用户指南

支出、收据与费用转嫁

按类别记录燃油、耗材等支出,附上收据照片,将采购标记为可开票,并在两次点击内将其加入客户发票。

更新于: 2026-09-09

支出工具用于记录你的业务花了多少钱,而不是赚了多少钱。每条记录都是一笔单独的采购,包含金额、类别、日期,以及可选的供应商、客户、税额、备注和收据照片。屏幕会按类别汇总当月支出,让你一眼看出燃油还是耗材在吞噬利润,并单独标记那些你打算转嫁给客户的费用。这些可开票的费用可以直接从支出列表或发票编辑器内一键转为发票明细项。

本指南以 Tessa Quinn 为例,她在得克萨斯州奥斯汀的一辆货车上经营 Paws on Wheels 移动宠物美容。她九月至今的支出:三次加满油箱、一份预约软件订阅、门挂广告、午餐、一份手机套餐,以及在一家兽医用品店为一家犬舍和一家日托代购的两笔采购,需要转嫁给对方。

屏幕上的内容

打开工具选项卡,在效率工具部分找到橙色的支出卡片。仪表盘也能到达这里:支出快捷操作按钮和本月支出卡片都会打开同一个屏幕。

应用栏标题为支出,带有两个控件:日历图标(日期范围)和生成发票按钮。下方是当月汇总卡片,接着是一排筛选按钮,再往下是支出列表,按最新排列。右下角的圆形 + 按钮用于新增支出。

汇总卡片以月份命名(Tessa 的是2026年9月),右侧显示总额。下方是一条细长的彩条,按类别的支出比例分成不同颜色的区段,一组标签用文字重复相同的数字:其他:$309.61、交通:$169.25等等。每个类别都有固定的图标和颜色:飞机代表差旅,餐具代表餐饮,建筑代表办公,笔记本电脑代表软件,听筒代表通讯,汽车代表交通,喇叭代表营销,几何图形代表其他。

列表中每一行都以类别图标作为头像。标题是你填写的描述,第二行是供应商和日期(以圆点分隔),右侧显示金额。被标记为可开票的支出会在金额下方显示一个小小的可开票标签。支出没有详情页;所有操作都通过长按该行完成。

如何记录一笔支出

Tessa 刚给货车加满油,准备前往 Round Rock。添加这笔燃油支出不到一分钟。

1. 在支出屏幕上点击 + 按钮。新建支出面板会从底部滑出。
2. 在金额中输入总金额。旁边的货币框默认是 USD;如果收据是 EUR、GBP、RUB、JPY 或 CAD,请更改。
3. 输入描述,例如"燃油 - 货车,Round Rock 路线"。金额和描述是全表仅有的两个必填项。
4. 选择类别。面板默认选中其他;Tessa 为燃油选择交通。
5. 如果购买日期不是今天,点击日期行(副标题为支出日期)。
6. 填写供应商,方便以后一眼认出这一行。
7. 对于日常开销,将客户保留为无;如果这笔采购是为某个客户代购,则选择该客户。
8. 只有当你打算向该客户收取这笔费用时,才打开可开票 (Billable) 开关。
9. 可选择性地填写税额(以金额形式记录税款部分,而非税率)和备注。
10. 点击添加。面板关闭,新的一行出现在列表顶部。

该面板是一个底部弹出面板,你可以向下拖动来放弃这次输入。如果在金额为空或不是数字的情况下点击添加,该字段会显示必填或数字无效,内容不会被保存。

如何附加收据照片

照片会与支出一起保存在应用内部,所以你可以扔掉纸质收据。Tessa 保留了 Oak Hill Vet Supply 的收据,因为她要把这笔采购转嫁给 Cedar Park Kennels,并希望留有凭证。

1. 在新建支出或编辑支出面板中,滚动到底部,点击添加收据。
2. 选择相机现场拍摄小票,或选择相册选取已拍好的照片。
3. 选好图片后,按钮会变为已附收据,下方会出现一条预览图。
4. 点击添加(编辑时为保存)以将照片与支出一起保存。

预览是固定高度的窄条,只裁剪图片的中间部分,所以一张很长的收据只会显示中间那一段;完整图片仍会被保留。图片在你选中的那一刻就会被复制到应用自己的存储中,当你用另一张照片替换它或删除该支出时,原图会被一并删除。

如何扫描收据以自动填写金额和日期

新建支出面板右上角的扫描收据按钮会打开一个独立的屏幕,读取收据上的印刷文字,尝试识别出总额和日期。这部分功能使用手机摄像头和设备端文字识别,因此只能在真实的 Android 设备上使用;下面的截图展示的是屏幕刚打开、尚未拍照时的状态。

1. 在支出屏幕上点击 +,然后在面板顶部点击扫描收据。
2. 在扫描收据屏幕上点击拍照,或点击从相册选择选取已有图片。
3. 等待加载动画。之后屏幕会显示这张照片、一个包含金额和日期(或未识别)的识别到的值区块,以及一个可展开的原始 OCR 文本区域,供你查看识别引擎看到了什么。
4. 点击使用将识别到的金额和日期填入面板,或点击重拍再试一张。
5. 回到面板后,照常填写描述和类别,如果还想保存照片,点击添加收据。

扫描功能只是打字输入的一个快捷方式,仅此而已。它只填写金额和日期;用于识别的照片不会附加到该支出上,并且在编辑已有支出时不会提供该按钮,以避免覆盖你已经输入的数字。

如何按类别和时间段查看支出

Tessa 想知道九月有多少钱花在了货车上。汇总卡片同时也是一个筛选器。

1. 点击交通:$169.25标签(或彩条中对应的区段)。该区段会变粗,标签变为描边样式,列表随之缩小为该类别。
2. 再次点击同一个标签可清除类别筛选。
3. 使用卡片下方的全部、可开票和未开票标签按开票状态筛选,使用该行末尾的客户下拉菜单只显示某一个客户的支出。
4. 要查看其他时间段,点击应用栏中的日历图标(日期范围),选择起止日期并确认。应用栏下方会出现显示该范围的横幅,汇总卡片也会从月份名称切换为该范围;点击横幅的关闭图标可返回当前月份。

筛选条件会叠加:开票状态标签、客户、日期范围和类别会同时作用于列表。汇总卡片会跟随开票状态标签、客户和日期范围变化,但会忽略你点击的类别,这就是为什么在列表被筛选时总额和所有标签仍然保持可见的原因。

如何将支出计入客户发票

可开票支出就是打开了可开票开关的普通支出。在你把它加入发票之前,不会向任何人收取费用,有两种方式可以做到这一点。两种方式都只提供尚未开票的可开票支出,因此同一笔费用永远不会被重复收取。

从支出列表操作:

1. 点击应用栏中的生成发票。创建发票对话框会列出每一笔可开票且尚未开票的支出,附带其类别键和金额。
2. 勾选要收取的支出。底部按钮会显示已勾选的数量:创建发票 (2)。
3. 点击该按钮。一张新发票会打开,每笔支出对应一个明细项;如果所有勾选的支出都属于同一个客户,该客户会被自动选中。
4. 照常完成发票并点击保存。只有到这时,这些支出才会被标记为已开票。

从发票编辑器内部操作,当你正在为该客户编写发票时更方便:

1. 打开一张新发票或草稿发票并选择客户。
2. 滚动到明细项目,点击产品 / 服务和时间旁边的支出标签。
3. 在添加支出对话框中,勾选要包含的费用,点击添加 (2)。
4. 如有需要调整新增的明细行(例如为单价加上手续加价),然后保存发票。

编辑器内的选择器对客户的限制更严格:选定客户后,它只会显示分配给该客户或未分配客户的支出。如果没有匹配项,你会看到类似**没有该客户的支出(其他客户有 3 笔)**的提示,而不是一个空对话框。

每笔支出会变成一行数量为 1、单位为件的明细,单价即为该支出的金额。如果你记录了税额,该行的税率会据此推算(税额除以金额);否则该行不含税。因此 Tessa 那笔 128.71 美元、含税 9.81 美元的采购,会以 7.62% 的税率入账,因为收据总额本身已经含税。如果你希望按不含税价格收费、让发票另行加税,可以在添加后编辑该行。

规则与细节

• 新增支出、编辑支出,以及生成发票的最后一步都是 Pro 功能;在免费版中会打开付费墙。查看、筛选、切换可开票状态和删除在所有方案下都可使用。
• 金额必须是数字,描述不能为空。其他所有字段均为可选;供应商或备注留空则存为空值,税额留空则记为 0。
• 新支出默认类别为其他,货币为 USD,日期为今天,客户为空,可开票关闭。货币不会跟随你的业务资料默认设置,如果你不以美元结算,请务必检查。
• 支出日期选择器允许从 2020 年到未来一年内的日期。应用栏中的日期范围选择器覆盖从 2020 年到明年年底,并默认打开当前月份。
• 共有八个固定类别,无法自行添加。其他情况请使用其他并配以清晰的描述。
• 汇总卡片仅显示日期落在当前自然月内的支出,除非设置了日期范围,且在没有内容时会自动隐藏。卡片上的所有金额都按列表中第一笔支出的货币印制,因此如果一个月内混用多种货币,总额会具有误导性;各行本身始终显示各自的货币。
• 在创建发票和添加支出对话框中,类别名称以小写键(other、transport)显示,而非应用其他地方使用的标签。
• 长按一行可进行编辑、标记为可开票 / 标记为不可开票和删除。切换可开票状态会立即生效,无需确认。点击一行没有任何效果。
• 从右向左滑动一行同样可以删除,系统会先弹出**删除支出?**确认框。删除操作也会从存储中移除收据照片。此操作无法撤销。
• 已开票的支出会保留与该发票的关联,并从两个选择器中消失,但仍留在列表中。未开票标签显示尚未处理的部分。之后删除该发票不会重置此标记。
• 金额会原样复制到发票上。以 EUR 记录的支出加入 USD 发票时不会进行换算。
• 收据扫描仪只识别拉丁字母文字;用西里尔字母或其他文字印刷的收据无法识别出金额。它会取小票上最后一个像金额的数字作为总额,取第一个合理的日期,并同时接受 1,234.56 和 1.234,56 两种格式。
• 该屏幕没有支出的导出或报表功能。分析工具中包含支出细分卡片和一个从收入中扣除支出的利润视图。

使用技巧

相关指南

• 发票编辑器 了解添加支出后明细项会发生什么。
• 工时记录器 了解如何用同样的方式为工时计费。
• 分析、仪表盘与报告 了解支出细分和利润卡片。