Guida utente

Contratti e bolle di consegna

Tieni accordi di fornitura con date, stato e fatture collegate in un unico posto e registra ogni spedizione come bolla di consegna, dalla bozza alla consegna.

Aggiornato: 2026-09-09

Le fatture dicono quanto ti deve un cliente. Altri due documenti spiegano il perché e se la merce è davvero arrivata: il contratto che ha fissato le condizioni e la bolla di consegna partita insieme al furgone. Invoice Flow conserva entrambi come documenti collaterali accanto alle tue fatture. Un contratto appartiene a un solo cliente, riporta una data di inizio e una di fine, uno stato e il testo completo, e può essere collegato a un numero qualsiasi di fatture. Una bolla di consegna appartiene a una sola fattura e registra che cosa è stato spedito, da chi, con quale numero di tracciamento e a che punto è la spedizione.

Nessuno dei due è un documento stampabile. L’app archivia e monitora contratti e bolle di consegna per i tuoi archivi, ma non esiste anteprima PDF né azione di condivisione per l’uno o per l’altra; solo fatture e preventivi vengono generati in PDF. Se un bar chiede una copia firmata dell’accordo, quello avviene ancora fuori dall’app.

Gli esempi seguono Kirsten Lund, che gestisce Lund Hearth Bakery, un panificio all’ingrosso di Leeds che inforna di notte e consegna ai bar due volte a settimana. Ha un accordo di fornitura annuale con ogni cliente abituale ed emette una fattura per ogni giro di consegne, in sterline. Ogni giro è accompagnato da una bolla di consegna, così un vassoio di croissant mancante può essere ricondotto a una data e a un autista.

Che cosa vedi sullo schermo

Entrambe le funzioni si trovano nella scheda Strumenti (Tools) della navigazione in basso, nella sezione Documenti: la scheda Contratti apre l’elenco dei contratti e la scheda Bolle di consegna apre l’elenco delle bolle. I contratti hanno anche una seconda casa: la scheda Documenti ha un selettore a tre voci con Fatture, Preventivi e Contratti, e il pulsante Nuovo offre lì Contratti nel foglio Scegli tipo di documento. Le bolle di consegna non fanno affatto parte della scheda Documenti; ci si arriva da Strumenti o da una fattura che ne ha già una.

La schermata Contratti ha una fila di chip, Tutte, Bozza, Inviata, Firmato e Scaduto, e una scheda per contratto. Ogni scheda porta una barra colorata a sinistra, il titolo, una pillola di stato, il nome del cliente, il periodo scritto come inizio → fine e una nota in grassetto sul termine residuo: 19 giorni rimasti per un contratto in corso oppure Scaduto 14 giorni fa in rosso per uno decaduto. Un contratto che termina entro i prossimi 30 giorni riceve una pillola ambra A breve accanto al suo stato.

Toccando una scheda si apre dal basso un foglio di dettaglio. La pressione prolungata apre un breve menu di azioni. Scorrendo una scheda da destra a sinistra viene proposta l’eliminazione. Il pulsante + nell’angolo apre l’editor.

La schermata Bolle di consegna è più semplice: chip per Tutte, Bozza, Spedita e Consegnata, poi una riga per bolla. Ogni riga inizia con un indicatore a tre punti (grigio, arancione, verde) che mostra a che punto è la spedizione, seguito dal numero della bolla in grassetto, Fattura: e il numero della fattura, la data di consegna a destra e, se impostati, un’icona a forma di camion con il vettore e il numero di tracciamento. Non esiste una pagina di dettaglio; un tocco non fa nulla, la pressione prolungata apre le azioni e lo scorrimento elimina.

Come creare un contratto da un modello

Kirsten sta avviando una prova di quattro settimane con Roundhay Deli e vuole mettere agli atti il testo di fornitura standard prima della prima consegna.

1. Apri Strumenti, poi tocca Contratti sotto Documenti.
2. Tocca il pulsante +. L'editor si apre con il titolo Nuovo contratto (New Contract).
3. Digita un nome in Titolo *, per esempio "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Se lasci il titolo vuoto, il modello che scegli al passaggio successivo lo compila con il nome del modello.
4. Apri il menu a discesa Cliente * e scegli il cliente. Sono elencati solo i clienti esistenti; da qui non è possibile aggiungerne uno.
5. Sotto Modello (facoltativo) tocca uno dei quattro chip: NDA (Accordo di Riservatezza), Contratto di Servizio, Contratto di Collaborazione Autonoma o Contratto di Fornitura. Il riquadro Contenuto viene riempito con le clausole di quel modello.
6. Modifica il testo in Contenuto come preferisci. Il riquadro scorre quando il testo supera le dieci righe.
7. Tocca Inizio e scegli il primo giorno dell'accordo; tocca Fine e scegli l'ultimo. Entrambi sono facoltativi, ma la nota sul termine residuo e la barra di avanzamento compaiono solo quando è impostata la data di fine.
8. Lascia Stato su Bozza oppure scegli un altro valore, quindi tocca Salva nell'angolo in alto a destra.

Come far avanzare un contratto tra gli stati e collegare le fatture

The Copper Kettle Cafe ha firmato il suo accordo e Kirsten vuole legarci le fatture settimanali per vedere a colpo d’occhio quale fatturazione appartiene a quale intesa.

1. Nell'elenco Contratti, tieni premuta la scheda del contratto. Compare un foglio con Modifica, Cambia stato, Collega fattura ed Elimina.
2. Tocca Cambia stato e scegli Firmato. L'app registra oggi come data della firma.
3. Tieni premuta di nuovo la scheda e tocca Collega fattura.
4. Nella finestra Collega fatture, spunta ogni fattura che appartiene a questo accordo. L'elenco mostra tutte le tue fatture con i relativi totali.
5. Tocca Salva.
6. Tocca la scheda per aprire il foglio di dettaglio e controlla la sezione Fatture collegate.

Il foglio di dettaglio è il punto in cui si riassume la vita del contratto. Una scheda Cronologia del contratto mostra tre passaggi, Bozza, Inviata e Firmato, con una spunta su ogni passaggio già raggiunto e le date di creazione e di firma sotto i passaggi pertinenti. Quando entrambe le date sono impostate, una scheda Avanzamento disegna quanta parte del termine è trascorsa; negli ultimi 30 giorni la barra diventa ambra e una pillola riporta Scade tra 19 giorni. Sotto arrivano le righe Cliente, Periodo, Modello e Firmato il, l’elenco Fatture collegate e il Contenuto completo. Toccando una fattura collegata si apre quella fattura.

Come creare e monitorare una bolla di consegna

Il giro del venerdì verso The Copper Kettle Cafe è stato fatturato. Kirsten compila la bolla di consegna che l’autista avrà sul telefono.

1. Apri Strumenti e tocca Bolle di consegna, poi tocca +. Si apre dal basso un foglio intitolato Nuova bolla di consegna (New Delivery Note).
2. Apri Fattura * e scegli la fattura che questa spedizione evade. Ogni fattura e ogni preventivo è elencato con numero e totale.
3. Mantieni o cambia il numero in Numero bolla di consegna. L'app ne propone uno nella forma DN-1234 con una parte casuale di quattro cifre.
4. Tocca Data di consegna e scegli il giorno in cui la merce parte o arriva.
5. Compila Indirizzo di spedizione se è diverso da quello riportato in fattura.
6. Inizia a digitare in Vettore. Un elenco di suggerimenti si restringe man mano che scrivi, dai corrieri internazionali come DHL, FedEx e UPS fino alle poste nazionali e ai servizi regionali. Toccane uno oppure scrivi un testo tuo, come "Lund Hearth van".
7. Incolla il riferimento del collo in Numero di tracciamento se il vettore te ne ha dato uno.
8. Sotto Articoli, tocca Aggiungi una volta per riga e compila Descrizione e Qtà. Le righe non vengono copiate dalla fattura; scrivi ciò che è fisicamente finito nel furgone.
9. Aggiungi in Note tutto ciò che l'autista deve sapere, poi tocca Salva.

Una nuova bolla parte sempre come Bozza. Per farla avanzare, tieni premuta la sua riga e tocca Avanza → Spedita; quando il bar conferma la ricezione, tieni premuto di nuovo e tocca Avanza → Consegnata. Lo stesso foglio contiene Modifica, Copia numero di tracciamento (solo quando esiste un numero di tracciamento) ed Elimina.

Quando una fattura ha almeno una bolla di consegna, la sua schermata di dettaglio guadagna una scheda Documenti di trasporto sotto Pagamenti. Elenca ogni bolla con la sua data, il vettore e un chip di stato, e sia le righe sia il piccolo + nell’intestazione della scheda portano all’elenco delle bolle di consegna.

Regole e dettagli

Dove passa la linea Pro. Aprire l’editor dei contratti dall’elenco Contratti, sia con + sia tramite Modifica, e aprire l’editor delle bolle di consegna con + o Modifica richiede una prova attiva o un abbonamento Pro; senza, si finisce sul paywall. Consultare, cambiare lo stato di un contratto, collegare fatture, far avanzare una bolla di consegna, copiare un numero di tracciamento ed eliminare sono azioni disponibili per tutti.

Stati del contratto. Un contratto può essere Bozza (grigio), Inviata (blu), Firmato (verde), Scaduto (rosso) o Annullata (grigio-blu). Gli stati si impostano a mano, nel menu Stato dell’editor oppure tramite Cambia stato; l’app non li modifica mai al posto tuo. Contrassegnare un contratto come Firmato imprime la data della firma una sola volta; tornare a Inviata e passare di nuovo a Firmato mantiene la data originale. La fila di chip non ha un chip Annullata, quindi i contratti annullati sono visibili solo sotto Tutte.

La scadenza è calcolata, non memorizzata. Lo “Scaduto 14 giorni fa” sulla scheda e la colorazione rossa derivano dal confronto tra oggi e la data di fine. Un contratto firmato la cui data di fine è passata viene mostrato come decaduto ma conserva lo stato Firmato finché non lo cambi. La pillola ambra A breve e la barra di avanzamento ambra compaiono quando mancano meno di 30 giorni e il contratto non è né scaduto né annullato. Il widget Contratti in scadenza sulla dashboard usa la stessa finestra di 30 giorni.

Campi del contratto. Titolo e cliente sono obbligatori; il contenuto può essere vuoto. La data di inizio non può essere cancellata una volta impostata (solo la data di fine ha un’icona di cancellazione) e l’app non verifica che l’inizio preceda la fine. Il nome del modello viene ricordato come chiave breve e mostrato come tale nel foglio di dettaglio: supply, service, nda o freelance.

Fatture collegate. Il collegamento è un elenco di riferimenti a fatture memorizzato sul contratto. Il lato fattura non ne sa nulla: la schermata di dettaglio di una fattura non mostra il suo contratto e la stessa fattura può essere collegata a più contratti. Il foglio di dettaglio etichetta le righe collegate con il numero interno della fattura (Fattura n. 2), non con quello stampato, e la finestra Collega fatture propone anche i preventivi.

Campi della bolla di consegna. La fattura è obbligatoria e il numero deve essere univoco tra tutte le bolle di consegna; tutto il resto è facoltativo, e i campi vuoti di indirizzo, vettore, tracciamento e note vengono memorizzati come vuoti. Le quantità sono numeri interi; qualsiasi valore non interpretabile diventa 1. Gli articoli sono memorizzati come testo libero con una quantità e non sono legati al tuo catalogo prodotti né alle righe della fattura.

Gli stati delle bolle di consegna sono a senso unico. Bozza, Spedita, Consegnata, in quest’ordine e solo in avanti. Nell’editor non esiste un campo di stato e non c’è modo di tornare indietro; se un collo rientra, elimina la bolla oppure registralo nelle Note.

Eliminazione. Eliminare una fattura rimuove con sé le sue bolle di consegna. Eliminare un cliente rimuove i contratti di quel cliente. Eliminare un contratto non ha effetti sulle sue fatture; eliminare una fattura a cui un contratto rimanda lascia un riferimento orfano nell’elenco del contratto.

Date e formati. Le date dei contratti sono sempre mostrate come gg.MM.aaaa indipendentemente dalla lingua dell’app; le date di consegna seguono il formato breve della lingua, per esempio “Sep 11, 2026” in inglese. Entrambi gli elenchi sono ordinati dal più recente per data di creazione.

Nulla viene inviato o stampato. Contratti e bolle di consegna non hanno PDF, né azione e-mail, né acquisizione della firma. La tabella dei contratti ha spazio per un’immagine di firma, ma nessuna schermata dell’app ci scrive dentro.

Consigli

Guide correlate

• Stati della fattura, elenco e cronologia
• Clienti, categorie e gruppi
• Preventivi e conversione