Guía de usuario

Estados de factura, la lista de Documentos y el registro de cambios

Lee la lista de Documentos de un vistazo, mueve facturas entre Borrador, Enviada, Pagada y Cancelada, actúa sobre varias a la vez y rastrea cada edición.

Actualizado: 2026-09-09

Cuando tienes más de un puñado de facturas, la pregunta ya no es «cómo hago una» sino «cuál de estas necesita todavía mi atención». La pestaña Documentos (Documents) responde a eso con una insignia de estado en cada fila, fichas rápidas de estado, un campo de búsqueda, un rango de fechas y una hoja de filtros más finos. Desde ahí mueves cada factura por su vida: nace como borrador, pasa a enviada y acaba pagada o cancelada, con el estado vencida mostrándose por el camino cada vez que una factura enviada supera su fecha de vencimiento. Todo lo que sigue se ilustra con Cedar Ridge Landscaping, una empresa de jardinería y riego con dos equipos en Boise, Idaho, que factura unos quince trabajos al mes en dólares estadounidenses.

Qué ves en la pantalla

Toca Documentos en la navegación inferior. La pantalla tiene tres capas de controles sobre la lista. Arriba a la derecha de la barra superior hay cuatro iconos: una lupa para buscar, un calendario para el rango de fechas, un embudo llamado Filter documents (filtrar documentos), que muestra un pequeño contador rojo cuando hay algún filtro avanzado activo, y un icono de caja que abre el Archivo (Archive). Bajo la barra superior, un control segmentado alterna entre Facturas (Invoices), Presupuestos (Estimates) y Contratos (Contracts); esta guía se queda en el segmento Facturas. Debajo va una fila de fichas de estado: Todas (All), Borrador (Draft), Enviada (Sent), Pagada (Paid) y Vencida (Overdue).

Cada fila muestra un icono de recibo teñido con el color del estado, el número de factura, una insignia de color, el nombre del cliente con la fecha de emisión y el total en negrita a la derecha. Los borradores son grises, las facturas enviadas azules, las pagadas verdes, las vencidas rojas y las canceladas de un gris más oscuro. Pueden aparecer dos adornos adicionales. Una pequeña chincheta delante del número marca una factura que has fijado en la lista; las filas fijadas siempre se sitúan arriba en la vista Todas. Cuando se ha recibido dinero de una factura que aún no está pagada del todo, aparece una fina barra de progreso con un porcentaje bajo el nombre del cliente y el importe restante se imprime en rojo bajo el total, por ejemplo $720.00 due.

La lista se ordena por fecha de creación, de la más reciente a la más antigua, y no hay un menú de ordenación aparte. Fijar es la única forma de imponer un orden propio, y solo funciona con la ficha Todas; las fichas de estado muestran un orden cronológico simple.

Al tocar una fila se abre la pantalla de detalle de la factura. Su barra superior muestra el número, una píldora Editado (Edited) cuando la factura tiene historial de cambios, un lápiz (borradores) o un icono de ojo llamado Ver detalles (View details) en el resto de estados, y un menú de tres puntos. En ese menú viven todas las transiciones de estado. El cuerpo repite la insignia y el total en una tarjeta de encabezado, y después muestra el cliente, las líneas, los totales, las notas, las condiciones de pago y, en las facturas enviadas, la tarjeta Pagos (Payments). Un botón Vista previa PDF (Preview PDF) ocupa todo el ancho al final.

Cómo encontrar una factura con fichas, búsqueda, fechas y filtros

Los controles se apilan unos sobre otros, así que puedes acotar una lista larga en unos pocos toques. Empieza por la herramienta más amplia y añade más solo si te hacen falta.

1. Toca una ficha de estado como Vencida. La lista elimina al instante todas las filas que no coinciden; toca Todas para recuperarlas.
2. Toca la lupa y escribe parte de un número, de un nombre de cliente o de una nota, por ejemplo maple. La coincidencia no distingue mayúsculas y se actualiza mientras escribes. La flecha atrás cierra el campo y borra la búsqueda.
3. Toca el icono de calendario (Filtrar por fecha, Filter by date) y elige un día de inicio y otro de fin; confirma con Ver todo (View All). Sobre la lista aparece un aviso con el rango; la cruz del aviso lo quita. El rango se compara con la fecha de emisión, no con la de vencimiento.
4. Toca el embudo (Filter documents). Elige un Client (cliente), una Currency (moneda), un importe Min y Max, y cualquiera de los interruptores: Has late fee (con recargo por mora), Linked to project (vinculada a proyecto), Partially paid (pagada parcialmente), Has discount (con descuento).
5. Despliega Additional filters (filtros adicionales) para Late-fee status (estado del recargo), Overdue only (solo vencidas), Has tax (con impuesto), Has attachments (con adjuntos), Has signature (con firma), Has notes (con notas), From a recurring schedule (de una programación recurrente) y Pinned (fijadas).
6. Toca Apply (aplicar). El icono del embudo lleva ahora un contador con el número de criterios activos; vuelve a abrir la hoja y toca Reset (restablecer) para borrarlos todos.

Uses la combinación que uses, el resultado en el segmento Facturas nunca incluye presupuestos ni facturas archivadas; esos tienen su propio sitio. Si no coincide nada, la lista muestra Sin resultados (No results) en lugar del texto habitual de estado vacío.

Cómo mover una factura por sus estados

Cedar Ridge envía su factura de mantenimiento de agosto a Maple Grove HOA, espera y al final recibe una transferencia bancaria. Así sigue el estado de la factura al mundo real. Cada paso se hace desde el menú de tres puntos de la pantalla de detalle, y cada paso te pide confirmación.

1. Abre el borrador y toca el menú de tres puntos, luego Marcar como enviada (Mark as Sent). Lee el cuadro ¿Cambiar estado? (Change status?) y toca Cambiar (Change). La insignia se vuelve azul. El icono de lápiz de la barra superior pasa a ser un ojo, porque una factura enviada se abre en solo lectura por defecto.
2. Cuando el cliente paga por completo, abre el mismo menú y toca Marcar como pagada (Mark as paid) y luego Cambiar. Se cancelan los recordatorios programados de esta factura, se actualizan los totales del proyecto si la factura pertenece a uno y, si había un recargo por mora pendiente, se te pregunta qué hacer con él.
3. Si el cliente paga en partes, no la marques pagada a mano. Usa Registrar (Record) en la tarjeta Pagos; la app cambia el estado a Pagada por sí sola cuando el saldo llega a cero.
4. Si te has equivocado de factura, elige Marcar como no pagada (Mark as unpaid) en una factura pagada (vuelve a Enviada) o Volver a borrador (Revert to draft) en una enviada (se recupera la edición completa y los recordatorios se detienen).
5. Si el trabajo se cae, elige Cancelar factura (Cancel Invoice). La factura conserva su número y permanece en la lista con una insignia gris de Cancelada; más adelante, Reactivar (Reactivate) la devuelve como borrador.

El menú solo muestra las transiciones que tienen sentido para el estado actual. Un borrador ofrece Marcar como enviada; una factura enviada o vencida ofrece Marcar como pagada y Volver a borrador; una pagada ofrece Marcar como no pagada; una cancelada ofrece Reactivar; y Cancelar factura está disponible en todo lo que no esté ya cancelado.

Vencida no es un estado que tú definas. Una factura se muestra como vencida cuando está en estado Enviada y su fecha de vencimiento es anterior a hoy. En cuanto la marcas pagada, o mueves el vencimiento al futuro, la insignia roja desaparece. Por eso también la ficha Vencida y el filtro Overdue only siempre coinciden con el panel.

Cómo actuar sobre varias facturas a la vez

A final de mes Cedar Ridge persigue tres facturas vencidas y, cuando entra el dinero, quiere cerrarlas juntas. El modo de selección convierte la lista en una lista de comprobación.

1. Mantén pulsada cualquier fila. Aparece una hoja titulada con el número de factura; toca Seleccionar varios (Select multiple).
2. Toca otras filas para añadirlas o quitarlas. Las filas marcadas se tiñen y la barra superior cambia a 3 seleccionadas con una cruz a la izquierda.
3. Toca el icono de marca (Marcar como pagada) para poner en Pagada todas las facturas seleccionadas, el icono de caja (Archivo) para moverlas al archivo, o la papelera (Eliminar) para borrarlas.
4. Eliminar pregunta ¿Eliminar 3 facturas? y avisa de que no se puede deshacer; las otras dos acciones se ejecutan de inmediato y muestran una confirmación breve como 3 marcadas como pagadas.
5. Toca la cruz, o pulsa el botón atrás del dispositivo, para salir del modo de selección sin hacer nada.

La hoja de pulsación larga contiene también Fijar en la lista / Desfijar de la lista (Pin to list / Unpin from list) y Fijar en el panel / Desfijar del panel (Pin to dashboard / Unpin from dashboard), así que fijar no requiere abrir la factura. Deslizar una fila de derecha a izquierda es un atajo para archivar una sola factura; aparece un fondo naranja y un cuadro ¿Mover al archivo? (Move to archive?) te pide confirmación.

Cómo leer el registro de cambios y usar el archivo

Cada factura lleva su propio historial. Abre la pantalla de detalle y toca la píldora Editado junto al número, o elige Registro de cambios (Change log) en el menú.

1. Lee las entradas de arriba abajo; están en orden cronológico. Un icono de libro marca la Versión original (Original version), un lápiz marca cada guardado del editor con una línea como Cambiado: Subtotal, Total, artículos, y los iconos de mora marcan eventos como Recargo por mora acumulado (Late fee accrued) o Recargo añadido a la factura (Late fee added to invoice) con el importe.
2. Toca una entrada para desplegarla. Verás el número, el estado, el subtotal, el impuesto, el total, el recuento de artículos y las notas tal como estaban en ese momento.
3. Toca Ver PDF original (View original PDF) o Ver PDF de esta versión (View PDF of this version) para generar el documento exactamente como se habría impreso esa versión.

El archivo es para las facturas con las que has terminado pero que no quieres borrar. Toca el icono de caja de la barra superior de Documentos para abrir el Archivo; la pestaña Documentos lista las facturas archivadas con su fecha de emisión y su total, primero las archivadas más recientemente.

1. Toca los tres puntos de una fila.
2. Elige Restaurar (Restore) para devolverla sin cambios a la lista de Documentos, confirmado con un mensaje CR-2026-031 restaurada.
3. O elige Eliminar definitivamente (Delete permanently). Debes confirmar dos veces: ¿Eliminar definitivamente? y luego ¿Estás seguro? con Sí, eliminar.

Reglas y detalles

• Un cambio de estado desde el menú escribe únicamente el nuevo estado y la hora de modificación. No rellena los campos de fecha de envío ni de pago; la fecha de pago solo se fija cuando un pago registrado cierra el saldo.
• Marcar como pagada en lote solo cambia el estado. No crea una fila de pago, así que el importe pagado se queda como estaba y el libro del cliente no muestra ningún pago. Registra el pago en la pantalla de detalle cuando necesites un libro exacto.
• Registrar pagos es la vía más segura hacia Pagada: la app suma los pagos en la moneda de la factura, pone el estado en Pagada cuando el importe restante baja a un céntimo o menos, y vuelve a Enviada si más tarde eliminas un pago que reabre un saldo.
• Marcar una factura como pagada puede disparar dos políticas automáticas del perfil de empresa: condonar un recargo por mora aún pendiente y conceder un descuento por pronto pago si el pago cae dentro de la ventana de la oferta.
• El registro de cambios anota los guardados del editor y las acciones de mora. Los cambios de estado hechos desde el menú no se escriben en él, aunque la confirmación de borrador a enviada mencione el registro; solo el primer guardado del editor tras el envío crea la entrada Versión original.
• Archivar es una marca. Las facturas archivadas salen de la lista de Documentos, del panel y de las pantallas de cliente, pero sus números siguen reservados, así que no puedes reutilizar un número archivando la factura antigua.
• Eliminar una factura borra sus artículos, pagos, instantáneas y eventos de mora, desvincula los registros de tiempo y los gastos asociados, elimina las fotos adjuntas y repone antes el inventario si la automatización de stock está activa. No hay deshacer.
• La búsqueda cubre el número de factura, el nombre del cliente y el campo de notas. No busca en las descripciones de las líneas.
• Los filtros avanzados se aplican sobre la ficha, el rango de fechas y la búsqueda, y solo evalúan campos guardados en la propia factura, así que son instantáneos incluso con cientos de filas.
• Las filas fijadas van primero solo en Todas. En Borrador, Enviada, Pagada o Vencida el icono de chincheta se sigue viendo, pero el orden es cronológico.
• Los cambios de estado, fijar, archivar, restaurar, eliminar y registrar pagos funcionan en la versión gratuita. Crear un documento nuevo, editar, duplicar, enviar por correo, la firma del cliente, compartir como página web y añadir un recargo por mora manual son funciones Pro.

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