Посібник

Перегляд PDF, надсилання, «Подивитися як клієнт» і редактор PDF

Переглядайте рахунок як готовий PDF, друкуйте чи діліться ним, позначайте чернетку як надіслану, перевіряйте, що бачить клієнт, і виправляйте слова чи властивості в будь-якому імпортованому PDF.

Оновлено: 2026-09-09

Коли рахунок написано, залишаються три запитання: як виглядає готова сторінка, як вона потрапить до клієнта і що клієнт насправді побачить. Invoice Flow відповідає на них екраном Перегляд PDF (Preview PDF), який рендерить документ таким, яким його отримає адресат, і містить дії друку та надсилання, а також функцією Подивитися як клієнт (View as client) — простим підсумком того самого рахунка з боку отримувача. Окремий інструмент, Редактор PDF (PDF Editor), відкриває будь-який PDF на телефоні, не лише рахунки, і дозволяє замінювати окремі слова, змінювати шрифти або редагувати вбудовані властивості файлу.

У цьому посібнику ми стежимо за Odette Harlow із Harlow & Vane Interiors LLC, студії дизайну інтер’єрів у Денвері. Її рахунок HV-2026-031 виставлено Brennan Holdings за меблювання лофта на Larimer Square, загалом 11 250 доларів, з яких завдаток у 4 000 доларів уже сплачено. Другий рахунок, поки ще чернетка HV-2026-032, охоплює необов’язковий додаток із мистецтва та аксесуарів. У редакторі PDF у неї є комерційна пропозиція на меблі від постачальника Maison Ferrand, у якій рядок статусу треба змінити з «Draft» на «Approved», перш ніж пересилати далі.

Що ви бачите на екрані

Відкрийте будь-який рахунок із вкладки Документи (Documents), і ви потрапите на екран його деталей. Широка кнопка, закріплена внизу, Перегляд PDF, відкриває попередній перегляд. Додаткове меню у верхньому правому куті (три крапки) того самого екрана містить Подивитися як клієнт разом із діями зі статусом, такими як Позначити як оплачено (Mark as paid) і Надіслати клієнту (Email client).

Екран деталей рахунка HV-2026-031 у застосунку Invoice Flow з відкритим додатковим меню: «Позначити як оплачено», «Повернути в чернетку», «Скасувати рахунок», «Додати пеню», «Журнал змін», «Закріпити у списку», «Закріпити на головній», «Надіслати клієнту», Client sign-off, Share as web page, «Подивитися як клієнт», «Дублювати» та «Видалити», з кнопкою «Перегляд PDF» внизу — Обидві точки входу розташовані на екрані деталей рахунка: кнопка «Перегляд PDF» і пункт меню «Подивитися як клієнт».

Заголовок екрана перегляду містить тип і номер документа, наприклад Рахунок HV-2026-031 (для кошторису це Кошторис із його номером). У верхній панелі два значки, принтер і стрілка «поділитися», а лише для чернеток — третє додаткове меню з єдиним пунктом Поділитися та позначити як надісланий (Share & Mark as Sent). Основна частина — це відрендерена сторінка на сірому тлі; зводьте пальці для масштабування й прокручуйте сторінки. Сторінка, яку ви бачите, генерується заново щоразу, коли відкривається екран, із поточних даних рахунка, шаблону та палітри, вибраних для цього рахунка, ваших налаштувань шрифтів документів і мови рахунка. Окремої кнопки «зберегти у файл» тут немає: надсилання — це спосіб, яким PDF залишає застосунок, а панель «поділитися» Android містить файлові менеджери та хмарні диски як адресатів.

Екран «Перегляд PDF» у застосунку Invoice Flow із заголовком Invoice HV-2026-031, значками друку та надсилання, що показує відрендерену сторінку в шаблоні Elegant із блоком відправника Harlow & Vane Interiors, Cassidy Brennan у полі Bill To, шістьма позиціями та підсумком 11,250.00 доларів — Перегляд показує сторінку такою, якою її отримає клієнт, тут у шаблоні Elegant у пісочній палітрі.

Редактор PDF не прив’язаний до рахунків. Він розташований на вкладці Інструменти (Tools) як картка з червоним значком PDF і відкриває список імпортованих документів. Кожен документ — це картка з назвою, значком статусу (Imported, Editing або Complete), меню з трьома крапками з пунктами Редагувати PDF (Edit PDF), Перейменувати (Rename), Поділитися (Share) і Видалити (Delete) та трьома маленькими мініатюрами з підписами Оригінал (Original, синя рамка), Виділено (Highlighted, бурштинова) і Кінцевий (Final, зелена). Бурштинова та зелена мініатюри залишаються сірими зі значком PDF, доки ви не застосуєте хоча б одну зміну. Кругла кнопка + у куті імпортує новий PDF.

Як надрукувати рахунок або поділитися ним

Відкрийте рахунок і торкніться Перегляд PDF. Дочекайтеся появи сторінки; значки друку та надсилання недоступні, доки файл не згенеровано.
Перевірте сторінку. Якщо позиція, адреса або палітра виглядають неправильно, поверніться, виправте й знову відкрийте перегляд; він генерується заново щоразу.
Щоб надрукувати, торкніться значка принтера. Відкриється діалог друку Android із PDF, де ви вибираєте принтер або «Зберегти як PDF», якщо телефон це пропонує.
Щоб надіслати, торкніться значка «поділитися». Застосунок записує файл як HV-2026-031.pdf і відкриває панель «поділитися» з темою Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC та коротким привітанням у тілі листа, уже заповненими.
Виберіть адресата. Поштові застосунки підхоплюють тему й тіло; месенджери показують тіло як текст повідомлення; файловий менеджер або хмарний диск просто зберігає PDF.

Як поділитися чернеткою і позначити її як надіслану за один крок

Чернетка не має дати надсилання й не враховується як сума до оплати. Коли ви ділитеся нею з перегляду, застосунок може змінити статус за вас.

Відкрийте чернетку, у випадку Odette це HV-2026-032, і торкніться Перегляд PDF.
Торкніться меню з трьома крапками у верхньому правому куті. Воно містить один пункт, Поділитися та позначити як надісланий; меню існує лише доти, доки документ є чернеткою.
Торкніться його й завершіть панель «поділитися» як завжди.
Коли панель «поділитися» закривається, статус змінюється на Надіслано (Sent), а внизу з'являється повідомлення Рахунок позначено як надісланий (Invoice marked as sent) (або Кошторис позначено як надіслано (Estimate marked as sent)). Тепер рахунок має дату надсилання, а його строк оплати починає впливати на нагадування та пеню.

Екран «Перегляд PDF» чернетки рахунка HV-2026-032 у застосунку Invoice Flow з відкритим додатковим меню, у якому єдиний пункт Share & Mark as Sent, над відрендереною сторінкою з двома позиціями на загальну суму 1,240.00 доларів — Це меню отримують лише чернетки; звичайний значок «поділитися» поруч не змінює статус.

Статус змінюється після повернення з панелі «поділитися», незалежно від того, чи ви щось насправді надіслали. Якщо ви відкрили панель і вийшли з неї, перевірте статус на екрані деталей і за потреби скористайтеся Повернути в чернетку (Revert to draft).

Як перевірити рахунок з боку клієнта

Подивитися як клієнт — це сторінка лише для читання всередині застосунку. Вона не створює посилання й нічого не надсилає; вона повторює рахунок так, як його читає отримувач, і це корисна остання перевірка суми до сплати після часткових платежів.

На екрані деталей рахунка торкніться меню з трьома крапками й виберіть Подивитися як клієнт.
Прочитайте зелений банер Лише попередній перегляд — не публічне посилання (Preview only — not a real shareable link); він нагадує, що звідси нічого не можна переслати.
Перевірте рядок привітання. Він називає клієнта й зазначає суму, яку ще належить сплатити, і строк, наприклад You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
Перевірте картку нижче: номер рахунка, повний підсумок великим шрифтом і, коли гроші вже надійшли, Уже сплачено (Paid so far) з отриманою сумою.
Прокрутіть Позиції (Line Items), Нотатки (Notes) і Умови оплати (Payment Terms), а потім поверніться стрілкою назад.

Екран «Подивитися як клієнт» у застосунку Invoice Flow з банером Preview only — not a real shareable link, відправником Harlow & Vane Interiors LLC, привітанням Hi Cassidy Brennan, реченням You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026, карткою з HV-2026-031, $11,250.00 і Paid so far: $4,000.00 та позиціями нижче — Головне речення використовує залишок, тоді як картка показує повний підсумок і вже сплачену суму.

Зверніть увагу на відмінність від PDF: шаблони рахунків друкують підсумок рахунка й не перелічують уже отримані платежі, тож завдаток у 4 000 доларів з’являється на цьому екрані та в розділі платежів екрана деталей, але не на надрукованій сторінці.

Як виправити слово в імпортованому PDF

Редактор PDF працює на рівні слів: ви торкаєтеся слова, вводите заміну, і при застосуванні застосунок малює білий прямокутник поверх оригіналу й пише на його місці новий текст. Сусідні слова ніколи не зсуваються, тож він підходить для виправлення дати, статусу, імені або ціни, а не для переписування абзаців.

Відкрийте Інструменти, торкніться Редактор PDF і торкніться +. Відкриється системний вибір файлів із фільтром за PDF; вибраний файл копіюється в застосунок і одразу відкривається в редакторі.
Погляньте на панель під заголовком. Вона показує перемикач сторінок 1 / 1, лічильник слів, наприклад 78 words, і червоний значок Текст не знайдено (No text found), якщо сторінка є сканом без тексту, який можна витягти.
Торкніться слова, яке хочете змінити. Кожне слово лежить під напівпрозорим прямокутником; значок ока у верхній панелі приховує або показує ці прямокутники.
У панелі редагування, що висувається знизу, введіть заміну в поле з підказкою Новий текст... (New text...). Стежте за значком із відсотком праворуч: він порівнює ширину нового тексту з оригінальним прямокутником і стає червоним, коли заміна ширша за наявне місце.
За потреби підлаштуйте: Size: змінює шрифт кроками від 4 до 72 pt, Spacing: стискає або розріджує літери кроками по 0,5, Color: пропонує сім кольорів тексту, BG: — сім світлих заливок для прямокутника-замальовки, а Style: перемикає жирний, курсив, підкреслення та закреслення.
Торкніться значка галочки (Замінити (Replace)). Значок-лічильник тепер показує Очікують 1 змін(и) (1 edit(s) pending), а у верхній панелі з'являється кнопка Застосувати зміни (Apply Edits). Повторіть для інших слів; значок скасування (Повернути (Revert)) відновлює одне слово, пункт меню Clear all edits відкидає всі.
Торкніться Застосувати зміни. Після повідомлення Зміни успішно застосовано (Edits applied successfully) статус документа стає Complete, а його мініатюри Виділено та Кінцевий стають активними.

Редактор PDF у застосунку Invoice Flow для пропозиції Maison Ferrand: панель сторінки показує 1 / 1, 78 words і 1 edit(s) pending, напівпрозорі прямокутники слів над сторінкою, слово Approved виділено червоною рамкою, а панель редагування показує PDF: Helvetica 11pt, Roboto із зеленою галочкою, Size 11pt, Spacing 0.0, зразки кольору та BG, текстове поле зі словом Approved і перемикачі стилю з червоним значком 229% — Слово «Draft» замінено на «Approved»; червоний значок 229% попереджає, що нове слово набагато ширше за оригінальний прямокутник.

На цьому знімку екрана сторінка за прямокутниками слів не відрендерилася: редактор малює її рідним рендерером PDF, який наш інструмент для знімків не може запустити, тож видно лише індикатор завантаження. На телефоні сторінка пропозиції видима під прямокутниками. Сторінка нижче — це справжній файл Кінцевий, який редактор записав для цієї пропозиції.

Кінцевий PDF, записаний редактором PDF застосунку Invoice Flow: пропозиція на меблі Q-4471 від Maison Ferrand для Harlow & Vane Interiors з рядком Status: Approved, чотирма позиціями меблів і підсумком 6,660.00 USD — Кінцевий PDF: рядок статусу тепер містить «Approved», усі інші слова не змінені.

Як змінити шрифт заміни

Перший рядок панелі редагування повідомляє оригінальний шрифт (наприклад PDF: Helvetica 11pt); другий називає шрифт, який насправді використано для нового тексту. Зелена галочка означає, що він готовий на телефоні; помаранчеве попередження з «(recommended)» означає, що застосунок зіставив оригінал зі шрифтом Google, який ще потрібно завантажити, з маленькою кнопкою завантаження поруч.

Виділивши слово, торкніться значка заміни в правому кінці рядка шрифту (Змінити шрифт (Change font) або Вибрати інший (Choose other)).
На панелі Choose Font виберіть з трьох груп: Original зберігає власну назву шрифту PDF, Standard PDF Fonts пропонує Helvetica, Times-Roman і Courier, які вбудовані в кожен переглядач PDF і не потребують завантаження, а Google Fonts (download on use) перелічує Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter та інші. Зелена галочка позначає вже кешовані шрифти.
Торкніться шрифту. Ще не кешований шрифт Google спочатку завантажується (Downloading Roboto...), для чого потрібне з'єднання з інтернетом; після завершення він застосовується до виділеного слова.
Підтвердьте заміну значком галочки, як і раніше, і застосуйте.

Нижня панель Choose Font редактора PDF у застосунку Invoice Flow з пунктами Helvetica Original, Standard PDF Fonts Helvetica, Times-Roman і Courier з позначкою Built-in та групою Google Fonts (download on use), що починається з Roboto (виділено, зелена галочка) і Open Sans — Вбудовані шрифти відображаються скрізь без завантажень; шрифти Google завантажуються один раз і кешуються на телефоні.

Як редагувати властивості PDF

Кожен PDF містить вбудовані властивості (заголовок, автор, тема, ключові слова, творець, виробник), які поштові клієнти та файлові менеджери показують замість назви файлу.

Відкрийте документ у редакторі й виберіть Метадані (Metadata) у меню з трьома крапками або відкрийте його в переглядачі дотиком до мініатюри й торкніться значка інформації.
Екран Метадані показує шість полів, заповнених із файлу: Заголовок (Title), Автор (Author), Тема (Subject), Ключові слова (Keywords), Створив (Creator) і Виробник (Producer). Пропозиція Odette надійшла із заголовком, автором, темою та творцем, заданими постачальником.
Змініть потрібне, наприклад додайте quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 у Ключові слова.
Торкніться Зберегти (Save). Після Метадані збережено (Metadata saved) екран закривається; значення записуються у файл Кінцевий.

Екран «Метадані» у застосунку Invoice Flow для пропозиції Maison Ferrand: заголовок Quotation Q-4471 - Larimer Square loft, автор Maison Ferrand Furniture, тема Furniture quotation for Harlow & Vane, ключові слова, що закінчуються на Larimer Square, unit 1402, творець Maison Ferrand order desk, порожнє поле виробника та кнопка «Зберегти» — Поля заповнюються з файлу; якщо залишити поле порожнім, зберігається те, що файл уже містив.

Правила та подробиці

Перегляд і надсилання

Перегляд генерується заново при кожному відкритті з поточного рахунка, його шаблону, палітри, власного шаблону, якщо він є, ваших шрифтів документів і мови рахунка. Фото, прикріплені до рахунка, малюються маленькими мініатюрами в окремому розділі сторінки.
Друк і надсилання потребують повного доступу (активний пробний період або підписка); без нього вони відкривають екран підписки. Сам перегляд не обмежений.
Надсилання заповнює тему Invoice {number} from {company} і тіло виду «Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!». Застосунок-отримувач вирішує, чи використовувати їх.
Поділитися та позначити як надісланий спочатку ділиться, а потім встановлює статус «Надіслано». Пропонується лише для чернеток; надіслані, оплачені або прострочені документи показують лише два значки.
PDF-шаблони друкують підсумок рахунка. Уже отримані суми з’являються на екрані деталей і в «Подивитися як клієнт», а не на сторінці.

Подивитися як клієнт

Офлайн і лише для читання; нічого не вивантажується, посилання не існує. Сума в заголовку — це залишок, велике число — повний підсумок, а Уже сплачено з’являється лише тоді, коли платіж записано. Нотатки й умови оплати показуються лише тоді, коли рахунок їх має.

Редактор PDF

Дія	Потребує повного доступу	Результат
Імпорт PDF (кнопка +)	Так	Копія зберігається в застосунку, статус Imported
Відкриття редактора, заміна слів, застосування	Ні	Файли «Виділено» та «Кінцевий», статус Complete
Редагування метаданих	Ні	Значення записуються у файл «Кінцевий»
Надсилання зі списку або переглядача	Так	Надсилає файл «Кінцевий» або оригінал, якщо змін немає

Зміни — це лише заміни слів. Зображення, логотипи, графіку та скановані сторінки редагувати не можна; скан показує Текст не знайдено. Інструментів малювання, анотацій, підпису чи роботи зі сторінками немає.
Застосування створює два файли: Виділено, з рамкою навколо кожної зміни для вашої перевірки, і Кінцевий, чисту копію для надсилання.
Повторне відкриття завершеного документа відновлює раніші заміни за збігом сторінки, слова та позиції, тож ви можете й далі виправляти той самий файл.
Розмір шрифту змінюється кроками від 4 до 72 pt; міжлітерний інтервал змінюється кроками по 0,5 в обидва боки; кожен із цих параметрів має посилання Скинути (Reset) після зміни.
Шрифти Google завантажуються при першому використанні й кешуються у сховищі застосунку. Без з’єднання виберіть вбудований шрифт, інакше застосунок повернеться до Helvetica.
Метадані читаються з оригінального файлу, якщо ви раніше не зберігали значення; у такому разі показуються ваші збережені значення. Збереження записує у файл «Кінцевий» (створюючи його з оригіналу, якщо його немає). Порожні поля пропускаються, тож ви не можете стерти властивість, яку файл уже містить.
Видалити просить підтвердження, і цю дію не можна скасувати.

Поради

Відкривайте перегляд перед кожним надсиланням, а не лише першого разу. Оскільки сторінка будується з актуальних даних, кількість, яку ви змінили хвилину тому, уже на ній; застаріла копія в папці «надіслані» вашого поштового застосунку — ні.

Коли слово-заміна робить значок відсотка червоним, спробуйте кнопку мінус у Spacing або розмір на один пункт менший, перш ніж зменшувати далі. Helvetica та Roboto мають схожу ширину, тож зміна шрифту сама по собі рідко усуває переповнення.

Використовуйте файл «Виділено», щоб перевірити власну роботу, і файл «Кінцевий» для надсилання. Торкніться бурштинової мініатюри, щоб відкрити його в переглядачі, де можна збільшити кожну обведену зміну; зелена мініатюра відкриває чисту копію.

Пов’язані посібники

Редактор рахунків: звідки беруться позиції, шаблон і мова на сторінці перегляду.
Надсилання рахунків електронною поштою: поштовий процес у застосунку з шаблонами, альтернатива панелі «поділитися».
Платежі та сума до сплати: запис завдатку, який «Подивитися як клієнт» показує як «Уже сплачено».
PDF-шаблони, палітри та шрифти: зміна вигляду сторінки перегляду.