Посібник

Договори та видаткові накладні

Тримайте договори постачання з їхніми датами, статусом і прив'язаними рахунками в одному місці й фіксуйте кожне відвантаження як накладну, що проходить шлях від чернетки до доставлено.

Оновлено: 2026-09-09

Рахунки кажуть, скільки клієнт винен. Два інші документи пояснюють, чому і чи справді товар прибув: договір, який встановив умови, і накладна, що поїхала з фургоном. Invoice Flow зберігає обидва як супровідні документи поруч із вашими рахунками. Договір належить одному клієнту, має дату початку та закінчення, статус і повний текст, і може бути прив’язаний до будь-якої кількості рахунків. Накладна належить рівно одному рахунку і фіксує, що відвантажено, ким, з яким номером відстеження і на якому етапі перебуває відправлення.

Жоден із них не є друкованим документом. Застосунок зберігає та відстежує договори й накладні для ваших власних записів, але ні для одного з них немає перегляду PDF чи дії поширення; у PDF рендеряться лише рахунки та кошториси. Якщо кафе просить підписану копію угоди, це все ще відбувається поза застосунком.

Приклади стежать за Кірстен Лунд (Kirsten Lund), яка керує Lund Hearth Bakery, оптовою пекарнею в Лідсі, що випікає вночі та розвозить кафе двічі на тиждень. З кожним постійним клієнтом у неї річний договір постачання, і на кожен розвіз вона виставляє один рахунок у фунтах. Кожен розвіз супроводжує накладна, щоб зниклий лоток круасанів можна було відстежити до дати й водія.

Що ви бачите на екрані

Обидві функції розташовані у вкладці Інструменти (Tools) нижньої навігації, у розділі Документи (Documents): картка Договори (Contracts) відкриває список договорів, а картка Накладні (Delivery Notes) відкриває список накладних. У договорів є і друге місце: вкладка Рахунки (Documents) має тристоронній перемикач Рахунки (Invoices), Кошториси (Estimates) і Договори (Contracts), а кнопка Новий (New) там пропонує Договори у своїй панелі Виберіть тип документа (Choose document type). Накладні взагалі не є частиною вкладки «Документи»; до них ви потрапляєте через Інструменти або з рахунку, який уже їх має.

Екран Договори має ряд чипів — Усі (All), Чернетка (Draft), Надіслано (Sent), Підписано (Signed) і Термін минув (Expired) — та картку на кожен договір. Кожна картка має кольорову смужку ліворуч, назву, значок статусу, ім’я клієнта, період у вигляді початок → кінець і жирну примітку про залишок терміну: Залишилося 19 дн. (19 days left) для чинного договору або Закінчився 14 дн. тому (Expired 14 days ago) червоним для завершеного. Договір, який закінчується протягом наступних 30 днів, отримує бурштиновий значок Скоро (Soon) поруч зі статусом.

Дотик до картки піднімає панель деталей. Довге натискання відкриває коротке меню дій. Змахування картки справа наліво пропонує її видалити. Кнопка + у куті відкриває редактор.

Екран Видаткові накладні простіший: чипи Усі, Чернетка, Відправлено (Dispatched) і Доставлено (Delivered), а далі один рядок на накладну. Кожен рядок починається з триточкового індикатора (сірий, помаранчевий, зелений), який показує, як далеко просунулося відправлення, потім номер накладної жирним, Рахунок: (Invoice:) і номер рахунку, дата доставки праворуч і, якщо задано, піктограма вантажівки з перевізником і номером відстеження. Сторінки деталей немає; дотик нічого не робить, довге натискання відкриває дії, а змахування видаляє.

Як створити договір із шаблону

Кірстен починає чотиритижневий пробний період із Roundhay Deli і хоче мати стандартний текст постачання в архіві до першої доставки.

1. Відкрийте Інструменти, потім торкніться Договори у розділі «Документи».
2. Торкніться кнопки +. Редактор відкривається із заголовком Новий договір (New Contract).
3. Введіть назву в Назва * (Title *), наприклад «Weekly bread supply - Roundhay Deli». Якщо залишити назву порожньою, шаблон, який ви виберете на наступному кроці, заповнить її назвою шаблону.
4. Відкрийте випадний список Клієнт * (Client *) і виберіть замовника. Перелічені лише наявні клієнти; додати нового звідси неможливо.
5. У розділі Шаблон (необов'язково) (Template (optional)) торкніться одного з чотирьох чипів: NDA (Угода про нерозголошення), Договір про надання послуг (Service Agreement), Договір з фрилансером (Freelance Contract) або Договір постачання (Supply Agreement). Поле Зміст (Content) заповнюється пунктами цього шаблону.
6. Відредагуйте текст у Зміст як завгодно. Поле прокручується, коли текст довший за десять рядків.
7. Торкніться Початок (Start) і виберіть перший день дії угоди; торкніться Кінець (End) і виберіть останній день. Обидва необов'язкові, але примітка про залишок терміну та смужка прогресу з'являються лише тоді, коли задано дату закінчення.
8. Залиште Статус (Status) на «Чернетка» або виберіть інше значення, а потім торкніться Зберегти (Save) у правому верхньому куті.

Як переводити договір між статусами та прив’язувати рахунки

The Copper Kettle Cafe підписало свою угоду, і Кірстен хоче прив’язати до неї щотижневі рахунки, щоб одним поглядом бачити, які рахунки належать до якої угоди.

1. У списку Договори довго натисніть на картку договору. З'являється панель із Редагувати (Edit), Змінити статус (Change Status), Прив'язати рахунок (Link Invoice) і Видалити (Delete).
2. Торкніться Змінити статус і виберіть Підписано. Застосунок записує сьогоднішній день як дату підписання.
3. Знову довго натисніть на картку й торкніться Прив'язати рахунок.
4. У діалозі Прив'язати рахунки (Link Invoices) відмітьте кожен рахунок, що належить до цієї угоди. Список показує всі ваші рахунки з їхніми сумами.
5. Торкніться Зберегти.
6. Торкніться картки, щоб відкрити панель деталей, і перевірте розділ Прив'язані рахунки (Linked Invoices).

Панель деталей — це місце, де підсумовується життя договору. Картка Хронологія договору (Contract Timeline) показує три кроки — Чернетка, Надіслано та Підписано — з галочкою на кожному вже досягнутому кроці та датами створення й підписання під відповідними кроками. Коли задано обидві дати, картка Прогрес (Progress) малює, яка частина терміну минула; в останні 30 днів смужка стає бурштиновою, а значок читається як Закінчується через 19 дн. (Expires in 19 days). Нижче йдуть рядки Клієнт (Client), Період (Period), Шаблон (Template) і Підписано (Signed at), список Прив’язані рахунки та повний Зміст. Дотик до прив’язаного рахунку відкриває цей рахунок.

Як створити та відстежувати накладну

П’ятничний розвіз до The Copper Kettle Cafe вже виставлено в рахунку. Кірстен пише накладну, яка буде в телефоні водія.

1. Відкрийте Інструменти і торкніться Накладні, потім торкніться +. Піднімається панель із заголовком Нова накладна (New Delivery Note).
2. Відкрийте Рахунок * (Invoice *) і виберіть рахунок, який виконує це відвантаження. Кожен рахунок і кошторис перелічено з його номером і сумою.
3. Залиште або змініть номер у Номер накладної (Delivery Note Number). Застосунок пропонує номер у вигляді DN-1234 з випадковою чотиризначною частиною.
4. Торкніться Дата доставки (Delivery Date) і виберіть день, коли товар виїжджає або прибуває.
5. Заповніть Адреса доставки (Shipping Address), якщо вона відрізняється від тієї, що в рахунку.
6. Почніть вводити в Перевізник (Carrier). Список підказок звужується в міру введення — від глобальних кур'єрів на кшталт DHL, FedEx і UPS до національних пошт і регіональних служб. Торкніться одного або введіть власний текст, наприклад «Lund Hearth van».
7. Вставте номер посилки в Номер відстеження (Tracking Number), якщо перевізник вам його дав.
8. У розділі Позиції (Items) торкайтеся Додати (Add) для кожного рядка та заповнюйте Опис (Description) і К-сть (Qty). Рядки не копіюються з рахунку; ви вводите те, що фізично поїхало у фургоні.
9. Додайте все, що має знати водій, у Нотатки (Notes), а потім торкніться Зберегти.

Нова накладна завжди починається як Чернетка. Щоб просунути її далі, довго натисніть на її рядок і торкніться Далі → Відправлено (Advance → Dispatched); коли кафе підтвердить отримання, знову довго натисніть і торкніться Далі → Доставлено. У тій самій панелі є Редагувати, Копіювати номер відстеження (Copy Tracking Number) (лише коли номер відстеження існує) і Видалити.

Щойно рахунок має хоча б одну накладну, його екран деталей отримує картку Накладні під «Платежі». Вона перелічує кожну накладну з датою, перевізником і чипом статусу, і як рядки, так і маленький + у шапці картки ведуть до списку накладних.

Правила та деталі

Де проходить межа Pro. Відкриття редактора договору зі списку «Договори», чи через +, чи через Редагувати, та відкриття редактора накладної через + або Редагувати вимагають активного пробного періоду або підписки Pro; без них ви потрапляєте на екран оплати. Перегляд, зміна статусу договору, прив’язування рахунків, просування накладної, копіювання номера відстеження та видалення доступні всім.

Статуси договорів. Договір може бути Чернетка (сірий), Надіслано (синій), Підписано (зелений), Термін минув (червоний) або Скасовано (Cancelled, синьо-сірий). Статуси встановлюються вручну, у випадному списку Статус редактора або через Змінити статус; застосунок ніколи не змінює їх за вас. Позначення договору як підписаного ставить дату підписання один раз; повернення до «Надіслано» і знову до «Підписано» зберігає початкову дату. У ряду чипів немає чипа «Скасовано», тож скасовані договори видно лише під Усі.

Закінчення обчислюється, а не зберігається. «Закінчився 14 дн. тому» на картці та червоне забарвлення походять із порівняння сьогоднішнього дня з датою закінчення. Підписаний договір, дата закінчення якого минула, показується як завершений, але зберігає статус «Підписано», доки ви його не зміните. Бурштиновий значок Скоро та бурштинова смужка прогресу з’являються, коли залишилося менше 30 днів і договір ні не закінчився, ні не скасований. Віджет Контракти закінчуються на головному екрані використовує те саме 30-денне вікно.

Поля договору. Назва та клієнт обов’язкові; зміст може бути порожнім. Дату початку не можна очистити після встановлення (піктограму очищення має лише дата закінчення), і застосунок не перевіряє, що початок раніше за кінець. Назва шаблону запам’ятовується як короткий ключ і так само показується в панелі деталей: supply, service, nda або freelance.

Прив’язані рахунки. Зв’язок — це список посилань на рахунки, збережений у договорі. Сторона рахунку про це нічого не знає: екран деталей рахунку не показує його договір, і той самий рахунок можна прив’язати до кількох договорів. Панель деталей позначає прив’язані рядки внутрішнім номером рахунку (Рахунок №2), а не його друкованим номером, а діалог «Прив’язати рахунки» пропонує як кошториси, так і рахунки.

Поля накладної. Рахунок обов’язковий, а номер має бути унікальним серед усіх накладних; усе інше необов’язкове, і порожні поля адреси, перевізника, відстеження та нотаток зберігаються порожніми. Кількості — цілі числа; все, що не розпізнається, стає 1. Позиції зберігаються як вільний текст із кількістю і не прив’язані до вашого каталогу товарів чи до позицій рахунку.

Статуси накладних односпрямовані. Чернетка, Відправлено, Доставлено — у цьому порядку й лише вперед. У редакторі немає поля статусу і немає способу повернутися назад; якщо посилку повернули, видаліть накладну або запишіть це в Нотатки.

Видалення. Видалення рахунку видаляє разом із ним його накладні. Видалення клієнта видаляє договори цього клієнта. Видалення договору нічого не робить із його рахунками; видалення рахунку, до якого прив’язаний договір, залишає в списку договору висяче посилання.

Дати та формати. Дати договорів завжди показуються як dd.MM.yyyy незалежно від мови застосунку; дати доставки йдуть за коротким форматом дати мови, наприклад «Sep 11, 2026» англійською. Обидва списки впорядковані від найновіших за часом створення.

Нічого не надсилається і не друкується. Договори та накладні не мають ні PDF, ні дії надсилання поштою, ні захоплення підпису. У таблиці договорів є місце для зображення підпису, але жоден екран у застосунку туди не пише.

Поради

Пов’язані посібники

• Статуси рахунків, список і історія
• Клієнти, категорії та групи
• Кошториси та перетворення