מדריך למשתמש

חוזים ותעודות משלוח

שמרו הסכמי אספקה עם תאריכים, סטטוס וחשבוניות מקושרות במקום אחד, ותעדו כל משלוח כתעודת משלוח שעוברת מטיוטה עד מסירה.

עודכן: 2026-09-09

חשבוניות מספרות לכם מה הלקוח חייב. שני מסמכים נוספים מסבירים למה ואם הסחורה אכן הגיעה: החוזה שקבע את התנאים, ותעודת המשלוח שיצאה עם הרכב. Invoice Flow שומר את שניהם כמסמכי צד ליד החשבוניות שלכם. חוזה שייך ללקוח אחד, נושא תאריך התחלה וסיום, סטטוס והנוסח המלא, וניתן לקשר אותו לכל מספר של חשבוניות. תעודת משלוח שייכת בדיוק לחשבונית אחת ומתעדת מה נשלח, על ידי מי, עם איזה מספר מעקב, ועד כמה המשלוח התקדם.

אף אחת מהן אינה מסמך להדפסה. האפליקציה שומרת ועוקבת אחרי חוזים ותעודות משלוח לצרכי הרישום שלכם, אך אין תצוגה מקדימה של PDF או פעולת שיתוף לאף אחד מהם; רק חשבוניות והצעות מחיר מיוצאות ל-PDF. אם בית קפה מבקש עותק חתום של ההסכם, זה עדיין קורה מחוץ לאפליקציה.

הדוגמאות עוקבות אחרי קירסטן לונד, שמנהלת את Lund Hearth Bakery, מאפייה סיטונאית בלידס שאופה בלילה ומספקת לבתי קפה פעמיים בשבוע. יש לה הסכם אספקה שנתי עם כל לקוח קבוע והיא מוציאה חשבונית אחת לכל סבב אספקה, בליש”ט. תעודת משלוח מלווה כל סבב כדי שמגש קרואסונים חסר יהיה ניתן לאיתור לפי תאריך ונהג.

מה רואים על המסך

שני הכלים נמצאים תחת לשונית כלים (Tools) בניווט התחתון, בקטע מסמכים: הכרטיס חוזים (Contracts) פותח את רשימת החוזים והכרטיס תעודות משלוח (Delivery Notes) פותח את רשימת תעודות המשלוח. לחוזים יש גם בית שני: בלשונית מסמכים יש מתג תלת-כיווני שקורא חשבוניות, הצעות מחיר וחוזים, וכפתור חדש שם מציע חוזים בגיליון בחר סוג מסמך. תעודות משלוח אינן חלק מלשונית המסמכים כלל; מגיעים אליהן דרך כלים או מתוך חשבונית שכבר יש לה תעודה.

במסך חוזים יש שורת שבבים, הכול, טיוטה, נשלח, נחתם ופג תוקף, וכרטיס לכל חוזה. כל כרטיס נושא פס צבעוני משמאל, את הכותרת, תגית סטטוס, שם הלקוח, התקופה כתובה כ-התחלה → סיום, והערה מודגשת על התקופה הנותרת: נותרו 19 ימים לחוזה פעיל או פג תוקף לפני 14 ימים באדום לחוזה שפג. חוזה שמסתיים תוך 30 הימים הקרובים מקבל תגית ענבר בקרוב (Soon) ליד הסטטוס שלו.

הקשה על כרטיס מחליקה גיליון פרטים למעלה. לחיצה ארוכה פותחת תפריט פעולות קצר. החלקת כרטיס מימין לשמאל מציעה למחוק אותו. כפתור ה-+ בפינה פותח את העורך.

מסך תעודות משלוח פשוט יותר: שבבים ל-הכול, טיוטה, נשלח ונמסר, ואז שורה אחת לכל תעודה. כל שורה מתחילה במחוון תלת-נקודתי (אפור, כתום, ירוק) שמראה עד כמה המשלוח התקדם, ואחריו מספר התעודה בהדגשה, חשבונית: ומספר החשבונית, תאריך המסירה מימין, ואם הוגדר, סמל משאית עם המוביל ומספר המעקב. אין דף פרטים; הקשה לא עושה כלום, לחיצה ארוכה פותחת את הפעולות, והחלקה מוחקת.

איך יוצרים חוזה מתבנית

קירסטן פותחת ניסיון של ארבעה שבועות עם Roundhay Deli ורוצה את נוסח האספקה הסטנדרטי בתיק לפני המשלוח הראשון.

1. פתחו את כלים (Tools), ואז הקישו על חוזים (Contracts) תחת מסמכים.
2. הקישו על כפתור +. העורך נפתח עם הכותרת חוזה חדש (New Contract).
3. הקלידו שם בשדה כותרת * (Title), למשל "אספקת לחם שבועית - Roundhay Deli". אם תשאירו את הכותרת ריקה, התבנית שתבחרו בשלב הבא תמלא אותה בשם התבנית.
4. פתחו את התפריט הנפתח לקוח * (Client) ובחרו את הלקוח. מוצגים רק לקוחות קיימים; אין דרך להוסיף לקוח מכאן.
5. תחת תבנית (אופציונלי) (Template) הקישו על אחד מארבעת השבבים: NDA, הסכם שירות (Service Agreement), חוזה פרילנס (Freelance Contract) או הסכם אספקה (Supply Agreement). תיבת תוכן (Content) מתמלאת בסעיפי אותה תבנית.
6. ערכו את הנוסח בתיבת תוכן כרצונכם. התיבה גוללת כשהטקסט ארוך מעשר שורות.
7. הקישו על התחלה (Start) ובחרו את היום הראשון של ההסכם; הקישו על סיום (End) ובחרו את היום האחרון. שני השדות אופציונליים, אך ההערה על התקופה הנותרת ופס ההתקדמות מופיעים רק כאשר תאריך הסיום מוגדר.
8. השאירו את סטטוס (Status) על טיוטה או בחרו ערך אחר, ואז הקישו על שמור (Save) בפינה השמאלית העליונה.

איך מקדמים חוזה בין סטטוסים ומקשרים חשבוניות

The Copper Kettle Cafe חתמו על ההסכם שלהם, וקירסטן רוצה לקשר את החשבוניות השבועיות אליו כדי לראות במבט אחד איזה חיוב שייך לאיזו עסקה.

1. ברשימת חוזים (Contracts), לחצו לחיצה ארוכה על כרטיס החוזה. גיליון מופיע עם עריכה (Edit), שינוי סטטוס (Change Status), קישור חשבונית (Link Invoice) ו-מחיקה (Delete).
2. הקישו על שינוי סטטוס ובחרו נחתם (Signed). האפליקציה רושמת את היום כתאריך החתימה.
3. לחצו שוב לחיצה ארוכה על הכרטיס והקישו על קישור חשבונית.
4. בתיבת הדו-שיח קישור חשבוניות (Link Invoices), סמנו כל חשבונית ששייכת להסכם הזה. הרשימה מציגה את כל החשבוניות שלכם עם הסכומים הכוללים שלהן.
5. הקישו על שמור.
6. הקישו על הכרטיס כדי לפתוח את גיליון הפרטים ובדקו את קטע חשבוניות מקושרות (Linked Invoices).

גיליון הפרטים הוא המקום שבו מסוכם חייו של החוזה. כרטיס ציר הזמן של החוזה (Contract Timeline) מציג שלושה שלבים, טיוטה, נשלח ונחתם, עם וי בכל שלב שכבר הושג ותאריכי היצירה והחתימה מתחת לשלב הרלוונטי. כששני התאריכים מוגדרים, כרטיס התקדמות (Progress) מצייר כמה מהתקופה חלף; בתוך 30 הימים האחרונים הפס הופך לענבר ותגית קוראת פג תוקף בעוד 19 ימים. מתחת לכך מגיעות שורות לקוח, תקופה, תבנית ו-נחתם בתאריך, רשימת חשבוניות מקושרות, וה-תוכן המלא. הקשה על חשבונית מקושרת פותחת אותה חשבונית.

איך יוצרים ועוקבים אחרי תעודת משלוח

הסבב של יום שישי ל-The Copper Kettle Cafe חויב בחשבונית. קירסטן כותבת את תעודת המשלוח שהנהג יחזיק בטלפון שלו.

1. פתחו את כלים (Tools) והקישו על תעודות משלוח (Delivery Notes), ואז הקישו על +. גיליון בכותרת תעודת משלוח חדשה (New Delivery Note) מחליק למעלה.
2. פתחו את חשבונית * (Invoice) ובחרו את החשבונית שהמשלוח הזה ממלא. כל חשבונית והצעת מחיר מופיעות עם מספרן והסכום הכולל.
3. השאירו או שנו את המספר בשדה מספר תעודת משלוח (Delivery Note Number). האפליקציה מציעה מספר בתבנית DN-1234 עם חלק אקראי בן ארבע ספרות.
4. הקישו על תאריך מסירה (Delivery Date) ובחרו את היום שבו הסחורה יוצאת או מגיעה.
5. מלאו את כתובת למשלוח (Shipping Address) אם היא שונה ממה שרשום בחשבונית.
6. התחילו להקליד בשדה מוביל (Carrier). רשימת הצעות מצטמצמת ככל שאתם מקלידים, משליחי משלוחים גלובליים כמו DHL, FedEx ו-UPS ועד דואר לאומי ושירותים אזוריים. הקישו על אחת מהן, או הקלידו טקסט משלכם כמו "רכב Lund Hearth".
7. הדביקו את מספר החבילה בשדה מספר מעקב (Tracking Number) אם המוביל נתן לכם אחד.
8. תחת פריטים (Items), הקישו על הוספה (Add) פעם אחת לכל שורה ומלאו תיאור (Description) ו-כמות (Qty). השורות אינן מועתקות מהחשבונית; אתם מקלידים מה שבפועל נכנס לרכב.
9. הוסיפו כל דבר שהנהג צריך לדעת בשדה הערות (Notes), ואז הקישו על שמור.

תעודה חדשה מתחילה תמיד כ-טיוטה (Draft). כדי לקדם אותה, לחצו לחיצה ארוכה על השורה שלה והקישו על קידום → נשלח (Advance → Dispatched); כשבית הקפה מאשר קבלה, לחצו שוב לחיצה ארוכה והקישו על קידום → נמסר (Advance → Delivered). באותו גיליון יש עריכה, העתקת מספר מעקב (Copy Tracking Number) (רק כאשר קיים מספר מעקב) ו-מחיקה.

ברגע שלחשבונית יש לפחות תעודת משלוח אחת, מסך הפרטים שלה מקבל כרטיס תעודות משלוח (Delivery Notes) תחת תשלומים. הוא מפרט כל תעודה עם תאריכה, המוביל שלה ותגית סטטוס, וגם השורות וגם ה-+ הקטן בכותרת הכרטיס לוקחים אתכם לרשימת תעודות המשלוח.

כללים ופרטים

היכן קו ה-Pro עובר. פתיחת עורך החוזה מרשימת החוזים, בין אם דרך + או דרך עריכה, ופתיחת עורך תעודת המשלוח דרך + או עריכה, דורשות ניסיון פעיל או מנוי Pro; ללא כך אתם מגיעים למסך התשלום. צפייה, שינוי סטטוס של חוזה, קישור חשבוניות, קידום תעודת משלוח, העתקת מספר מעקב ומחיקה זמינים לכולם.

סטטוסי חוזים. חוזה יכול להיות טיוטה (אפור), נשלח (כחול), נחתם (ירוק), פג תוקף (אדום) או בוטל (כחול-אפור). הסטטוסים נקבעים ידנית, בתפריט הנפתח סטטוס בעורך או דרך שינוי סטטוס; האפליקציה לעולם לא משנה אותם עבורכם. סימון חוזה כנחתם חותם את תאריך החתימה פעם אחת; חזרה לנשלח וחזרה קדימה לנחתם שוב שומרת על התאריך המקורי. בשורת השבבים אין שבב בוטל, כך שחוזים שבוטלו נראים רק תחת הכול.

פקיעת תוקף מחושבת, לא נשמרת. “פג תוקף לפני 14 ימים” על הכרטיס והצביעה האדומה מגיעים מהשוואת היום עם תאריך הסיום. חוזה חתום שתאריך הסיום שלו כבר עבר מוצג כפג תוקף אך שומר על הסטטוס נחתם עד שתשנו אותו. תגית הענבר בקרוב ופס ההתקדמות בענבר מופיעים כשנותרו פחות מ-30 ימים והחוזה אינו פג תוקף או מבוטל. הווידג’ט חוזים שפגי תוקף בלוח הבקרה משתמש באותו חלון של 30 ימים.

שדות חוזה. כותרת ולקוח נדרשים; התוכן יכול להיות ריק. תאריך ההתחלה לא ניתן לניקוי לאחר שהוגדר (רק לתאריך הסיום יש סמל ניקוי), והאפליקציה לא בודקת שההתחלה קודמת לסיום. שם התבנית נשמר כמפתח קצר ומוצג ככזה בגיליון הפרטים: supply, service, nda או freelance.

חשבוניות מקושרות. הקישור הוא רשימת הפניות לחשבוניות שנשמרת על החוזה. צד החשבונית לא יודע עליו דבר: מסך הפרטים של חשבונית לא מציג את החוזה שלה, ואותה חשבונית יכולה להיות מקושרת למספר חוזים. גיליון הפרטים מתייג שורות מקושרות לפי המספר הפנימי של החשבונית (חשבונית מספר 2), לא המספר המודפס שלה, ותיבת הדו-שיח קישור חשבוניות מציעה גם הצעות מחיר וגם חשבוניות.

שדות תעודת משלוח. החשבונית נדרשת והמספר חייב להיות ייחודי בין כל תעודות המשלוח; כל השאר אופציונלי, ושדות כתובת, מוביל, מעקב והערות ריקים נשמרים כריקים. הכמויות הן מספרים שלמים; כל דבר שלא מתפרש הופך ל-1. פריטים נשמרים כטקסט חופשי עם כמות ואינם קשורים לקטלוג המוצרים שלכם או לשורות הפריטים של החשבונית.

סטטוסי תעודת משלוח הם חד-כיווניים. טיוטה, נשלח, נמסר, בסדר הזה וקדימה בלבד. אין שדה סטטוס בעורך ואין דרך לחזור אחורה; אם חבילה מוחזרת, מחקו את התעודה או תעדו זאת ב-הערות.

מחיקה. מחיקת חשבונית מסירה את תעודות המשלוח שלה איתה. מחיקת לקוח מסירה את החוזים של אותו לקוח. מחיקת חוזה לא עושה דבר לחשבוניות שלו; מחיקת חשבונית שחוזה מקשר אליה משאירה הפניה תלויה ברשימת החוזה.

תאריכים ותבניות. תאריכי חוזה מוצגים תמיד כ-dd.MM.yyyy ללא קשר לשפת האפליקציה; תאריכי מסירה עוקבים אחרי תבנית התאריך הקצרה של השפה, למשל “11 בספטמבר, 2026” בעברית. שתי הרשימות מסודרות מהחדש ביותר לפי זמן יצירה.

שום דבר לא נשלח או מודפס. לחוזים ותעודות משלוח אין PDF, אין פעולת אימייל ואין תפיסת חתימה. לטבלת החוזה יש מקום לתמונת חתימה, אך שום מסך באפליקציה לא כותב אליו.

טיפים

מדריכים קשורים

• סטטוסי חשבונית, רשימה והיסטוריה
• לקוחות, קטגוריות וקבוצות
• הצעות מחיר והמרה