Brukerveiledning

PDF-forhåndsvisning, deling, Vis som kunde og PDF-redigereren

Forhåndsvis fakturaen som ferdig PDF, skriv ut eller del den, merk en kladd som sendt, se hva kunden ser, og rett ord eller egenskaper i en importert PDF.

Oppdatert: 2026-09-09

Når en faktura er skrevet, gjenstår tre spørsmål: hvordan ser den ferdige siden ut, hvordan kommer den fram til kunden, og hva ser kunden egentlig. Invoice Flow svarer på dem med skjermbildet Forhåndsvis PDF (Preview PDF), som gjengir dokumentet slik mottakeren vil få det og rommer handlingene for utskrift og deling, og med Vis som kunde (View as client), et enkelt sammendrag av den samme fakturaen sett fra mottakerens side. Et eget verktøy, PDF-redigereren, åpner hvilken som helst PDF på telefonen, ikke bare fakturaer, og lar deg bytte ut enkeltord, skifte skrifter eller endre filens innebygde egenskaper.

Denne veiledningen følger Odette Harlow i Harlow & Vane Interiors LLC, et interiørdesignstudio i Denver. Fakturaen hennes HV-2026-031 fakturerer Brennan Holdings for møblering av en loftsleilighet på Larimer Square, 11 250 dollar totalt, hvorav et depositum på 4 000 dollar allerede er betalt. En annen faktura, HV-2026-032, som fortsatt er kladd, dekker et valgfritt tillegg med kunst og tilbehør. I PDF-redigereren har hun et møbeltilbud fra leverandøren sin, Maison Ferrand, der statuslinjen må endres fra «Draft» til «Approved» før hun sender det videre.

Hva du ser på skjermen

Åpne en hvilken som helst faktura fra fanen Dokumenter, så havner du på detaljskjermen. Den brede knappen festet nederst, Forhåndsvis PDF, åpner forhåndsvisningen. Overflytsmenyen øverst til høyre (tre prikker) på den samme detaljskjermen rommer Vis som kunde, sammen med statushandlinger som Merk som betalt og E-postklient.

Forhåndsvisningsskjermen har dokumenttype og nummer som tittel, for eksempel Faktura HV-2026-031 (et tilbud står med Tilbud etterfulgt av nummeret). Topplinjen har to ikoner, en skriver og en delepil, og bare for kladder en tredje overflytsmeny med én eneste oppføring, Del og merk som sendt. Selve innholdet er den gjengitte siden på grå bakgrunn; knip for å zoome og bla gjennom sidene. Siden du ser, genereres på nytt hver gang skjermen åpnes, ut fra gjeldende fakturadata, malen og paletten som er valgt for den fakturaen, dine skriftinnstillinger for dokumenter og fakturaspråket. Det finnes ingen egen «lagre til fil»-knapp her: deling er måten en PDF forlater appen på, og Android-delearket har filbehandlere og skylagring blant målene.

PDF-redigereren er ikke knyttet til fakturaer. Den ligger på fanen Verktøy som et kort med et rødt PDF-ikon og åpner en liste over importerte dokumenter. Hvert dokument er et kort med navnet sitt, en statusplakett (Imported, Editing eller Complete), en trepunktsmeny med Rediger PDF, Gi nytt navn, Del og Slett, og tre små miniatyrer merket Original (blå ramme), Uthevet (ravgul) og Endelig (grønn). De ravgule og grønne miniatyrene står nedtonet med et PDF-ikon til du har brukt minst én endring. En rund +-knapp i hjørnet importerer en ny PDF.

Slik skriver du ut eller deler en faktura

1. Åpne fakturaen og trykk Forhåndsvis PDF. Vent til siden dukker opp; ikonene for utskrift og deling er deaktivert til filen er generert.
2. Sjekk siden. Ser en linjepost, adressen eller paletten feil ut, går du tilbake, retter det og åpner forhåndsvisningen på nytt; den lages om hver gang.
3. For å skrive ut trykker du skriverikonet. Android-utskriftsdialogen åpnes med PDF-en, der du velger skriver eller «Lagre som PDF» hvis telefonen din tilbyr det.
4. For å sende trykker du deleikonet. Appen skriver filen som HV-2026-031.pdf og åpner delearket med emnet Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC og en kort hilsen allerede utfylt i meldingen.
5. Velg målet. E-postapper plukker opp emne og meldingstekst; meldingsapper viser teksten som selve meldingen; en filbehandler eller skylagring lagrer ganske enkelt PDF-en.

Slik deler du en kladd og merker den som sendt i ett trinn

En kladd har ingen sendtdato og teller ikke som utestående. Når du deler den fra forhåndsvisningen, kan appen endre statusen for deg.

1. Åpne kladden, i Odettes tilfelle HV-2026-032, og trykk Forhåndsvis PDF.
2. Trykk trepunktsmenyen øverst til høyre. Den inneholder én oppføring, Del og merk som sendt (Share & Mark as Sent); menyen finnes bare mens dokumentet er en kladd.
3. Trykk på den og fullfør delearket som vanlig.
4. Når delearket lukkes, endres statusen til Sendt og meldingen Fakturaen ble merket som sendt (eller Tilbudet er merket som sendt) vises nederst. Fakturaen har nå en sendtdato, og forfallsdatoen begynner å bety noe for påminnelser og purregebyrer.

Slik sjekker du fakturaen fra kundens side

Vis som kunde er en skrivebeskyttet side inne i appen. Den lager ingen lenke og sender ingenting; den gjengir fakturaen slik en mottaker leser den, en nyttig siste sjekk av beløpet som forfaller etter delbetalinger.

1. På fakturaens detaljskjerm trykker du trepunktsmenyen og velger Vis som kunde.
2. Les det grønne banneret Kun forhåndsvisning — ikke en ekte delbar lenke; det minner deg om at ingenting her kan videresendes.
3. Sjekk hilsningslinjen. Den navngir kunden og oppgir beløpet som fortsatt forfaller, og forfallsdatoen, for eksempel Du har en betaling på $7,250.00 som forfaller 16. sep. 2026.
4. Sjekk kortet under: fakturanummeret, hele totalen i stor skrift og, når det har kommet inn penger, Betalt så langt med mottatt beløp.
5. Bla gjennom Fakturalinjer (Line Items), Notater og Betalingsbetingelser, og bruk så tilbakepilen for å gå tilbake.

Merk forskjellen fra PDF-en: fakturamalene skriver ut fakturatotalen og lister ikke opp betalinger som allerede er mottatt, så depositumet på 4 000 dollar dukker opp på denne skjermen og i betalingsdelen på detaljskjermen, ikke på den utskrevne siden.

Slik retter du et ord i en importert PDF

PDF-redigereren jobber på ordnivå: du trykker på et ord, skriver inn erstatningen, og når du bruker endringen, maler appen en hvit boks over originalen og tegner den nye teksten i stedet. Nabordene flytter seg aldri, så den passer til å rette en dato, en status, et navn eller en pris, ikke til å skrive om avsnitt.

1. Åpne Verktøy, trykk PDF-redigering og trykk +. Systemets filvelger åpnes filtrert til PDF-filer; den valgte filen kopieres inn i appen og åpnes i redigereren med én gang.
2. Se på linjen under tittelen. Den viser sidevelgeren 1 / 1, en ordteller som 78 words, og en rød plakett Ingen tekst funnet hvis siden er en skanning uten tekst som kan trekkes ut.
3. Trykk på ordet du vil endre. Hvert ord ligger under en gjennomskinnelig boks; øyeikonet i topplinjen skjuler eller viser disse boksene.
4. I redigeringslinjen som glir opp, skriver du erstatningen i feltet med hintet Ny tekst.... Følg med på prosentplaketten til høyre: den sammenligner bredden på den nye teksten med den opprinnelige boksen og blir rød når erstatningen er bredere enn plassen den har.
5. Juster om nødvendig: Size: trinner skriftstørrelsen fra 4 til 72 pt, Spacing: strammer eller løsner bokstavene i steg på 0,5, Color: tilbyr sju tekstfarger, BG: sju lyse fyll for overmalingsboksen, og Style: slår av og på fet, kursiv, understreking og gjennomstreking.
6. Trykk hakeikonet (Erstatt). Tellerplaketten viser nå 1 ventende endring(er) og en knapp Bruk endringer dukker opp i topplinjen. Gjenta for andre ord; angreikonet (Tilbakestill) gjenoppretter ett enkelt ord, mens menyvalget Clear all edits forkaster alle.
7. Trykk Bruk endringer. Etter meldingen Endringene ble brukt får dokumentet statusen Complete, og miniatyrene Uthevet og Endelig blir aktive.

På dette skjermbildet er ikke siden bak ordboksene gjengitt: redigereren tegner den med en innebygd PDF-gjengiver som skjermbildeoppsettet vårt ikke kan kjøre, så bare lastesirkelen vises. På en telefon er tilbudssiden synlig under boksene. Siden nedenfor er den faktiske Endelig-filen som redigereren skrev for dette tilbudet.

Slik endrer du skriften på en erstatning

Første linje i redigeringslinjen oppgir den opprinnelige skriften (for eksempel PDF: Helvetica 11pt); den andre navngir skriften som faktisk brukes til den nye teksten. En grønn hake betyr at den er klar på telefonen; en oransje advarsel med «(recommended)» betyr at appen har koblet originalen til en Google-skrift som ennå må lastes ned, med en liten nedlastingsknapp ved siden.

1. Med et ord valgt trykker du bytteikonet i høyre ende av skriftlinjen (Endre skrift eller Velg en annen).
2. I arket Choose Font velger du blant tre grupper: Original beholder PDF-ens eget skriftnavn, Standard PDF Fonts tilbyr Helvetica, Times-Roman og Courier, som er innebygd i alle PDF-lesere og ikke trenger nedlasting, og Google Fonts (download on use) lister Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter og flere. En grønn hake markerer skrifter som allerede er bufret.
3. Trykk på en skrift. En Google-skrift som ennå ikke er bufret, lastes ned først (Downloading Roboto...), noe som krever internettforbindelse; når det er gjort, brukes den på det valgte ordet.
4. Bekreft erstatningen med hakeikonet som før, og bruk endringene.

Slik redigerer du PDF-ens egenskaper

Hver PDF bærer med seg innebygde egenskaper (tittel, forfatter, emne, nøkkelord, oppretter, produsent) som e-postklienter og filbehandlere viser i stedet for filnavnet.

1. Åpne dokumentet i redigereren og velg Metadata fra trepunktsmenyen, eller åpne det i visningen ved å trykke på en miniatyr og trykke infoikonet.
2. Skjermbildet Metadata viser seks felt forhåndsutfylt fra filen: Tittel, Forfatter, Emne, Nøkkelord, Oppretter og Produsent. Odettes tilbud kom med tittel, forfatter, emne og oppretter satt av leverandøren.
3. Endre det du trenger, for eksempel legg til quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 i Nøkkelord.
4. Trykk Lagre. Etter Metadata lagret lukkes skjermen; verdiene skrives inn i Endelig-filen.

Regler og detaljer

Forhåndsvisning og deling

• Forhåndsvisningen lages på nytt ved hver åpning ut fra gjeldende faktura, malen, paletten, en eventuell egendefinert mal, dokumentskriftene dine og fakturaspråket. Bilder som er lagt ved fakturaen, tegnes som små miniatyrer i en seksjon på siden.
• Utskrift og deling krever full tilgang (aktiv prøveperiode eller abonnement); uten det åpner de abonnementsskjermen. Selve forhåndsvisningen er ikke sperret.
• Deling forhåndsutfyller emnet Invoice {number} from {company} og en meldingstekst av formen «Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!». Appen som mottar, avgjør om den bruker dem.
• Del og merk som sendt deler først og setter så statusen til Sendt. Det tilbys bare for kladder; sendte, betalte eller forfalte dokumenter viser bare de to ikonene.
• PDF-malene skriver ut fakturatotalen. Beløp som allerede er mottatt, vises på detaljskjermen og i Vis som kunde, ikke på siden.

Vis som kunde

• Frakoblet og skrivebeskyttet; ingenting lastes opp, og det finnes ingen lenke. Beløpet i overskriften er restbeløpet, det store tallet er hele totalen, og Betalt så langt vises bare når en betaling er registrert. Notater og Betalingsbetingelser vises bare når fakturaen har dem.

PDF-redigereren

• Endringene er bare ordserstatninger. Bilder, logoer, grafikk og skannede sider kan ikke redigeres; en skanning viser Ingen tekst funnet. Det finnes ingen verktøy for tegning, merknader, signatur eller sider.
• Å bruke endringene gir to filer: Uthevet, med en boks rundt hver endring til gjennomgang, og Endelig, den rene kopien du sender.
• Åpner du et fullført dokument på nytt, gjenopprettes tidligere erstatninger ved å matche side, ord og posisjon, slik at du kan fortsette å rette den samme filen.
• Skriftstørrelsen kan trinnes mellom 4 og 72 pt; bokstavavstanden flyttes i steg på 0,5 i begge retninger; hver av dem får en Tilbakestill-lenke når den er endret.
• Google-skrifter lastes ned ved første bruk og bufres i appens lagring. Uten forbindelse velger du en innebygd skrift, ellers faller appen tilbake på Helvetica.
• Metadata leses fra originalfilen med mindre du har lagret verdier tidligere, og da vises dine lagrede verdier. Lagring skriver inn i Endelig-filen (og oppretter den fra originalen om den ikke finnes). Tomme felt hoppes over, så du kan ikke tømme en egenskap som filen allerede har.
• Slett ber om bekreftelse og kan ikke angres.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturaredigeringen: der linjepostene, malen og språket på den forhåndsviste siden kommer fra.
• Sende fakturaer på e-post: e-postflyten inne i appen med maler, et alternativ til delearket.
• Betalinger og utestående beløp: å registrere depositumet som Vis som kunde viser som «Betalt så langt».
• PDF-maler, paletter og skrifter: endre hvordan den forhåndsviste siden ser ut.