Kullanım kılavuzu

Giderler, fişler ve maliyetlerin yeniden faturalandırılması

Yakıt, malzeme ve diğer maliyetleri kategoriye göre kaydedin, fiş fotoğrafı ekleyin, alımları faturalandırılabilir işaretleyip faturaya aktarın.

Güncellendi: 2026-09-09

Giderler (Expenses) aracı, işletmenizin ne kazandığını değil, ne harcadığını kaydettiğiniz yerdir. Her kayıt; bir tutarı, bir kategorisi, bir tarihi ve isterseniz bir tedarikçisi, bir müşterisi, bir vergi tutarı, bir notu ve bir fiş fotoğrafı olan tek bir alımdır. Ekran, içinde bulunduğunuz ayı kategoriye göre toplar; böylece kâr marjınızı yakıtın mı yoksa malzemenin mi yediğini bir bakışta görebilirsiniz. Ayrıca bir müşteriye yansıtmayı düşündüğünüz maliyetler için ayrı bir işaret tutar. Bu faturalandırılabilir maliyetler, doğrudan gider listesinden veya fatura düzenleyicisinin içinden fatura kalemine dönüştürülebilir.

Bu kılavuz, Austin, Texas’ta bir minibüsten Paws on Wheels Mobile Grooming işini yürüten Tessa Quinn’i izliyor. Eylül ayı şimdiye kadar şöyle: üç depo yakıt, bir randevu uygulaması aboneliği, kapı asmalıkları, öğle yemeği, bir telefon tarifesi ve bir veteriner malzeme mağazasından, bir köpek pansiyonu ile bir gündüz bakımı adına yapılan ve onlara geri faturalanması gereken iki alım.

Ekranda ne görürsünüz

Araçlar (Tools) sekmesini açın ve Verimlilik (Productivity) bölümündeki turuncu Giderler kartına bakın. Panodan da ulaşabilirsiniz: Gider (Expense) hızlı işlem çipi ile Bu ayki giderler (Expenses This Month) kartının ikisi de aynı ekranı açar.

Uygulama çubuğunda Giderler yazar ve iki denetim taşır: bir takvim simgesi (Tarih aralığı (Date range)) ve bir Faturala (To Invoice) düğmesi. Onun altında içinde bulunulan ayın özet kartı, sonra bir sıra filtre çipi, sonra da en yenisi üstte olacak şekilde gider listesi yer alır. Sağ alt köşedeki yuvarlak + düğmesi yeni bir gider ekler.

Özet kartının başlığı aydır (Tessa için September 2026) ve sağda genel toplamı gösterir. Altındaki ince çubuk, harcanan paraya orantılı olarak kategori başına bir tane olmak üzere renkli parçalara ayrılır ve bir dizi çip aynı sayıları metin olarak tekrarlar: Other: $309.61, Transport: $169.25 ve benzeri. Her kategorinin sabit bir simgesi ve rengi vardır: Seyahat (Travel) için bir uçak, Yemek (Food) için çatal bıçak, Ofis (Office) için bir bina, Yazılım (Software) için bir dizüstü bilgisayar, Telekomünikasyon (Telecom) için bir ahize, Ulaşım (Transport) için bir araba, Pazarlama (Marketing) için bir megafon ve Diğer (Other) için bir şekiller simgesi.

Listedeki her satır, avatar olarak kategori simgesini kullanır. Başlık sizin açıklamanızdır, ikinci satır bir noktayla ayrılmış tedarikçi ve tarihtir, sağ taraf ise tutarı gösterir. Faturalandırılabilir olarak işaretlediğiniz giderler, tutarın altında küçük bir faturalandırılabilir (billable) etiketi alır. Giderin ayrıntı sayfası yoktur; her şey satıra uzun basarak yapılır.

Nasıl gider kaydedilir

Tessa, Round Rock’a çıkmadan önce minibüsün deposunu doldurdu. Yakıtı eklemek bir dakikadan az sürer.

1. Giderler ekranında + düğmesine dokunun. Yeni Gider (New Expense) sayfası yukarı kayar.
2. Toplamı Tutar (Amount) alanına yazın. Yanındaki Para birimi (Currency) kutusu varsayılan olarak USD'dir; fiş EUR, GBP, RUB, JPY veya CAD cinsindeyse değiştirin.
3. "Fuel - van, Round Rock route" gibi bir Açıklama (Description) girin. Zorunlu olan tek iki alan tutar ve açıklamadır.
4. Bir Kategori (Category) seçin. Sayfa Diğer ile başlar; Tessa yakıt için Ulaşım seçiyor.
5. Alım bugün yapılmadıysa tarih satırına (alt başlığı Gider tarihi (Expense date)) dokunun.
6. Satırın sonradan kolayca tanınması için Tedarikçi (Vendor) alanını doldurun.
7. Genel gider için Müşteri alanını Yok (None) olarak bırakın ya da alımın kimin için yapıldığını seçin.
8. Faturalandırılabilir (Billable) anahtarını yalnızca bu maliyeti o müşteriye yansıtmayı planlıyorsanız açın.
9. İsteğe bağlı olarak bir Vergi tutarı (Tax amount) (oran değil, para olarak vergi payı) ve Notlar (Notes) ekleyin.
10. Ekle (Add) düğmesine dokunun. Sayfa kapanır ve yeni satır listenin en üstünde belirir.

Sayfa bir alt sayfadır, dolayısıyla kaydı bırakmak için aşağı sürükleyebilirsiniz. Tutar boşken veya sayısal değilken Ekle’ye dokunursanız, alan Zorunlu (Required) ya da Geçersiz sayı (Invalid number) gösterir ve hiçbir şey kaydedilmez.

Fiş fotoğrafı nasıl eklenir

Fotoğraf giderle birlikte yaşar ve uygulamanın içinde saklanır; böylece kâğıdı atabilirsiniz. Tessa, Oak Hill Vet Supply fişini saklıyor, çünkü o alımı Cedar Park Kennels’a faturalayacak ve elinde kanıt olsun istiyor.

1. Yeni Gider veya Gideri Düzenle (Edit Expense) sayfasında en alta kaydırın ve Fiş ekle (Add receipt) düğmesine dokunun.
2. Fişi şimdi fotoğraflamak için Kamera (Camera), zaten çektiğiniz bir fotoğrafı seçmek için Galeri (Gallery) seçeneğini kullanın.
3. Resim seçildiğinde düğme Fiş eklendi (Receipt attached) olarak değişir ve altında bir önizleme şeridi belirir.
4. Fotoğrafı giderle birlikte tutmak için Ekle (düzenleme sırasında Kaydet (Save)) düğmesine dokunun.

Önizleme, resmin ortasını kırpan sabit yükseklikte bir şerittir; bu yüzden uzun bir fişin yalnızca orta kısmı görünür, ancak görüntünün tamamı saklanır. Resim, siz seçtiğiniz anda uygulamanın kendi deposuna kopyalanır ve onu başka bir fotoğrafla değiştirdiğinizde ya da gideri sildiğinizde yeniden silinir.

Tutarı ve tarihi önceden doldurmak için fiş nasıl taranır

Yeni Gider sayfasının sağ üst köşesindeki Fiş tara (Scan receipt) düğmesi, bir fişin üzerindeki basılı metni okuyup toplamı ve tarihi bulmaya çalışan ayrı bir ekran açar. Uygulamanın bu bölümü telefon kamerasını ve cihaz üzerinde metin tanımayı kullanır, dolayısıyla yalnızca gerçek bir Android cihazda çalışır; aşağıdaki ekran görüntüsü, bir fotoğraf çekilmeden önce ekranı açıldığı haliyle gösterir.

1. Giderler ekranında + düğmesine, ardından sayfanın üstündeki Fiş tara düğmesine dokunun.
2. Fiş tara ekranında Fotoğraf çek (Take photo) düğmesine ya da mevcut bir resim için Galeriden seç (Pick from gallery) düğmesine dokunun.
3. Göstergeyi bekleyin. Ekran ardından fotoğrafı, Tutar ve Tarih (Date) içeren bir Algılanan değerler (Detected values) bloğunu (ya da Algılanmadı (Not detected)) ve tanıyıcının ne gördüğünü kontrol etmek için okuyabileceğiniz, açılıp kapanan bir Ham OCR metni (Raw OCR text) bölümünü gösterir.
4. Algılanan tutar ve tarihi sayfaya kopyalamak için Kullan (Use), başka bir resim denemek için Yeniden çek (Retake) düğmesine dokunun.
5. Sayfaya dönünce açıklama ve kategoriyi her zamanki gibi doldurun; fotoğrafın da saklanmasını istiyorsanız Fiş ekle düğmesine dokunun.

Tarayıcı, yazmaya bir kısayoldan ibarettir. Yalnızca tutarı ve tarihi doldurur; kullandığı fotoğraf gidere eklenmez ve mevcut bir gideri düzenlerken bu düğme sunulmaz, böylece daha önce girdiğiniz rakamların üzerine yazamaz.

Harcamalar kategoriye ve döneme göre nasıl incelenir

Tessa, Eylül ayının ne kadarının minibüse gittiğini bilmek istiyor. Özet kartı aynı zamanda bir filtre görevi görür.

1. Transport: $169.25 çipine (ya da çubuğun eşleşen parçasına) dokunun. Parça kalınlaşır, çip çerçevelenir ve liste o kategoriye daralır.
2. Kategori filtresini temizlemek için aynı çipe tekrar dokunun.
3. Faturalama durumuna göre daraltmak için kartın altındaki Tümü, Faturalandırılabilir ve Faturalanmamış (Uninvoiced) çiplerini, tek bir müşterinin giderlerini göstermek için de o sıranın sonundaki Müşteri açılır listesini kullanın.
4. Başka bir döneme bakmak için uygulama çubuğundaki takvim simgesine (Tarih aralığı) dokunun, bir başlangıç ve bitiş tarihi seçip onaylayın. Uygulama çubuğunun altında aralığı gösteren bir başlık belirir ve özet kartı ay adından o aralığa geçer; içinde bulunulan aya dönmek için başlığın kapatma simgesine dokunun.

Filtreler üst üste binerler: faturalama çipi, müşteri, tarih aralığı ve kategori listeye aynı anda uygulanır. Özet kartı faturalama çipini, müşteriyi ve tarih aralığını izler, ancak dokunduğunuz kategoriyi yok sayar; liste filtreliyken toplamın ve tüm çiplerin görünür kalmasının nedeni budur.

Bir gider müşteriye nasıl faturalanır

Faturalandırılabilir bir gider, Faturalandırılabilir anahtarı açık olan sıradan bir giderdir. Onu bir faturaya koyana kadar hiçbir şey tahsil edilmez ve bunu yapmanın iki yolu vardır. İkisi de yalnızca faturalandırılabilir olan ve henüz faturalanmamış giderleri sunar, böylece aynı maliyet asla iki kez tahsil edilemez.

Gider listesinden:

1. Uygulama çubuğunda Faturala düğmesine dokunun. Bir Fatura Oluştur (Create Invoice) iletişim kutusu, faturalandırılabilir ve faturalanmamış her gideri kategori anahtarı ve tutarıyla listeler.
2. Tahsil edilecek giderleri işaretleyin. Alttaki düğme bunları sayar: Fatura Oluştur (2).
3. O düğmeye dokunun. Gider başına bir kalem içeren yeni bir fatura açılır ve işaretlenen tüm giderler aynı müşteriye aitse o müşteri zaten seçili gelir.
4. Faturayı her zamanki gibi tamamlayın ve Kaydet düğmesine dokunun. Giderler ancak o zaman faturalanmış olarak işaretlenir.

Zaten müşterinin faturasını yazıyorsanız daha pratik olan, fatura düzenleyicisinin içinden:

1. Yeni veya taslak bir faturayı açın ve müşteriyi seçin.
2. Kalemler (Line Items) bölümüne kaydırın ve Ürün / Hizmet ile Zaman yanındaki Giderler çipine dokunun.
3. Gider Ekle (Add Expenses) iletişim kutusunda dahil edilecek maliyetleri işaretleyin ve Ekle (2) düğmesine dokunun.
4. Gerekirse yeni satırları düzenleyin (örneğin birim fiyata bir hizmet payı ekleyin) ve faturayı kaydedin.

Düzenleyicinin seçicisi müşteriler konusunda daha katıdır: bir müşteri seçiliyken yalnızca o müşteriye atanmış veya hiçbir müşteriye atanmamış giderleri gösterir. Hiçbir şey eşleşmezse boş bir iletişim kutusu yerine Bu müşteri için gider yok (diğerleri için 3) (No expenses for this client (3 for others)) gibi bir mesaj alırsınız.

Her gider; miktarı 1, birimi adet olan ve birim fiyatı gider tutarı olan bir satıra dönüşür. Bir vergi tutarı kaydettiyseniz, satırın vergi oranı bundan türetilir (vergi bölü tutar); aksi halde satırın vergisi olmaz. Bu yüzden Tessa’nın $9.81 vergili $128.71’lik alımı, fiş toplamı vergiyi zaten içerdiğinden yüzde 7.62 vergili bir satır olarak iner. Vergi öncesi fiyatı tahsil edip vergiyi faturanın eklemesini tercih ederseniz, satırı ekledikten sonra düzenleyin.

Kurallar ve ayrıntılar

• Yeni bir gider eklemek, bir gideri düzenlemek ve Faturala işleminin son adımı Pro özellikleridir; ücretsiz planda bunlar ödeme duvarını açar. Görüntüleme, filtreleme, faturalandırılabilir işaretini değiştirme ve silme her planda çalışır.
• Tutar bir sayı olmalı ve Açıklama boş bırakılmamalıdır. Diğer her şey isteğe bağlıdır; boş bir tedarikçi veya not hiçbir şey olarak saklanır ve boş bir vergi tutarı 0 olur.
• Yeni bir gider Diğer kategorisi, USD para birimi, bugünün tarihi, müşteri olmadan ve Faturalandırılabilir kapalı olarak başlar. Para birimi işletme profilinizin varsayılanını izlemez; dolarla faturalandırmıyorsanız kontrol edin.
• Gider tarihi seçici, 2020’den bir yıl sonrasına kadar olan tarihlere izin verir. Uygulama çubuğundaki tarih aralığı seçici 2020’den gelecek yılın sonuna kadar uzanır ve içinde bulunulan ayda açılır.
• Sekiz sabit kategori vardır; kendinizinkini ekleyemezsiniz. Diğer her şey için Diğer kategorisini ve net bir açıklama kullanın.
• Bir tarih aralığı ayarlanmadıkça özet kartı yalnızca içinde bulunulan takvim ayında tarihlenmiş giderleri gösterir ve gösterecek bir şey yoksa kendini gizler. Karttaki tüm tutarlar, listedeki ilk giderin para biriminde basılır; bu yüzden bir ayda para birimlerini karıştırmak yanıltıcı bir toplam verir; satırların kendileri ise her zaman kendi para birimlerini gösterir.
• Fatura Oluştur ve Gider Ekle iletişim kutularındaki kategori adları, başka yerlerde kullanılan etiketler yerine küçük harfli anahtarlar olarak görünür (other, transport).
• Düzenle (Edit), Faturalandırılabilir olarak işaretle (Mark as billable) / Faturalandırılamaz olarak işaretle (Mark as unbillable) ve Sil için satıra uzun basın. Faturalandırılabilir işaretini değiştirmek onay istemeden anında uygulanır. Satıra dokunmak hiçbir şey yapmaz.
• Bir satırı sağdan sola kaydırmak da, Gider silinsin mi? (Delete expense?) onayından sonra onu siler. Silme işlemi fiş fotoğrafını da depodan kaldırır. Geri alma yoktur.
• Faturalanmış bir gider, faturaya bir bağlantı tutar ve her iki seçiciden de kaybolur, ancak listede kalır. Faturalanmamış çipi hâlâ açık olanları gösterir. Faturayı sonradan silmek bu işareti sıfırlamaz.
• Tutarlar faturaya oldukları gibi kopyalanır. USD bir faturaya eklenen EUR bir gider dönüştürülmez.
• Fiş tarayıcı yalnızca Latin alfabesindeki metni tanır; Kiril veya başka alfabelerle basılmış fişler bir tutar vermez. Fişteki paraya benzeyen son rakamı toplam, ilk makul tarihi de tarih olarak alır ve hem 1,234.56 hem 1.234,56 biçimlerini kabul eder.
• Bu ekranda giderler için dışa aktarma veya rapor yoktur. Analizler (Analytics) aracı, giderleri gelirden düşen bir Gider Dağılımı (Expense Breakdown) kartı ile bir kâr görünümü içerir.

İpuçları

İlgili kılavuzlar

• Giderleri ekledikten sonra kalemlere ne olduğu için Fatura düzenleyicisi.
• Saatleri maliyetlerle aynı şekilde faturalandırmak için Zaman takibi.
• Gider Dağılımı ve kâr kartları için Analizler, pano ve raporlar.