Οδηγός χρήσης

Έξοδα, αποδείξεις και αναχρέωση δαπανών

Καταγράψτε καύσιμα, αναλώσιμα και άλλα κόστη ανά κατηγορία, επισυνάψτε φωτογραφίες αποδείξεων και περάστε τα χρεώσιμα σε τιμολόγιο πελάτη με δύο πατήματα.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Το εργαλείο Έξοδα είναι εκεί όπου καταγράφετε τι ξοδεύει η επιχείρησή σας, όχι τι κερδίζει. Κάθε καταχώριση είναι μία αγορά με ποσό, κατηγορία, ημερομηνία και, αν θέλετε, προμηθευτή, πελάτη, ποσό φόρου, σημείωση και φωτογραφία της απόδειξης. Η οθόνη αθροίζει τον τρέχοντα μήνα ανά κατηγορία, ώστε να βλέπετε με μια ματιά αν τα καύσιμα ή τα αναλώσιμα τρώνε το περιθώριό σας, και κρατά ξεχωριστή σήμανση για κόστη που σκοπεύετε να μετακυλήσετε σε πελάτη. Αυτά τα χρεώσιμα κόστη μπορούν να γίνουν γραμμές τιμολογίου απευθείας από τη λίστα εξόδων ή μέσα από τον επεξεργαστή τιμολογίου.

Ο οδηγός αυτός παρακολουθεί την Tessa Quinn, που διευθύνει την Paws on Wheels Mobile Grooming από ένα βαν στο Austin του Texas. Ο Σεπτέμβριός της μέχρι στιγμής: τρία γεμίσματα ρεζερβουάρ, μια συνδρομή σε εφαρμογή κρατήσεων, διαφημιστικά κρεμαστά, ένα γεύμα, ένα πρόγραμμα κινητής και δύο αγορές σε κατάστημα κτηνιατρικών ειδών που έγιναν για λογαριασμό ενός εκτροφείου και ενός κέντρου ημερήσιας φροντίδας και πρέπει να τους αναχρεωθούν.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Ανοίξτε την καρτέλα Εργαλεία και αναζητήστε στην ενότητα Παραγωγικότητα την πορτοκαλί κάρτα Έξοδα. Και ο πίνακας ελέγχου σας πηγαίνει εκεί: το τσιπάκι γρήγορης ενέργειας Έξοδο και η κάρτα Έξοδα Αυτού του Μήνα ανοίγουν και τα δύο την ίδια οθόνη.

Η γραμμή εφαρμογής γράφει Έξοδα και φέρει δύο χειριστήρια: ένα εικονίδιο ημερολογίου (Εύρος ημερομηνιών) και ένα κουμπί Προς Τιμολόγηση. Από κάτω βρίσκεται η κάρτα σύνοψης του τρέχοντος μήνα, μετά μια σειρά τσιπακιών φίλτρου και μετά η λίστα των εξόδων, με τα νεότερα πρώτα. Ένα στρογγυλό κουμπί + κάτω δεξιά προσθέτει νέο έξοδο.

Η κάρτα σύνοψης έχει τίτλο τον μήνα (Σεπτέμβριος 2026 για την Tessa) και δείχνει το γενικό σύνολο στα δεξιά. Από κάτω μια λεπτή μπάρα χωρίζεται σε χρωματιστά τμήματα, ένα ανά κατηγορία, ανάλογα με τα χρήματα που ξοδεύτηκαν, και ένα σύνολο τσιπακιών επαναλαμβάνει τους ίδιους αριθμούς ως κείμενο: Άλλο: $309,61, Μεταφορές: $169,25 κ.ο.κ. Κάθε κατηγορία έχει σταθερό εικονίδιο και χρώμα: αεροπλάνο για τα Ταξίδια, μαχαιροπίρουνα για το Φαγητό, κτίριο για το Γραφείο, φορητός υπολογιστής για το Λογισμικό, ακουστικό για τις Τηλεπικοινωνίες, αυτοκίνητο για τις Μεταφορές, μεγάφωνο για το Μάρκετινγκ και εικονίδιο σχημάτων για το Άλλο.

Κάθε γραμμή της λίστας χρησιμοποιεί το εικονίδιο κατηγορίας ως εικονίδιό της. Ο τίτλος είναι η περιγραφή σας, η δεύτερη γραμμή είναι ο προμηθευτής και η ημερομηνία χωρισμένα με τελεία, και η δεξιά πλευρά δείχνει το ποσό. Τα έξοδα που σημειώσατε ως χρεώσιμα αποκτούν μια μικρή ετικέτα χρεώσιμο κάτω από το ποσό. Δεν υπάρχει σελίδα λεπτομερειών για ένα έξοδο· όλα γίνονται με παρατεταμένο πάτημα στη γραμμή.

Πώς να καταγράψετε ένα έξοδο

Η Tessa μόλις γέμισε το βαν πριν από ένα δρομολόγιο στο Round Rock. Η προσθήκη των καυσίμων παίρνει λιγότερο από ένα λεπτό.

1. Πατήστε το κουμπί + στην οθόνη Έξοδα. Ανεβαίνει το φύλλο Νέο Έξοδο.
2. Πληκτρολογήστε το σύνολο στο Ποσό. Το πλαίσιο Νόμισμα δίπλα του είναι εξ ορισμού USD· αλλάξτε το αν η απόδειξη είναι σε EUR, GBP, RUB, JPY ή CAD.
3. Εισαγάγετε μια Περιγραφή όπως «Fuel - van, Round Rock route». Το ποσό και η περιγραφή είναι τα μόνα δύο υποχρεωτικά πεδία.
4. Επιλέξτε Κατηγορία. Το φύλλο ξεκινά στο Άλλο· η Tessa επιλέγει Μεταφορές για τα καύσιμα.
5. Πατήστε τη γραμμή ημερομηνίας (υπότιτλος Ημερομηνία εξόδου) αν η αγορά δεν έγινε σήμερα.
6. Συμπληρώστε τον Προμηθευτή ώστε η γραμμή να αναγνωρίζεται εύκολα αργότερα.
7. Αφήστε τον Πελάτη στο Κανένα για γενικό κόστος ή επιλέξτε τον πελάτη για τον οποίο έγινε η αγορά.
8. Ενεργοποιήστε το Χρεώσιμο μόνο αν σκοπεύετε να χρεώσετε αυτό το κόστος σε εκείνον τον πελάτη.
9. Προαιρετικά προσθέστε Ποσό φόρου (το ποσό του φόρου σε χρήμα, όχι συντελεστή) και Σημειώσεις.
10. Πατήστε Προσθήκη. Το φύλλο κλείνει και η νέα γραμμή εμφανίζεται στην κορυφή της λίστας.

Πρόκειται για κάτω φύλλο, οπότε μπορείτε να το σύρετε προς τα κάτω για να εγκαταλείψετε την καταχώριση. Αν πατήσετε Προσθήκη με κενό ή μη αριθμητικό ποσό, το πεδίο δείχνει Υποχρεωτικό ή Μη έγκυρος αριθμός και δεν αποθηκεύεται τίποτα.

Πώς να επισυνάψετε φωτογραφία απόδειξης

Μια φωτογραφία μένει με το έξοδο και αποθηκεύεται μέσα στην εφαρμογή, οπότε μπορείτε να πετάξετε το χαρτί. Η Tessa κρατά την απόδειξη του Oak Hill Vet Supply επειδή θα χρεώσει εκείνη την αγορά στο Cedar Park Kennels και θέλει το αποδεικτικό πρόχειρο.

1. Στο φύλλο Νέο Έξοδο ή Επεξεργασία Εξόδου, κυλήστε ως το τέλος και πατήστε Προσθήκη απόδειξης.
2. Επιλέξτε Κάμερα για να φωτογραφίσετε την απόδειξη τώρα ή Συλλογή για να διαλέξετε φωτογραφία που τραβήξατε ήδη.
3. Μόλις επιλεγεί η εικόνα, το κουμπί αλλάζει σε Επισυνάφθηκε απόδειξη και εμφανίζεται μια λωρίδα προεπισκόπησης από κάτω.
4. Πατήστε Προσθήκη (ή Αποθήκευση κατά την επεξεργασία) για να κρατήσετε τη φωτογραφία με το έξοδο.

Η προεπισκόπηση είναι λωρίδα σταθερού ύψους που περικόπτει το μέσο της εικόνας, οπότε μια ψηλή απόδειξη δείχνει μόνο το κεντρικό της μέρος· ολόκληρη η εικόνα διατηρείται. Η εικόνα αντιγράφεται στον αποθηκευτικό χώρο της ίδιας της εφαρμογής τη στιγμή που την επιλέγετε και διαγράφεται ξανά όταν την αντικαταστήσετε με άλλη φωτογραφία ή διαγράψετε το έξοδο.

Πώς να σαρώσετε μια απόδειξη για προσυμπλήρωση ποσού και ημερομηνίας

Το κουμπί Σάρωση απόδειξης στην πάνω δεξιά γωνία του φύλλου Νέο Έξοδο ανοίγει ξεχωριστή οθόνη που διαβάζει το τυπωμένο κείμενο μιας απόδειξης και προσπαθεί να βρει το σύνολο και την ημερομηνία. Αυτό το τμήμα της εφαρμογής χρησιμοποιεί την κάμερα του τηλεφώνου και αναγνώριση κειμένου στη συσκευή, οπότε λειτουργεί μόνο σε πραγματική συσκευή Android· το στιγμιότυπο παρακάτω δείχνει την οθόνη όπως ανοίγει, πριν τραβηχτεί φωτογραφία.

1. Πατήστε + στην οθόνη Έξοδα και μετά πατήστε Σάρωση απόδειξης στην κορυφή του φύλλου.
2. Στην οθόνη Σάρωση απόδειξης πατήστε Λήψη φωτογραφίας ή Επιλογή από τη συλλογή για υπάρχουσα εικόνα.
3. Περιμένετε τον δείκτη φόρτωσης. Η οθόνη δείχνει μετά τη φωτογραφία, ένα μπλοκ Εντοπισμένες τιμές με Ποσό και Ημερομηνία (ή Δεν εντοπίστηκε) και μια αναπτυσσόμενη ενότητα Ακατέργαστο κείμενο OCR που μπορείτε να διαβάσετε για να ελέγξετε τι είδε ο αναγνώστης.
4. Πατήστε Χρήση για να αντιγραφούν το εντοπισμένο ποσό και η ημερομηνία στο φύλλο, ή Νέα λήψη για να δοκιμάσετε άλλη εικόνα.
5. Πίσω στο φύλλο, συμπληρώστε την περιγραφή και την κατηγορία ως συνήθως και πατήστε Προσθήκη απόδειξης αν θέλετε να αποθηκευτεί και η φωτογραφία.

Ο σαρωτής είναι συντόμευση για την πληκτρολόγηση, τίποτα περισσότερο. Συμπληρώνει μόνο το ποσό και την ημερομηνία· η φωτογραφία που χρησιμοποίησε δεν επισυνάπτεται στο έξοδο, και το κουμπί δεν προσφέρεται όταν επεξεργάζεστε υπάρχον έξοδο, ώστε να μην μπορεί να αντικαταστήσει μεγέθη που έχετε ήδη καταχωρίσει.

Πώς να επισκοπήσετε τις δαπάνες ανά κατηγορία και περίοδο

Η Tessa θέλει να μάθει πόσα από τον Σεπτέμβριο πήγαν στο βαν. Η κάρτα σύνοψης λειτουργεί και ως φίλτρο.

1. Πατήστε το τσιπάκι Μεταφορές: $169,25 (ή το αντίστοιχο τμήμα της μπάρας). Το τμήμα παχαίνει, το τσιπάκι αποκτά περίγραμμα και η λίστα περιορίζεται σε εκείνη την κατηγορία.
2. Πατήστε ξανά το ίδιο τσιπάκι για να καθαρίσετε το φίλτρο κατηγορίας.
3. Χρησιμοποιήστε τα τσιπάκια Όλα, Χρεώσιμα και Μη τιμολογημένα κάτω από την κάρτα για να περιορίσετε κατά κατάσταση χρέωσης, και το αναπτυσσόμενο μενού Πελάτης στο τέλος εκείνης της σειράς για να δείτε τα έξοδα ενός πελάτη.
4. Για να δείτε άλλη περίοδο, πατήστε το εικονίδιο ημερολογίου (Εύρος ημερομηνιών) στη γραμμή εφαρμογής, επιλέξτε ημερομηνία έναρξης και λήξης και επιβεβαιώστε. Ένα μπάνερ με το εύρος εμφανίζεται κάτω από τη γραμμή εφαρμογής και η κάρτα σύνοψης αλλάζει από το όνομα του μήνα σε εκείνο το εύρος· πατήστε το εικονίδιο κλεισίματος του μπάνερ για να επιστρέψετε στον τρέχοντα μήνα.

Τα φίλτρα στοιβάζονται: το τσιπάκι χρέωσης, ο πελάτης, το εύρος ημερομηνιών και η κατηγορία εφαρμόζονται όλα ταυτόχρονα στη λίστα. Η κάρτα σύνοψης ακολουθεί το τσιπάκι χρέωσης, τον πελάτη και το εύρος ημερομηνιών αλλά αγνοεί την κατηγορία που πατήσατε, γι’ αυτό το σύνολο και όλα τα τσιπάκια παραμένουν ορατά ενώ η λίστα είναι φιλτραρισμένη.

Πώς να χρεώσετε ένα έξοδο σε πελάτη

Ένα χρεώσιμο έξοδο είναι ένα συνηθισμένο έξοδο με τον διακόπτη Χρεώσιμο ενεργό. Τίποτα δεν χρεώνεται μέχρι να το βάλετε σε τιμολόγιο, και υπάρχουν δύο τρόποι να το κάνετε. Και οι δύο προσφέρουν μόνο έξοδα που είναι χρεώσιμα και δεν έχουν τιμολογηθεί ακόμη, ώστε το ίδιο κόστος να μη χρεωθεί ποτέ δύο φορές.

Από τη λίστα εξόδων:

1. Πατήστε Προς Τιμολόγηση στη γραμμή εφαρμογής. Ένα παράθυρο Δημιουργία Τιμολογίου παραθέτει κάθε χρεώσιμο, μη τιμολογημένο έξοδο με το κλειδί κατηγορίας και το ποσό του.
2. Επιλέξτε τα έξοδα προς χρέωση. Το κουμπί στο κάτω μέρος τα μετρά: Δημιουργία Τιμολογίου (2).
3. Πατήστε εκείνο το κουμπί. Ανοίγει νέο τιμολόγιο με μία γραμμή ανά έξοδο, και αν όλα τα επιλεγμένα έξοδα ανήκουν στον ίδιο πελάτη, εκείνος ο πελάτης είναι ήδη επιλεγμένος.
4. Ολοκληρώστε το τιμολόγιο ως συνήθως και πατήστε Αποθήκευση. Μόνο τότε τα έξοδα σημειώνονται ως τιμολογημένα.

Μέσα από τον επεξεργαστή τιμολογίου, που βολεύει περισσότερο όταν γράφετε ήδη το τιμολόγιο του πελάτη:

1. Ανοίξτε νέο ή πρόχειρο τιμολόγιο και επιλέξτε τον πελάτη.
2. Κυλήστε ως τα Στοιχεία τιμολογίου και πατήστε το τσιπάκι Έξοδα δίπλα στα Προϊόν / υπηρεσία και Χρόνος.
3. Στο παράθυρο Προσθήκη εξόδων, επιλέξτε τα κόστη που θα συμπεριληφθούν και πατήστε Προσθήκη (2).
4. Προσαρμόστε τις νέες γραμμές αν χρειάζεται (για παράδειγμα προσθέστε προσαύξηση διαχείρισης στην τιμή μονάδας) και αποθηκεύστε το τιμολόγιο.

Ο επιλογέας του επεξεργαστή είναι αυστηρότερος ως προς τους πελάτες: με επιλεγμένο πελάτη δείχνει μόνο έξοδα που έχουν ανατεθεί σε εκείνον τον πελάτη ή σε κανέναν. Αν δεν ταιριάζει τίποτα, παίρνετε μήνυμα όπως No expenses for this client (3 for others) αντί για κενό παράθυρο.

Κάθε έξοδο γίνεται γραμμή με ποσότητα 1, μονάδα τεμάχιο και το ποσό του εξόδου ως τιμή μονάδας. Αν καταγράψατε ποσό φόρου, ο φορολογικός συντελεστής της γραμμής προκύπτει από αυτό (φόρος διά ποσό)· διαφορετικά η γραμμή δεν έχει φόρο. Η αγορά $128,71 της Tessa με $9,81 φόρο καταλήγει επομένως ως γραμμή με φόρο 7,62 τοις εκατό, επειδή το σύνολο της απόδειξης περιλαμβάνει ήδη τον φόρο. Αν προτιμάτε να χρεώσετε την προ φόρου τιμή και να προσθέσει το τιμολόγιο τον φόρο, επεξεργαστείτε τη γραμμή αφού την προσθέσετε.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Η προσθήκη νέου εξόδου, η επεξεργασία του και το τελικό βήμα του Προς Τιμολόγηση είναι λειτουργίες Pro· στο δωρεάν πρόγραμμα ανοίγουν τη σελίδα αγοράς. Η προβολή, το φιλτράρισμα, η εναλλαγή του χρεώσιμου και η διαγραφή λειτουργούν σε κάθε πρόγραμμα.
• Το Ποσό πρέπει να είναι αριθμός και η Περιγραφή δεν πρέπει να είναι κενή. Όλα τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά· κενός προμηθευτής ή σημείωση αποθηκεύονται ως τίποτα, και κενό ποσό φόρου γίνεται 0.
• Ένα νέο έξοδο ξεκινά με κατηγορία Άλλο, νόμισμα USD, τη σημερινή ημερομηνία, χωρίς πελάτη και με το Χρεώσιμο ανενεργό. Το νόμισμα δεν ακολουθεί την προεπιλογή του επιχειρηματικού σας προφίλ· ελέγξτε το αν δεν τιμολογείτε σε δολάρια.
• Ο επιλογέας ημερομηνίας εξόδου επιτρέπει ημερομηνίες από το 2020 έως έναν χρόνο μπροστά. Ο επιλογέας εύρους ημερομηνιών στη γραμμή εφαρμογής εκτείνεται από το 2020 ως το τέλος του επόμενου έτους και ανοίγει στον τρέχοντα μήνα.
• Υπάρχουν οκτώ σταθερές κατηγορίες· δεν μπορείτε να προσθέσετε δικές σας. Χρησιμοποιήστε το Άλλο μαζί με σαφή περιγραφή για οτιδήποτε άλλο.
• Η κάρτα σύνοψης δείχνει μόνο έξοδα με ημερομηνία στον τρέχοντα ημερολογιακό μήνα, εκτός αν έχει οριστεί εύρος ημερομηνιών, και κρύβεται όταν δεν έχει τίποτα να δείξει. Όλα τα ποσά στην κάρτα τυπώνονται στο νόμισμα του πρώτου εξόδου της λίστας, οπότε η ανάμειξη νομισμάτων σε έναν μήνα δίνει παραπλανητικό σύνολο· οι ίδιες οι γραμμές δείχνουν πάντα το δικό τους νόμισμα.
• Τα ονόματα κατηγοριών μέσα στα παράθυρα Δημιουργία Τιμολογίου και Προσθήκη εξόδων εμφανίζονται ως πεζά κλειδιά (other, transport) αντί για τις ονομασίες που χρησιμοποιούνται αλλού.
• Πατήστε παρατεταμένα μια γραμμή για Επεξεργασία, Επισήμανση ως χρεώσιμο / Επισήμανση ως μη χρεώσιμο και Διαγραφή. Η εναλλαγή του χρεώσιμου εφαρμόζεται αμέσως χωρίς επιβεβαίωση. Το απλό πάτημα μιας γραμμής δεν κάνει τίποτα.
• Το σύρσιμο μιας γραμμής από δεξιά προς τα αριστερά τη διαγράφει επίσης, μετά από επιβεβαίωση Διαγραφή εξόδου;. Η διαγραφή αφαιρεί και τη φωτογραφία της απόδειξης από τον αποθηκευτικό χώρο. Δεν υπάρχει αναίρεση.
• Ένα τιμολογημένο έξοδο κρατά σύνδεσμο προς το τιμολόγιο και εξαφανίζεται και από τους δύο επιλογείς, αλλά παραμένει στη λίστα. Το τσιπάκι Μη τιμολογημένα δείχνει τι είναι ακόμη ανοιχτό. Η μεταγενέστερη διαγραφή του τιμολογίου δεν μηδενίζει τη σήμανση.
• Τα ποσά αντιγράφονται στο τιμολόγιο ως έχουν. Ένα έξοδο σε EUR που προστίθεται σε τιμολόγιο USD δεν μετατρέπεται.
• Ο σαρωτής αποδείξεων αναγνωρίζει μόνο κείμενο σε λατινική γραφή· αποδείξεις τυπωμένες σε κυριλλικά ή άλλες γραφές δεν θα δώσουν ποσό. Παίρνει ως σύνολο το τελευταίο μέγεθος που μοιάζει με χρηματικό ποσό στην απόδειξη και την πρώτη εύλογη ημερομηνία, και δέχεται τόσο τη μορφή 1,234.56 όσο και την 1.234,56.
• Δεν υπάρχει εξαγωγή ή αναφορά για έξοδα σε αυτή την οθόνη. Το εργαλείο Αναλυτικά στοιχεία περιλαμβάνει κάρτα Ανάλυση εξόδων και προβολή κέρδους που αφαιρεί τα έξοδα από τα έσοδα.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Επεξεργαστής τιμολογίου για το τι απογίνονται οι γραμμές αφού προσθέσετε έξοδα.
• Χρονομετρητής για τη χρέωση ωρών με τον ίδιο τρόπο που χρεώνετε κόστη.
• Αναλυτικά στοιχεία, πίνακας ελέγχου και αναφορές για τις κάρτες Ανάλυση εξόδων και κέρδους.