Gebruikershandleiding

Factuurstatussen, de documentenlijst en het wijzigingslog

Lees de documentenlijst in één oogopslag, verplaats facturen tussen Concept, Verzonden, Betaald en Geannuleerd, werk in bulk en volg elke wijziging in het log.

Bijgewerkt: 2026-09-09

Zodra je meer dan een handvol facturen hebt, is de vraag niet meer “hoe maak ik er een” maar “welke hiervan heeft mijn aandacht nodig”. Het tabblad Documenten beantwoordt dat met een statusbadge op elke rij, snelle statuschips, een zoekveld, een datumbereik en een blad met fijnere filters. Van daaruit loods je elke factuur door haar leven: ze begint als concept, wordt verzonden en eindigt betaald of geannuleerd, met onderweg “vervallen” zodra een verzonden factuur haar vervaldatum passeert. Alles hieronder wordt geïllustreerd met Cedar Ridge Landscaping, een gazon- en irrigatiebedrijf met twee ploegen in Boise, Idaho, dat ongeveer vijftien klussen per maand in Amerikaanse dollars factureert.

Wat je op het scherm ziet

Tik op Documenten in de onderste navigatie. Het scherm heeft drie lagen bedieningselementen boven de lijst. Rechtsboven in de appbalk staan vier pictogrammen: een vergrootglas om te zoeken, een kalender voor een datumbereik, een trechter met het label Documenten filteren (er verschijnt een kleine rode teller op zodra er een geavanceerd filter actief is), en een doospictogram dat het Archief opent. Onder de appbalk schakelt een segmentregelaar tussen Facturen, Offertes en Contracten; deze gids blijft op het segment Facturen. Daaronder loopt een rij statuschips: Alle, Concept, Verzonden, Betaald en Vervallen.

Elke rij toont een bonpictogram in de statuskleur, het factuurnummer, een gekleurde badge, de klantnaam met de factuurdatum, en rechts het totaal in vet. Concepten zijn grijs, verzonden facturen blauw, betaalde groen, vervallen rood en geannuleerde donkergrijs. Er kunnen twee extra versieringen verschijnen. Een kleine speld vóór het nummer markeert een factuur die je aan de lijst hebt vastgemaakt; vastgemaakte rijen staan altijd bovenaan in de weergave Alle. Is er geld ontvangen op een factuur die nog niet volledig is betaald, dan verschijnt er onder de klantnaam een dunne voortgangsbalk met een percentage en wordt het resterende bedrag in het rood onder het totaal gedrukt, bijvoorbeeld $720,00 openstaand.

De lijst staat op aanmaakdatum gesorteerd, nieuwste eerst, en er is geen apart sorteermenu. Vastmaken is de enige manier om een eigen volgorde af te dwingen, en dat werkt alleen onder de chip Alle; de statuschips tonen gewoon chronologische volgorde.

Op een rij tikken opent het detailscherm van de factuur. De appbalk toont het nummer, een pil Bewerkt wanneer de factuur een wijzigingsgeschiedenis heeft, een potlood (concepten) of een oogpictogram met het label Details bekijken (alle andere statussen), en een menu met drie puntjes. In dat menu zit elke statusovergang. De inhoud herhaalt de badge en het totaal in een kopkaart en toont daarna de klant, de factuurregels, totalen, notities, betalingsvoorwaarden en, bij verzonden facturen, de kaart Betalingen. Onderaan loopt een knop PDF-voorbeeld over de volle breedte.

Hoe je een factuur vindt met chips, zoeken, datums en filters

De bedieningselementen stapelen op elkaar, dus je kunt een lange lijst in een paar tikken versmallen. Begin met het breedste hulpmiddel en voeg alleen meer toe als het nodig is.

1. Tik op een statuschip zoals Vervallen. De lijst laat meteen elke rij vallen die niet past; tik op Alle om ze terug te halen.
2. Tik op het vergrootglas en typ een deel van een nummer, klantnaam of notitie, bijvoorbeeld maple. Er wordt hoofdletterongevoelig gematcht en de lijst werkt bij terwijl je typt. De terugpijl sluit het veld en wist de zoekopdracht.
3. Tik op het kalenderpictogram (Filteren op datum) en kies een begin- en einddag; bevestig met Alles bekijken. Boven de lijst verschijnt een banner met het bereik; het kruis op de banner haalt hem weg. Het bereik wordt vergeleken met de factuurdatum, niet met de vervaldatum.
4. Tik op de trechter (Documenten filteren). Kies een Klant, een Valuta, een bedrag bij Min en Max, en desgewenst de schakelaars: Heeft aanmaningskosten, Gekoppeld aan project, Gedeeltelijk betaald, Heeft korting.
5. Klap Aanvullende filters uit voor Status aanmaningskosten, Alleen vervallen, Heeft btw, Heeft bijlagen, Heeft handtekening, Heeft notities, Uit een terugkerende planning en Vastgemaakt.
6. Tik op Toepassen. Het trechterpictogram draagt nu een teller met het aantal actieve criteria; open het blad opnieuw en tik op Opnieuw instellen om ze allemaal te wissen.

Welke combinatie je ook gebruikt, het resultaat op het segment Facturen bevat nooit offertes of gearchiveerde facturen; die hebben hun eigen plek. Past er niets, dan toont de lijst Geen resultaten in plaats van de gebruikelijke tekst voor een lege staat.

Hoe je een factuur door haar statussen loodst

Cedar Ridge stuurt de onderhoudsfactuur van augustus naar Maple Grove HOA, wacht, en ontvangt uiteindelijk een bankoverschrijving. Zo volgt de status van de factuur de werkelijkheid. Elke stap gebeurt vanuit het menu met drie puntjes op het detailscherm van de factuur, en elke stap vraagt om bevestiging.

1. Open het concept, tik op het menu met drie puntjes en daarna op Markeren als verzonden. Lees het venster Status wijzigen? en tik op Wijzigen. De badge wordt blauw. Het potloodpictogram in de appbalk verandert in een oog, omdat een verzonden factuur standaard alleen-lezen opent.
2. Betaalt de klant het volledige bedrag, open dan hetzelfde menu en tik op Markeren als betaald en daarna op Wijzigen. Geplande herinneringen voor deze factuur worden geannuleerd, projecttotalen worden ververst als de factuur bij een project hoort, en waren er aanmaningskosten in behandeling, dan wordt gevraagd wat je ermee wilt doen.
3. Betaalt de klant in delen, markeer hem dan niet met de hand als betaald. Gebruik in plaats daarvan Vastleggen op de kaart Betalingen; de app zet de status zelf op Betaald zodra het saldo nul bereikt.
4. Heb je de verkeerde factuur gemarkeerd, kies dan Markeren als onbetaald op een betaalde factuur (die keert terug naar Verzonden) of Terugzetten naar concept op een verzonden factuur (volledige bewerking komt terug, herinneringen stoppen).
5. Gaat de klus niet door, kies dan Factuur annuleren. De factuur behoudt haar nummer en blijft in de lijst staan met een grijze badge Geannuleerd; Opnieuw activeren haalt hem later terug als concept.

Het menu toont altijd alleen overgangen die zinvol zijn voor de huidige status. Een concept biedt Markeren als verzonden; een verzonden of vervallen factuur biedt Markeren als betaald en Terugzetten naar concept; een betaalde biedt Markeren als onbetaald; een geannuleerde biedt Opnieuw activeren; en Factuur annuleren is beschikbaar bij alles wat nog niet geannuleerd is.

Vervallen is geen status die je instelt. Een factuur wordt als vervallen getoond wanneer zij de status Verzonden heeft en haar vervaldatum vóór vandaag ligt. Zodra je hem als betaald markeert of de vervaldatum naar de toekomst verschuift, verdwijnt de rode badge. Daarom zijn de chip Vervallen en het filter Alleen vervallen het altijd eens met het dashboard.

Hoe je meerdere facturen tegelijk behandelt

Aan het eind van de maand belt Cedar Ridge drie vervallen facturen na en wil ze, zodra het geld binnen is, samen afsluiten. De selectiemodus maakt van de lijst een aanvinklijst.

1. Druk lang op een willekeurige rij. Er verschijnt een blad met het factuurnummer als titel; tik op Meerdere selecteren.
2. Tik op andere rijen om ze toe te voegen of te verwijderen. Aangevinkte rijen krijgen een kleur en de appbalk verandert in 3 geselecteerd met links een kruis.
3. Tik op het vinkpictogram (Markeren als betaald) om elke geselecteerde factuur op Betaald te zetten, op het doospictogram (Archief) om ze naar het archief te verplaatsen, of op de prullenbak (Verwijderen) om ze te verwijderen.
4. Verwijderen vraagt 3 factu(u)r(en) verwijderen? en waarschuwt dat het niet ongedaan kan worden gemaakt; de andere twee acties worden meteen uitgevoerd en tonen een korte bevestiging zoals 3 gemarkeerd als betaald.
5. Tik op het kruis, of druk op de terugknop van het toestel, om de selectiemodus te verlaten zonder iets te doen.

Het blad na lang indrukken bevat ook Vastmaken aan lijst / Losmaken van lijst en Vastmaken aan dashboard / Losmaken van dashboard, dus vastmaken vereist niet dat je de factuur opent. Een rij van rechts naar links vegen is een snelkoppeling om één factuur te archiveren; er verschijnt een oranje achtergrond en een venster Naar archief verplaatsen? vraagt om bevestiging.

Hoe je het wijzigingslog leest en het archief gebruikt

Elke factuur draagt haar eigen geschiedenis. Open het detailscherm en tik op de pil Bewerkt naast het nummer, of kies Wijzigingslog in het menu.

1. Lees de vermeldingen van boven naar beneden; ze staan op datum. Een boekpictogram markeert Originele versie, een potlood markeert elke opslag vanuit de editor met een regel zoals Gewijzigd: Subtotaal, Totaal, items, en aanmaningspictogrammen markeren gebeurtenissen zoals Aanmaningskosten opgebouwd of Aanmaningskosten toegevoegd aan factuur met het bedrag.
2. Tik op een vermelding om hem uit te klappen. Je ziet het nummer, de status, het subtotaal, de btw, het totaal, het aantal regels en de notities zoals ze op dat moment waren.
3. Tik op Originele PDF bekijken of PDF van deze versie bekijken om het document precies te renderen zoals die versie zou zijn afgedrukt.

Het archief is voor facturen waarmee je klaar bent maar die je niet wilt verwijderen. Tik op het doospictogram in de appbalk van Documenten om het Archief te openen; het tabblad Documenten toont gearchiveerde facturen met hun factuurdatum en totaal, meest recent gearchiveerd eerst.

1. Tik op de drie puntjes op een rij.
2. Kies Herstellen om hem ongewijzigd terug te sturen naar de documentenlijst, bevestigd met een melding CR-2026-031 hersteld.
3. Of kies Definitief verwijderen. Je moet twee keer bevestigen: Definitief verwijderen? en daarna Weet je het zeker? met Ja, verwijderen.

Regels en details

• Een statuswijziging uit het menu schrijft alleen de nieuwe status en het wijzigingstijdstip weg. De velden voor verzend- of betaaldatum worden er niet mee gevuld; de betaaldatum wordt alleen gezet wanneer een vastgelegde betaling het saldo sluit.
• Bulk Markeren als betaald wijzigt alleen de status. Het maakt geen betalingsregel aan, dus het betaalde bedrag blijft zoals het was en het grootboek van de klant toont geen betaling. Leg de betaling op het detailscherm vast wanneer je een kloppend overzicht nodig hebt.
• Betalingen vastleggen is de veiligere route naar Betaald: de app telt de betalingen in de factuurvaluta op, zet de status op Betaald zodra het resterende bedrag tot één cent of minder daalt, en zet hem terug op Verzonden als je later een betaling verwijdert waardoor er weer een saldo openstaat.
• Een factuur als betaald markeren kan twee automatische beleidsregels uit het bedrijfsprofiel activeren: nog openstaande aanmaningskosten kwijtschelden, en een korting bij vroegtijdige betaling toekennen wanneer de betaling binnen het aanbodvenster valt.
• Het wijzigingslog legt opslagacties uit de editor en aanmaningsacties vast. Statuswijzigingen die vanuit het menu worden gedaan komen er niet in, ook al noemt de bevestiging van concept naar verzonden het log; alleen de eerste opslag vanuit de editor na verzending maakt de vermelding Originele versie aan.
• Archiveren is een markering. Gearchiveerde facturen verlaten de documentenlijst, het dashboard en de klantschermen, maar hun nummers blijven gereserveerd, dus je kunt een nummer niet hergebruiken door de oude factuur te archiveren.
• Een factuur verwijderen verwijdert haar regels, betalingen, momentopnamen en aanmaningsgebeurtenissen, koppelt gelinkte tijdregistraties en uitgaven los, verwijdert bijgevoegde foto’s, en vult eerst de voorraad weer aan als voorraadautomatisering aanstaat. Er is geen ongedaan maken.
• Zoeken doorzoekt het factuurnummer, de naam van de klant en het veld met notities. Het doorzoekt geen omschrijvingen van factuurregels.
• Geavanceerde filters worden bovenop de chip, het datumbereik en de zoekopdracht toegepast, en toetsen alleen velden die op de factuur zelf zijn opgeslagen, dus ze zijn direct, ook bij honderden rijen.
• Vastgemaakte rijen staan alleen onder Alle vooraan. Onder Concept, Verzonden, Betaald of Vervallen wordt het spelpictogram nog wel getoond, maar is de volgorde chronologisch.
• Statuswijzigingen, vastmaken, archiveren, herstellen, verwijderen en betalingen vastleggen werken in de gratis versie. Een nieuw document maken, bewerken, dupliceren, mailen, ondertekening door de klant, delen via internet en handmatige aanmaningskosten toevoegen zijn Pro-functies.

Tips

Verwante gidsen

• Betalingen en openstaand bedrag - deelbetalingen vastleggen en hoe het saldo Betaald bereikt.
• Aanmaningskosten - wat de aanmaningskaart en de loggebeurtenissen op een vervallen factuur betekenen.
• Factuureditor - het concept maken waar deze hele levenscyclus mee begint.