Gebruikershandleiding

Uitgaven, bonnen en kosten doorbelasten

Leg kosten per categorie vast, voeg bonfoto's toe, markeer aankopen als factureerbaar en zet ze in twee tikken op de factuur van je klant.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Het hulpmiddel Uitgaven is waar je vastlegt wat je bedrijf uitgeeft, niet wat het verdient. Elke registratie is één aankoop met een bedrag, een categorie, een datum en, als je wilt, een leverancier, een klant, een btw-bedrag, een notitie en een foto van de bon. Het scherm telt de huidige maand per categorie op, zodat je in één oogopslag ziet of brandstof of materiaal je marge opeet, en het houdt een aparte markering bij voor kosten die je aan een klant wilt doorbelasten. Die factureerbare kosten kun je rechtstreeks vanuit de uitgavenlijst of vanuit de factuureditor in factuurregels omzetten.

Deze gids volgt Tessa Quinn, die vanuit een bestelbus in Austin, Texas Paws on Wheels Mobile Grooming runt. Haar september tot nu toe: drie volle tanks brandstof, een abonnement op een boekingsapp, deurhangers, lunch, een telefoonabonnement en twee aankopen bij een dierenartsgroothandel die voor een kennel en een dagopvang zijn gedaan en aan hen moeten worden doorbelast.

Wat je op het scherm ziet

Open het tabblad Hulpmiddelen en kijk in de sectie Productiviteit naar de oranje kaart Uitgaven. Ook via het dashboard kom je er: de snelle-actiechip Uitgave en de kaart Uitgaven deze maand openen allebei hetzelfde scherm.

De appbalk leest Uitgaven en draagt twee knoppen: een kalenderpictogram (Datumbereik) en een knop Te factureren. Daaronder staat de samenvattingskaart voor de huidige maand, daarna een rij filterchips, en daarna de lijst met uitgaven, nieuwste eerst. Een ronde knop + rechtsonder voegt een nieuwe uitgave toe.

De samenvattingskaart draagt de maand als titel (September 2026 bij Tessa) en toont rechts het eindtotaal. Daaronder is een dunne balk verdeeld in gekleurde segmenten, één per categorie, in verhouding tot het uitgegeven geld, en een set chips herhaalt dezelfde cijfers als tekst: Overig: $309,61, Vervoer: $169,25 enzovoort. Elke categorie heeft een vast pictogram en een vaste kleur: een vliegtuig voor Reizen, bestek voor Eten, een gebouw voor Kantoor, een laptop voor Software, een handset voor Telecom, een auto voor Vervoer, een megafoon voor Marketing en een vormenpictogram voor Overig.

Elke rij in de lijst gebruikt het categoriepictogram als avatar. De titel is jouw omschrijving, de tweede regel is de leverancier en de datum, gescheiden door een punt, en rechts staat het bedrag. Uitgaven die je als factureerbaar hebt gemarkeerd krijgen een klein label factureerbaar onder het bedrag. Er is geen detailpagina voor een uitgave; alles gebeurt via lang indrukken op de rij.

Hoe je een uitgave vastlegt

Tessa heeft net de bus getankt voor een rit naar Round Rock. De brandstof toevoegen kost minder dan een minuut.

1. Tik op de knop + op het scherm Uitgaven. Het blad Nieuwe uitgave schuift omhoog.
2. Typ het totaal in Bedrag. Het vak Valuta ernaast staat standaard op USD; wijzig het als de bon in EUR, GBP, RUB, JPY of CAD is.
3. Voer een Omschrijving in zoals "Fuel - van, Round Rock route". Bedrag en omschrijving zijn de enige twee verplichte velden.
4. Kies een Categorie. Het blad begint op Overig; Tessa kiest Vervoer voor brandstof.
5. Tik op de datumrij (ondertitel Uitgavedatum) als de aankoop niet van vandaag is.
6. Vul Leverancier in zodat de rij later makkelijk te herkennen is.
7. Laat Klant op Geen staan bij een algemene kostenpost, of kies de klant voor wie de aankoop is gedaan.
8. Zet Factureerbaar alleen aan als je van plan bent deze kosten aan die klant door te belasten.
9. Voeg eventueel een Btw-bedrag toe (het btw-deel in geld, niet een tarief) en Notities.
10. Tik op Toevoegen. Het blad sluit en de nieuwe rij verschijnt bovenaan de lijst.

Het blad is een onderblad, dus je kunt het omlaag slepen om de registratie af te breken. Tik je op Toevoegen terwijl het bedrag leeg is of geen getal is, dan toont het veld Vereist of Ongeldig getal en wordt er niets opgeslagen.

Hoe je een bonfoto toevoegt

Een foto hoort bij de uitgave en wordt in de app opgeslagen, dus je kunt het papier weggooien. Tessa bewaart de bon van Oak Hill Vet Supply omdat zij die aankoop aan Cedar Park Kennels gaat doorbelasten en het bewijs bij de hand wil hebben.

1. Scroll in het blad Nieuwe uitgave of Uitgave bewerken naar beneden en tik op Bon toevoegen.
2. Kies Camera om het bonnetje nu te fotograferen of Galerij om een foto te kiezen die je al hebt gemaakt.
3. Zodra de foto is gekozen verandert de knop in Bon bijgevoegd en verschijnt er een voorbeeldstrook eronder.
4. Tik op Toevoegen (of Opslaan bij bewerken) om de foto bij de uitgave te bewaren.

Het voorbeeld is een strook met vaste hoogte die het midden van de foto uitsnijdt, dus van een lange bon zie je alleen het middendeel; de hele afbeelding blijft bewaard. De foto wordt op het moment dat je hem kiest naar de eigen opslag van de app gekopieerd, en weer verwijderd wanneer je hem door een andere foto vervangt of de uitgave verwijdert.

Hoe je een bon scant om bedrag en datum vooraf in te vullen

De knop Bon scannen rechtsboven in het blad Nieuwe uitgave opent een apart scherm dat de gedrukte tekst op een bon leest en probeert het totaal en de datum te vinden. Dit deel van de app gebruikt de telefooncamera en tekstherkenning op het apparaat zelf, dus het werkt alleen op een echt Android-toestel; de schermafbeelding hieronder toont het scherm zoals het opent, voordat er een foto is gemaakt.

1. Tik op + op het scherm Uitgaven en tik daarna bovenaan het blad op Bon scannen.
2. Tik op het scherm Bon scannen op Foto maken, of op Kiezen uit galerij voor een bestaande foto.
3. Wacht op het draaiwiel. Het scherm toont daarna de foto, een blok Gedetecteerde waarden met Bedrag en Datum (of Niet gedetecteerd), en een uitklapbare sectie Ruwe OCR-tekst die je kunt lezen om te controleren wat de herkenner heeft gezien.
4. Tik op Gebruiken om het gedetecteerde bedrag en de datum naar het blad te kopiëren, of op Opnieuw maken om een andere foto te proberen.
5. Vul terug in het blad de omschrijving en categorie zoals gebruikelijk in, en tik op Bon toevoegen als je ook de foto wilt bewaren.

De scanner is een snelkoppeling voor typen, meer niet. Hij vult alleen het bedrag en de datum in; de foto die hij gebruikte wordt niet aan de uitgave gekoppeld, en de knop wordt niet aangeboden wanneer je een bestaande uitgave bewerkt, zodat hij cijfers die je al hebt ingevoerd niet kan overschrijven.

Hoe je uitgaven per categorie en periode bekijkt

Tessa wil weten hoeveel van september in de bus is gegaan. De samenvattingskaart doet ook dienst als filter.

1. Tik op de chip Vervoer: $169,25 (of op het bijbehorende segment van de balk). Het segment wordt dikker, de chip krijgt een omlijning en de lijst krimpt tot die categorie.
2. Tik nogmaals op dezelfde chip om het categoriefilter te wissen.
3. Gebruik de chips Alle, Factureerbaar en Niet gefactureerd onder de kaart om op factureringsstatus te filteren, en de keuzelijst Klant aan het eind van die rij om de uitgaven van één klant te tonen.
4. Wil je een andere periode bekijken, tik dan op het kalenderpictogram (Datumbereik) in de appbalk, kies een begin- en einddatum en bevestig. Onder de appbalk verschijnt een banner met het bereik en de samenvattingskaart schakelt van de maandnaam naar dat bereik; tik op het sluitpictogram van de banner om terug te keren naar de huidige maand.

Filters stapelen: de factureringschip, de klant, het datumbereik en de categorie gelden allemaal tegelijk voor de lijst. De samenvattingskaart volgt de factureringschip, de klant en het datumbereik, maar negeert de categorie waarop je hebt getikt; daarom blijven het totaal en alle chips zichtbaar terwijl de lijst gefilterd is.

Hoe je een uitgave aan een klant doorbelast

Een factureerbare uitgave is een gewone uitgave met de schakelaar Factureerbaar aan. Er wordt niets in rekening gebracht tot je hem op een factuur zet, en dat kan op twee manieren. Beide bieden alleen uitgaven aan die factureerbaar zijn en nog niet gefactureerd, zodat dezelfde kosten nooit twee keer in rekening kunnen worden gebracht.

Vanuit de uitgavenlijst:

1. Tik op Te factureren in de appbalk. Een venster Factuur maken toont elke factureerbare, nog niet gefactureerde uitgave met de categoriesleutel en het bedrag.
2. Vink de uitgaven aan die je in rekening wilt brengen. De knop onderaan telt ze: Factuur maken (2).
3. Tik op die knop. Er opent een nieuwe factuur met één regel per uitgave, en horen alle aangevinkte uitgaven bij dezelfde klant, dan is die klant al geselecteerd.
4. Maak de factuur zoals gewoonlijk af en tik op Opslaan. Pas dan worden de uitgaven als gefactureerd gemarkeerd.

Vanuit de factuureditor, wat handiger is wanneer je de factuur van de klant toch al aan het schrijven bent:

1. Open een nieuwe of concept-factuur en selecteer de klant.
2. Scroll naar Factuurregels en tik op de chip Uitgaven naast Product / Dienst en Tijd.
3. Vink in het venster Uitgaven toevoegen de kosten aan die je wilt opnemen en tik op Toevoegen (2).
4. Pas de nieuwe regels zo nodig aan (bijvoorbeeld een opslag op de stuksprijs) en sla de factuur op.

De kiezer in de editor is strenger over klanten: met een klant geselecteerd toont hij alleen uitgaven die aan die klant of aan geen klant zijn toegewezen. Is er niets dat past, dan krijg je een melding zoals Geen uitgaven voor deze klant (3 voor anderen) in plaats van een leeg venster.

Elke uitgave wordt een regel met aantal 1, eenheid stuk, en het uitgavebedrag als stuksprijs. Heb je een btw-bedrag vastgelegd, dan wordt het btw-tarief van de regel daaruit afgeleid (btw gedeeld door bedrag); anders heeft de regel geen btw. Tessa’s aankoop van $128,71 met $9,81 btw komt daardoor binnen als een regel met 7,62 procent btw, omdat het bontotaal de btw al bevat. Wil je liever de prijs exclusief btw doorbelasten en de factuur de btw laten optellen, bewerk dan de regel nadat je hem hebt toegevoegd.

Regels en details

• Een nieuwe uitgave toevoegen, er een bewerken en de laatste stap van Te factureren zijn Pro-functies; in het gratis abonnement openen deze het betaalscherm. Bekijken, filteren, de factureerbaarmarkering omzetten en verwijderen werken in elk abonnement.
• Bedrag moet een getal zijn en Omschrijving mag niet leeg zijn. Al het overige is optioneel; een lege leverancier of notitie wordt als niets opgeslagen, en een leeg btw-bedrag wordt 0.
• Een nieuwe uitgave begint met categorie Overig, valuta USD, de datum van vandaag, geen klant en Factureerbaar uit. De valuta volgt niet de standaard van je bedrijfsprofiel; controleer hem als je niet in dollars factureert.
• De datumkiezer voor uitgaven staat datums toe van 2020 tot één jaar vooruit. De datumbereikkiezer in de appbalk loopt van 2020 tot het einde van volgend jaar en opent op de huidige maand.
• Er zijn acht vaste categorieën; eigen categorieën toevoegen kan niet. Gebruik Overig met een duidelijke omschrijving voor al het overige.
• De samenvattingskaart toont alleen uitgaven met een datum in de huidige kalendermaand, tenzij er een datumbereik is ingesteld, en verbergt zichzelf wanneer er niets te tonen is. Alle bedragen op de kaart worden afgedrukt in de valuta van de eerste uitgave in de lijst, dus valuta’s mengen binnen één maand geeft een misleidend totaal; de rijen zelf tonen altijd hun eigen valuta.
• De categorienamen in de vensters Factuur maken en Uitgaven toevoegen verschijnen als kleine-letterssleutels (other, transport) in plaats van de labels die elders worden gebruikt.
• Druk lang op een rij voor Bewerken, Markeren als factureerbaar / Markeren als niet-factureerbaar en Verwijderen. De factureerbaarmarkering omzetten werkt meteen zonder bevestiging. Op een rij tikken doet niets.
• Een rij van rechts naar links vegen verwijdert hem ook, na een bevestiging Uitgave verwijderen?. Verwijderen haalt ook de bonfoto uit de opslag. Er is geen ongedaan maken.
• Een gefactureerde uitgave houdt een koppeling naar de factuur en verdwijnt uit beide kiezers, maar blijft in de lijst staan. De chip Niet gefactureerd toont wat nog openstaat. De factuur later verwijderen zet de markering niet terug.
• Bedragen worden onveranderd naar de factuur gekopieerd. Een uitgave in EUR die aan een USD-factuur wordt toegevoegd, wordt niet omgerekend.
• De bonscanner herkent alleen tekst in Latijns schrift; bonnen in Cyrillisch of andere schriften leveren geen bedrag op. Hij neemt het laatste getal dat op geld lijkt als totaal en de eerste plausibele datum, en accepteert zowel de notatie 1,234.56 als 1.234,56.
• Er is op dit scherm geen export of rapport voor uitgaven. Het hulpmiddel Analyses bevat een kaart Uitgavenoverzicht en een winstweergave die uitgaven van de omzet aftrekt.

Tips

Verwante gidsen

• Factuureditor voor wat er met de factuurregels gebeurt nadat je uitgaven hebt toegevoegd.
• Tijdregistratie om uren op dezelfde manier te factureren als kosten.
• Analyses, dashboard en rapporten voor de kaarten Uitgavenoverzicht en winst.