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請求書のステータス、書類一覧、変更履歴

書類一覧をひと目で読み取り、請求書をDraft、Sent、Paid、Cancelledの間で移動させ、複数件を同時に処理し、変更履歴ですべての編集を追跡する。

更新日: 2026-09-09

請求書がひと握りを超えると、問われる問いは「どう作るか」ではなく「どれがまだ対応を必要としているか」になります。書類（Documents） タブは、各行のステータスバッジ、クイックステータスチップ、検索欄、期間指定、より細かいフィルターのシートでこれに答えます。そこから各請求書をライフサイクルに沿って動かしていきます。下書きとして始まり、送信済みになり、支払済みまたは取消になります。送信済みの請求書が支払期限を過ぎると、途中で期限超過（overdue）が表示されます。以下はすべて、アイダホ州ボイシで芝生と灌漑を扱う2班編成の会社 Cedar Ridge Landscaping を例に説明します。月に約15件の仕事を米ドルで請求しています。

画面に表示されるもの

下部ナビゲーションの 書類（Documents） をタップします。画面にはリストの上に3層のコントロールがあります。アプリバーの右上には4つのアイコンがあります。検索用の虫眼鏡、期間指定用のカレンダー、書類をフィルター（Filter documents）というラベルの付いた漏斗（アドバンストフィルターが有効な場合は小さな赤いカウンターが付く）、そして アーカイブ（Archive） を開くボックスアイコンです。アプリバーの下には 請求書（Invoices）、見積書（Estimates）、契約書（Contracts） を切り替えるセグメントコントロールがあります。このガイドは請求書セグメントに留まります。その下には すべて（All）、下書き（Draft）、送信済み（Sent）、支払済み（Paid）、期限超過（Overdue） のステータスチップの行があります。

各行には、ステータスカラーで色付けされた領収書アイコン、請求書番号、色付きバッジ、発行日を伴うクライアント名、右側に太字の合計額が表示されます。下書きはグレー、送信済みは青、支払済みは緑、期限超過は赤、取消はより暗いグレーです。さらに2つの装飾が表示されることがあります。番号の前の小さなピンは、リストにピン留めした請求書を示します。ピン留めされた行は常に すべて（All） ビューの一番上に表示されます。まだ全額支払われていない請求書に入金があった場合、クライアント名の下に薄い進捗バーとパーセンテージが表示され、合計額の下に残額が赤字で印刷されます。例えば $720.00 due（未払い） のように。

リストは作成日の新しい順に並んでおり、別途のソートメニューはありません。ピン留めが唯一自分で順番を決める方法で、これは すべて（All） チップでのみ機能します。ステータスチップは単純な時系列順で表示されます。

行をタップすると請求書の詳細画面が開きます。そのアプリバーには番号、変更履歴がある場合は 編集済み（Edited） ピル、下書きなら鉛筆アイコン、それ以外のステータスでは 詳細を表示（View details） というラベルの目のアイコン、そして三点メニューが表示されます。すべてのステータス遷移はこのメニューにあります。本体はヘッダーカードにバッジと合計額を繰り返し表示し、続いてクライアント、明細項目、合計、メモ、支払条件、送信済みの請求書には 支払い（Payments） カードが表示されます。下部には幅いっぱいの PDFをプレビュー（Preview PDF） ボタンがあります。

チップ、検索、日付、フィルターで請求書を見つける方法

コントロールは互いに重ねて使えるので、必要な分だけ足していくことで長いリストを数タップで絞り込めます。まず最も広いツールから始め、必要な場合だけさらに追加します。

1. 期限超過（Overdue）のようなステータスチップをタップします。一致しない行はすぐにリストから消えます。すべて（All）をタップすると元に戻ります。
2. 虫眼鏡をタップし、番号、クライアント名、メモの一部を入力します。例えばmaple。大文字小文字は区別されず、入力と同時に更新されます。戻る矢印で欄を閉じて検索をクリアします。
3. カレンダーアイコン（日付でフィルター、Filter by date）をタップし、開始日と終了日を選び、すべて表示（View All）で確定します。範囲を示すバナーがリストの上に表示され、バナーの十字で削除できます。範囲は支払期限ではなく発行日と比較されます。
4. 漏斗（書類をフィルター、Filter documents）をタップします。クライアント（Client）、通貨（Currency）、最小（Min）と最大（Max）の金額、および各スイッチ（延滞料あり、プロジェクトに紐付け、一部支払済み、割引あり）を選びます。
5. 追加フィルター（Additional filters）を展開すると、延滞料ステータス、期限超過のみ、税あり、添付ファイルあり、署名あり、メモあり、定期スケジュールから作成、ピン留め済みが表示されます。
6. 適用（Apply）をタップします。漏斗アイコンには有効な条件の数を示すカウンターが付きます。シートを再度開いてリセット（Reset）をタップするとすべてクリアされます。

どの組み合わせを使っても、請求書（Invoices） セグメントの結果には見積書やアーカイブ済みの請求書は含まれません。それらには専用の場所があります。何も一致しない場合、リストには通常の空表示テキストの代わりに 結果がありません（No results） と表示されます。

請求書のステータスを移動させる方法

Cedar Ridge は8月分のメンテナンス請求書を Maple Grove HOA に送信し、待って、最終的に銀行振込を受け取ります。ここでは請求書のステータスが現実の流れをどう追うかを示します。すべての手順は請求書の詳細画面の三点メニューから行い、いずれも確認を求められます。

1. 下書きを開き三点メニューをタップし、送信済みにする（Mark as Sent）を選びます。ステータスを変更しますか?（Change status?）ダイアログを読み、変更（Change）をタップします。バッジが青に変わります。アプリバーの鉛筆アイコンは目のアイコンに変わります。送信済みの請求書はデフォルトで閲覧専用として開かれるためです。
2. クライアントが全額支払ったら、同じメニューを開いて支払済みにする（Mark as paid）、続けて変更をタップします。この請求書に対して予定されていたリマインダーはキャンセルされ、その請求書がプロジェクトに属している場合はプロジェクトの合計が更新され、延滞料が保留中だった場合はどうするか尋ねられます。
3. クライアントが分割で支払う場合は、手動で支払済みにマークしないでください。代わりに支払い（Payments）カードの記録（Record）を使います。残高がゼロに達すると、アプリが自動的にステータスをPaidに切り替えます。
4. 間違った請求書にマークしてしまった場合は、支払済みの請求書には未払いにする（Mark as unpaid、Sentに戻る）を、送信済みの請求書には下書きに戻す（Revert to draft、完全な編集が可能になり、リマインダーが停止する）を選びます。
5. 案件自体が流れてしまった場合は請求書を取消（Cancel Invoice）を選びます。請求書は番号を保持したままグレーのCancelledバッジでリストに残ります。後で再有効化（Reactivate）すると下書きとして戻ります。

メニューには、現在のステータスにとって意味のある遷移しか表示されません。下書きには 送信済みにする（Mark as Sent）、送信済みまたは期限超過の請求書には 支払済みにする（Mark as paid）と 下書きに戻す（Revert to draft）、支払済みには 未払いにする（Mark as unpaid）、取消済みには 再有効化（Reactivate）が提示され、まだ取消されていないものには 請求書を取消（Cancel Invoice）がいつでも表示されます。

期限超過（Overdue）は自分で設定するステータスではありません。請求書はSent状態で、かつ支払期限が今日より前である場合にoverdueとして表示されます。支払済みにマークした瞬間、または支払期限を未来に編集した瞬間に、赤いバッジは消えます。これが、期限超過（Overdue） チップと 期限超過のみ（Overdue only）フィルターが常にダッシュボードと一致する理由でもあります。

複数の請求書を一度に処理する方法

月末になると、Cedar Ridge は3件の期限超過の請求書を追いかけ、入金があればまとめて処理を終えたいと考えます。選択モードはリストをチェックリストに変えます。

1. 任意の行を長押しします。請求書番号をタイトルにしたシートが現れるので、複数選択（Select multiple）をタップします。
2. 他の行をタップして追加・削除します。チェックされた行は色が付き、アプリバーは左側に十字マークとともに3 selectedのように変わります。
3. チェックアイコン（支払済みにする、Mark as paid）をタップすると選択したすべての請求書をPaidにでき、ボックスアイコン（アーカイブ、Archive）でアーカイブに移動でき、ゴミ箱アイコン（削除、Delete）で削除できます。
4. 削除はDelete 3 invoice(s)?と確認を求め、元に戻せない旨を警告します。他の2つの操作は即座に実行され、3 marked as paidのような短い確認メッセージが表示されます。
5. 十字マークをタップするか、端末の戻るボタンを押すと、何もせずに選択モードを終了します。

長押しシートには リストにピン留め（Pin to list） / リストのピンを外す（Unpin from list） と ダッシュボードにピン留め（Pin to dashboard） / ダッシュボードのピンを外す（Unpin from dashboard） もあるため、請求書を開かなくてもピン留めできます。行を右から左にスワイプすると1件をすばやくアーカイブできるショートカットになり、オレンジ色の背景とともに アーカイブに移動しますか？（Move to archive?）という確認ダイアログが表示されます。

変更履歴の読み方とアーカイブの使い方

すべての請求書は独自の履歴を保持します。詳細画面を開き、番号の隣の 編集済み（Edited）ピルをタップするか、メニューから 変更履歴（Change log）を選びます。

1. エントリを上から下へ、日付順に読みます。本のアイコンは元のバージョン（Original version）を示し、鉛筆アイコンはChanged: Subtotal, Total, itemsのような行でエディターでの各保存を示し、延滞料アイコンは延滞料が発生（Late fee accrued）や延滞料を請求書に追加（Late fee added to invoice）のようなイベントを金額とともに示します。
2. エントリをタップすると展開されます。その時点での番号、ステータス、小計、税額、合計、項目数、メモが表示されます。
3. 元のPDFを表示（View original PDF）またはこのバージョンのPDFを表示（View PDF of this version）をタップすると、そのバージョンが印刷されたとおりの書類を表示できます。

アーカイブは、対応済みだが削除はしたくない請求書のためのものです。書類のアプリバーのボックスアイコンをタップすると アーカイブ（Archive） が開き、書類（Documents） タブにアーカイブ済みの請求書が発行日と合計とともに、最近アーカイブしたものから順に一覧表示されます。

1. 行の三点をタップします。
2. 復元（Restore）を選ぶと、変更されないまま書類一覧に戻り、CR-2026-031 restoredのようなメッセージで確認されます。
3. または完全に削除（Delete permanently）を選びます。Delete permanently?、続いてAre you sure?とはい、削除します（Yes, delete）の2回の確認が必要です。

ルールと詳細

• メニューからのステータス変更は、新しいステータスと変更日時のみを書き込みます。送信日や支払日のフィールドは埋めません。支払日が設定されるのは、記録された支払いが残高をゼロにしたときだけです。
• 一括の 支払済みにする（Mark as paid）はステータスのみを変更します。支払い行は作成されないため、支払済み金額はそれまでのままで、クライアントの台帳には支払いが表示されません。正確な台帳が必要な場合は詳細画面で支払いを記録してください。
• 支払いを記録することがPaidへの安全な方法です。アプリは請求書の通貨で支払いを合計し、残額が1セント以下になるとステータスをPaidに設定し、残高を再び発生させる支払いを後で削除した場合はSentに戻します。
• 請求書を支払済みにすると、ビジネスプロフィールの2つの自動ポリシーが発動することがあります。保留中の延滞料の免除と、支払いがオファー期間内であれば早期支払割引の付与です。
• 変更履歴には、エディターでの保存と延滞料関連のアクションが記録されます。メニューからのステータス変更は、下書きから送信済みへの確認画面が履歴に言及しているにもかかわらず、履歴には記録されません。送信後の最初のエディターでの保存だけが 元のバージョン（Original version）エントリを作成します。
• アーカイブはフラグです。アーカイブ済みの請求書は書類一覧、ダッシュボード、クライアント画面から外れますが、その番号は予約されたままなので、古い請求書をアーカイブして番号を再利用することはできません。
• 請求書を削除すると、その明細、支払い、スナップショット、延滞料イベントが削除され、紐付けられていた稼働時間エントリと経費が切り離され、添付写真が削除され、在庫自動化がオンになっている場合は先に在庫が戻されます。元に戻すことはできません。
• 検索は請求書番号、クライアント名、メモ欄を対象とします。明細項目の説明文は検索されません。
• アドバンストフィルターはチップ、期間、検索の上にさらに適用され、請求書自体に保存されているフィールドのみを検証するため、数百行あっても即座に動作します。
• ピン留めされた行が先頭に来るのは すべて（All） の下だけです。下書き、送信済み、支払済み、期限超過 の下ではピンアイコンは表示されますが、順序は時系列のままです。
• ステータス変更、ピン留め、アーカイブ、復元、削除、支払いの記録は無料版でも使えます。新規書類の作成、編集、複製、メール送信、サインオフ、ウェブ共有、手動での延滞料追加はPro機能です。

ヒント

関連ガイド

• 支払いと未払い残高 — 一部支払いの記録方法と、残高がPaidに達する仕組み。
• 延滞料 — 期限超過の請求書における延滞料カードと変更履歴イベントの意味。
• 請求書エディター — このライフサイクル全体の起点となる下書きの作成方法。