Käyttöopas

Kulut, kuitit ja kustannusten edelleenlaskutus

Kirjaa polttoaine, tarvikkeet ja muut kustannukset kategorioittain, liitä kuittikuvat, merkitse ostot laskutettaviksi ja siirrä ne asiakkaan laskulle kahdella napautuksella.

Päivitetty: 2026-09-09

Kulut-työkalu (Expenses) on paikka, jossa kirjaat mitä yrityksesi kuluttaa, ei mitä se ansaitsee. Jokainen merkintä on yksittäinen osto, jolla on summa, kategoria, päivämäärä ja halutessasi toimittaja, asiakas, veron määrä, muistiinpano ja valokuva kuitista. Näyttö laskee kuluvan kuukauden yhteen kategorioittain, joten näet yhdellä silmäyksellä syökö polttoaine vai tarvikkeet katteesi, ja se pitää erillisen merkinnän kustannuksille, jotka aiot siirtää asiakkaan maksettaviksi. Nämä laskutettavat kustannukset voi muuttaa laskuriveiksi suoraan kululuettelosta tai laskueditorin sisältä.

Tämä opas seuraa Tessa Quinniä, joka pyörittää Paws on Wheels Mobile Groomingia pakettiautosta käsin Austinissa, Teksasissa. Hänen syyskuunsa tähän mennessä: kolme tankillista polttoainetta, ajanvaraussovelluksen tilaus, ovenripustimet, lounas, puhelinliittymä ja kaksi ostosta eläinlääketarvikeliikkeestä, jotka tehtiin kennelin ja päivähoidon puolesta ja jotka on veloitettava heiltä.

Mitä näytöllä näkyy

Avaa Työkalut-välilehti (Tools) ja etsi Tuottavuus-osiosta (Productivity) oranssi Kulut-kortti. Myös etusivu vie sinne: Kulu-pikatoimintosirpale ja Kuukauden kulut -kortti avaavat kumpikin saman näytön.

Sovelluspalkissa lukee Kulut ja siinä on kaksi säädintä: kalenterikuvake (Aikaväli, Date range) ja Laskulle-painike (To Invoice). Sen alla on kuluvan kuukauden yhteenvetokortti, sitten rivi suodatinsirpaleita ja sitten kululuettelo uusimmasta alkaen. Oikean alakulman pyöreä +-painike lisää uuden kulun.

Yhteenvetokortin otsikkona on kuukausi (Tessalla September 2026) ja oikealla näkyy kokonaissumma. Sen alla ohut palkki on jaettu värisegmentteihin, yksi kategoriaa kohti, suhteessa käytettyyn rahaan, ja sirpalejoukko toistaa samat luvut tekstinä: Muu: $309,61, Kuljetus: $169,25 ja niin edelleen. Jokaisella kategorialla on kiinteä kuvake ja väri: lentokone kategorialle Matkustus (Travel), aterimet kategorialle Ruoka (Food), rakennus kategorialle Toimisto (Office), kannettava kategorialle Ohjelmistot (Software), luuri kategorialle Tietoliikenne (Telecom), auto kategorialle Kuljetus (Transport), megafoni kategorialle Markkinointi (Marketing) ja muotokuvake kategorialle Muu (Other).

Jokainen luettelon rivi käyttää kategorian kuvaketta tunnuksenaan. Otsikko on kuvauksesi, toinen rivi on toimittaja ja päivämäärä pisteellä erotettuina, ja oikealla puolella näkyy summa. Laskutettaviksi merkityt kulut saavat pienen laskutettava-merkinnän (billable) summan alle. Kululla ei ole tietosivua; kaikki tapahtuu rivin pitkän painalluksen kautta.

Miten kulu kirjataan

Tessa on juuri tankannut pakettiauton ennen ajoa Round Rockiin. Polttoaineen lisääminen vie alle minuutin.

1. Napauta +-painiketta Kulut-näytöllä. Uusi kulu -paneeli (New Expense) liukuu ylös.
2. Kirjoita kokonaissumma kenttään Summa (Amount). Sen vieressä oleva Valuutta-kenttä (Currency) on oletuksena USD; vaihda se, jos kuitti on EUR-, GBP-, RUB-, JPY- tai CAD-määräinen.
3. Anna Kuvaus (Description), esimerkiksi "Fuel - van, Round Rock route". Summa ja kuvaus ovat ainoat kaksi pakollista kenttää.
4. Valitse Kategoria (Category). Paneeli alkaa kategoriasta Muu; Tessa valitsee polttoaineelle Kuljetus.
5. Napauta päivämäärariviä (alaotsikko Kulun päivämäärä, Expense date), jos osto ei ollut tänään.
6. Täytä Toimittaja (Vendor), jotta rivin tunnistaa myöhemmin helposti.
7. Jätä Asiakas (Client) arvoon Ei mitään (None) yleiskustannukselle, tai valitse asiakas, jonka puolesta osto tehtiin.
8. Kytke Laskutettava (Billable) päälle vain, jos aiot veloittaa tämän kustannuksen kyseiseltä asiakkaalta.
9. Lisää halutessasi Veron määrä (Tax amount) (veron osuus rahana, ei prosenttina) ja Muistiinpanot (Notes).
10. Napauta Lisää (Add). Paneeli sulkeutuu ja uusi rivi ilmestyy luettelon alkuun.

Paneeli on alapaneeli, joten voit vetää sen alas hylätäksesi merkinnän. Jos napautat Lisää summan ollessa tyhjä tai ei-numeerinen, kentässä näkyy Pakollinen (Required) tai Virheellinen luku (Invalid number) eikä mitään tallenneta.

Miten kuittikuva liitetään

Valokuva säilyy kulun mukana ja tallennetaan sovelluksen sisään, joten voit heittää paperin pois. Tessa säilyttää Oak Hill Vet Supply -kuitin, koska hän veloittaa kyseisen oston Cedar Park Kennelsiltä ja haluaa todisteen käteen.

1. Vieritä Uusi kulu- tai Muokkaa kulua -paneelissa (Edit Expense) alalaitaan ja napauta Lisää kuitti (Add receipt).
2. Valitse Kamera (Camera) kuvataksesi kuitin nyt tai Galleria (Gallery) valitaksesi jo ottamasi kuvan.
3. Kun kuva on valittu, painikkeeksi vaihtuu Kuitti liitetty (Receipt attached) ja sen alle ilmestyy esikatselukaistale.
4. Napauta Lisää (tai Tallenna muokatessasi) säilyttääksesi kuvan kulun mukana.

Esikatselu on kiinteäkorkuinen kaistale, joka rajaa kuvan keskikohdan, joten korkeasta kuitista näkyy vain sen keskiosa; koko kuva säilyy silti. Kuva kopioidaan sovelluksen omaan tallennustilaan sillä hetkellä kun valitset sen, ja se poistetaan taas, kun korvaat sen toisella kuvalla tai poistat kulun.

Miten kuitti skannataan summan ja päivämäärän esitäyttöä varten

Skannaa kuitti -painike (Scan receipt) Uusi kulu -paneelin oikeassa yläkulmassa avaa erillisen näytön, joka lukee kuitille painetun tekstin ja yrittää löytää kokonaissumman ja päivämäärän. Tämä sovelluksen osa käyttää puhelimen kameraa ja laitteessa tapahtuvaa tekstintunnistusta, joten se toimii vain oikealla Android-laitteella; alla oleva kuvakaappaus näyttää näytön sellaisena kuin se avautuu, ennen kuin kuva on otettu.

1. Napauta + Kulut-näytöllä ja napauta sitten Skannaa kuitti paneelin ylälaidassa.
2. Napauta Skannaa kuitti -näytöllä Ota kuva (Take photo), tai Valitse galleriasta (Pick from gallery) olemassa olevalle kuvalle.
3. Odota kehän pyörähtämistä. Näyttö näyttää sitten kuvan, Tunnistetut arvot -lohkon (Detected values), jossa on Summa ja Päivämäärä (tai Ei tunnistettu, Not detected), sekä laajennettavan Raaka OCR-teksti -osion (Raw OCR text), josta voit tarkistaa mitä tunnistin näki.
4. Napauta Käytä (Use) kopioidaksesi tunnistetun summan ja päivämäärän paneeliin, tai Ota uudelleen (Retake) kokeillaksesi toista kuvaa.
5. Täytä paneelissa kuvaus ja kategoria tavalliseen tapaan ja napauta Lisää kuitti, jos haluat myös tallentaa kuvan.

Skanneri on oikotie kirjoittamiselle, ei sen enempää. Se täyttää vain summan ja päivämäärän; sen käyttämää kuvaa ei liitetä kuluun, eikä painiketta tarjota olemassa olevaa kulua muokattaessa, jottei se voisi ylikirjoittaa jo antamiasi lukuja.

Miten kuluja tarkastellaan kategorian ja ajanjakson mukaan

Tessa haluaa tietää, kuinka paljon syyskuusta meni pakettiautoon. Yhteenvetokortti toimii myös suodattimena.

1. Napauta sirpaletta Kuljetus: $169,25 (tai palkin vastaavaa segmenttiä). Segmentti paksunee, sirpale saa ääriviivan ja luettelo kutistuu kyseiseen kategoriaan.
2. Napauta samaa sirpaletta uudelleen poistaaksesi kategoriasuodattimen.
3. Käytä kortin alla olevia sirpaleita Kaikki, Laskutettava ja Laskuttamaton (Uninvoiced) rajataksesi laskutustilan mukaan, ja rivin lopussa olevaa Asiakas-pudotusvalikkoa näyttääksesi yhden asiakkaan kulut.
4. Tarkastellaksesi toista ajanjaksoa napauta sovelluspalkin kalenterikuvaketta (Aikaväli), valitse alku- ja loppupäivä ja vahvista. Sovelluspalkin alle ilmestyy palkki, jossa aikaväli lukee, ja yhteenvetokortti vaihtaa kuukauden nimen kyseiseen aikaväliin; napauta palkin sulkukuvaketta palataksesi kuluvaan kuukauteen.

Suodattimet kasautuvat: laskutussirpale, asiakas, aikaväli ja kategoria vaikuttavat kaikki luetteloon yhtä aikaa. Yhteenvetokortti seuraa laskutussirpaletta, asiakasta ja aikaväliä mutta jättää huomiotta napauttamasi kategorian, minkä vuoksi kokonaissumma ja kaikki sirpaleet pysyvät näkyvissä luettelon ollessa suodatettu.

Miten kulu laskutetaan asiakkaalta

Laskutettava kulu on tavallinen kulu, jossa Laskutettava-kytkin on päällä. Mitään ei veloiteta ennen kuin laitat sen laskulle, ja siihen on kaksi tapaa. Kumpikin tarjoaa vain kuluja, jotka ovat laskutettavia eikä niitä ole vielä laskutettu, joten samaa kustannusta ei voi koskaan veloittaa kahdesti.

Kululuettelosta:

1. Napauta Laskulle sovelluspalkissa. Luo lasku -valintaikkuna (Create Invoice) listaa jokaisen laskutettavan, laskuttamattoman kulun kategoria-avaimineen ja summineen.
2. Rastita veloitettavat kulut. Alalaidan painike laskee ne: Luo lasku (2).
3. Napauta kyseistä painiketta. Uusi lasku avautuu yhdellä rivillä kulua kohti, ja jos kaikki rastitut kulut kuuluvat samalle asiakkaalle, kyseinen asiakas on jo valittuna.
4. Viimeistele lasku tavalliseen tapaan ja napauta Tallenna. Vasta nyt kulut merkitään laskutetuiksi.

Laskueditorin sisältä, mikä on kätevämpää silloin kun jo kirjoitat asiakkaan laskua:

1. Avaa uusi tai luonnostilainen lasku ja valitse asiakas.
2. Vieritä kohtaan Laskurivit (Line Items) ja napauta Kulut-sirpaletta painikkeiden Tuote / palvelu ja Aika vierestä.
3. Rastita Lisää kuluja -valintaikkunassa (Add Expenses) mukaan otettavat kustannukset ja napauta Lisää (2).
4. Säädä uusia rivejä tarvittaessa (esimerkiksi lisää käsittelykate yksikköhintaan) ja tallenna lasku.

Editorin valitsin on tiukempi asiakkaiden suhteen: kun asiakas on valittuna, se näyttää vain kulut, jotka on kohdistettu kyseiselle asiakkaalle tai ei kenellekään. Jos mikään ei täsmää, saat viestin kuten Ei kuluja tälle asiakkaalle (3 muille) (No expenses for this client (3 for others)) tyhjän valintaikkunan sijaan.

Jokaisesta kulusta tulee rivi, jonka määrä on 1, yksikkö kpl ja yksikköhinta kulun summa. Jos kirjasit veron määrän, rivin verokanta johdetaan siitä (vero jaettuna summalla); muussa tapauksessa rivillä ei ole veroa. Tessan $128,71 osto, jossa on $9,81 veroa, päätyy siis riviksi, jonka verokanta on 7,62 prosenttia, koska kuitin loppusumma sisältää jo veron. Jos haluat mieluummin veloittaa verottoman hinnan ja antaa laskun lisätä veron, muokkaa riviä lisäämisen jälkeen.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Uuden kulun lisääminen, kulun muokkaaminen ja Laskulle-toiminnon viimeinen vaihe ovat Pro-ominaisuuksia; maksuttomassa versiossa ne avaavat maksumuurin. Katselu, suodatus, laskutettavuuden vaihtaminen ja poistaminen toimivat kaikissa versioissa.
• Summan on oltava luku ja Kuvaus ei saa olla tyhjä. Kaikki muu on valinnaista; tyhjä toimittaja tai muistiinpano tallennetaan tyhjänä, ja tyhjästä veron määrästä tulee 0.
• Uusi kulu alkaa kategoriasta Muu, valuutasta USD, tämän päivän päivämäärästä, ilman asiakasta ja Laskutettava pois päältä. Valuutta ei seuraa yritysprofiilisi oletusta; tarkista se, jos et laskuta dollareissa.
• Kulun päivämäärävalitsin sallii päivämäärät vuodesta 2020 vuoden päähän tulevaisuuteen. Sovelluspalkin aikavälivalitsin ulottuu vuodesta 2020 ensi vuoden loppuun ja avautuu kuluvaan kuukauteen.
• Kategorioita on kahdeksan kiinteää; omia ei voi lisätä. Käytä kategoriaa Muu ja selkeää kuvausta kaikkeen muuhun.
• Yhteenvetokortti näyttää vain kuluvalle kalenterikuukaudelle päivätyt kulut, ellei aikaväliä ole asetettu, ja se piiloutuu, kun näytettävää ei ole. Kaikki kortin summat tulostetaan luettelon ensimmäisen kulun valuutassa, joten valuuttojen sekoittaminen yhden kuukauden sisällä antaa harhaanjohtavan kokonaissumman; rivit itse näyttävät aina oman valuuttansa.
• Kategorioiden nimet Luo lasku- ja Lisää kuluja -valintaikkunoiden sisällä näkyvät pieninä kirjaimina avaimina (other, transport) eivätkä muualla käytettyinä nimikkeinä.
• Paina riviä pitkään saadaksesi toiminnot Muokkaa, Merkitse laskutettavaksi / Merkitse ei-laskutettavaksi ja Poista. Laskutettavuuden vaihto tulee voimaan heti ilman vahvistusta. Rivin napauttaminen ei tee mitään.
• Rivin pyyhkäisy oikealta vasemmalle myös poistaa sen, vahvistuksen Poistetaanko kulu? (Delete expense?) jälkeen. Poistaminen poistaa myös kuittikuvan tallennustilasta. Kumoamista ei ole.
• Laskutettu kulu säilyttää linkin laskuun ja katoaa molemmista valitsimista, mutta pysyy luettelossa. Laskuttamaton-sirpale näyttää, mikä on yhä avoinna. Laskun poistaminen myöhemmin ei nollaa merkintää.
• Summat kopioidaan laskulle sellaisinaan. EUR-määräistä kulua ei muunneta USD-laskulle lisättäessä.
• Kuittiskanneri tunnistaa vain latinalaista kirjoitusta; kyrillisin tai muin kirjaimin painetuista kuiteista ei saada summaa. Se ottaa kokonaissummaksi kuitin viimeisen rahalta näyttävän luvun ja ensimmäisen uskottavan päivämäärän, ja hyväksyy sekä muodon 1,234.56 että 1.234,56.
• Tällä näytöllä ei ole kulujen vientiä eikä raporttia. Analytiikka-työkalu (Analytics) sisältää Kulujen erittely -kortin (Expense Breakdown) ja tuottonäkymän, jotka vähentävät kulut liikevaihdosta.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskueditori siitä, mitä laskuriveille tapahtuu kulujen lisäämisen jälkeen.
• Ajanseuranta tuntien laskuttamiseen samalla tavalla kuin kustannusten.
• Analytiikka, etusivu ja raportit Kulujen erittely- ja tuottokorteista.