Guía de usuario

El editor de facturas: del formulario en blanco al PDF terminado

Crea una factura completa en Invoice Flow: elige cliente y fechas, añade líneas de mano de obra y materiales con impuestos, aplica un descuento y firma.

Actualizado: 2026-09-09

El editor de facturas es la pantalla en la que pasarás la mayor parte del tiempo. Cada factura y cada presupuesto de Invoice Flow se crea y se modifica aquí: a quién se factura, qué se entregó, cuánto cuesta, qué impuesto se aplica y qué debe ver el cliente impreso al final de la página. Esta guía recorre el editor desde la parte superior del formulario hasta el PDF terminado, con un ejemplo real: Ashworth Electrical Services, en Leeds, factura a unos propietarios la reinstalación eléctrica de una cocina, con dieciséis horas de mano de obra, cable, enchufes y un certificado, todo en un mismo documento.

Qué ves en la pantalla

Abre la pestaña Documentos (Documents), toca el botón Nuevo (New) y elige Factura (Invoice) en la hoja Elige el tipo de documento (Choose document type). El editor se abre con el título Nueva factura (New Invoice) y una acción Guardar borrador (Save Draft) en la barra superior. Al abrir un borrador existente desde su pantalla de detalle aparece el mismo formulario titulado Editar factura (Edit Invoice).

El formulario es una única página larga con desplazamiento. De arriba abajo encontrarás:

Perfil de empresa (Business Profile) con el perfil que figurará como remitente. Si tienes más de un perfil, esta tarjeta abre un cuadro de diálogo Seleccionar perfil (Select profile); con un solo perfil es de solo lectura. El pequeño icono de cierre (Ocultar de esta factura, Hide from this invoice) solo oculta la tarjeta mientras trabajas; el perfil sigue adjunto.
Número de factura (Invoice Number), ya generado a partir de tu serie de numeración. Tócalo para escribir tu propio número.
Cliente (Client), que muestra Seleccionar cliente (Select client) hasta que eliges a alguien.
Proyectos (Projects), que muestra No especificado (Not specified) salvo que vincules el documento a un proyecto.
Dos casillas de fecha, Emitida (Issued) y Vencimiento (Due).
Moneda de la factura (Invoice Currency), rellenada previamente a partir de la serie o del perfil.
La sección Líneas de factura (Line Items) con fichas para añadir, fichas de preajustes de impuestos (una vez seleccionado un cliente con país conocido) y una tarjeta por línea.
Descuento (Discount), Early-payment discount (descuento por pronto pago) y la tarjeta de totales.
Idioma de la factura (Invoice Language), Fotos adjuntas (Photo Attachments), Firma (Signature), Opciones de pago (Payment Options) y Seleccionar plantilla (Select Template).
Notas (Notes), Condiciones de pago (Payment Terms), después listas de casillas con los datos del perfil que se imprimirán y, por último, el botón de ancho completo Guardar (Save) (Guardar cambios, Save Changes, al editar).

Una factura recién creada ya lleva el perfil, el siguiente número, la fecha de hoy, un vencimiento a 30 días y la moneda del perfil.

Cómo preparar el encabezado: cliente, número, fechas y moneda

Toca la tarjeta Cliente y elige al cliente en el cuadro de diálogo Seleccionar cliente. Si es alguien nuevo, usa la fila Añadir nuevo cliente (Add New Client) al final de ese mismo cuadro; se abre el formulario de cliente y después vuelves a la factura.
Comprueba la tarjeta Número de factura. El número se genera a partir de la serie de numeración de tu perfil (para Ashworth, ASH-2026-0118). Si necesitas otro número, toca la tarjeta, escribe el nuevo valor en el cuadro Número de factura y pulsa Guardar. Aparecerá entonces un icono de reinicio (Restablecer a auto, Reset to auto) para volver a la numeración automática.
Toca Emitida para cambiar la fecha de emisión y Vencimiento para fijar el plazo de pago. Ambas abren un calendario.
Toca Moneda de la factura solo si la factura debe ir en una moneda distinta a la predeterminada de tu perfil. Los precios de línea que escribas después estarán en esa moneda.
Opcionalmente, toca Proyectos y elige un proyecto para que la factura cuente en los totales de ese proyecto.

Si tu perfil tiene más de una serie de numeración del mismo tipo, aparece una tarjeta adicional Series de facturación (Invoice Series) sobre el número para que elijas de qué serie tirar. La serie no se puede cambiar una vez que el documento existe; en su lugar habría que crear uno nuevo.

Cómo añadir mano de obra y materiales como líneas

Cada línea tiene una descripción (Elemento, Item), una cantidad (Cant., Qty), un precio unitario (Precio, Price) y un tipo impositivo (%). Hay cuatro formas de crear una línea, una por cada ficha bajo el encabezado Líneas de factura:

Ficha	Qué hace
Producto / Servicio	Abre Añadir desde guardados con tu biblioteca de productos y tarifas. Al elegir una fila se copian su nombre, unidad, precio y tipo impositivo predeterminado.
Tiempo	Abre Añadir registros de tiempo con las sesiones detenidas y aún no facturadas del cliente seleccionado. Cada entrada marcada se convierte en una línea con las horas como cantidad y la tarifa horaria de la entrada como precio.
Gastos	Abre Añadir gastos con los gastos facturables y aún no facturados del cliente. Cada uno se convierte en una línea con cantidad 1 y el importe del gasto como precio.
Personalizado	Añade una tarjeta vacía que rellenas a mano.

Toca Producto / Servicio. El cuadro Añadir desde guardados lista cada elemento guardado con su precio en la moneda de la factura y su unidad (Pieza, Hora, Día, Proyecto o Servicio).
Toca Labour - qualified electrician. Aparece una nueva tarjeta al final de la lista, brevemente resaltada, y la página se desplaza hasta ella.
Cambia Cant. de 1 a las horas trabajadas, por ejemplo 16. El importe del encabezado de la tarjeta se actualiza al instante.
Repite con los materiales: rollos de cable, enchufes, el interruptor de la cocina, los RCBO. Para artículos que nunca guardaste, toca Personalizado (Custom) y escribe la descripción y el precio directamente, como hace Ashworth con «Waste removal and making good».
Si todavía no existe un producto guardado, usa la última fila del cuadro, Crear nuevo elemento (Create New Item), para guardarlo en la biblioteca y añadirlo de una vez.

Cuadro de diálogo Añadir desde guardados de la app Invoice Flow con las tarifas y los materiales guardados de un electricista, como Labour - qualified electrician a 42 libras por hora y Double socket, brushed steel a 14,20 libras por pieza — El cuadro de la biblioteca muestra cada elemento guardado con su precio y su unidad para que puedas añadirlo con un toque.

Sección Líneas de factura de la app Invoice Flow con fichas de Tax presets (GB) para VAT 20%, VAT 5% y VAT 0%, las cuatro fichas de añadir y tarjetas de línea para 16 horas de mano de obra y un rollo de cable, cada una con los campos Elemento, Cant., Precio y % — Las líneas de mano de obra llevan la insignia Tiempo porque su unidad son horas; las líneas de material de la biblioteca muestran Producto.

Cada tarjeta tiene un asa de arrastre a la izquierda, así que puedes reordenar las líneas manteniendo pulsada el asa; el orden que ves es el orden que se imprime en el PDF. El icono rojo de cierre elimina una línea. La insignia junto al número de línea (Producto, Servicio, Tiempo, Gasto o Proyecto) se deduce de la unidad y de los vínculos de la línea; no es algo que se defina a mano, y cambia si añades el mismo artículo desde otra fuente. La unidad en sí no se puede editar en la tarjeta: viene del producto guardado (o es «artículo» en las líneas personalizadas y «hora» en los registros de tiempo).

Cómo definir tipos impositivos y un descuento

Una vez seleccionado un cliente que tenga un país registrado, aparece sobre las fichas de añadir una fila Tax presets (GB):. Toca un preajuste como VAT 20% para escribir ese tipo en todas las líneas de golpe; un mensaje breve confirma «Applied 20% to all items».
Para poner un tipo distinto en una sola línea, escríbelo en el campo % de esa tarjeta, o toca el pequeño icono de ayuda que hay al lado para abrir la hoja Referencia de tipos impositivos (Tax Rate Reference), elige una categoría y pulsa Aplicar (Apply) sobre el tipo sugerido.
Desplázate hasta la tarjeta Descuento, escribe el valor y elige % para un porcentaje o el conmutador de moneda para un importe fijo. Ashworth da un 5% a los clientes habituales.
Lee la tarjeta de totales: Subtotal, el descuento mostrado como línea negativa, Impuesto (Tax) y el Total en negrita se recalculan a medida que escribes.

Hoja inferior Referencia de tipos impositivos de la app Invoice Flow con un aviso de que es solo orientativa, United Kingdom con GBP, un tipo de IVA sugerido del 20,0% con un botón Aplicar y fichas de categorías de producto — La hoja de referencia preselecciona el país del cliente y sugiere un tipo por categoría de producto; aplícalo a la línea con un toque.

Editor de facturas de la app Invoice Flow mostrando la última línea, una tarjeta Descuento fijada en 5,0 por ciento, el interruptor de descuento por pronto pago desactivado y una tarjeta de totales con subtotal 1.597,50, descuento -79,88, impuesto 303,52 y total 1.821,14 libras — El descuento se resta antes del impuesto, así que la línea de impuesto se calcula sobre la base reducida.

El icono del mazo junto a los preajustes abre una lista con la redacción legal de ese país (para el Reino Unido, la frase de inversión del sujeto pasivo) y añade la que elijas al campo Notas.

Cómo adjuntar fotos, firmar y elegir qué se imprime

La mitad inferior del formulario controla lo que el cliente ve alrededor de la tabla de líneas.

En Fotos adjuntas, toca Añadir foto (0/8) (Add Photo) y elige Cámara (Camera) o Galería (Gallery). Ashworth adjunta el albarán del mayorista y el certificado de instalación. Las miniaturas aparecen de cuatro en cuatro por fila; la cruz roja de una miniatura pregunta ¿Eliminar foto? (Delete photo?) antes de quitarla.
Toca Firma. La hoja Seleccionar firma (Select Signature) lista tus firmas guardadas y ofrece Dibujar nueva (Draw new), que abre un lienzo de dibujo. La firma elegida se muestra como una pequeña vista previa en la tarjeta y se imprime en el PDF como firma autorizada.
Toca Seleccionar plantilla para cambiar el diseño del PDF y la paleta de colores (Ashworth usa Contractor con la paleta carbón).
Escribe cualquier mensaje para el cliente en Notas, por ejemplo el alcance del trabajo y la fecha de las pruebas.
Rellena Condiciones de pago a mano, o toca el botón de lista (Desde guardados, From saved) que hay al lado para elegir entre Guardado en este perfil (Saved on this profile) y Plantillas integradas (Built-in presets).
Marca o desmarca las casillas de Identificadores fiscales en esta factura (Tax IDs on this invoice), Direcciones en esta factura (Addresses on this invoice) y Términos de pago guardados en esta factura (Saved payment terms on this invoice) para controlar qué datos del perfil se imprimen en este documento concreto.
Pulsa Guardar (o Guardar cambios). El editor se cierra y el documento aparece en la lista como borrador.

Editor de facturas de la app Invoice Flow con la tarjeta Fotos adjuntas con dos miniaturas de recibos y Añadir foto (2/8), la tarjeta Firma con una vista previa y el nombre T. Ashworth, las tarjetas Opciones de pago y Seleccionar plantilla y los campos Notas y Condiciones de pago — Los adjuntos y la firma se sitúan entre los totales y las notas; la tarjeta de plantilla muestra el diseño y la paleta actuales.

Parte inferior del editor de facturas de la app Invoice Flow con las casillas de identificador fiscal VAT y CRN sin marcar, una dirección de oficina marcada, una condición de pago guardada de transferencia bancaria marcada y el botón Guardar cambios — Solo se imprimen los datos del perfil marcados; las Condiciones de pago de texto libre de arriba siempre se incluyen.

Una vez guardada, abre el documento y usa la vista previa para ver el PDF generado. El encabezado, la tabla de líneas, las filas de descuento e impuesto, las notas, la firma y las fotos adjuntas proceden todos de lo que introdujiste en el editor.

PDF generado por la app Invoice Flow de la factura ASH-2026-0117 con la plantilla Contractor: encabezado Ashworth Electrical Services Ltd, bloque de facturación para Daniel y Sarah Whitfield, diez líneas de mano de obra y materiales con un 20% de impuesto, subtotal 1.597,50, descuento -79,88, impuesto 303,52 y total 1.821,14 libras, seguidos de las notas — Primera página de la factura terminada; la firma y las dos fotos adjuntas se imprimen en la segunda página.

Reglas y detalles

Guardar exige un cliente y al menos una línea. Pulsar Guardar sin cliente muestra «Selecciona un cliente»; sin líneas muestra «Añade al menos una línea». El campo Elemento de cada línea debe estar relleno; si no, se marca como Obligatorio (Required). Si no existe ningún perfil de empresa, el guardado se detiene con «Configurar perfil» (Set up profile).

Guardar requiere una prueba activa o una suscripción Pro. El editor vuelve a comprobar el acceso al guardar; si no hay ninguna de las dos activas, te lleva al muro de pago en lugar de guardar. Todo lo demás del editor funciona sin ello, pero no se almacena nada hasta que puedes guardar.

Una factura guardada es siempre un borrador. Edites lo que edites, el documento se vuelve a escribir con el estado borrador y con sus marcas de tiempo de envío y de pago borradas. Por eso los documentos enviados o pagados se abren en una vista de solo lectura (Modo de solo lectura, View-only mode, con la indicación «Esta factura se envió. Para hacer cambios, duplícala»), y lo que harías es duplicarlos para crear una copia corregida.

Valores por defecto de un documento nuevo: el perfil de empresa predeterminado y su serie predeterminada; la moneda de la serie, si no la primera moneda permitida, si no la moneda del perfil; fecha de emisión hoy; vencimiento 30 días después; condiciones de pago copiadas del perfil; el primer identificador fiscal marcado y todas las direcciones, teléfonos, correos y enlaces marcados; la condición de pago guardada predeterminada marcada; la plantilla Clean con la paleta Ocean salvo que la cambies.

Fechas: el calendario abarca de 2020 a 2100. Si mueves la fecha de emisión más allá del vencimiento actual, el vencimiento salta a la fecha de emisión más 30 días.

Numeración: los números son únicos dentro de un perfil. Si el número generado ya existe (por ejemplo tras una restauración), el editor incrementa la serie y lo reintenta, hasta diez veces. El contador de la serie solo avanza tras un guardado correcto, así que abandonar un formulario no quema un número. Un número escrito a mano se conserva hasta que tocas Restablecer a auto.

Aritmética: el importe de cada línea es cantidad por precio redondeado a dos decimales; el impuesto de la línea es importe por tipo. Un descuento porcentual se convierte en importe y un descuento mayor que el subtotal se limita al subtotal. El impuesto se escala después por la proporción entre el subtotal con descuento y el subtotal completo, de modo que el impuesto se cobra sobre lo que el cliente paga realmente. Si una cantidad no se puede interpretar, se toma como 1, y un precio como 0.

Las fichas de preajustes de impuestos aplican el tipo a todas las líneas existentes, no a las que añadas después; añade primero las líneas y luego toca la ficha, o define el tipo línea a línea.

Los registros de tiempo y los gastos añadidos con las fichas Tiempo y Gastos se marcan como facturados cuando se guarda por primera vez una factura nueva, y desaparecen de los selectores en facturas posteriores. Esta marca solo ocurre al crear, no al editar una factura existente. Los temporizadores en marcha y las entradas ya facturadas nunca aparecen.

Fotos: hasta ocho por documento. Se redimensionan a 1200 píxeles en el lado largo y se copian al almacenamiento propio de la app, así que borrar el original de la galería no afecta a la factura.

Descuento por pronto pago: este interruptor (solo en facturas) no cambia el total. Imprime una oferta del tipo «paga en 7 días y descuenta un 2%», usando el valor por defecto del perfil o del cliente, o los valores manuales que introduzcas tras activarlo.

Campos personalizados: el editor no tiene un formulario aparte de campos personalizados. Las referencias adicionales, como un número de pedido de compra o una referencia de trabajo, van en Notas o en una línea personalizada con precio cero.

Salir del formulario: volver atrás con cambios sin guardar muestra un cuadro de diálogo Cambios sin guardar (Unsaved Changes) con Quedarse (Stay) y Salir (Leave). La comprobación reacciona a las notas escritas, las condiciones, el descuento, el cliente, la serie, la moneda y las líneas añadidas; cambiar solo una fecha, una cantidad, un precio, una plantilla o la firma no la activa, así que guarda de forma deliberada.

Editar un documento conserva un historial: la primera vez que lo editas, la versión original se guarda como instantánea, y cada guardado posterior registra qué campos cambiaron. Guardar sin ningún cambio no registra nada.

Consejos

Guarda tus tarifas de mano de obra y los materiales habituales como productos con la unidad y el tipo impositivo correctos. Añadir una línea pasa a ser cuestión de dos toques y el IVA ya está bien; solo ajustas la cantidad.

Dale a los trabajos por horas la unidad «hora» en la biblioteca de productos. La línea muestra la insignia Tiempo y la cantidad del PDF se lee de forma natural como horas, sin necesidad del control de tiempo.

Toca el importe del encabezado de una tarjeta de línea para abrir el selector de moneda sin desplazarte de vuelta al principio del formulario. Va bien cuando te das cuenta a mitad de camino de que el trabajo debería facturarse en otra moneda.

Si el recibo de un proveedor o un certificado forman parte de la factura, adjúntalo como foto en vez de describirlo en las notas. Se imprime en su propia página después de la firma y se queda con el documento en las copias de seguridad.

Guías relacionadas

Clientes, categorías y grupos para configurar los clientes a los que facturas y su país, que es lo que activa las fichas de preajustes de impuestos.
Productos e inventario para la biblioteca que hay detrás del cuadro Añadir desde guardados.
Vista previa del PDF, compartir y el editor de PDF para lo que ocurre después de guardar: previsualizar, compartir y retocar el PDF.