Brugervejledning

Fakturastatusser, dokumentlisten og ændringsloggen

Læs dokumentlisten på et øjeblik, flyt fakturaer mellem Kladde, Sendt, Betalt og Annulleret, arbejd med flere ad gangen, og spor hver ændring i ændringsloggen.

Opdateret: 2026-09-09

Når du først har mere end en håndfuld fakturaer, er spørgsmålet ikke længere “hvordan laver jeg en” men “hvilke af dem kræver stadig min opmærksomhed”. Fanen Dokumenter svarer på det med et statusmærke på hver række, hurtige statuschips, et søgefelt, et datointerval og et ark med finere filtre. Derfra flytter du hver faktura gennem dens livsforløb: den starter som kladde, bliver sendt og ender som betalt eller annulleret — med forfalden vist undervejs, hver gang en sendt faktura passerer sin forfaldsdato. Alt nedenfor er illustreret med Cedar Ridge Landscaping, et anlægsgartnerfirma med to sjak i Boise, Idaho, som fakturerer omkring femten opgaver om måneden i amerikanske dollars.

Hvad du ser på skærmen

Tryk på Dokumenter i den nederste navigation. Skærmen har tre lag af betjeningselementer over listen. Øverst til højre i appbjælken sidder fire ikoner: et forstørrelsesglas til søgning, en kalender til et datointerval, en tragt med navnet Filtrér dokumenter (der vises en lille rød tæller på den, når et avanceret filter er aktivt) og et kasseikon, der åbner Arkiv. Under appbjælken skifter en segmentkontrol mellem Fakturaer, Tilbud og Kontrakter; denne guide bliver på segmentet Fakturaer. Under den løber en række statuschips: Alle, Kladde, Sendt, Betalt og Forfaldne.

Hver række viser et kvitteringsikon i statusfarven, fakturanummeret, et farvet mærke, kundenavnet med udstedelsesdatoen og totalen med fed til højre. Kladder er grå, sendte fakturaer blå, betalte grønne, forfaldne røde og annullerede mørkegrå. To ekstra markeringer kan optræde. En lille nål før nummeret markerer en faktura, du har fastgjort til listen; fastgjorte rækker ligger altid øverst i visningen Alle. Når der er modtaget penge på en faktura, som endnu ikke er fuldt betalt, vises en tynd fremdriftslinje med en procentsats under kundenavnet, og restbeløbet printes med rødt under totalen, for eksempel $720.00 due.

Listen er sorteret efter oprettelsesdato med de nyeste først, og der er ingen særskilt sorteringsmenu. Fastgørelse er den eneste måde at tvinge din egen rækkefølge igennem, og den virker kun på chippen Alle; statuschippene viser almindelig kronologisk rækkefølge.

Trykker du på en række, åbnes fakturaens detaljeskærm. Dens appbjælke viser nummeret, en Redigeret-pille når fakturaen har en ændringshistorik, en blyant (kladder) eller et øjeikon med navnet Vis detaljer (alle andre statusser) og en menu med tre prikker. Den menu er der, hvor alle statusskift bor. Selve indholdet gentager mærket og totalen i et hovedkort og viser derefter kunden, varelinjerne, totalerne, noterne, betalingsbetingelserne og — for sendte fakturaer — kortet Betalinger. En knap Vis PDF går på tværs af bunden.

Sådan finder du en faktura med chips, søgning, datoer og filtre

Betjeningselementerne lægger sig oven på hinanden, så du kan indsnævre en lang liste med få tryk. Start med det bredeste værktøj, og føj kun mere til, hvis du har brug for det.

1. Tryk på en statuschip som Forfaldne (Overdue). Listen fjerner straks alle rækker, der ikke matcher; tryk på Alle (All) for at få dem tilbage.
2. Tryk på forstørrelsesglasset, og skriv en del af et nummer, et kundenavn eller en note, for eksempel maple. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver, og listen opdateres, mens du skriver. Tilbagepilen lukker feltet og rydder søgningen.
3. Tryk på kalenderikonet (Filtrer efter dato) og vælg en start- og slutdag; bekræft med Se alle. Et banner med intervallet vises over listen; krydset på banneret fjerner det. Intervallet sammenlignes med udstedelsesdatoen, ikke forfaldsdatoen.
4. Tryk på tragten (Filtrér dokumenter). Vælg en Kunde, en Valuta, et Min- og Max-beløb samt eventuelle kontakter: Har rykkergebyr, Knyttet til projekt, Delvist betalt, Har rabat.
5. Fold Yderligere filtre ud for Status for rykkergebyr, Kun forfaldne, Har moms, Har vedhæftninger, Har underskrift, Har noter, Fra en gentagen plan og Fastgjort.
6. Tryk på Anvend. Tragtikonet bærer nu en tæller med antallet af aktive kriterier; åbn arket igen og tryk på Nulstil for at rydde dem alle.

Uanset hvilken kombination du bruger, indeholder resultatet på segmentet Fakturaer aldrig tilbud eller arkiverede fakturaer; de har deres egne steder. Er der ingen match, viser listen Ingen resultater i stedet for den sædvanlige tomme-tilstand-tekst.

Sådan flytter du en faktura gennem dens statusser

Cedar Ridge sender sin augustfaktura for vedligeholdelse til Maple Grove HOA, venter og modtager til sidst en bankoverførsel. Sådan følger fakturaens status den virkelige verden. Hvert trin sker fra menuen med tre prikker på fakturaens detaljeskærm, og hvert trin beder dig bekræfte.

1. Åbn kladden, tryk på menuen med tre prikker og derefter på Marker som sendt (Mark as Sent). Læs dialogen Skift status? og tryk på Skift. Mærket bliver blåt. Blyantsikonet i appbjælken bliver til et øje, fordi en sendt faktura som standard åbnes skrivebeskyttet.
2. Når kunden betaler fuldt ud, åbner du den samme menu og trykker på Marker som betalt (Mark as paid) og derefter Skift. Planlagte påmindelser for denne faktura annulleres, projekttotaler opdateres, hvis fakturaen hører til et projekt, og var der et afventende rykkergebyr, bliver du spurgt, hvad der skal ske med det.
3. Betaler kunden i rater, så marker den ikke som betalt i hånden. Brug i stedet Registrer på kortet Betalinger; appen skifter selv status til Betalt, når saldoen når nul.
4. Har du markeret den forkerte faktura, kan du vælge Markér som ubetalt på en betalt faktura (den vender tilbage til Sendt) eller Tilbage til kladde på en sendt (fuld redigering kommer tilbage, påmindelser stopper).
5. Falder opgaven på gulvet, kan du vælge Annuller faktura. Fakturaen beholder sit nummer og bliver på listen med et gråt Annulleret-mærke; Genaktivér henter den senere tilbage som kladde.

Menuen viser kun de skift, der giver mening for den aktuelle status. En kladde tilbyder Marker som sendt; en sendt eller forfalden faktura tilbyder Marker som betalt og Tilbage til kladde; en betalt tilbyder Markér som ubetalt; en annulleret tilbyder Genaktivér; og Annuller faktura er tilgængelig på alt, der ikke allerede er annulleret.

Forfalden er ikke en status, du sætter. En faktura vises som forfalden, når den er i tilstanden Sendt, og dens forfaldsdato ligger før i dag. I samme øjeblik du markerer den som betalt eller redigerer forfaldsdatoen frem i tiden, forsvinder det røde mærke. Det er også derfor, chippen Forfaldne og filteret Kun forfaldne altid stemmer overens med oversigten.

Sådan handler du på flere fakturaer ad gangen

Ved månedens slutning rykker Cedar Ridge for tre forfaldne fakturaer og vil, når pengene er inde, lukke dem samlet. Markeringstilstand gør listen til en tjekliste.

1. Tryk længe på en vilkårlig række. Der vises et ark med fakturanummeret som titel; tryk på Vælg flere.
2. Tryk på andre rækker for at tilføje eller fjerne dem. Afkrydsede rækker får farve, og appbjælken skifter til 3 valgt med et kryds i venstre side.
3. Tryk på flueben-ikonet (Marker som betalt) for at sætte alle valgte fakturaer til Betalt, kasseikonet (Arkiv) for at flytte dem til arkivet eller papirkurven (Slet) for at fjerne dem.
4. Slet spørger Slet 3 faktura(er)? og advarer om, at det ikke kan fortrydes; de to andre handlinger udføres med det samme og viser en kort bekræftelse som 3 markeret som betalt.
5. Tryk på krydset, eller tryk på enhedens tilbageknap, for at forlade markeringstilstanden uden at gøre noget.

Arket fra det lange tryk rummer også Fastgør til liste / Frigør fra liste og Fastgør til oversigt / Frigør fra oversigt, så fastgørelse ikke kræver, at du åbner fakturaen. At stryge en række fra højre mod venstre er en genvej til at arkivere en enkelt faktura; der vises en orange baggrund, og dialogen Flyt til arkiv? beder dig bekræfte.

Sådan læser du ændringsloggen og bruger arkivet

Hver faktura bærer sin egen historik. Åbn detaljeskærmen og tryk på pillen Redigeret ved siden af nummeret, eller vælg Ændringslog i menuen.

1. Læs posterne oppefra og ned; de står i datorækkefølge. Et bogikon markerer Oprindelig version, en blyant markerer hver lagring fra editoren med en linje som Ændret: Subtotal, I alt, varer, og ikoner for rykkergebyr markerer hændelser som Rykkergebyr påløbet eller Rykkergebyr tilføjet til faktura med beløbet.
2. Tryk på en post for at folde den ud. Du ser nummeret, statussen, subtotalen, momsen, totalen, antallet af varer og noterne, som de var på det tidspunkt.
3. Tryk på Vis original PDF eller Vis PDF af denne version for at gengive dokumentet præcis, som den version ville have set ud på tryk.

Arkivet er til fakturaer, du er færdig med, men ikke vil slette. Tryk på kasseikonet i dokumenternes appbjælke for at åbne Arkiv; fanen Dokumenter viser arkiverede fakturaer med deres udstedelsesdato og total, senest arkiverede først.

1. Tryk på de tre prikker på en række.
2. Vælg Gendan for at sende den uændret tilbage til dokumentlisten, bekræftet med beskeden CR-2026-031 gendannet.
3. Eller vælg Slet permanent. Du skal bekræfte to gange: Slet permanent? og derefter Er du sikker? med Ja, slet.

Regler og detaljer

• Et statusskift fra menuen skriver kun den nye status og ændringstidspunktet. Det udfylder ikke datofelterne for sendt eller betalt; betalingsdatoen sættes kun, når en registreret betaling lukker saldoen.
• Masse-Marker som betalt ændrer kun status. Den opretter ikke en betalingspost, så det betalte beløb forbliver, som det var, og kundens kontokort viser ingen betaling. Registrer betalingen på detaljeskærmen, når du har brug for et retvisende kontokort.
• At registrere betalinger er den sikreste vej til Betalt: appen lægger betalingerne sammen i fakturavalutaen, sætter statussen til Betalt, når restbeløbet falder til én cent eller mindre, og går tilbage til Sendt, hvis du senere sletter en betaling, der genåbner en saldo.
• At markere en faktura som betalt kan udløse to automatiske politikker fra virksomhedsprofilen: eftergivelse af et stadig afventende rykkergebyr og tildeling af en rabat ved hurtig betaling, hvis betalingen falder inden for tilbuddets vindue.
• Ændringsloggen registrerer lagringer fra editoren og handlinger vedrørende rykkergebyrer. Statusskift fra menuen skrives ikke til den, selv om bekræftelsen fra kladde til sendt nævner loggen; kun den første lagring i editoren efter afsendelse opretter posten Oprindelig version.
• Arkivering er et flag. Arkiverede fakturaer forlader dokumentlisten, oversigten og kundeskærmene, men deres numre forbliver reserverede, så du kan ikke genbruge et nummer ved at arkivere den gamle faktura.
• Sletning af en faktura fjerner dens varer, betalinger, øjebliksbilleder og rykkergebyrhændelser, frakobler tilknyttede tidsregistreringer og udgifter, sletter vedhæftede fotos og lægger først varer tilbage på lager, hvis lagerautomatik er slået til. Det kan ikke fortrydes.
• Søgningen dækker fakturanummeret, kundens navn og notefeltet. Den søger ikke i varelinjernes beskrivelser.
• Avancerede filtre lægger sig oven på chippen, datointervallet og søgningen, og de tester kun felter, der er gemt på selve fakturaen, så de er øjeblikkelige selv med hundredvis af rækker.
• Fastgjorte rækker kommer kun først under Alle. Under Kladde, Sendt, Betalt eller Forfaldne vises nåleikonet stadig, men rækkefølgen er kronologisk.
• Statusskift, fastgørelse, arkivering, gendannelse, sletning og registrering af betalinger virker i gratisversionen. At oprette et nyt dokument, redigere, duplikere, sende e-mail, indhente godkendelse, dele på nettet og tilføje et manuelt rykkergebyr er Pro-funktioner.

Tips

Relaterede guides

• Betalinger og restbeløb - registrering af delbetalinger, og hvordan saldoen når Betalt.
• Rykkergebyrer - hvad rykkergebyrkortet og hændelserne i ændringsloggen betyder på en forfalden faktura.
• Fakturaeditoren - oprettelsen af den kladde, der starter hele dette livsforløb.