرادات.

نصائح

أدلة ذات صلة

• محرر الفاتورة لمعرفة ما يحدث لبنود الفاتورة بعد إضافة المصاريف.
• متتبع الوقت لفوترة الساعات بالطريقة نفسها التي تفوتر بها التكاليف.
• التحليلات ولوحة التحكم والتقارير لبطاقتَي تفصيل المصروفات والربح.