Käyttöopas
Analytiikka, etusivun kortit ja raportit
Lue etusivun rahakortit, valitse Analytiikassa jakso ja näe liikevaihto, perintäaste ja parhaat asiakkaat, ja käytä Raportteja kuuden kuukauden yleiskuvaan.
Invoice Flow tarjoaa kolme erilaista näkymää samoihin laskutietoihin, ja jokainen vastaa eri kysymykseen. Etusivu (Dashboard) kertoo, mikä vaatii huomiota tänään: kuinka paljon on maksamatta, kuinka suuri osa siitä on myöhässä ja mitä tälle kuukaudelle on kertynyt. Analytiikka katsoo taaksepäin valitsemasi jakson yli ja selittää, mistä raha tuli, ketkä ovat parhaat asiakkaasi ja kuinka kauan heillä kestää maksaa. Raportit on yksinkertainen versio viimeisiltä kuudelta kuukaudelta, ilman suodattimia ja ilman vientiä. Mikään niistä ei tarvitse internet-yhteyttä; jokainen luku lasketaan puhelimessa niistä laskuista, maksuista ja kuluista, jotka olet jo kirjannut.
Tämä opas seuraa Priya Ramania, freelance-UX-suunnittelijaa Portlandista, Oregonista. Hän laskuttaa neljää yhdysvaltalaista asiakasta dollareissa ja kahta eurooppalaista studiota euroissa, ja hänellä on vuoden verran laskuja takanaan, joten jokaisella hänen näyttönsä kaaviolla on jotain näytettävää.
Mitä näytöllä näkyy
Etusivu on alanavigoinnin ensimmäinen välilehti. Sen otsikkona on oletusliiketoimintaprofiilisi nimi. Oikeassa yläkulmassa on kaksi kuvaketta: kalenteri (Suodata päivämäärän mukaan, Filter by date) ja ruudukko plussalla (Koontinäytön widgetit, Dashboard widgets). Niiden alla ovat tilastokortit, puhelimessa kaksi riviä kohden, ja niiden perässä muut käyttöön ottamasi kortit. Alareunassa kelluu levennetty Uusi lasku (New Invoice) -painike.
Oletuksena etusivulla näkyy viisi widgetiä: Avoinna (Outstanding), Erääntynyt (Overdue), Maksettu tässä kuussa (Paid This Month), Laskuja yhteensä (Total Invoices) ja Viimeisimmät laskut (Recent Invoices). Viimeisimmät laskut -kortti listaa viisi uusinta laskua tilamerkinnän, asiakkaan, laskupäivän ja loppusumman kanssa laskun omassa valuutassa; Näytä kaikki (View All) siirtää laskulistaan.
Analytiikka löytyy Työkalut (Tools) -välilehdeltä Liiketoimintatiedot (Business Intelligence) -osiosta vihreänä Analytiikka (Analytics) -korttina. Näyttö avautuu jaksovalitsinten rivillä (Tämä kuukausi, This month, on oletuksena valittuna) ja pitkällä vieritettävällä korttipylväällä: Tuottoyhteenveto (Revenue Summary), Tuloslaskelma (Profit & Loss), Liikevaihdon kehitys (12 kk) (Revenue Trend), Top 5 -asiakkaat (Top 5 Clients), Kulujen erittely (Expense Breakdown), Laskujen tila (Invoice Status), Avoimet saatavat iän mukaan (Outstanding by age), Kerätty vero maittain (Tax collected by country), Kassavirtaennuste (Cash flow forecast), Myyntisaamisten kiertoaika (DSO) (Days Sales Outstanding), Toistuvat tulot (Recurring revenue), Voitto asiakasta kohden (Profit per client) ja Tarjousten konversio (Quote conversion). Sovelluspalkin PDF-kuvake on Vie PDF (Export PDF).
Raportit avataan kohdasta Asetukset (Settings), osiosta Laskuasetukset (Invoice Settings), Raportit (Reports) -ruudusta. Siinä on tasan kolme korttia: Liikevaihto (viimeiset 6 kuukautta) (Revenue last 6 months), Parhaat asiakkaat (Top clients) ja Keskimääräinen maksuaika päivinä (Average days to payment).
Miten etusivun kortteja luetaan
Neljä tilastokorttia ovat rahasummia, jotka on muunnettu profiilisi oletusvaluuttaan. Toisessa valuutassa oleva lasku otetaan mukaan vain, jos siinä on valuuttakurssi tai perusvaluutan loppusumma; muuten se jätetään pois sen sijaan, että se lisättäisiin nimellisarvollaan. Arviot ja tarjoukset eivät koskaan lasketa mukaan.
| Kortti | Mitä summataan |
|---|---|
| Avoinna | Laskujen loppusummat, joiden tila on Lähetetty |
| Erääntynyt | Se osa Avoinna-summasta, jonka eräpäivä on ennen tätä päivää |
| Maksettu tässä kuussa | Maksettu-tilaisten laskujen loppusummat, joiden maksupäivä osuu kuluvaan kuukauteen |
| Laskuja yhteensä | Laskujen määrä (mikä tahansa tila), jotka voitiin muuntaa |
Erääntynyt ei ole erillinen tila, jonka asetat itse. Lähetetystä laskusta tulee erääntynyt eräpäivää seuraavana päivänä, ja Viimeisimmät laskut -kortin merkintä vaihtuu itsestään tilaan Erääntynyt. Priyan näytöllä 5 700 $ 7 300 dollarin avoimista saatavista on myöhässä: kaksi heinä- ja elokuun laskua, joiden eräpäivä on ohitettu.
- Avaa Etusivu (Dashboard) -välilehti.
- Lue Avoinna nähdäksesi summan, jota odotat, ja Erääntynyt nähdäksesi osan, jota kannattaa karhuta.
- Napauta kalenterikuvaketta (Suodata päivämäärän mukaan) rajataksesi rahakortit tietyllä aikavälillä laadittuihin laskuihin, ja napauta sitten Näytä (Show).
- Valitun aikavälin merkintä ilmestyy korttien yläpuolelle; napauta sen sulkukuvaketta palataksesi koko ajan lukuihin.
Aikaväli koskee tilastokortteja ja Viimeisimmät laskut -korttia, ja se suodattaa laskupäivän mukaan. Aikavälin ollessa asetettuna Maksettu tässä kuussa muuttaa merkitystään: se tarkoittaa “maksettu aikavälin sisällä”. Suodatinta ei tallenneta; se nollautuu, kun käynnistät sovelluksen uudelleen.
Miten etusivua mukautetaan
Viiden oletuskortin lisäksi tarjolla on seitsemäntoista muuta korttia. Osa on rahanäkymiä (Maksettu kaikkiaan, Paid all time; Maksettu tällä neljänneksellä, Paid this quarter; Maksettu tällä kolmanneksella, Paid this trimester; Viikon tulot, Weekly Revenue; Keskimääräinen lasku, Average Invoice; Tämän kuun voitto, Profit This Month), osa listoja (Kiinnitetyt laskut, Pinned Invoices; Suurimmat velalliset, Top Debtors; Viimeaikaiset asiakkaat, Recent Clients; Päättyvät sopimukset, Expiring Contracts; Matalan varaston hälytykset, Low Stock Alerts) ja osa laskureita tai pikakuvakkeita (Luonnokset, Drafts; Myöhässä olevat aikataulut, Overdue Schedules; Tämän kuun kulut, Expenses This Month; Aktiivinen ajastin, Active timer; Pikatoiminnot, Quick actions; Hälytykset, Alerts).
- Napauta oikean yläkulman Koontinäytön widgetit -kuvaketta.
- Koontinäytön widgetit -paneelissa vedä riviä sen kahvasta kohdassa Aktiiviset (järjestä vetämällä) (Active, drag to reorder) muuttaaksesi järjestystä etusivulla.
- Napauta punaista miinuskuvaketta piilottaaksesi kortin; se siirtyy Piilotetut (Hidden) -listaan.
- Napauta piilotetun kortin vieressä olevaa pluskuvaketta lisätäksesi sen aktiivisen listan loppuun.
- Sulje paneeli pyyhkäisemällä alaspäin; etusivu päivittyy heti ja asettelu jää muistiin.
Peräkkäiset tilastokortit pakataan yhteen ruudukkoon, joten pidä pienet rahakortit yhdessä ylhäällä ja sijoita listakortit niiden alle. Useimmat listakortit katoavat kokonaan, kun niillä ei ole mitään näytettävää: Suurimmat velalliset piiloutuu, jos maksamattomia laskuja ei ole, Luonnokset piiloutuu nollassa, ja Päättyvät sopimukset ilmestyy vain, kun sopimus päättyy 30 päivän sisällä.
Tämän kuun voitto on sovelluksen yksinkertaisin voittoluku: tässä kuussa saadut maksut miinus tälle kuulle päivätyt kulut, ja molemmat luvut näkyvät erikseen alapuolella. Suurimmat velalliset järjestää asiakkaat sen mukaan, kuinka paljon heidän lähetetyistä laskuistaan on vielä maksamatta, ja korttia napauttamalla avautuu asiakaslista. Keskimääräinen lasku on kaikkien maksettujen laskujen loppusummien keskiarvo, ja alaotsikossa on niiden lukumäärä.
Miten jaksoa analysoidaan Analytiikassa
Jaksovalitsimet ovat Analytiikka-näytön avain. Tämä kuukausi, Viime kuukausi (Last month), Tämä vuosineljännes (This quarter) ja Tämä vuosi (This year) ovat kalenterijaksoja; Koko ajalta (All time) poistaa suodatuksen. Jakso valitsee laskut laskupäivän ja kulut kulupäivän mukaan. Kolme korttia jättää valitsimet tarkoituksella huomiotta, koska ne kuvaavat nykyhetkeä eivätkä aikaikkunaa: kahdentoista kuukauden kehityskaavio, Avoimet saatavat iän mukaan ja Kassavirtaennuste.
- Avaa Työkalut ja napauta Analytiikka osiossa Liiketoimintatiedot.
- Pyyhkäise valitsinriviä tarvittaessa vasemmalle ja napauta Tämä vuosi (tai mitä tahansa muuta jaksoa).
- Lue Tuottoyhteenveto: Laskutettu (Invoiced), Maksettu (Paid), Avoinna ja Perintä (Collection) -aste.
- Tarkista Tuloslaskelma ja nuolimerkintä, joka vertaa nettovoittoa edelliseen samanpituiseen jaksoon.
- Vieritä alaspäin nähdäksesi kehityskaavion, asiakasjärjestyksen, kulut, tilalaskurit ja saatavakortit.
Tuottoyhteenveto laskee yhteen kaikki jakson aikana laaditut laskut, luonnokset mukaan lukien, kohtaan Laskutettu. Maksettu on maksetuiksi merkittyjen laskujen summa, Avoinna on lähetetyistä laskuista vielä maksamatta oleva summa, ja Perintä on Maksettu jaettuna Laskutetulla. Aste muuttuu vihreäksi 75 %:sta ylöspäin ja punaiseksi sen alle. Koska luonnokset kuuluvat Laskutettu-lukuun, kuukausi, jossa on useita lähettämättömiä luonnoksia, näyttää odotettua matalampaa astetta; vaihda pidempään jaksoon saadaksesi oikeudenmukaisemman kuvan.
Tuloslaskelma vähentää jakson kulut maksetuista tuotoista ja näyttää katteen. Muutosmerkintä ilmestyy vain, kun edellinen jakso on olemassa (ei koskaan Koko ajalta -jaksolla) ja kun edellinen nettovoitto ei ollut nolla.
Liikevaihdon kehitys (12 kk) piirtää maksut sen kuukauden mukaan, jona ne saatiin, viimeisiltä kahdeltatoista kalenterikuukaudelta, ja muuntaa vieraan valuutan laskut perusvaluuttaasi. Se tarvitsee maksupäivän jokaiselle maksetulle laskulle; sovellus kirjaa sen, kun kirjattu maksu kuittaa laskun. Top 5 -asiakkaat järjestää asiakkaat jakson maksettujen summien mukaan, laskujen lukumäärä suluissa ja palkki suhteessa kärkiasiakkaaseen.
Alempana Kulujen erittely on ympyräkaavio kuluista kategorioittain selitteineen, Laskujen tila laskee jakson laskut niiden tallennetun tilan mukaan, ja Avoimet saatavat iän mukaan jakaa jokaisen erääntyneen maksamattoman laskun luokkiin 0–30, 31–60, 61–90 ja yli 90 päivää, kunkin luokan lukumäärän ja summan kanssa. Laskut, jotka eivät ole vielä erääntyneet, eivät näy ikäjakaumakortissa, minkä vuoksi Priyan ensi viikolla erääntyvä 1 600 dollarin lasku puuttuu siitä, vaikka etusivu laskee sen edelleen avoimeksi.
Loput kortit ovat nopeita mittareita. Kerätty vero maittain summaa jakson laskujen verot asiakkaan maan mukaan. Kassavirtaennuste ennustaa, mitä seuraavien 30, 60 ja 90 päivän aikana pitäisi saapua maksamattomista laskuista ja aktiivisista toistuvista aikatauluista. Myyntisaamisten kiertoaika on keskimääräinen päivien määrä laskun laatimisen ja maksun saamisen välillä, väriltään vihreä 30 päivään asti, oranssi 60 päivään asti ja punainen sen jälkeen, ja mukana on kolme hitainta maksajaa. Toistuvat tulot normalisoi aktiiviset aikataulut MRR- ja ARR-luvuiksi. Voitto asiakasta kohden vähentää asiakkaalle merkityt kulut siitä, mitä kukin asiakas on maksanut. Tarjousten konversio näyttää, kuinka suuri osuus jakson arvioista muuttui laskuiksi.
Miten Analytiikka viedään PDF-tiedostoksi
- Valitse jakso, jonka haluat raportin kattavan.
- Napauta sovelluspalkin PDF-kuvaketta (Vie PDF).
- Valitse Androidin jakopaneelista, minne tiedosto lähetetään.
PDF on A4-sivu, jossa on yrityksesi nimi, jakson nimi ja luontipäivä, ja sen jälkeen tuottoyhteenveto (maksetut tuotot, avoimet saatavat, kulut, nettovoitto), keskeiset tunnusluvut (DSO, MRR, ARR, aktiiviset aikataulut), neljä ikäluokkaa ja viisi parasta asiakasta. Tiedoston nimi on analytics-<timestamp>.pdf, eikä sitä tallenneta sovelluksen sisään. Vienti on Pro-ominaisuus; näytön katselu on maksutonta.
Miten Raportteja käytetään
Raportit on suppeampi, kiinteä näkymä, joka riittää monille kuukausittaiseen tarkistukseen.
- Avaa Asetukset ja napauta Raportit osiossa Laskuasetukset.
- Lue pylväskaavio: yksi pylväs kuukautta kohden viimeisiltä kuudelta kuukaudelta, näyttäen laskutetun kokonaissumman laskupäivän mukaan.
- Tarkista Parhaat asiakkaat nähdäksesi elinkaarisummat, maksetut ja maksamattomat yhdessä.
- Huomioi Keskimääräinen maksuaika päivinä, eli keskimääräinen väli laskupäivän ja ensimmäisen kirjatun maksun välillä.
- Päivitä vetämällä alaspäin, kun olet kirjannut uusia maksuja.
Kaksi asiaa eroaa Analytiikasta. Ensinnäkin kaavio perustuu laskutuskuukauteen eikä maksukuukauteen, joten heinäkuussa laadittu suuri lasku näkyy heinäkuussa, vaikka se maksettiin elokuussa. Toiseksi Raportit toimii vain yhdessä valuutassa: se valitsee valuutan, jota useimmat laskusi käyttävät, ja jättää muut huomiotta. Priyan eurolaskut puuttuvat täältä, minkä vuoksi Parhaat asiakkaat -kortissa näkyy vain hänen neljä yhdysvaltalaista asiakastaan. Keskimääräinen maksuaika päivinä -kortti nojaa maksukirjauksiin; maksetuksi ilman kirjattua maksua merkitty lasku ei vaikuta siihen.
Säännöt ja yksityiskohdat
- Kaikkia kolmea näyttöä voi katsella maksuttomassa versiossa. Pro vaaditaan Analytiikan Vie PDF -toimintoon, etusivun Uusi lasku -painikkeeseen ja Asiakas (Client) -pikatoimintoon.
- Etusivu ja Analytiikka laskevat mukaan vain lasku-tyyppiset asiakirjat. Arviot, tarjoukset ja sopimukset eivät koskaan vaikuta rahasummiin; arvioita käyttää vain Tarjousten konversio -kortti.
- Arkistoidut laskut jätetään Analytiikan ulkopuolelle.
- Valuuttakäsittely eroaa näytöittäin. Etusivun tilastokortit muuntavat vieraan valuutan laskut niiden perusvaluutan loppusumman tai valuuttakurssin avulla ja ohittavat laskut, joissa ei ole kumpaakaan. Myös Analytiikka ohittaa vieraan valuutan laskut, joissa ei ole perusvaluutan loppusummaa, mutta sen yhteenvetokortit lisäävät jäljelle jäävien nimellisarvon; vain kahdentoista kuukauden kehityskaavio muuntaa ne. Raportit käyttää vain enemmistövaluuttaa.
- Kaikki Analytiikan korttien summat muotoillaan profiilisi oletusvaluutassa, paitsi Avoimet saatavat iän mukaan, joka käyttää listan ensimmäisen laskun valuuttaa.
- “Maksettu tässä kuussa” ja vastaavat kortit käyttävät maksupäivää, joka tallennetaan kun kirjattu maksu kuittaa laskun; jos se puuttuu, ne turvautuvat laskun viimeiseen muokkausaikaan. Kehityskaavio ja DSO vaativat todellisen maksupäivän.
- Tuloslaskelma-kortin muutosmerkintä vertaa edelliseen samanpituiseen jaksoon: viime kuukauteen jaksolla Tämä kuukausi, edelliseen vuosineljännekseen jaksolla Tämä vuosineljännes ja edelliseen vuoteen jaksolla Tämä vuosi.
- Laskujen tila laskee tallennetun tilan, joten erääntyneet laskut lasketaan siellä tilaan Lähetetty; etusivun Erääntynyt-kortti ja Viimeisimmät laskut -kortin merkintä johtavat erääntymisen sen sijaan eräpäivästä.
- Avoimet saatavat iän mukaan sisältää jokaisen laskun, jolla on maksamaton summa, jota ei ole merkitty maksetuksi ja jonka eräpäivä on ohitettu. Jos peruutat laskun, varmista että sen maksamaton summa on nollattu, muuten se näkyy edelleen ikäluokissa.
- Etusivun widget-asettelu tallennetaan laitteelle ja säilyy uudelleenkäynnistysten yli; etusivun päivämääräsuodatin ei säily.
- Tämän kuun kulut ja Tämän kuun voitto summaavat kulut nimellisarvollaan ilman valuuttamuunnosta ja näyttävät ne profiilin valuutassa.
- Etusivu päivittyy automaattisesti, kun laskut muuttuvat; Raportit lataa tiedot kerran avattaessa ja tarvitsee vetopäivityksen näyttääkseen uudet tiedot.
Vinkkejä
Aiheeseen liittyvät oppaat
- Laskujen tilat, lista ja historia selittää, mitä tilamerkinnät ja eräpäivät tarkoittavat.
- Maksut ja maksamaton summa näyttää, miten kirjatut maksut syöttävät täällä käytettyjä maksupäivälukuja.
- Valuutat, valuuttakurssit ja verot käsittelee valuuttakurssia, jonka ansiosta vieraan valuutan laskut lasketaan mukaan summiin.