Uživatelská příručka

Stavy faktur, seznam Dokumenty a protokol změn

Čtěte seznam Dokumenty na první pohled, posouvejte faktury mezi stavy Koncept, Odesláno, Zaplaceno a Zrušeno, pracujte s více najednou a sledujte úpravy.

Aktualizováno: 2026-09-09

Jakmile máte víc než pár faktur, otázka už nezní „jak jednu vytvořím“, ale „která z nich ještě potřebuje mou pozornost“. Karta Dokumenty na to odpovídá odznakem stavu u každého řádku, rychlými čipy stavů, vyhledávacím polem, rozsahem dat a panelem jemnějších filtrů. Odtud posouváte každou fakturu jejím životem: začíná jako koncept, stane se odeslanou a končí jako zaplacená nebo zrušená, přičemž po cestě se zobrazuje stav po splatnosti, kdykoli odeslaná faktura překročí datum splatnosti. Vše níže je ukázáno na firmě Cedar Ridge Landscaping, zahradnické a zavlažovací společnosti se dvěma četami v Boise ve státě Idaho, která měsíčně fakturuje zhruba patnáct zakázek v amerických dolarech.

Co uvidíte na obrazovce

Ve spodní navigaci klepněte na Dokumenty. Nad seznamem jsou tři vrstvy ovládacích prvků. Vpravo nahoře v horní liště jsou čtyři ikony: lupa pro vyhledávání, kalendář pro rozsah dat, trychtýř s popisem Filter documents (objeví se na něm malý červený čítač, je-li aktivní jakýkoli pokročilý filtr) a ikona krabice, která otevírá Archiv. Pod horní lištou přepíná segmentový ovladač mezi kartami Nabídky, Smlouvy a fakturami; tento návod zůstává na segmentu faktur. Pod ním běží řádek čipů stavů: Vše, Koncept, Odesláno, Zaplaceno a Po splatnosti.

Každý řádek ukazuje ikonu účtenky obarvenou podle stavu, číslo faktury, barevný odznak, jméno klienta s datem vystavení a vpravo tučně celkovou částku. Koncepty jsou šedé, odeslané faktury modré, zaplacené zelené, po splatnosti červené a zrušené tmavěji šedé. Mohou se objevit dvě další ozdoby. Malý špendlík před číslem označuje fakturu, kterou jste připnuli do seznamu; připnuté řádky jsou v zobrazení Vše vždy nahoře. Když na fakturu, která ještě není zcela uhrazena, dorazí peníze, objeví se pod jménem klienta tenký ukazatel průběhu s procenty a pod celkovou částkou se červeně vypíše zbývající částka, například $720.00 due.

Seznam je řazený podle data vytvoření, od nejnovějšího, a samostatná nabídka řazení neexistuje. Připnutí je jediný způsob, jak vynutit vlastní pořadí, a funguje pouze u čipu Vše; čipy stavů zobrazují prosté chronologické pořadí.

Klepnutí na řádek otevře obrazovku detailu faktury. V její horní liště je číslo, štítek Upraveno, má-li faktura historii změn, tužka (u konceptů) nebo ikona oka s popisem Zobrazit podrobnosti (u všech ostatních stavů) a nabídka se třemi tečkami. V této nabídce žijí všechny změny stavu. Tělo obrazovky zopakuje odznak a celkovou částku v záhlavní kartě a poté zobrazí klienta, položky, součty, poznámky, platební podmínky a u odeslaných faktur kartu Platby. Dole přes celou šířku je tlačítko Náhled PDF.

Jak najít fakturu pomocí čipů, hledání, dat a filtrů

Ovládací prvky se skládají na sebe, takže dlouhý seznam zúžíte na několik klepnutí. Začněte tím nejširším nástrojem a další přidávejte, jen když je potřebujete.

1. Klepněte na čip stavu, například Po splatnosti. Seznam okamžitě odstraní všechny neodpovídající řádky; klepnutím na Vše je vrátíte zpět.
2. Klepněte na lupu a napište část čísla, jména klienta nebo poznámky, například maple. Hledání nerozlišuje velikost písmen a aktualizuje se během psaní. Šipka zpět pole zavře a hledání vymaže.
3. Klepněte na ikonu kalendáře (Filtrovat podle data) a vyberte počáteční a koncový den; potvrďte tlačítkem Zobrazit vše. Nad seznamem se objeví pruh s rozsahem; křížek na pruhu jej odstraní. Rozsah se porovnává s datem vystavení, nikoli s datem splatnosti.
4. Klepněte na trychtýř (Filter documents). Zvolte Klient, Měna, částku Min a Max a libovolný z přepínačů: Has late fee (má poplatek z prodlení), Linked to project (propojeno s projektem), Partially paid (částečně zaplaceno), Has discount (má slevu).
5. Rozbalte Additional filters (další filtry) pro Late-fee status (stav poplatku z prodlení), Overdue only (pouze po splatnosti), Has tax (má daň), Has attachments (má přílohy), Has signature (má podpis), Has notes (má poznámky), From a recurring schedule (z opakovaného plánu) a Pinned (připnuté).
6. Klepněte na Použít. Ikona trychtýře nyní nese čítač s počtem aktivních kritérií; otevřete panel znovu a klepnutím na Obnovit je všechna vymažete.

Ať použijete jakoukoli kombinaci, výsledek v segmentu faktur nikdy neobsahuje nabídky ani archivované faktury; ty mají svá vlastní místa. Pokud nic neodpovídá, seznam zobrazí Žádné výsledky místo obvyklého textu prázdného stavu.

Jak posouvat fakturu mezi stavy

Cedar Ridge odešle srpnovou fakturu za údržbu společenství Maple Grove HOA, čeká a nakonec obdrží bankovní převod. Takto stav faktury sleduje skutečnost. Každý krok probíhá z nabídky se třemi tečkami na obrazovce detailu faktury a každý krok vyžaduje potvrzení.

1. Otevřete koncept, klepněte na nabídku se třemi tečkami a poté na Označit jako odeslané. Přečtěte si dialog Změnit stav? a klepněte na Změnit. Odznak zmodrá. Ikona tužky v horní liště se změní na oko, protože odeslaná faktura se ve výchozím stavu otevírá jen pro čtení.
2. Když klient zaplatí celou částku, otevřete stejnou nabídku, klepněte na Označit jako zaplacené a poté na Změnit. Naplánované připomínky pro tuto fakturu se zruší, součty projektu se obnoví, pokud faktura patří k projektu, a je-li poplatek z prodlení stále čekající, aplikace se zeptá, co s ním.
3. Platí-li klient po částech, neoznačujte fakturu jako zaplacenou ručně. Použijte tlačítko Zaznamenat na kartě Platby; aplikace přepne stav na Zaplaceno sama, jakmile zůstatek klesne na nulu.
4. Označili-li jste špatnou fakturu, zvolte u zaplacené faktury Označit jako nezaplacenou (vrátí se do stavu Odesláno) nebo u odeslané Vrátit do konceptu (vrátí se plná možnost úprav, připomínky se zastaví).
5. Pokud ze zakázky sejde, zvolte Zrušit fakturu. Faktura si ponechá číslo a zůstane v seznamu s šedým odznakem Zrušeno; volba Obnovit ji později vrátí zpět jako koncept.

Nabídka vždy zobrazuje jen přechody, které dávají pro aktuální stav smysl. Koncept nabízí Označit jako odeslané; odeslaná faktura nebo faktura po splatnosti nabízí Označit jako zaplacené a Vrátit do konceptu; zaplacená nabízí Označit jako nezaplacenou; zrušená nabízí Obnovit; a Zrušit fakturu je dostupné u všeho, co ještě není zrušené.

Po splatnosti není stav, který byste nastavovali. Faktura se zobrazuje jako po splatnosti tehdy, je-li ve stavu Odesláno a její datum splatnosti je dřívější než dnešek. Jakmile ji označíte jako zaplacenou nebo posunete splatnost do budoucnosti, červený odznak zmizí. Proto se také čip Po splatnosti i filtr Overdue only vždy shodují s přehledem.

Jak pracovat s několika fakturami najednou

Na konci měsíce Cedar Ridge urguje tři faktury po splatnosti a jakmile peníze dorazí, chce je uzavřít společně. Režim výběru promění seznam v zaškrtávací soupis.

1. Podržte prst na libovolném řádku. Objeví se panel nadepsaný číslem faktury; klepněte na Vybrat více.
2. Klepáním na další řádky je přidáváte nebo odebíráte. Zaškrtnuté řádky jsou zvýrazněné a horní lišta se změní na Vybráno: 3 s křížkem vlevo.
3. Klepnutím na ikonu zaškrtnutí (Označit jako zaplacené) nastavíte všechny vybrané faktury na Zaplaceno, ikonou krabice (Archiv) je přesunete do archivu a ikonou koše (Smazat) je odstraníte.
4. Smazání se zeptá Smazat 3 faktur? a upozorní, že akci nelze vrátit; zbylé dvě akce proběhnou okamžitě a zobrazí krátké potvrzení, například Označeno jako zaplacené: 3.
5. Klepnutím na křížek nebo stisknutím tlačítka zpět na zařízení opustíte režim výběru bez provedení akce.

Panel po podržení prstu obsahuje také Připnout do seznamu / Odepnout ze seznamu a Připnout na přehled / Odepnout z přehledu, takže k připnutí není nutné fakturu otevírat. Přejetí po řádku zprava doleva je zkratka pro archivaci jedné faktury; objeví se oranžové pozadí a dialog Přesunout do archivu? vás požádá o potvrzení.

Jak číst protokol změn a používat archiv

Každá faktura si nese vlastní historii. Otevřete detail a klepněte na štítek Upraveno vedle čísla, nebo z nabídky zvolte Protokol změn.

1. Čtěte záznamy shora dolů; jsou v pořadí podle data. Ikona knihy označuje Původní verze, tužka označuje každé uložení z editoru řádkem jako Změněno: Mezisoučet, Celkem, položky a ikony poplatku z prodlení označují události jako Poplatek z prodlení naběhl nebo Poplatek z prodlení přidán do faktury s částkou.
2. Klepnutím na záznam jej rozbalíte. Uvidíte číslo, stav, mezisoučet, daň, celkem, počet položek a poznámky tak, jak vypadaly v daném okamžiku.
3. Klepnutím na Zobrazit původní PDF nebo Zobrazit PDF této verze vykreslíte dokument přesně tak, jak by se v dané verzi vytiskl.

Archiv je pro faktury, se kterými jste hotovi, ale nechcete je smazat. Klepnutím na ikonu krabice v horní liště Dokumentů otevřete Archiv; karta Dokumenty vypíše archivované faktury s datem vystavení a celkovou částkou, od naposledy archivovaných.

1. Klepněte na tři tečky u řádku.
2. Zvolte Obnovit, chcete-li fakturu beze změn vrátit do seznamu Dokumenty; potvrdí to zpráva CR-2026-031 obnovena.
3. Nebo zvolte Trvale smazat. Musíte potvrdit dvakrát: Trvale smazat? a poté Jste si jisti? tlačítkem Ano, smazat.

Pravidla a podrobnosti

• Změna stavu z nabídky zapíše pouze nový stav a čas úpravy. Nevyplní pole s datem odeslání ani zaplacení; datum zaplacení se nastaví jen tehdy, když zaznamenaná platba uzavře zůstatek.
• Hromadné Označit jako zaplacené mění pouze stav. Nevytváří záznam o platbě, takže zaplacená částka zůstává beze změny a v knize klienta se platba neobjeví. Potřebujete-li přesnou knihu, zaznamenejte platbu na obrazovce detailu.
• Zaznamenávání plateb je bezpečnější cesta ke stavu Zaplaceno: aplikace sečte platby v měně faktury, nastaví stav Zaplaceno, jakmile zbývající částka klesne na jeden cent nebo méně, a vrátí stav Odesláno, pokud později smažete platbu a znovu tím otevřete zůstatek.
• Označení faktury jako zaplacené může spustit dvě automatické politiky z firemního profilu: prominutí dosud čekajícího poplatku z prodlení a přiznání slevy za dřívější platbu, spadá-li platba do nabídnutého okna.
• Protokol změn zaznamenává uložení z editoru a akce s poplatkem z prodlení. Změny stavu provedené z nabídky se do něj nezapisují, přestože potvrzení přechodu z konceptu na odeslané protokol zmiňuje; záznam Původní verze vytvoří teprve první uložení z editoru po odeslání.
• Archivace je příznak. Archivované faktury zmizí ze seznamu Dokumenty, z přehledu i z obrazovek klientů, ale jejich čísla zůstávají rezervovaná, takže archivací staré faktury nelze číslo znovu použít.
• Smazání faktury odstraní její položky, platby, snímky a události poplatku z prodlení, odpojí navázané záznamy času a výdaje, smaže připojené fotografie a nejprve vrátí zboží na sklad, je-li zapnutá skladová automatizace. Akci nelze vrátit.
• Hledání pokrývá číslo faktury, jméno klienta a pole poznámek. Nehledá v popisech položek.
• Pokročilé filtry se uplatňují nad čipem, rozsahem dat a hledáním a testují pouze pole uložená na samotné faktuře, takže jsou okamžité i u stovek řádků.
• Připnuté řádky jsou první pouze pod čipem Vše. Pod Koncept, Odesláno, Zaplaceno nebo Po splatnosti se ikona špendlíku stále zobrazuje, ale pořadí je chronologické.
• Změny stavu, připínání, archivace, obnovení, mazání a zaznamenávání plateb fungují ve verzi zdarma. Vytvoření nového dokumentu, úpravy, duplikování, odesílání e-mailem, schválení klientem, sdílení na webu a přidání ručního poplatku z prodlení jsou funkce Pro.

Tipy

Související návody

• Platby a částka k úhradě – zaznamenávání částečných plateb a jak zůstatek dojde ke stavu Zaplaceno.
• Poplatky z prodlení – co znamená karta poplatku z prodlení a události v protokolu změn na faktuře po splatnosti.
• Editor faktur – vytvoření konceptu, kterým celý tento životní cyklus začíná.