Guía de usuario

Vista previa PDF, compartir, Ver como cliente y el editor PDF

Previsualiza una factura como PDF terminado, imprímela o compártela, marca un borrador como enviado, comprueba lo que ve el cliente y corrige palabras o propiedades en cualquier PDF importado.

Actualizado: 2026-09-09

Una vez escrita una factura, quedan tres preguntas: qué aspecto tiene la página terminada, cómo llega al cliente y qué ve realmente el cliente. Invoice Flow las responde con la pantalla Vista previa PDF (Preview PDF), que renderiza el documento tal como lo recibirá el destinatario y contiene las acciones de imprimir y compartir, y con Ver como cliente (View as client), un resumen sencillo de la misma factura desde el lado del destinatario. Una herramienta aparte, el Editor PDF (PDF Editor), abre cualquier PDF del teléfono, no solo facturas, y te permite reemplazar palabras sueltas, cambiar fuentes o modificar las propiedades incrustadas del archivo.

Esta guía sigue a Odette Harlow, de Harlow & Vane Interiors LLC, un estudio de interiorismo en Denver. Su factura HV-2026-031 cobra a Brennan Holdings el amueblado de un loft en Larimer Square, 11.250 dólares en total, de los que ya se ha pagado un anticipo de 4.000 dólares. Una segunda factura, aún en borrador, HV-2026-032, cubre un complemento opcional de arte y accesorios. En el editor PDF tiene un presupuesto de mobiliario de su proveedor, Maison Ferrand, cuya línea de estado debe cambiar de “Draft” a “Approved” antes de reenviarlo.

Qué ves en la pantalla

Abre cualquier factura desde la pestaña Documentos (Documents) y llegarás a su pantalla de detalle. El botón ancho fijado en la parte inferior, Vista previa PDF, abre la vista previa. El menú desplegable de la esquina superior derecha (tres puntos) de la misma pantalla de detalle contiene Ver como cliente, junto con acciones de estado como Marcar como pagada (Mark as paid) y Enviar al cliente (Email client).

La pantalla de vista previa se titula con el tipo y el número del documento, por ejemplo Factura HV-2026-031 (un presupuesto indica Presupuesto seguido de su número). Su barra superior tiene dos iconos, una impresora y una flecha de compartir, y solo para borradores un tercer menú desplegable con una única entrada, Compartir y marcar como enviada (Share & Mark as Sent). El cuerpo es la página renderizada sobre un fondo gris; pellizca para hacer zoom y desplázate por las páginas. La página que ves se genera de nuevo cada vez que se abre la pantalla, a partir de los datos actuales de la factura, la plantilla y la paleta elegidas para esa factura, tus ajustes de fuentes de documento y el idioma de la factura. Aquí no hay un botón separado de “guardar en archivo”: compartir es la forma en que un PDF sale de la app, y la hoja de compartir de Android incluye gestores de archivos y unidades en la nube como destinos.

El Editor PDF no está vinculado a las facturas. Está en la pestaña Herramientas (Tools) como una tarjeta con un icono PDF rojo y abre una lista de documentos importados. Cada documento es una tarjeta con su nombre, una etiqueta de estado (Importado (Imported), En edición (Editing) o Completado (Complete)), un menú de tres puntos con Editar PDF (Edit PDF), Renombrar (Rename), Compartir (Share) y Eliminar (Delete), y tres pequeñas miniaturas etiquetadas Original (marco azul), Resaltado (Highlighted, ámbar) y Final (verde). Las miniaturas ámbar y verde permanecen atenuadas con un icono PDF hasta que hayas aplicado al menos una edición. Un botón redondo + en la esquina importa un PDF nuevo.

Cómo imprimir o compartir una factura

1. Abre la factura y toca Vista previa PDF. Espera a que aparezca la página; los iconos de imprimir y compartir permanecen desactivados hasta que se genera el archivo.
2. Revisa la página. Si una línea, la dirección o la paleta no se ven bien, vuelve atrás, corrígelo y vuelve a abrir la vista previa; se regenera cada vez.
3. Para imprimir, toca el icono de la impresora. Se abre el cuadro de diálogo de impresión de Android con el PDF, donde eliges una impresora o "Guardar como PDF" si tu teléfono lo ofrece.
4. Para enviar, toca el icono de compartir. La app escribe el archivo como HV-2026-031.pdf y abre la hoja de compartir con el asunto Factura HV-2026-031 de Harlow & Vane Interiors LLC y un breve saludo ya rellenado en el cuerpo.
5. Elige el destino. Las apps de correo recogen el asunto y el cuerpo; los mensajeros muestran el cuerpo como texto del mensaje; un gestor de archivos o una unidad en la nube simplemente guardan el PDF.

Cómo compartir un borrador y marcarlo como enviado en un solo paso

Un borrador no tiene fecha de envío y no cuenta como pendiente. Cuando lo compartes desde la vista previa, la app puede cambiar el estado por ti.

1. Abre el borrador, en el caso de Odette HV-2026-032, y toca Vista previa PDF.
2. Toca el menú de tres puntos de la esquina superior derecha. Contiene una única entrada, Compartir y marcar como enviada; el menú solo existe mientras el documento es un borrador.
3. Tócala y completa la hoja de compartir como de costumbre.
4. Cuando la hoja de compartir se cierra, el estado cambia a Enviada (Sent) y aparece abajo el mensaje Factura marcada como enviada (Invoice marked as sent) (o Presupuesto marcado como enviado (Estimate marked as sent)). La factura ahora muestra una fecha de envío y su fecha de vencimiento empieza a contar para recordatorios y recargos por mora.

Cómo comprobar la factura desde el lado del cliente

Ver como cliente es una página de solo lectura dentro de la app. No crea ningún enlace ni envía nada; reformula la factura tal como la lee un destinatario, una última comprobación útil del importe pendiente tras pagos parciales.

1. En la pantalla de detalle de la factura, toca el menú de tres puntos y elige Ver como cliente.
2. Lee el banner verde Solo vista previa — no es un enlace real (Preview only — not a real shareable link); te recuerda que nada de aquí puede reenviarse.
3. Comprueba la línea de saludo. Nombra al cliente e indica el importe aún pendiente y la fecha de vencimiento, por ejemplo Tienes un pago de $7,250.00 con vencimiento el 16 sep 2026.
4. Comprueba la tarjeta de abajo: el número de factura, el total completo en letra grande y, cuando ya ha entrado dinero, Pagado hasta ahora (Paid so far) con el importe recibido.
5. Desplázate por Líneas de factura (Line Items), Notas (Notes) y Condiciones de pago (Payment Terms), y luego usa la flecha de retroceso para volver.

Fíjate en la diferencia con el PDF: las plantillas de factura imprimen el total de la factura y no enumeran los pagos ya recibidos, así que el anticipo de 4.000 dólares aparece en esta pantalla y en la sección de pagos de la pantalla de detalle, no en la página impresa.

Cómo corregir una palabra en un PDF importado

El editor PDF trabaja a nivel de palabra: tocas una palabra, escribes su sustituta y, al aplicar, la app pinta una caja blanca sobre el original y dibuja el texto nuevo en su lugar. Las palabras vecinas nunca se mueven, así que sirve para corregir una fecha, un estado, un nombre o un precio, no para reescribir párrafos.

1. Abre Herramientas, toca Editor PDF y toca +. El selector de archivos del sistema se abre filtrado a archivos PDF; el archivo elegido se copia en la app y se abre de inmediato en el editor.
2. Mira la barra bajo el título. Muestra el paginador 1 / 1, un contador de palabras como 78 palabras y una etiqueta roja No se encontró texto (No text found) si la página es un escaneo sin texto extraíble.
3. Toca la palabra que quieres cambiar. Cada palabra está bajo una caja translúcida; el icono del ojo de la barra superior oculta o muestra estas cajas.
4. En la barra de edición que se desliza hacia arriba, escribe el reemplazo en el campo con la pista Texto nuevo... (New text...). Observa la etiqueta de porcentaje de la derecha: compara el ancho del texto nuevo con la caja original y se vuelve roja cuando el reemplazo es más ancho que el espacio disponible.
5. Ajusta si es necesario: Tamaño: (Size:) cambia la fuente en pasos de 4 a 72 pt, Espaciado: (Spacing:) aprieta o afloja las letras en pasos de 0,5, Color: ofrece siete colores de texto, Fondo: (BG:) siete rellenos claros para la caja de tapado, y Estilo: (Style:) alterna negrita, cursiva, subrayado y tachado.
6. Toca el icono de verificación (Reemplazar, Replace). La etiqueta del contador ahora indica 1 cambio(s) pendiente(s) y aparece un botón Aplicar cambios (Apply Edits) en la barra superior. Repite para otras palabras; el icono de deshacer (Revertir, Revert) restaura una sola palabra, la entrada de menú Borrar todos los cambios (Clear all edits) los descarta todos.
7. Toca Aplicar cambios. Tras el mensaje Cambios aplicados correctamente (Edits applied successfully), el estado del documento pasa a Completado y sus miniaturas Resaltado y Final se activan.

En esta captura, la página detrás de las cajas de palabras no se ha renderizado: el editor la dibuja con un renderizador PDF nativo que nuestro sistema de capturas no puede ejecutar, así que solo se ve el indicador de carga. En un teléfono, la página del presupuesto es visible bajo las cajas. La página de abajo es el archivo Final real que el editor escribió para este presupuesto.

Cómo cambiar la fuente de un reemplazo

La primera línea de la barra de edición indica la fuente original (por ejemplo PDF: Helvetica 11pt); la segunda nombra la fuente que se usa realmente para el texto nuevo. Una marca verde significa que está lista en el teléfono; una advertencia naranja con “(recomendada)” significa que la app asignó la original a una fuente de Google que aún necesita descargar, con un pequeño botón de descarga al lado.

1. Con una palabra seleccionada, toca el icono de intercambio en el extremo derecho de la línea de fuente (Cambiar fuente (Change font) o Elegir otra (Choose other)).
2. En la hoja Elegir fuente (Choose Font), elige entre tres grupos: Original conserva el nombre de la fuente propia del PDF, Fuentes PDF estándar (Standard PDF Fonts) ofrece Helvetica, Times-Roman y Courier, que están integradas en todos los lectores PDF y no necesitan descarga, y Google Fonts (descarga al usar) (Google Fonts (download on use)) enumera Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter y otras. Una marca verde señala las fuentes ya almacenadas en caché.
3. Toca una fuente. Una fuente de Google que aún no está en caché se descarga primero (Descargando Roboto...), lo que requiere conexión a internet; una vez hecho, se aplica a la palabra seleccionada.
4. Confirma el reemplazo con el icono de verificación como antes y aplica.

Cómo editar las propiedades del PDF

Todo PDF lleva propiedades incrustadas (título, autor, asunto, palabras clave, creador, productor) que los clientes de correo y los gestores de archivos muestran en lugar del nombre del archivo.

1. Abre el documento en el editor y elige Metadatos (Metadata) en el menú de tres puntos, o ábrelo en el visor tocando una miniatura y toca el icono de información.
2. La pantalla Metadatos muestra seis campos rellenados desde el archivo: Título (Title), Autor (Author), Asunto (Subject), Palabras clave (Keywords), Creador (Creator) y Productor (Producer). El presupuesto de Odette llegó con título, autor, asunto y creador establecidos por el proveedor.
3. Cambia lo que necesites, por ejemplo añade quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 a Palabras clave.
4. Toca Guardar (Save). Tras Metadatos guardados (Metadata saved) la pantalla se cierra; los valores se escriben en el archivo Final.

Reglas y detalles

Vista previa y compartir

• La vista previa se regenera en cada apertura a partir de la factura actual, su plantilla, su paleta, su plantilla personalizada si la hay, tus fuentes de documento y el idioma de la factura. Las fotos adjuntas a la factura se dibujan como pequeñas miniaturas en una sección de la página.
• Imprimir y compartir requieren acceso completo (prueba o suscripción activa); sin él, abren la pantalla de suscripción. La vista previa en sí no está restringida.
• Compartir rellena el asunto Factura {número} de {empresa} y un cuerpo del tipo “Hola {cliente}, Adjunto la factura {número} de {empresa}. ¡Gracias!”. La app receptora decide si los usa.
• Compartir y marcar como enviada primero comparte y luego establece el estado en Enviada. Solo se ofrece para borradores; los documentos enviados, pagados o vencidos muestran únicamente los dos iconos.
• Las plantillas PDF imprimen el total de la factura. Los importes ya recibidos aparecen en la pantalla de detalle y en Ver como cliente, no en la página.

Ver como cliente

• Sin conexión y de solo lectura; no se sube nada y no existe ningún enlace. El importe principal es el saldo restante, el número grande es el total completo y Pagado hasta ahora aparece solo cuando hay un pago registrado. Notas y Condiciones de pago se muestran solo cuando la factura las tiene.

Editor PDF

• Las ediciones son solo reemplazos de palabras. Las imágenes, logotipos, gráficos y páginas escaneadas no se pueden editar; un escaneo muestra No se encontró texto. No hay herramientas de dibujo, anotación, firma ni de página.
• Aplicar produce dos archivos: Resaltado, con una caja alrededor de cada cambio para tu revisión, y Final, la copia limpia para enviar.
• Volver a abrir un documento completado restaura los reemplazos anteriores haciendo coincidir página, palabra y posición, así que puedes seguir corrigiendo el mismo archivo.
• El tamaño de fuente puede ajustarse entre 4 y 72 pt; el espaciado entre letras se mueve en pasos de 0,5 en cualquier dirección; cada uno de ellos tiene un enlace Restablecer (Reset) una vez modificado.
• Las fuentes de Google se descargan en el primer uso y se guardan en caché en el almacenamiento de la app. Sin conexión, elige una fuente integrada, o la app recurrirá a Helvetica.
• Los metadatos se leen del archivo original a menos que hayas guardado valores antes, en cuyo caso se muestran tus valores guardados. Guardar escribe en el archivo Final (creándolo a partir del original si no existe). Los campos vacíos se omiten, así que no puedes dejar en blanco una propiedad que el archivo ya contiene.
• Eliminar pide confirmación y no se puede deshacer.

Consejos

Guías relacionadas

• El editor de facturas: de dónde salen las líneas, la plantilla y el idioma de la página previsualizada.
• Enviar facturas por correo electrónico: el flujo de correo dentro de la app con plantillas, una alternativa a la hoja de compartir.
• Pagos e importe pendiente: registrar el anticipo que Ver como cliente muestra como “Pagado hasta ahora”.
• Plantillas PDF, paletas y fuentes: cambiar el aspecto de la página previsualizada.