Käyttöopas

Laskujen tilat, Asiakirjat-luettelo ja muutosloki

Lue Asiakirjat-luetteloa yhdellä silmäyksellä, siirrä laskuja tilojen Luonnos, Lähetetty, Maksettu ja Peruutettu välillä, käsittele useita kerralla ja jäljitä jokainen muokkaus.

Päivitetty: 2026-09-09

Kun laskuja on enemmän kuin kourallinen, kysymys ei ole enää “miten teen laskun” vaan “mikä näistä vaatii vielä huomiotani”. Asiakirjat-välilehti (Documents) vastaa siihen tilamerkinnällä jokaisella rivillä, nopeilla tilapalloilla, hakukentällä, päivämääräväliltä ja arkillisella tarkempia suodattimia. Sieltä siirrät jokaisen laskun sen elinkaaren läpi: se alkaa luonnoksena, muuttuu lähetetyksi ja päätyy maksetuksi tai peruutetuksi, ja matkan varrella näytetään erääntyneenä aina kun lähetetty lasku ohittaa eräpäivänsä. Kaikki alla oleva on havainnollistettu yrityksellä Cedar Ridge Landscaping, kahden työryhmän nurmikko- ja kasteluyritys Boisessa, Idahossa, joka laskuttaa noin viisitoista työtä kuukaudessa Yhdysvaltain dollareissa.

Mitä näet näytöllä

Napauta alanavigaatiossa Asiakirjat. Näytöllä on kolme kerrosta säätimiä luettelon yläpuolella. Yläpalkin oikeassa laidassa on neljä kuvaketta: suurennuslasi hakua varten, kalenteri päivämääräväliä varten, suppilo nimeltä Filter documents (siihen ilmestyy pieni punainen laskuri, kun jokin lisäsuodatin on käytössä) ja laatikkokuvake, joka avaa Arkiston (Archive). Yläpalkin alla lohkosäädin vaihtaa vaihtoehtojen Laskut (Invoices), Tarjoukset (Estimates) ja Sopimukset (Contracts) välillä; tämä opas pysyy Laskut-lohkossa. Sen alla kulkee tilapallojen rivi: Kaikki (All), Luonnos (Draft), Lähetetty (Sent), Maksettu (Paid) ja Erääntynyt (Overdue).

Jokaisella rivillä näkyy kuittikuvake tilan värillä sävytettynä, laskun numero, värillinen merkintä, asiakkaan nimi päiväyksineen ja loppusumma lihavoituna oikealla. Luonnokset ovat harmaita, lähetetyt laskut sinisiä, maksetut vihreitä, erääntyneet punaisia ja peruutetut tummemman harmaita. Näkyviin voi tulla kaksi lisäkoristetta. Numeron edessä oleva pieni nuppineula merkitsee laskun, jonka olet kiinnittänyt luetteloon; kiinnitetyt rivit ovat aina ylimpänä Kaikki-näkymässä. Kun laskulle, jota ei ole vielä maksettu kokonaan, on saatu rahaa, asiakkaan nimen alle ilmestyy ohut edistymispalkki prosenttiosuuksineen ja jäljellä oleva summa tulostuu punaisella loppusumman alle, esimerkiksi $720.00 due.

Luettelo on järjestetty luontipäivän mukaan uusin ensin, eikä erillistä lajitteluvalikkoa ole. Kiinnittäminen on ainoa tapa pakottaa oma järjestys, ja se toimii vain Kaikki-pallon kanssa; tilapallot näyttävät tavallisen aikajärjestyksen.

Rivin napauttaminen avaa laskun tietonäytön. Sen yläpalkissa näkyvät numero, Muokattu-merkintä (Edited), kun laskulla on muutoshistoriaa, kynä (luonnokset) tai silmäkuvake nimeltä Näytä tiedot (View details, kaikki muut tilat) ja kolmen pisteen valikko. Tuo valikko on paikka, jossa jokainen tilasiirtymä asuu. Runko toistaa merkinnän ja loppusumman otsikkokortissa ja näyttää sitten asiakkaan, laskurivit, summat, muistiinpanot, maksuehdot ja lähetetyillä laskuilla Maksut-kortin (Payments). Alalaidan yli ulottuu Esikatsele PDF -painike (Preview PDF).

Näin löydät laskun palloilla, haulla, päivämäärillä ja suodattimilla

Säätimet kasautuvat päällekkäin, joten voit kaventaa pitkää luetteloa muutamalla napautuksella. Aloita laajimmasta työkalusta ja lisää muita vain tarvittaessa.

1. Napauta tilapalloa, kuten Erääntynyt. Luettelo pudottaa heti pois jokaisen rivin, joka ei täsmää; napauta Kaikki tuodaksesi ne takaisin.
2. Napauta suurennuslasia ja kirjoita sitten osa numerosta, asiakkaan nimestä tai muistiinpanosta, esimerkiksi maple. Täsmäys ei erottele kirjainkokoa ja päivittyy kirjoittaessasi. Takaisin-nuoli sulkee kentän ja tyhjentää haun.
3. Napauta kalenterikuvaketta (Suodata päivämäärän mukaan) ja valitse alku- ja loppupäivä; vahvista painikkeella Näytä kaikki. Luettelon yläpuolelle ilmestyy palkki, jossa on väli; palkin risti poistaa sen. Väliä verrataan päiväykseen, ei eräpäivään.
4. Napauta suppiloa (Filter documents). Valitse Client, Currency, Min- ja Max-summa sekä mitkä tahansa kytkimistä: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Laajenna Additional filters saadaksesi käyttöön Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule ja Pinned.
6. Napauta Apply. Suppilokuvakkeessa on nyt laskuri, jossa on aktiivisten kriteerien määrä; avaa arkki uudelleen ja napauta Reset tyhjentääksesi ne kaikki.

Mitä yhdistelmää käytätkin, tulos Laskut-lohkossa ei koskaan sisällä tarjouksia eikä arkistoituja laskuja; niillä on omat paikkansa. Jos mikään ei täsmää, luettelo näyttää tekstin Ei tuloksia tavanomaisen tyhjän tilan tekstin sijaan.

Näin siirrät laskun tilasta toiseen

Cedar Ridge lähettää elokuun huoltolaskunsa Maple Grove HOA:lle, odottaa ja saa lopulta tilisiirron. Näin laskun tila seuraa todellista maailmaa. Jokainen vaihe tapahtuu laskun tietonäytön kolmen pisteen valikosta, ja jokainen vaihe pyytää vahvistusta.

1. Avaa luonnos ja napauta kolmen pisteen valikkoa, sitten Merkitse lähetetyksi (Mark as Sent). Lue Muutetaanko tila? -valintaikkuna ja napauta Muuta. Merkintä muuttuu siniseksi. Yläpalkin kynäkuvakkeesta tulee silmä, koska lähetetty lasku avataan oletuksena vain luettavana.
2. Kun asiakas maksaa täysimääräisesti, avaa sama valikko ja napauta Merkitse maksetuksi (Mark as paid), sitten Muuta. Tämän laskun ajastetut muistutukset peruutetaan, projektin summat päivitetään, jos lasku kuuluu projektiin, ja jos viivästysmaksu oli odottamassa, sinulta kysytään mitä sille tehdään.
3. Jos asiakas maksaa osissa, älä merkitse sitä maksetuksi käsin. Käytä sen sijaan toimintoa Kirjaa (Record) Maksut-kortilla; sovellus kääntää tilan Maksetuksi itsestään, kun saldo saavuttaa nollan.
4. Jos merkitsit väärän laskun, valitse maksetulla laskulla Merkitse maksamattomaksi (Mark as unpaid, se palaa tilaan Lähetetty) tai lähetetyllä Palauta luonnokseksi (Revert to draft, täysi muokkaus palaa, muistutukset pysähtyvät).
5. Jos työ peruuntuu, valitse Peruuta lasku (Cancel Invoice). Lasku säilyttää numeronsa ja jää luetteloon harmaalla Peruutettu-merkinnällä; Aktivoi uudelleen (Reactivate) myöhemmin tuo sen takaisin luonnoksena.

Valikko näyttää aina vain ne siirtymät, jotka ovat järkeviä nykyisessä tilassa. Luonnos tarjoaa vaihtoehdon Merkitse lähetetyksi; lähetetty tai erääntynyt lasku tarjoaa vaihtoehdot Merkitse maksetuksi ja Palauta luonnokseksi; maksettu tarjoaa Merkitse maksamattomaksi; peruutettu tarjoaa Aktivoi uudelleen; ja Peruuta lasku on käytettävissä kaikelle, mitä ei ole jo peruutettu.

Erääntynyt ei ole tila, jonka asetat. Lasku näytetään erääntyneenä, kun se on tilassa Lähetetty ja sen eräpäivä on ennen tätä päivää. Sillä hetkellä kun merkitset sen maksetuksi tai muokkaat eräpäivän tulevaisuuteen, punainen merkintä katoaa. Siksi myös Erääntynyt-pallo ja Overdue only -suodatin ovat aina samaa mieltä etusivun kanssa.

Näin käsittelet useita laskuja kerralla

Kuun lopussa Cedar Ridge karhuaa kolmea erääntynyttä laskua ja haluaa rahojen tultua sulkea ne yhdessä. Valintatila muuttaa luettelon tarkistuslistaksi.

1. Paina mitä tahansa riviä pitkään. Esiin tulee arkki, jonka otsikkona on laskun numero; napauta Valitse useita (Select multiple).
2. Napauta muita rivejä lisätäksesi tai poistaaksesi niitä. Rastitetut rivit sävytetään ja yläpalkiksi muuttuu 3 valittu, jonka vasemmalla on risti.
3. Napauta rastikuvaketta (Merkitse maksetuksi) asettaaksesi jokaisen valitun laskun Maksetuksi, laatikkokuvaketta (Arkisto) siirtääksesi ne arkistoon tai roskakoria (Poista) poistaaksesi ne.
4. Poisto kysyy Poistetaanko 3 lasku(a)? ja varoittaa, ettei sitä voi peruuttaa; kaksi muuta toimintoa suoritetaan heti ja näyttävät lyhyen vahvistuksen, kuten 3 merkitty maksetuksi.
5. Napauta ristiä tai paina laitteen takaisin-painiketta poistuaksesi valintatilasta tekemättä mitään.

Pitkän painalluksen arkki sisältää myös vaihtoehdot Kiinnitä luetteloon / Irrota luettelosta ja Kiinnitä etusivulle / Irrota etusivulta, joten kiinnittäminen ei vaadi laskun avaamista. Rivin pyyhkäisy oikealta vasemmalle on oikotie yhden laskun arkistointiin; esiin tulee oranssi tausta ja Siirretäänkö arkistoon? -valintaikkuna pyytää vahvistusta.

Näin luet muutoslokia ja käytät arkistoa

Jokainen lasku kantaa omaa historiaansa. Avaa tietonäyttö ja napauta numeron vieressä olevaa Muokattu-merkintää, tai valitse valikosta Muutosloki.

1. Lue merkinnät ylhäältä alas; ne ovat päivämääräjärjestyksessä. Kirjakuvake merkitsee kohdan Alkuperäinen versio, kynä merkitsee jokaisen editorin tallennuksen rivillä, kuten Changed: Subtotal, Total, items, ja viivästysmaksukuvakkeet merkitsevät tapahtumia, kuten Viivästysmaksu kertynyt tai Viivästysmaksu lisätty laskulle, summineen.
2. Napauta merkintää laajentaaksesi sen. Näet numeron, tilan, välisumman, veron, loppusumman, rivimäärän ja muistiinpanot sellaisina kuin ne olivat sillä hetkellä.
3. Napauta Näytä alkuperäinen PDF tai Näytä tämän version PDF muodostaaksesi asiakirjan täsmälleen sellaisena kuin kyseinen versio olisi tulostunut.

Arkisto on niitä laskuja varten, jotka ovat sinulle valmiita mutta joita et halua poistaa. Napauta Asiakirjat-yläpalkin laatikkokuvaketta avataksesi Arkiston; Asiakirjat-välilehti luettelee arkistoidut laskut päiväyksineen ja loppusummineen, viimeksi arkistoidut ensin.

1. Napauta rivin kolmea pistettä.
2. Valitse Palauta (Restore) lähettääksesi sen takaisin Asiakirjat-luetteloon muuttumattomana, minkä vahvistaa viesti CR-2026-031 palautettu.
3. Tai valitse Poista pysyvästi (Delete permanently). Sinun on vahvistettava kahdesti: Poistetaanko pysyvästi? ja sitten Oletko varma? vaihtoehdolla Kyllä, poista.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Valikosta tehty tilanmuutos kirjoittaa vain uuden tilan ja muokkausajan. Se ei täytä lähetys- tai maksupäivän kenttiä; maksupäivä asetetaan vain, kun kirjattu maksu sulkee saldon.
• Joukkotoiminto Merkitse maksetuksi muuttaa vain tilan. Se ei luo maksuriviä, joten maksettu summa pysyy ennallaan eikä asiakkaan kirjanpidossa näy maksua. Kirjaa maksu tietonäytöllä, kun tarvitset tarkan kirjanpidon.
• Maksujen kirjaaminen on turvallisempi reitti tilaan Maksettu: sovellus laskee maksut yhteen laskun valuutassa, asettaa tilan Maksetuksi, kun jäljellä oleva summa putoaa senttiin tai alle, ja palauttaa tilan Lähetetyksi, jos poistat myöhemmin maksun, joka avaa saldon uudelleen.
• Laskun merkitseminen maksetuksi voi laukaista kaksi automaattista käytäntöä yritysprofiilista: vielä odottavan viivästysmaksun anteeksiannon ja varhaisen maksun alennuksen myöntämisen, jos maksu osuu tarjousikkunaan.
• Muutosloki kirjaa editorin tallennukset ja viivästysmaksutoimet. Valikosta tehtyjä tilanmuutoksia ei kirjata siihen, vaikka luonnoksesta lähetetyksi -vahvistus mainitsee lokin; vain ensimmäinen editorin tallennus lähettämisen jälkeen luo merkinnän Alkuperäinen versio.
• Arkistointi on lippu. Arkistoidut laskut poistuvat Asiakirjat-luettelosta, etusivulta ja asiakasnäytöiltä, mutta niiden numerot pysyvät varattuina, joten et voi käyttää numeroa uudelleen arkistoimalla vanhan laskun.
• Laskun poistaminen poistaa sen rivit, maksut, tilannekuvat ja viivästysmaksutapahtumat, irrottaa linkitetyt aikakirjaukset ja kulut, poistaa liitetyt valokuvat ja palauttaa ensin varastosaldot, jos varastoautomaatio on päällä. Kumoamista ei ole.
• Haku kattaa laskun numeron, asiakkaan nimen ja muistiinpanokentän. Se ei hae laskurivien kuvauksista.
• Lisäsuodattimet toimivat pallon, päivämäärävälin ja haun päällä, ja ne testaavat vain laskulle itselleen tallennettuja kenttiä, joten ne ovat välittömiä satojenkin rivien kanssa.
• Kiinnitetyt rivit tulevat ensin vain Kaikki-pallon alla. Vaihtoehtojen Luonnos, Lähetetty, Maksettu tai Erääntynyt alla nuppineulakuvake näkyy edelleen, mutta järjestys on aikajärjestys.
• Tilanmuutokset, kiinnittäminen, arkistointi, palauttaminen, poistaminen ja maksujen kirjaaminen toimivat ilmaisversiossa. Uuden asiakirjan luominen, muokkaus, monistaminen, sähköpostitus, asiakkaan hyväksyntä, verkkojakaminen ja manuaalisen viivästysmaksun lisääminen ovat Pro-ominaisuuksia.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Maksut ja avoin summa - osamaksujen kirjaaminen ja se, miten saldo saavuttaa tilan Maksettu.
• Viivästysmaksut - mitä viivästysmaksukortti ja muutoslokin tapahtumat tarkoittavat erääntyneellä laskulla.
• Laskueditori - luonnoksen luominen, josta koko tämä elinkaari alkaa.