Guida utente

Anteprima PDF, condivisione, Visualizza come cliente ed editor PDF

Visualizza la fattura come PDF finito, stampala o condividila, segna una bozza come inviata, controlla ciò che vede il cliente e correggi i PDF importati.

Aggiornato: 2026-09-09

Una volta scritta la fattura restano tre domande: che aspetto ha la pagina finita, come arriva al cliente e che cosa vede davvero il cliente. Invoice Flow risponde con la schermata Anteprima PDF (Preview PDF), che genera il documento così come lo riceverà il destinatario e contiene le azioni di stampa e condivisione, e con Visualizza come cliente (View as client), un riepilogo essenziale della stessa fattura dal punto di vista del destinatario. Uno strumento a parte, l’Editor PDF (PDF Editor), apre qualsiasi PDF presente sul telefono, non solo le fatture, e ti consente di sostituire singole parole, cambiare i caratteri o modificare le proprietà incorporate nel file.

Questa guida segue Odette Harlow di Harlow & Vane Interiors LLC, uno studio di interior design di Denver. La sua fattura HV-2026-031 addebita a Brennan Holdings l’arredamento di un loft su Larimer Square, 11.250 dollari in totale, di cui un acconto di 4.000 dollari è già stato pagato. Una seconda fattura, ancora in bozza, HV-2026-032, copre un’aggiunta facoltativa di opere d’arte e accessori. Nell’editor PDF ha un preventivo di arredamento del suo fornitore, Maison Ferrand, la cui riga di stato deve passare da “Draft” ad “Approved” prima che lo inoltri.

Che cosa vedi sullo schermo

Apri una qualsiasi fattura dalla scheda Documenti (Documents) e arrivi alla sua schermata di dettaglio. Il pulsante largo fissato in basso, Anteprima PDF, apre l’anteprima. Il menu di overflow in alto a destra (tre puntini) della stessa schermata contiene Visualizza come cliente, insieme ad azioni di stato come Segna come pagata (Mark as paid) e Invia al cliente (Email client).

La schermata di anteprima ha per titolo il tipo di documento e il numero, per esempio Fattura HV-2026-031 (per un preventivo si legge Preventivo seguito dal numero). La sua barra superiore ha due icone, una stampante e una freccia di condivisione, e solo per le bozze un terzo menu di overflow con un’unica voce, Condividi e segna come inviata (Share & Mark as Sent). Il corpo è la pagina generata su sfondo grigio; pizzica per zoomare e scorri fra le pagine. La pagina che vedi viene generata da zero ogni volta che si apre la schermata, a partire dai dati attuali della fattura, dal modello e dalla tavolozza scelti per quella fattura, dalle impostazioni dei caratteri dei documenti e dalla lingua della fattura. Qui non c’è un pulsante separato di “salva su file”: la condivisione è il modo in cui un PDF esce dall’app, e il pannello di condivisione di Android include come destinazioni i file manager e i servizi cloud.

L’Editor PDF non è legato alle fatture. Si trova nella scheda Strumenti (Tools) come una scheda con un’icona PDF rossa e apre un elenco di documenti importati. Ogni documento è una scheda con il suo nome, una pillola di stato (Importato, In modifica o Completato), un menu a tre puntini con Modifica PDF (Edit PDF), Rinomina (Rename), Condividi (Share) ed Elimina (Delete), e tre piccole miniature etichettate Originale (Original, cornice blu), Evidenziato (Highlighted, ambra) e Finale (Final, verde). Le miniature ambra e verde restano in grigio con un’icona PDF finché non hai applicato almeno una modifica. Un pulsante rotondo + nell’angolo importa un nuovo PDF.

Come stampare o condividere una fattura

1. Apri la fattura e tocca Anteprima PDF. Attendi che la pagina compaia; le icone di stampa e condivisione restano disattivate finché il file non è generato.
2. Controlla la pagina. Se una voce, l'indirizzo o la tavolozza non vanno bene, torna indietro, correggi e riapri l'anteprima; viene rigenerata ogni volta.
3. Per stampare, tocca l'icona della stampante. Si apre la finestra di stampa di Android con il PDF, dove scegli una stampante o "Salva come PDF" se il telefono lo offre.
4. Per inviare, tocca l'icona di condivisione. L'app scrive il file come HV-2026-031.pdf e apre il pannello di condivisione con l'oggetto Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC e un breve testo di saluto già compilato.
5. Scegli la destinazione. Le app di posta riprendono oggetto e corpo; le app di messaggistica mostrano il corpo come testo del messaggio; un file manager o un servizio cloud si limita a salvare il PDF.

Come condividere una bozza e segnarla come inviata in un solo passaggio

Una bozza non ha data di invio e non conta fra gli importi in sospeso. Quando la condividi dall’anteprima, l’app può cambiare lo stato al posto tuo.

1. Apri la bozza, nel caso di Odette la HV-2026-032, e tocca Anteprima PDF.
2. Tocca il menu a tre puntini nell'angolo in alto a destra. Contiene una sola voce, Condividi e segna come inviata; il menu esiste solo finché il documento è una bozza.
3. Toccala e completa la condivisione come al solito.
4. Quando il pannello di condivisione si chiude, lo stato passa a Inviata (Sent) e in basso compare il messaggio Fattura segnata come inviata (Invoice marked as sent) (oppure Preventivo segnato come inviato (Estimate marked as sent)). La fattura mostra ora una data di invio e la sua data di scadenza inizia a contare per promemoria e penali di mora.

Come controllare la fattura dal punto di vista del cliente

Visualizza come cliente è una pagina di sola lettura dentro l’app. Non crea alcun link e non invia nulla; ripresenta la fattura come la legge un destinatario, un’utile verifica finale dell’importo dovuto dopo i pagamenti parziali.

1. Nella schermata di dettaglio della fattura tocca il menu a tre puntini e scegli Visualizza come cliente.
2. Leggi il banner verde Solo anteprima — non un link reale (Preview only — not a real shareable link); ti ricorda che nulla di ciò che vedi può essere inoltrato.
3. Controlla la riga di saluto. Nomina il cliente e indica l'importo ancora dovuto e la data di scadenza, per esempio Hai un pagamento di $7.250,00 in scadenza il 16 set 2026.
4. Controlla la scheda sotto: il numero di fattura, il totale completo in caratteri grandi e, quando è già arrivato del denaro, Pagato finora (Paid so far) con l'importo ricevuto.
5. Scorri Voci della fattura (Line Items), Note (Notes) e Condizioni di pagamento (Payment Terms), poi usa la freccia indietro per tornare.

Nota la differenza rispetto al PDF: i modelli di fattura stampano il totale della fattura e non elencano i pagamenti già ricevuti, quindi l’acconto di 4.000 dollari compare in questa schermata e nella sezione pagamenti della schermata di dettaglio, non sulla pagina stampata.

Come correggere una parola in un PDF importato

L’editor PDF lavora a livello di parola: tocchi una parola, digiti il testo sostitutivo e, al momento dell’applicazione, l’app dipinge un riquadro bianco sopra l’originale e disegna il nuovo testo al suo posto. Le parole vicine non si spostano mai, quindi è adatto a correggere una data, uno stato, un nome o un prezzo, non a riscrivere interi paragrafi.

1. Apri Strumenti, tocca Editor PDF e tocca +. Si apre il selettore file di sistema filtrato sui file PDF; il file scelto viene copiato dentro l'app e si apre subito nell'editor.
2. Guarda la barra sotto il titolo. Mostra il selettore di pagina 1 / 1, un contatore di parole come 78 parole e una pillola rossa Nessun testo trovato (No text found) se la pagina è una scansione senza testo estraibile.
3. Tocca la parola che vuoi cambiare. Ogni parola sta sotto un riquadro traslucido; l'icona a forma di occhio nella barra superiore nasconde o mostra questi riquadri.
4. Nella barra di modifica che sale, digita il testo sostitutivo nel campo con il suggerimento Nuovo testo... (New text...). Tieni d'occhio la pillola con la percentuale sulla destra: confronta la larghezza del nuovo testo con quella del riquadro originale e diventa rossa quando il testo sostitutivo è più largo dello spazio disponibile.
5. Regola se serve: Dimensione: porta il carattere da 4 a 72 pt, Spaziatura: stringe o allarga le lettere a passi di 0,5, Colore: offre sette colori del testo, Sfondo: sette riempimenti chiari per il riquadro di copertura e Stile: attiva grassetto, corsivo, sottolineato e barrato.
6. Tocca l'icona di spunta (Sostituisci (Replace)). La pillola del contatore riporta ora 1 modifica/e in sospeso e nella barra superiore compare un pulsante Applica modifiche (Apply Edits). Ripeti per le altre parole; l'icona di annullamento (Ripristina (Revert)) recupera una singola parola, la voce di menu Cancella tutte le modifiche (Clear all edits) le elimina tutte.
7. Tocca Applica modifiche. Dopo il messaggio Modifiche applicate con successo (Edits applied successfully) lo stato del documento diventa Completato (Complete) e le sue miniature Evidenziato e Finale si attivano.

In questo screenshot la pagina dietro i riquadri delle parole non è stata generata: l’editor la disegna con un renderer PDF nativo che il nostro sistema di acquisizione degli screenshot non può eseguire, quindi si vede solo l’indicatore di caricamento. Su un telefono la pagina del preventivo è visibile sotto i riquadri. La pagina qui sotto è il vero file Finale che l’editor ha scritto per questo preventivo.

Come cambiare il carattere di una sostituzione

La prima riga della barra di modifica indica il carattere originale (per esempio PDF: Helvetica 11pt); la seconda nomina il carattere effettivamente usato per il nuovo testo. Una spunta verde significa che è pronto sul telefono; un avviso arancione con “(consigliato)” significa che l’app ha associato l’originale a un font Google che deve ancora scaricare, con un piccolo pulsante di download accanto.

1. Con una parola selezionata, tocca l'icona di scambio all'estremità destra della riga del carattere (Cambia carattere (Change font) o Scegli altro (Choose other)).
2. Nel foglio Scegli carattere (Choose Font) scegli fra tre gruppi: Originale mantiene il nome del carattere del PDF stesso, Caratteri PDF standard offre Helvetica, Times-Roman e Courier, integrati in ogni lettore PDF e senza bisogno di download, e Google Fonts (scaricati all'uso) elenca Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter e altri. Una spunta verde segnala i caratteri già in cache.
3. Tocca un carattere. Un font Google non ancora in cache viene prima scaricato (Download di Roboto...), operazione che richiede una connessione a internet; una volta terminato viene applicato alla parola selezionata.
4. Conferma la sostituzione con l'icona di spunta come prima e applica.

Come modificare le proprietà del PDF

Ogni PDF porta con sé proprietà incorporate (titolo, autore, oggetto, parole chiave, creatore, produttore) che i client di posta e i file manager mostrano al posto del nome del file.

1. Apri il documento nell'editor e scegli Metadati (Metadata) dal menu a tre puntini, oppure aprilo nel visualizzatore toccando una miniatura e tocca l'icona di informazioni.
2. La schermata Metadati mostra sei campi precompilati dal file: Titolo (Title), Autore (Author), Oggetto (Subject), Parole chiave (Keywords), Creatore (Creator) e Produttore (Producer). Il preventivo di Odette è arrivato con titolo, autore, oggetto e creatore impostati dal fornitore.
3. Cambia ciò che ti serve, per esempio aggiungi quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 a Parole chiave.
4. Tocca Salva (Save). Dopo Metadati salvati (Metadata saved) la schermata si chiude; i valori vengono scritti nel file Finale.

Regole e dettagli

Anteprima e condivisione

• L’anteprima viene rigenerata a ogni apertura a partire dalla fattura corrente, dal suo modello, dalla tavolozza, dall’eventuale modello personalizzato, dai caratteri dei documenti e dalla lingua della fattura. Le foto allegate alla fattura sono disegnate come piccole miniature in una sezione della pagina.
• Stampa e condivisione richiedono l’accesso completo (prova attiva o abbonamento); senza, aprono la schermata dell’abbonamento. L’anteprima in sé non è soggetta a restrizioni.
• La condivisione precompila l’oggetto Invoice {numero} from {azienda} e un corpo del tipo “Hi {cliente}, Please find attached invoice {numero} from {azienda}. Thank you!”. È l’app ricevente a decidere se usarli.
• Condividi e segna come inviata prima condivide, poi imposta lo stato su Inviata. È offerta solo per le bozze; i documenti inviati, pagati o scaduti mostrano solo le due icone.
• I modelli PDF stampano il totale della fattura. Gli importi già incassati compaiono nella schermata di dettaglio e in Visualizza come cliente, non sulla pagina.

Visualizza come cliente

• Funziona offline ed è di sola lettura; non viene caricato nulla e non esiste alcun link. L’importo in evidenza è il saldo residuo, il numero grande è il totale completo e Pagato finora compare solo quando è registrato un pagamento. Note e Condizioni di pagamento appaiono solo se la fattura le contiene.

Editor PDF

• Le modifiche sono solo sostituzioni di parole. Immagini, loghi, elementi grafici e pagine scansionate non possono essere modificati; una scansione mostra Nessun testo trovato. Non ci sono strumenti di disegno, annotazione, firma o gestione delle pagine.
• L’applicazione produce due file: Evidenziato, con un riquadro attorno a ogni modifica per la tua revisione, e Finale, la copia pulita da inviare.
• Riaprendo un documento completato, le sostituzioni precedenti vengono ripristinate per corrispondenza di pagina, parola e posizione, così puoi continuare a correggere lo stesso file.
• La dimensione del carattere può essere regolata fra 4 e 72 pt; la spaziatura fra le lettere si muove a passi di 0,5 in entrambe le direzioni; ciascuna di queste ha un link Ripristina una volta modificata.
• I font Google vengono scaricati al primo utilizzo e memorizzati nella cache nello spazio di archiviazione dell’app. Senza connessione scegli un carattere integrato, altrimenti l’app ripiega su Helvetica.
• I metadati sono letti dal file originale a meno che tu non abbia già salvato dei valori, nel qual caso vengono mostrati i tuoi. Il salvataggio scrive nel file Finale (creandolo dall’originale se non esiste). I campi vuoti vengono ignorati, quindi non puoi azzerare una proprietà che il file già contiene.
• Elimina chiede conferma e non può essere annullato.

Consigli

Guide correlate

• L’editor della fattura: da dove provengono le voci, il modello e la lingua della pagina in anteprima.
• Inviare le fatture per email: il flusso email interno all’app con i modelli, alternativa al pannello di condivisione.
• Pagamenti e importo dovuto: registrare l’acconto che Visualizza come cliente mostra come “Pagato finora”.
• Modelli PDF, tavolozze e caratteri: come cambiare l’aspetto della pagina in anteprima.