Podręcznik użytkownika

Statusy faktur, lista Dokumenty i dziennik zmian

Czytaj listę Dokumenty jednym spojrzeniem, przenoś faktury między szkicem, wysłaną, opłaconą i anulowaną, działaj na wielu naraz i śledź każdą zmianę.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Gdy masz już więcej niż kilka faktur, pytanie nie brzmi „jak zrobić fakturę”, tylko „która z nich nadal wymaga mojej uwagi”. Zakładka Dokumenty odpowiada na to plakietką statusu w każdym wierszu, szybkimi chipami statusów, polem wyszukiwania, zakresem dat i arkuszem dokładniejszych filtrów. Stamtąd prowadzisz każdą fakturę przez jej życie: zaczyna jako szkic, staje się wysłana i kończy jako opłacona albo anulowana, a po drodze pokazuje się status przeterminowanej, gdy wysłana faktura przekroczy termin płatności. Wszystko poniżej ilustruje Cedar Ridge Landscaping, dwuzespołowa firma zajmująca się trawnikami i nawadnianiem z Boise w stanie Idaho, która fakturuje około piętnastu zleceń miesięcznie w dolarach amerykańskich.

Co widać na ekranie

Dotknij Dokumenty w nawigacji dolnej. Ekran ma trzy warstwy elementów sterujących nad listą. W prawym górnym rogu paska aplikacji są cztery ikony: lupa do wyszukiwania, kalendarz do zakresu dat, lejek podpisany Filter documents (pojawia się na nim mały czerwony licznik, gdy działa jakikolwiek filtr zaawansowany) oraz ikona pudełka otwierająca Archiwum. Pod paskiem aplikacji przełącznik segmentowy przełącza między Faktury, Kosztorysy i Umowy; ten poradnik pozostaje w segmencie faktur. Poniżej biegnie rząd chipów statusu: Wszystkie, Szkic, Wysłana, Opłacona i Przeterminowane.

Każdy wiersz pokazuje ikonę paragonu w kolorze statusu, numer faktury, kolorową plakietkę, nazwę klienta z datą wystawienia oraz sumę pogrubioną po prawej. Szkice są szare, faktury wysłane niebieskie, opłacone zielone, przeterminowane czerwone, a anulowane ciemnoszare. Mogą pojawić się dwa dodatkowe oznaczenia. Mała pinezka przed numerem oznacza fakturę przypiętą do listy; przypięte wiersze są zawsze na górze widoku Wszystkie. Gdy wpłynęły pieniądze na poczet faktury, która nie jest jeszcze w pełni opłacona, pod nazwą klienta pojawia się cienki pasek postępu z procentem, a pozostała kwota jest drukowana na czerwono pod sumą, na przykład $720.00 due.

Lista jest uporządkowana według daty utworzenia, od najnowszych, i nie ma osobnego menu sortowania. Przypinanie to jedyny sposób na wymuszenie własnej kolejności i działa wyłącznie przy chipie Wszystkie; chipy statusów pokazują zwykłą kolejność chronologiczną.

Dotknięcie wiersza otwiera ekran szczegółów faktury. Jego pasek pokazuje numer, plakietkę Edytowano, gdy faktura ma historię zmian, ołówek (szkice) albo ikonę oka podpisaną Zobacz szczegóły (wszystkie inne statusy) oraz menu z trzema kropkami. To menu zawiera każde przejście statusu. Treść powtarza plakietkę i sumę na karcie nagłówka, a następnie pokazuje klienta, pozycje, podsumowania, notatki, warunki płatności, a dla faktur wysłanych — kartę Płatności. Na dole rozciąga się przycisk Podgląd PDF.

Jak znaleźć fakturę przy pomocy chipów, wyszukiwania, dat i filtrów

Elementy sterujące działają jeden na drugim, więc długą listę zawęzisz kilkoma dotknięciami. Zacznij od najszerszego narzędzia i dodawaj kolejne tylko wtedy, gdy są potrzebne.

1. Dotknij chipa statusu, na przykład Przeterminowane. Lista natychmiast usuwa każdy niepasujący wiersz; dotknij Wszystkie, aby je przywrócić.
2. Dotknij lupy i wpisz część numeru, nazwy klienta lub notatki, na przykład maple. Dopasowanie nie rozróżnia wielkości liter i aktualizuje się w trakcie pisania. Strzałka wstecz zamyka pole i czyści wyszukiwanie.
3. Dotknij ikony kalendarza (Filtruj według daty) i wybierz dzień początkowy oraz końcowy; potwierdź przyciskiem Zobacz wszystkie. Nad listą pojawi się baner z zakresem; krzyżyk na banerze go usuwa. Zakres jest porównywany z datą wystawienia, a nie z terminem płatności.
4. Dotknij lejka (Filter documents). Wybierz Klient, Waluta, kwotę Min i Max oraz dowolne z przełączników: Has late fee, Linked to project, Partially paid, Has discount.
5. Rozwiń Additional filters, aby uzyskać Late-fee status, Overdue only, Has tax, Has attachments, Has signature, Has notes, From a recurring schedule i Pinned.
6. Dotknij Zastosuj. Ikona lejka ma teraz licznik z liczbą aktywnych kryteriów; otwórz arkusz ponownie i dotknij Resetuj, aby wyczyścić wszystkie.

Niezależnie od użytej kombinacji wynik w segmencie Faktury nigdy nie zawiera kosztorysów ani faktur zarchiwizowanych; te mają swoje własne miejsca. Jeśli nic nie pasuje, lista pokazuje Brak wyników zamiast zwykłego tekstu pustego stanu.

Jak przeprowadzić fakturę przez jej statusy

Cedar Ridge wysyła sierpniową fakturę za utrzymanie do Maple Grove HOA, czeka i w końcu otrzymuje przelew. Oto jak status faktury podąża za rzeczywistością. Każdy krok wykonuje się z menu trzech kropek na ekranie szczegółów faktury i każdy wymaga potwierdzenia.

1. Otwórz szkic, dotknij menu trzech kropek, a następnie Oznacz jako wysłaną. Przeczytaj okno Zmienić status? i dotknij Zmień. Plakietka zmieni kolor na niebieski. Ikona ołówka na pasku aplikacji zmieni się w oko, ponieważ wysłana faktura domyślnie otwiera się tylko do odczytu.
2. Gdy klient zapłaci w całości, otwórz to samo menu i dotknij Oznacz jako opłaconą, a potem Zmień. Zaplanowane przypomnienia dla tej faktury zostają anulowane, podsumowania projektu są odświeżane, jeśli faktura należy do projektu, a jeśli oczekiwały odsetki, aplikacja zapyta, co z nimi zrobić.
3. Jeśli klient płaci w ratach, nie oznaczaj faktury jako opłaconej ręcznie. Zamiast tego użyj Zarejestruj na karcie Płatności; aplikacja sama przełączy status na opłaconą, gdy saldo osiągnie zero.
4. Jeśli oznaczyłeś niewłaściwą fakturę, wybierz Oznacz jako nieopłaconą na fakturze opłaconej (wróci do statusu wysłanej) albo Przywróć do szkicu na wysłanej (wraca pełna edycja, przypomnienia się zatrzymują).
5. Jeśli zlecenie nie doszło do skutku, wybierz Anuluj fakturę. Faktura zachowuje numer i zostaje na liście z szarą plakietką anulowanej; późniejsze Aktywuj ponownie przywraca ją jako szkic.

Menu pokazuje wyłącznie przejścia, które mają sens dla bieżącego statusu. Szkic oferuje Oznacz jako wysłaną; faktura wysłana lub przeterminowana oferuje Oznacz jako opłaconą i Przywróć do szkicu; opłacona oferuje Oznacz jako nieopłaconą; anulowana oferuje Aktywuj ponownie; a Anuluj fakturę jest dostępne dla wszystkiego, co nie zostało jeszcze anulowane.

Przeterminowanie nie jest statusem, który ustawiasz. Faktura jest pokazywana jako przeterminowana, gdy ma status wysłanej, a jej termin płatności jest wcześniejszy niż dziś. W chwili, gdy oznaczysz ją jako opłaconą albo przesuniesz termin w przyszłość, czerwona plakietka znika. Dlatego też chip Przeterminowane i filtr Overdue only zawsze zgadzają się z panelem głównym.

Jak działać na kilku fakturach naraz

Na koniec miesiąca Cedar Ridge ściga trzy przeterminowane faktury i po wpływie pieniędzy chce zamknąć je razem. Tryb zaznaczania zamienia listę w listę kontrolną.

1. Przytrzymaj dowolny wiersz. Pojawi się arkusz zatytułowany numerem faktury; dotknij Wybierz wiele.
2. Dotykaj kolejnych wierszy, aby je dodać lub usunąć z zaznaczenia. Zaznaczone wiersze są podbarwione, a pasek aplikacji zmienia się na 3 zaznaczone z krzyżykiem po lewej.
3. Dotknij ikony ptaszka (Oznacz jako opłaconą), aby ustawić każdą zaznaczoną fakturę jako opłaconą, ikony pudełka (Archiwum), aby przenieść je do archiwum, albo kosza (Usuń), aby je usunąć.
4. Usuwanie pyta o potwierdzenie usunięcia 3 faktur i ostrzega, że operacji nie da się cofnąć; dwie pozostałe akcje wykonują się od razu i pokazują krótkie potwierdzenie, na przykład o oznaczeniu 3 faktur jako opłacone.
5. Dotknij krzyżyka albo naciśnij przycisk wstecz urządzenia, aby wyjść z trybu zaznaczania bez wykonywania żadnej akcji.

Arkusz przytrzymania zawiera też Przypnij do listy / Odepnij z listy oraz Przypnij do panelu / Odepnij z panelu, więc przypinanie nie wymaga otwierania faktury. Przesunięcie wiersza z prawej do lewej to skrót do zarchiwizowania pojedynczej faktury; pojawia się pomarańczowe tło, a okno Przenieść do archiwum? prosi o potwierdzenie.

Jak czytać dziennik zmian i korzystać z archiwum

Każda faktura ma własną historię. Otwórz ekran szczegółów i dotknij plakietki Edytowano obok numeru albo wybierz Dziennik zmian z menu.

1. Czytaj wpisy od góry do dołu; są w kolejności dat. Ikona książki oznacza Wersja oryginalna, ołówek oznacza każdy zapis z edytora wierszem w rodzaju „Zmieniono: Suma netto, Razem, pozycje”, a ikony odsetek oznaczają zdarzenia takie jak Naliczono odsetki czy Dodano odsetki do faktury wraz z kwotą.
2. Dotknij wpisu, aby go rozwinąć. Zobaczysz numer, status, sumę netto, podatek, sumę, liczbę pozycji i notatki w takim stanie, w jakim były w tamtym momencie.
3. Dotknij Zobacz oryginalny PDF lub Zobacz PDF tej wersji, aby wyrenderować dokument dokładnie tak, jak wydrukowałaby się dana wersja.

Archiwum służy fakturom, z którymi skończyłeś, ale których nie chcesz usuwać. Dotknij ikony pudełka na pasku aplikacji Dokumenty, aby otworzyć Archiwum; zakładka Dokumenty wypisuje zarchiwizowane faktury z datą wystawienia i sumą, od ostatnio zarchiwizowanych.

1. Dotknij trzech kropek w wierszu.
2. Wybierz Przywróć, aby odesłać fakturę bez zmian na listę Dokumenty; potwierdzi to komunikat o przywróceniu CR-2026-031.
3. Albo wybierz Usuń trwale. Musisz potwierdzić dwa razy: Usunąć trwale?, a potem Czy na pewno? z opcją Tak, usuń.

Zasady i szczegóły

• Zmiana statusu z menu zapisuje tylko nowy status i czas modyfikacji. Nie wypełnia pól daty wysłania ani zapłaty; data zapłaty jest ustawiana tylko wtedy, gdy zarejestrowana płatność zamyka saldo.
• Zbiorcze Oznacz jako opłaconą zmienia wyłącznie status. Nie tworzy wiersza płatności, więc kwota zapłacona zostaje bez zmian, a rejestr klienta nie pokazuje płatności. Zarejestruj płatność na ekranie szczegółów, gdy potrzebujesz dokładnego rejestru.
• Rejestrowanie płatności to bezpieczniejsza droga do statusu opłaconej: aplikacja sumuje płatności w walucie faktury, ustawia status na opłaconą, gdy pozostała kwota spadnie do jednego centa lub mniej, i wraca do statusu wysłanej, jeśli później usuniesz płatność, która ponownie otwiera saldo.
• Oznaczenie faktury jako opłaconej może uruchomić dwie automatyczne polityki z profilu firmy: umorzenie wciąż oczekujących odsetek oraz przyznanie rabatu za wcześniejszą płatność, jeśli płatność mieści się w oknie oferty.
• Dziennik zmian rejestruje zapisy z edytora i akcje związane z odsetkami. Zmiany statusu wykonane z menu nie są do niego zapisywane, mimo że potwierdzenie przejścia ze szkicu do wysłanej wspomina o dzienniku; wpis Wersja oryginalna tworzy dopiero pierwszy zapis z edytora po wysłaniu.
• Archiwizacja to flaga. Zarchiwizowane faktury znikają z listy Dokumenty, panelu i ekranów klientów, ale ich numery pozostają zarezerwowane, więc nie odzyskasz numeru przez zarchiwizowanie starej faktury.
• Usunięcie faktury kasuje jej pozycje, płatności, migawki i zdarzenia odsetkowe, odłącza powiązane wpisy czasu i wydatki, usuwa dołączone zdjęcia, a najpierw przywraca stan magazynowy, jeśli włączona jest automatyzacja magazynu. Nie ma cofnięcia.
• Wyszukiwanie obejmuje numer faktury, nazwę klienta i pole notatek. Nie przeszukuje opisów pozycji.
• Filtry zaawansowane działają na wierzchu chipa, zakresu dat i wyszukiwania i sprawdzają tylko pola przechowywane na samej fakturze, więc są natychmiastowe nawet przy setkach wierszy.
• Przypięte wiersze są pierwsze tylko w widoku Wszystkie. W widokach Szkic, Wysłana, Opłacona czy Przeterminowane ikona pinezki nadal się pokazuje, ale kolejność jest chronologiczna.
• Zmiany statusu, przypinanie, archiwizacja, przywracanie, usuwanie i rejestrowanie płatności działają w wersji bezpłatnej. Tworzenie nowego dokumentu, edycja, duplikowanie, wysyłka e-mailem, akceptacja klienta, udostępnianie w sieci i dodawanie ręcznych odsetek to funkcje Pro.

Wskazówki

Powiązane poradniki

• Płatności i kwota do zapłaty — rejestrowanie płatności częściowych i to, jak saldo dochodzi do statusu opłaconej.
• Odsetki za zwłokę — co oznaczają karta odsetek i zdarzenia dziennika zmian na przeterminowanej fakturze.
• Edytor faktur — tworzenie szkicu, od którego zaczyna się cały ten cykl życia.