Brukerveiledning

Utgifter, kvitteringer og viderefakturering av kostnader

Registrer drivstoff og andre kostnader per kategori, legg ved kvitteringsbilder, merk kjøp som fakturerbare og hent dem inn på en kundefaktura med to trykk.

Oppdatert: 2026-09-09

Verktøyet Utgifter (Expenses) er der du registrerer hva bedriften din bruker penger på, ikke hva den tjener. Hver oppføring er ett enkelt kjøp med et beløp, en kategori, en dato og, om du vil, en leverandør, en kunde, et avgiftsbeløp, et notat og et bilde av kvitteringen. Skjermen summerer inneværende måned per kategori, slik at du med ett blikk ser om det er drivstoff eller forbruksvarer som spiser opp marginen din, og den har et eget flagg for kostnader du vil sende videre til en kunde. Slike fakturerbare kostnader kan gjøres om til fakturalinjer direkte fra utgiftslisten eller inne fra fakturaeditoren.

Denne veiledningen følger Tessa Quinn, som driver Paws on Wheels Mobile Grooming fra en varebil i Austin, Texas. Hittil i september: tre fulle tanker med drivstoff, et abonnement på en bookingapp, dørhengere, lunsj, et mobilabonnement og to kjøp hos en dyreartikkelbutikk som ble gjort på vegne av en kennel og en dagbarnehage for hunder og må belastes dem.

Dette ser du på skjermen

Åpne fanen Verktøy (Tools) og se etter det oransje kortet Utgifter i seksjonen Produktivitet (Productivity). Oversikten tar deg også dit: hurtighandlingsbrikken Utgift (Expense) og kortet Utgifter denne måneden (Expenses This Month) åpner begge den samme skjermen.

Topplinjen viser Utgifter og har to kontroller: et kalenderikon (Datoperiode (Date range)) og en knapp Til fakturering (To Invoice). Under den ligger sammendragskortet for inneværende måned, deretter en rad med filterbrikker og så listen over utgifter, nyeste først. En rund +-knapp nederst til høyre legger til en ny utgift.

Sammendragskortet har måneden som tittel (September 2026 for Tessa) og viser totalsummen til høyre. Under den er en tynn stolpe delt i fargede segmenter, ett per kategori, i forhold til hvor mye som er brukt, og et sett brikker gjentar de samme tallene som tekst: Annet: $309,61, Transport: $169,25 og så videre. Hver kategori har et fast ikon og en fast farge: et fly for Reise (Travel), bestikk for Mat (Food), en bygning for Kontor (Office), en bærbar PC for Programvare (Software), et telefonrør for Telekom (Telecom), en bil for Transport, en megafon for Markedsføring (Marketing) og et figurikon for Annet (Other).

Hver rad i listen bruker kategoriikonet som avatar. Tittelen er beskrivelsen din, andre linje er leverandøren og datoen skilt med en prikk, og på høyre side vises beløpet. Utgifter du har flagget som fakturerbare, får en liten fakturerbar-etikett under beløpet. Det finnes ingen detaljside for en utgift; alt skjer via et langt trykk på raden.

Slik registrerer du en utgift

Tessa har nettopp fylt tanken før en tur til Round Rock. Å legge inn drivstoffet tar under ett minutt.

1. Trykk på +-knappen på skjermen Utgifter. Arket Ny utgift (New Expense) glir opp.
2. Skriv totalsummen i Beløp (Amount). Boksen Valuta (Currency) ved siden av står som standard på USD; endre den hvis kvitteringen er i EUR, GBP, RUB, JPY eller CAD.
3. Skriv en Beskrivelse (Description) som «Drivstoff – varebil, Round Rock-ruten». Beløp og beskrivelse er de eneste to obligatoriske feltene.
4. Velg en Kategori (Category). Arket starter på Annet; Tessa velger Transport for drivstoff.
5. Trykk på datoraden (undertittel Utgiftsdato (Expense date)) hvis kjøpet ikke skjedde i dag.
6. Fyll ut Leverandør (Vendor) slik at raden er lett å kjenne igjen senere.
7. La Kunde (Client) stå på Ingen (None) for en fellesutgift, eller velg kunden kjøpet ble gjort for.
8. Slå på Fakturerbar (Billable) bare hvis du planlegger å belaste denne kostnaden til den kunden.
9. Legg eventuelt til et Avgiftsbeløp (Tax amount) (avgiftsandelen i kroner og øre, ikke en sats) og Notater (Notes).
10. Trykk på Legg til (Add). Arket lukkes og den nye raden dukker opp øverst i listen.

Arket er et bunnark, så du kan dra det ned for å forkaste oppføringen. Trykker du på Legg til med tomt eller ikke-numerisk beløp, viser feltet Påkrevd (Required) eller Ugyldig tall (Invalid number), og ingenting lagres.

Slik legger du ved et kvitteringsbilde

Et bilde ligger sammen med utgiften og lagres inne i appen, så du kan kaste papiret. Tessa beholder kvitteringen fra Oak Hill Vet Supply fordi hun skal belaste det kjøpet til Cedar Park Kennels og vil ha dokumentasjon for hånden.

1. I arket Ny utgift eller Rediger utgift (Edit Expense) blar du helt ned og trykker på Legg til kvittering (Add receipt).
2. Velg Kamera (Camera) for å fotografere lappen nå, eller Galleri (Gallery) for å velge et bilde du allerede har tatt.
3. Når bildet er valgt, endres knappen til Kvittering vedlagt (Receipt attached), og en forhåndsvisningsstripe dukker opp under den.
4. Trykk på Legg til (eller Lagre (Save) når du redigerer) for å beholde bildet sammen med utgiften.

Forhåndsvisningen er en stripe med fast høyde som beskjærer midten av bildet, så en høy kvittering viser bare den midtre delen; hele bildet beholdes likevel. Bildet kopieres inn i appens eget lager i det øyeblikket du velger det, og det slettes igjen når du erstatter det med et annet bilde eller sletter utgiften.

Slik skanner du en kvittering for å fylle ut beløp og dato

Knappen Skann kvittering (Scan receipt) øverst til høyre i arket Ny utgift åpner en egen skjerm som leser den trykte teksten på en kvittering og prøver å finne summen og datoen. Denne delen av appen bruker telefonkameraet og tekstgjenkjenning på enheten, så den fungerer bare på en ekte Android-enhet; skjermbildet nedenfor viser skjermen slik den åpnes, før et bilde er tatt.

1. Trykk på + på skjermen Utgifter, og trykk deretter på Skann kvittering øverst i arket.
2. På skjermen Skann kvittering trykker du på Ta bilde (Take photo), eller Velg fra galleri (Pick from gallery) for et bilde du har fra før.
3. Vent på spinneren. Skjermen viser deretter bildet, en blokk med Registrerte verdier (Detected values) med Beløp og Dato (Date) (eller Ikke registrert (Not detected)), og en utvidbar seksjon Rå OCR-tekst (Raw OCR text) du kan lese for å kontrollere hva gjenkjenningen så.
4. Trykk på Bruk (Use) for å kopiere det registrerte beløpet og datoen inn i arket, eller Ta på nytt (Retake) for å prøve et annet bilde.
5. Tilbake i arket fyller du ut beskrivelse og kategori som vanlig, og trykker på Legg til kvittering hvis du også vil lagre bildet.

Skanneren er en snarvei for tasting, ikke noe mer. Den fyller bare ut beløpet og datoen; bildet den brukte, legges ikke ved utgiften, og knappen tilbys ikke når du redigerer en eksisterende utgift, slik at den ikke kan overskrive tall du allerede har lagt inn.

Slik gjennomgår du forbruk per kategori og periode

Tessa vil vite hvor mye av september som gikk til varebilen. Sammendragskortet fungerer også som filter.

1. Trykk på brikken Transport: $169,25 (eller det tilsvarende segmentet i stolpen). Segmentet blir tykkere, brikken får omriss, og listen krymper til den kategorien.
2. Trykk på den samme brikken igjen for å fjerne kategorifilteret.
3. Bruk brikkene Alle (All), Fakturerbar og Ufakturert (Uninvoiced) under kortet for å avgrense etter faktureringstilstand, og nedtrekkslisten Kunde ytterst i den raden for å vise én kundes utgifter.
4. For å se på en annen periode trykker du på kalenderikonet (Datoperiode) i topplinjen, velger en start- og sluttdato og bekrefter. Et banner med perioden vises under topplinjen, og sammendragskortet bytter fra månedsnavnet til den perioden; trykk på lukkeikonet i banneret for å gå tilbake til inneværende måned.

Filtrene stables: faktureringsbrikke, kunde, datoperiode og kategori gjelder alle samtidig for listen. Sammendragskortet følger faktureringsbrikken, kunden og datoperioden, men ignorerer kategorien du trykket på, og det er derfor summen og alle brikkene forblir synlige mens listen er filtrert.

Slik fakturerer du en utgift til en kunde

En fakturerbar utgift er en helt vanlig utgift med bryteren Fakturerbar på. Ingenting belastes før du setter den på en faktura, og det finnes to måter å gjøre det på. Begge tilbyr bare utgifter som er fakturerbare og ennå ikke fakturert, slik at den samme kostnaden aldri kan belastes to ganger.

Fra utgiftslisten:

1. Trykk på Til fakturering i topplinjen. En dialog Opprett faktura (Create Invoice) lister hver fakturerbare, ufakturerte utgift med kategorinøkkelen og beløpet.
2. Kryss av utgiftene som skal belastes. Knappen nederst teller dem: Opprett faktura (2).
3. Trykk på den knappen. En ny faktura åpnes med én linje per utgift, og hvis alle de avkryssede utgiftene tilhører den samme kunden, er den kunden allerede valgt.
4. Fullfør fakturaen som vanlig og trykk på Lagre. Først nå merkes utgiftene som fakturert.

Fra selve fakturaeditoren, som er hendigere når du allerede holder på å skrive kundens faktura:

1. Åpne en ny eller en kladdefaktura og velg kunden.
2. Bla til Linjer (Line Items) og trykk på brikken Utgifter ved siden av Produkt / Tjeneste og Tid.
3. I dialogen Legg til utgifter (Add Expenses) krysser du av kostnadene som skal med, og trykker på Legg til (2).
4. Juster de nye linjene om nødvendig (legg for eksempel et påslag på enhetsprisen) og lagre fakturaen.

Editorens velger er strengere med kunder: med en kunde valgt viser den bare utgifter tilordnet den kunden eller ingen kunde. Hvis ingenting passer, får du en melding som Ingen utgifter for denne kunden (3 for andre) i stedet for en tom dialog.

Hver utgift blir en linje med antall 1, enheten Vare (Item) og utgiftsbeløpet som enhetspris. Har du registrert et avgiftsbeløp, utledes linjens avgiftssats fra det (avgift delt på beløp); ellers har linjen ingen avgift. Tessas kjøp på $128,71 med $9,81 i avgift havner derfor som en linje med 7,62 prosent avgift, fordi kvitteringssummen allerede inkluderer avgiften. Vil du heller belaste prisen før avgift og la fakturaen legge til avgift, redigerer du linjen etter at du har lagt den til.

Regler og detaljer

• Å legge til en ny utgift, redigere en, og det siste trinnet i Til fakturering er Pro-funksjoner; på gratisplanen åpner disse betalingsveggen. Visning, filtrering, veksling av fakturerbar og sletting fungerer på alle planer.
• Beløp må være et tall og Beskrivelse kan ikke være tom. Alt annet er valgfritt; en tom leverandør eller et tomt notat lagres som ingenting, og et tomt avgiftsbeløp blir 0.
• En ny utgift starter med kategorien Annet, valutaen USD, dagens dato, ingen kunde og Fakturerbar av. Valutaen følger ikke standardvalutaen i forretningsprofilen din; sjekk den hvis du ikke fakturerer i dollar.
• Datovelgeren for utgifter tillater datoer fra 2020 og opptil ett år fram i tid. Periodevelgeren i topplinjen går fra 2020 til utgangen av neste år og åpner på inneværende måned.
• Det finnes åtte faste kategorier; du kan ikke legge til egne. Bruk Annet pluss en tydelig beskrivelse for alt annet.
• Sammendragskortet viser bare utgifter datert i inneværende kalendermåned med mindre en datoperiode er satt, og det skjuler seg selv når det ikke er noe å vise. Alle beløp på kortet skrives i valutaen til den første utgiften i listen, så å blande valutaer i én måned gir en misvisende sum; radene selv viser alltid sin egen valuta.
• Kategorinavnene inne i dialogene Opprett faktura og Legg til utgifter vises som nøkler med små bokstaver (other, transport) i stedet for etikettene som brukes ellers.
• Langtrykk på en rad for Rediger (Edit), Merk som fakturerbar (Mark as billable) / Merk som ikke fakturerbar (Mark as unbillable) og Slett. Veksling av fakturerbar trer i kraft med én gang uten bekreftelse. Å trykke på en rad gjør ingenting.
• Å sveipe en rad fra høyre mot venstre sletter den også, etter en bekreftelse Slette utgift? (Delete expense?). Sletting fjerner også kvitteringsbildet fra lageret. Det finnes ingen angremulighet.
• En fakturert utgift beholder en kobling til fakturaen og forsvinner fra begge velgerne, men blir stående i listen. Brikken Ufakturert viser hva som fortsatt er åpent. Å slette fakturaen senere nullstiller ikke flagget.
• Beløp kopieres til fakturaen som de er. En utgift i EUR som legges til en faktura i USD, blir ikke omregnet.
• Kvitteringsskanneren gjenkjenner bare tekst med latinsk skrift; kvitteringer trykt med kyrillisk eller andre skriftsystemer gir ikke noe beløp. Den tar det siste pengelignende tallet på lappen som sum og den første plausible datoen, og godtar både formatet 1,234.56 og 1.234,56.
• Det finnes ingen eksport eller rapport for utgifter på denne skjermen. Verktøyet Analyse (Analytics) har et kort Utgiftsfordeling (Expense Breakdown) og en resultatvisning som trekker utgifter fra inntekter.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturaeditoren for hva som skjer med linjene etter at du har lagt til utgifter.
• Tidsregistrering for å fakturere timer på samme måte som du fakturerer kostnader.
• Analyse, oversikt og rapporter for kortene Utgiftsfordeling og resultat.