מדריך למשתמש

תצוגה מקדימה של PDF, שיתוף, צפייה כלקוח ועורך ה-PDF

הציגו חשבונית כתצוגה מקדימה של PDF מוגמר, הדפיסו או שתפו אותה, סמנו טיוטה כנשלחה, בדקו מה הלקוח רואה, ותקנו מילים או מאפיינים בכל PDF מיובא.

עודכן: 2026-09-09

ברגע שחשבונית נכתבת, נותרות שלוש שאלות: איך נראה העמוד המוגמר, איך הוא מגיע ללקוח, ומה הלקוח בעצם רואה. Invoice Flow עונה עליהן עם מסך תצוגה מקדימה PDF (Preview PDF), שמרנדר את המסמך כפי שהנמען יקבל אותו ומחזיק את פעולות ההדפסה והשיתוף, ועם צפייה כלקוח (View as client), סיכום פשוט של אותה חשבונית מצד הנמען. כלי נפרד, עורך PDF (PDF Editor), פותח כל PDF בטלפון, לא רק חשבוניות, ומאפשר להחליף מילים בודדות, להחליף גופנים או לשנות את המאפיינים המוטמעים של הקובץ.

מדריך זה עוקב אחרי Odette Harlow מ-Harlow & Vane Interiors LLC, סטודיו לעיצוב פנים בדנוור. החשבונית שלה HV-2026-031 מחייבת את Brennan Holdings עבור ריהוט לופט ב-Larimer Square, בסך כולל של 11,250 דולר, שמתוכם 4,000 דולר מקדמה כבר שולמו. חשבונית שנייה, עדיין טיוטה, HV-2026-032, מכסה תוספת אופציונלית של אמנות ואביזרים. בעורך ה-PDF יש לה הצעת מחיר לרהיטים מהספק שלה, Maison Ferrand, ששורת הסטטוס שלה חייבת להשתנות מ-”Draft” ל-”Approved” לפני שהיא מעבירה אותה הלאה.

מה רואים על המסך

פתחו כל חשבונית מלשונית מסמכים (Documents) ותגיעו למסך הפרטים שלה. הכפתור הרחב שמוצמד לתחתית, תצוגה מקדימה PDF, פותח את התצוגה המקדימה. תפריט ההצפה בפינה הימנית העליונה (שלוש הנקודות) של אותו מסך פרטים מכיל את צפייה כלקוח, יחד עם פעולות סטטוס כמו סמן כשולם ואפליקציית אימייל (Email client).

מסך התצוגה המקדימה כותרתו סוג המסמך ומספרו, למשל Invoice HV-2026-031 (הצעת מחיר כתוב בה Estimate ולאחריה המספר). בסרגל העליון שלו שני סמלים, מדפסת וחץ שיתוף, ועבור טיוטות בלבד תפריט הצפה שלישי עם ערך יחיד, שתף וסמן כנשלח (Share & Mark as Sent). הגוף הוא העמוד המרונדר על רקע אפור; צבטו כדי להגדיל וגללו בין העמודים. העמוד שאתם רואים נוצר מחדש בכל פתיחה של המסך, מנתוני החשבונית הנוכחיים, התבנית והפלטה שנבחרו לחשבונית הזו, הגדרות גופן המסמך שלכם ושפת החשבונית. אין כפתור נפרד “שמור לקובץ” כאן: שיתוף הוא הדרך שבה PDF יוצא מהאפליקציה, וגיליון השיתוף של אנדרואיד כולל מנהלי קבצים ואחסון ענן כיעדים.

עורך PDF אינו קשור לחשבוניות. הוא נמצא בלשונית כלים (Tools) ככרטיס עם סמל PDF אדום, ופותח רשימה של מסמכים מיובאים. כל מסמך הוא כרטיס עם השם שלו, תג סטטוס (Imported, Editing או Complete), תפריט שלוש הנקודות עם ערוך PDF (Edit PDF), שינוי שם (Rename), שתף (Share) ומחק (Delete), ושלוש תמונות ממוזערות קטנות שכותרתן מקור (Original) (מסגרת כחולה), מודגש (Highlighted) (ענבר) וסופי (Final) (ירוק). התמונות הממוזערות הכתומה והירוקה נשארות אפורות עם סמל PDF עד שאתם מבצעים לפחות עריכה אחת. כפתור + עגול בפינה מייבא PDF חדש.

איך מדפיסים או משתפים חשבונית

1. פתחו את החשבונית והקישו על תצוגה מקדימה PDF. המתינו שהעמוד יופיע; סמלי ההדפסה והשיתוף נשארים מושבתים עד שהקובץ נוצר.
2. בדקו את העמוד. אם שורת פריט, הכתובת או הפלטה נראים שגויים, חזרו אחורה, תקנו ופתחו מחדש את התצוגה המקדימה; היא נוצרת מחדש בכל פעם.
3. כדי להדפיס, הקישו על סמל המדפסת. תיבת ההדפסה של אנדרואיד נפתחת עם ה-PDF, שם תבחרו מדפסת או "שמור כ-PDF" אם הטלפון שלכם מציע זאת.
4. כדי לשלוח, הקישו על סמל השיתוף. האפליקציה כותבת את הקובץ כ-HV-2026-031.pdf ופותחת את גיליון השיתוף עם הנושא Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC וגוף ברכה קצר שכבר מולא.
5. בחרו את היעד. אפליקציות דואר קולטות את הנושא ואת הגוף; אפליקציות מסרים מציגות את הגוף כטקסט ההודעה; מנהל קבצים או אחסון ענן פשוט שומרים את ה-PDF.

איך משתפים טיוטה ומסמנים אותה כנשלחה בצעד אחד

לטיוטה אין תאריך שליחה והיא לא נחשבת פתוחה. כשמשתפים אותה מהתצוגה המקדימה, האפליקציה יכולה להחליף עבורכם את הסטטוס.

1. פתחו את הטיוטה, במקרה של Odette זו HV-2026-032, והקישו על תצוגה מקדימה PDF.
2. הקישו על תפריט שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה. הוא מכיל ערך יחיד, שתף וסמן כנשלח; התפריט קיים רק כל עוד המסמך הוא טיוטה.
3. הקישו עליו והשלימו את גיליון השיתוף כרגיל.
4. כשגיליון השיתוף נסגר, הסטטוס משתנה לנשלח והודעה Invoice marked as sent (או Estimate marked as sent) מופיעה בתחתית. לחשבונית מוצג כעת תאריך שליחה ומועד הפירעון שלה מתחיל להיות משמעותי עבור תזכורות ועמלות פיגור.

איך בודקים את החשבונית מצד הלקוח

צפייה כלקוח היא עמוד לקריאה בלבד בתוך האפליקציה. היא לא יוצרת קישור ולא שולחת כלום; היא מציגה מחדש את החשבונית כפי שנמען קורא אותה, בדיקה אחרונה שימושית של הסכום הפתוח אחרי תשלומים חלקיים.

1. במסך פרטי החשבונית הקישו על תפריט שלוש הנקודות ובחרו צפייה כלקוח.
2. קראו את הבאנר הירוק Preview only — not a real shareable link; הוא מזכיר לכם שלא ניתן להעביר הלאה שום דבר כאן.
3. בדקו את שורת הברכה. היא נוקבת בשם הלקוח ומציינת את הסכום שעדיין חייבים ואת מועד הפירעון, לדוגמה You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
4. בדקו את הכרטיס שמתחת: מספר החשבונית, הסה"כ המלא בגופן גדול, וכאשר כבר התקבל כסף, Paid so far עם הסכום שהתקבל.
5. גללו בין Line Items, Notes ו-Payment Terms, ואז השתמשו בחץ החזרה כדי לחזור.

שימו לב להבדל מה-PDF: תבניות החשבונית מדפיסות את סה”כ החשבונית ולא מפרטות תשלומים שכבר התקבלו, כך שהמקדמה בסך 4,000 דולר מופיעה במסך הזה ובחלק התשלומים של מסך הפרטים, לא בעמוד המודפס.

איך מתקנים מילה ב-PDF מיובא

עורך ה-PDF פועל ברמת המילה: מקישים על מילה, מקלידים את התחליף שלה, ובעת החלה האפליקציה צובעת תיבה לבנה על המקור ומציירת את הטקסט החדש במקומו. מילים שכנות לעולם לא זזות, כך שזה מתאים לתיקון תאריך, סטטוס, שם או מחיר, לא לשכתוב פסקאות.

1. פתחו את כלים, הקישו על עורך PDF והקישו על +. בורר הקבצים של המערכת נפתח מסונן לקבצי PDF; הקובץ שנבחר מועתק לתוך האפליקציה ונפתח בעורך מיד.
2. הביטו בסרגל שמתחת לכותרת. הוא מציג את דפדפן העמודים 1 / 1, מונה מילים כמו 78 words, וכדור אדום No text found אם העמוד הוא סריקה ללא טקסט הניתן לחילוץ.
3. הקישו על המילה שברצונכם לשנות. כל מילה יושבת מתחת לתיבה שקופה למחצה; סמל העין בסרגל העליון מסתיר או מציג את התיבות האלה.
4. בסרגל העריכה שמחליק כלפי מעלה, הקלידו את התחליף בשדה עם הרמז New text.... עקבו אחרי כדור האחוזים מימין: הוא משווה בין רוחב הטקסט החדש לתיבה המקורית והופך לאדום כאשר התחליף רחב יותר מהמקום שיש לו.
5. התאימו לפי הצורך: Size: מדרג את הגופן בין 4 ל-72 נקודות, Spacing: מהדק או מרפה אותיות בצעדים של 0.5, Color: מציע שבעה צבעי טקסט, BG: שבעה מילויים בהירים לתיבת המחיקה הלבנה, ו-Style: מחליף מודגש, נטוי, קו תחתי וקו חוצה.
6. הקישו על סמל הווי (Replace). כדור המונה כתוב בו כעת 1 edit(s) pending וכפתור Apply Edits מופיע בסרגל העליון. חזרו על התהליך עבור מילים נוספות; סמל הביטול (Revert) משחזר מילה בודדת, פריט התפריט Clear all edits מסיר את כולן.
7. הקישו על Apply Edits. אחרי ההודעה Edits applied successfully סטטוס המסמך הופך לComplete והתמונות הממוזערות Highlighted ו-Final שלו הופכות לפעילות.

בצילום המסך הזה העמוד שמאחורי תיבות המילים לא נטען: העורך מצייר אותו עם מרנדר PDF מקורי שרתום צילומי המסך שלנו לא יכול להריץ, כך שרק חוגה טעינה מוצגת. בטלפון עמוד הצעת המחיר גלוי מתחת לתיבות. העמוד למטה הוא הקובץ Final בפועל שהעורך כתב עבור הצעת מחיר זו.

איך משנים את הגופן של תחליף

השורה הראשונה בסרגל העריכה מדווחת על הגופן המקורי (למשל PDF: Helvetica 11pt); השורה השנייה נוקבת בגופן שבו נעשה שימוש בפועל עבור הטקסט החדש. וי ירוק פירושו שהוא מוכן בטלפון; אזהרה כתומה עם “(recommended)” פירושה שהאפליקציה מיפתה את המקור לגופן Google שהיא עדיין צריכה להוריד, עם כפתור הורדה קטן לצדו.

1. כשמילה נבחרת, הקישו על סמל ההחלפה בקצה הימני של שורת הגופן (שנה גופן (Change font) או בחר אחר (Choose other)).
2. בגיליון Choose Font בחרו מבין שלוש קבוצות: Original שומר על שם הגופן של ה-PDF עצמו, Standard PDF Fonts מציע Helvetica, Times-Roman ו-Courier, המובנים בכל קורא PDF ואינם דורשים הורדה, ו-Google Fonts (download on use) מפרט Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter ואחרים. וי ירוק מסמן גופנים שכבר שמורים במטמון.
3. הקישו על גופן. גופן Google שעדיין לא שמור במטמון מורד תחילה (Downloading Roboto...), מה שדורש חיבור לאינטרנט; לאחר סיום ההורדה הוא מוחל על המילה הנבחרת.
4. אשרו את התחליף עם סמל הווי כמו קודם והחילו.

איך עורכים את המאפיינים של ה-PDF

לכל PDF יש מאפיינים מוטמעים (כותרת, מחבר, נושא, מילות מפתח, יוצר, מפיק) שאפליקציות דואר ומנהלי קבצים מציגים במקום שם הקובץ.

1. פתחו את המסמך בעורך ובחרו Metadata מתפריט שלוש הנקודות, או פתחו אותו בצופה בהקשה על תמונה ממוזערת והקישו על סמל המידע.
2. המסך Metadata מציג שישה שדות ממולאים מראש מהקובץ: כותרת (Title), מחבר (Author), נושא (Subject), מילות מפתח (Keywords), יוצר (Creator) ומפיק (Producer). הצעת המחיר של Odette הגיעה עם כותרת, מחבר, נושא ויוצר שנקבעו על ידי הספק.
3. שנו מה שצריך, למשל הוסיפו quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 למילות מפתח.
4. הקישו על שמור (Save). לאחר Metadata saved המסך נסגר; הערכים נכתבים לקובץ Final.

כללים ופרטים

תצוגה מקדימה ושיתוף

• התצוגה המקדימה נוצרת מחדש בכל פתיחה מהחשבונית הנוכחית, מהתבנית שלה, מהפלטה, מתבנית מותאמת אישית אם קיימת, מגופני המסמך שלכם ומשפת החשבונית. תמונות המצורפות לחשבונית מוצגות כתמונות ממוזערות קטנות בחלק מהעמוד.
• הדפסה ושיתוף דורשים גישה מלאה (תקופת ניסיון פעילה או מנוי); בלעדיה הן פותחות את מסך המנוי. התצוגה המקדימה עצמה אינה חסומה.
• השיתוף ממלא מראש את הנושא Invoice {number} from {company} וגוף בצורה של “Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you!”. האפליקציה המקבלת מחליטה האם להשתמש בהם.
• שתף וסמן כנשלח משתף תחילה, ואז קובע את הסטטוס לנשלח. הוא מוצע רק עבור טיוטות; מסמכים שנשלחו, שולמו או באיחור מציגים רק את שני הסמלים.
• תבניות ה-PDF מדפיסות את סה”כ החשבונית. סכומים שכבר התקבלו מופיעים במסך הפרטים ובצפייה כלקוח, לא בעמוד.

צפייה כלקוח

• לא מקוונת וקריאה בלבד; דבר אינו מועלה ואין קישור קיים. הסכום בכותרת הוא היתרה שנותרה, המספר הגדול הוא הסה”כ המלא, וPaid so far מופיע רק כאשר תשלום נרשם. הערות ותנאי תשלום מוצגים רק כשיש לחשבונית כאלה.

עורך PDF

• העריכות הן החלפות מילים בלבד. תמונות, לוגואים, גרפיקה ועמודים סרוקים לא ניתנים לעריכה; סריקה מציגה No text found. אין כלי ציור, הערות, חתימה או עמודים.
• ההחלה מייצרת שני קבצים: Highlighted, עם מסגרת סביב כל שינוי לבדיקה שלכם, ו-Final, העותק הנקי לשליחה.
• פתיחה מחדש של מסמך שהושלם משחזרת עריכות קודמות לפי התאמת עמוד, מילה ומיקום, כך שאפשר להמשיך לתקן את אותו קובץ.
• גודל הגופן ניתן לדירוג בין 4 ל-72 נקודות; ריווח האותיות זז בצעדים של 0.5 בכל כיוון; לכל אחד מאלה יש קישור איפוס (Reset) לאחר שינוי.
• גופני Google מורדים בשימוש ראשון ונשמרים באחסון האפליקציה. ללא חיבור, בחרו גופן מובנה, או שהאפליקציה נופלת בחזרה ל-Helvetica.
• המטא-נתונים נקראים מהקובץ המקורי אלא אם שמרתם ערכים קודם, ובמקרה זה מוצגים הערכים השמורים שלכם. שמירה כותבת לקובץ Final (ויוצרת אותו מהמקור אם אין כזה). שדות ריקים מדולגים, כך שלא ניתן לרוקן מאפיין שכבר קיים בקובץ.
• מחק מבקש אישור ולא ניתן לביטול.

טיפים

מדריכים קשורים

• עורך החשבונית: מאיפה מגיעים שורות הפריטים, התבנית והשפה בעמוד המוצג בתצוגה המקדימה.
• שליחת חשבוניות בדוא”ל: תהליך הדוא”ל בתוך האפליקציה עם תבניות, חלופה לגיליון השיתוף.
• תשלומים ויתרה לתשלום: רישום המקדמה שצפייה כלקוח מציגה כ-”Paid so far”.
• תבניות PDF, פלטות וגופנים: שינוי המראה של העמוד המוצג בתצוגה המקדימה.