מדריך למשתמש

תשלומים, תשלומים חלקיים ויתרה לתשלום

תעדו מקדמות ותשלומי ביניים על חשבונית, עקבו אחרי היתרה שהולכת ומצטמצמת, והדפיסו לוח תשלומים על ה-PDF כדי שהלקוחות ידעו מה חייבים ומתי.

עודכן: 2026-09-09

לא כל חשבונית מסולקת בבת אחת. מתכננת חתונות גובה מקדמת הזמנה חודשים לפני היום, תשלום ביניים שני בקיץ ואת היתרה שבועיים לפני הטקס. קבלן מחייב בשלבים, מעצבת מבקשת מחצית מראש. Invoice Flow מטפל בכך בעזרת שני כלים נפרדים שעובדים היטב יחד: יומן תשלומים (Payments) בכל חשבונית שנשלחה, שבו אתם רושמים כל סכום כשהוא מגיע והאפליקציה שומרת עבורכם את היתרה שנותרה, ולוח תשלום מפוצל (Split Payment) אופציונלי בעורך, שמדפיס על ה-PDF את תשלומי הביניים המוסכמים ואת המועדים שלהם.

הדוגמאות שלהלן עוקבות אחרי Willow & Vine Weddings בבאת’. הלקוחות שלהם, שרלוט ודניאל, הזמינו חבילת תכנון מלאה בסך 6,000 ליש”ט כולל מע”מ, ששולמה בשלושה חלקים: 25% בהזמנה, 50% שמונה שבועות לפני, ו-25% אחרונים שבועיים לפני החתונה.

מה רואים על המסך

פתחו את לשונית מסמכים (Documents) והקישו על חשבונית כדי להגיע למסך הפרטים שלה. מתחת לסה”כ, ההערות ותנאי התשלום נמצא כרטיס שכותרתו תשלומים. הוא מופיע רק עבור חשבוניות שהסטטוס שלהן אינו טיוטה או מבוטלת, ולעולם לא עבור הצעות מחיר, כי אין עדיין מה לגבות עליהן.

לכרטיס ארבעה חלקים. כפתור רשום (Record) עם סימן פלוס בפינה הימנית העליונה פותח את הטופס לרישום תשלום; הוא נעלם ברגע שהחשבונית מסומנת כשולמה. פס התקדמות דק מציג כמה מהסכום הכולל כוסה, עם האחוז לצידו. הפס אדום מתחת ל-50%, כתום מ-50% ומעלה, וירוק ב-100%. מתחת לפס שורה שכתוב בה שולם: בירוק, וכל עוד יש חוב, נותר: באדום. לבסוף יש רשימת התשלומים שנרשמו, החדש ביותר ראשון, כל אחד עם וי ירוק, הסכום, ושורה אפורה עם התאריך, השיטה ואסמכתת ההפניה שהקלדתם. סמל פח בכל שורה מוחק את התשלום הזה. לפני שרושמים דבר, הכרטיס כתוב בו עדיין לא נרשמו תשלומים.

רשימת המסמכים משקפת זאת. כל חשבונית שיש לה לפחות תשלום אחד אך עדיין לא שולמה מקבלת פס התקדמות קטן מתחת לשם הלקוח ושורה אדומה מתחת לסה”כ המציגה את הסכום שעדיין חייבים. גיליון הסינון (סמל המשפך בסרגל העליון) כולל מתג שולם חלקית שמצמצם את הרשימה בדיוק לחשבוניות אלה.

לוח התשלומים נמצא במקום אחר לגמרי. בעורך החשבונית, גללו מתחת לאריח החתימה אל הכרטיס המכווץ שכותרתו אפשרויות תשלום (Payment Options). הקישו עליו כדי להרחיב ותמצאו מתג דו-כיווני: עסקה אחת (Single Transaction) או תשלום מפוצל (Split Payment). מצב הפיצול הוא המקום שבו מגדירים את המקדמה ותשלומי הביניים; הוא מתואר בפרק נפרד בהמשך.

איך רושמים תשלום

שרלוט ודניאל זה עתה שלחו את יתרת ה-£1,500 האחרונה בהעברה בנקאית. כך המתכננת רושמת אותה.

1. פתחו את לשונית מסמכים והקישו על חשבונית WV-2026-031.
2. גללו לכרטיס תשלומים והקישו על רשום.
3. בדקו את שדה סכום (Amount). הוא ממולא מראש ביתרה שנותרה, במקרה זה 1500.00; הקלידו מספר אחר אם הלקוח שילם פחות או יותר.
4. בחרו אמצעי תשלום (Payment Method) מהתפריט הנפתח: העברה בנקאית, כרטיס, מזומן, צ'ק, PayPal, קריפטו או אחר.
5. הקישו על שורת התאריך אם הכסף הגיע ביום אחר. הבורר מאפשר תאריכים עד היום בלבד.
6. הקלידו את אסמכתת הבנק או העסקה במספר אסמכתא (Reference Number), וכל מה שתרצו לזכור בהערות (Notes).
7. הקישו על שמור תשלום (Save Payment).

כשאתם שומרים, האפליקציה מוסיפה את התשלום ליומן, מחשבת מחדש כל תשלום בחשבונית, שומרת את הספרות החדשות של שולם ונותר, ומרעננת את הכרטיס. אם היתרה שנותרה יורדת לאפס, סטטוס החשבונית עובר אוטומטית ל”שולם” ותאריך התשלום נקבע לעכשיו. מכיוון שיתרת הסיום סגרה את הפער, WV-2026-031 הופכת לירוקה בלי הקשות נוספות, וכפתור רשום נעלם.

איך מתקנים או מוחקים תשלום

אין טופס עריכה לתשלום שמור. אם הקלדתם סכום שגוי, מחקו את השורה ורשמו אותה מחדש.

1. בכרטיס תשלומים, הקישו על סמל הפח בתשלום שברצונכם להסיר.
2. קראו את תיבת הדו-שיח למחוק תשלום? (Delete Payment?), שחוזרת על הסכום, והקישו על מחק (או ביטול כדי לשמור אותו).
3. הקישו על רשום והזינו את התשלום המתוקן.

מחיקה מחשבת מחדש את היתרה באותה דרך שבה השמירה עושה זאת. אם החשבונית סומנה כשולמה והמחיקה משאירה כסף פתוח, הסטטוס חוזר ל”נשלח” ותאריך התשלום מתאפס, כך שהחשבונית מופיעה שוב בסכומים הפתוחים שלכם וכפתור רשום חוזר.

איך משנים סטטוס ידנית

תפריט שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה של מסך פרטי החשבונית מאפשר להעביר חשבונית בין סטטוסים בלי לגעת ביומן התשלומים. בחשבונית שנשלחה או באיחור הוא מציע סמן כשולם (Mark as paid) והחזרה לטיוטה (Revert to draft); בחשבונית ששולמה הוא מציע סימון כלא שולם (Mark as unpaid); בחשבונית מבוטלת, הפעלה מחדש (Reactivate). כל אפשרות מבקשת אישור בתיבת דו-שיח לשנות סטטוס? (Change status?) לפני שהיא מבצעת פעולה כלשהי.

1. פתחו את החשבונית והקישו על תפריט שלוש הנקודות בסרגל העליון.
2. בחרו סמן כשולם.
3. קראו את האישור ("לסמן חשבונית זו כשולמה? התזכורות ייפסקו וסכומי הלקוח יתעדכנו.") והקישו על שנה.
4. אם יש עמלת פיגור ממתינה בחשבונית, ענו על ההודעה הנוספת לגבי האם גם העמלה שולמה.

השתמשו בסמן כשולם כשלא אכפת לכם מהעסקאות הבודדות, לדוגמה חשבונית קטנה שסולקה במזומן במקום. השתמשו ברשום כשאתם רוצים את שביל הביקורת של מי שילם מה ומתי, ותנו לסטטוס לעקוב אחריו. שילוב בין השניים אפשרי אך יש לו תופעת לוואי המוסברת תחת כללים ופרטים.

איך מציגים ללקוח מה עדיין חייבים

האפשרות צפייה כלקוח (View as client) באותו תפריט פותחת תצוגה מקדימה מצומצמת של החשבונית כפי שהנמען היה קורא אותה: ברכה, משפט המציין את התשלום הנדרש ואת מועד הפירעון, כרטיס גדול עם מספר החשבונית והסה”כ, וברגע שמשהו התקבל, שורת שולם עד כה (Paid so far) מתחת לסה”כ. זו תצוגה מקדימה מקומית בלבד, מסומנת בבאנר; זה לא קישור שאפשר לשלוח. היא שימושית לצילום מסך מהיר בצ’אט עם הזוג, או פשוט כדי לבדוק שהמספרים שאתם עומדים לשלוח במייל הגיוניים.

איך מגדירים לוח תשלום מפוצל

היומן רושם מה בפועל קרה. הלוח קובע מה סוכם. אתם בונים אותו בעורך, רצוי בזמן שהחשבונית עדיין טיוטה, והוא מודפס על ה-PDF תחת הכותרת Payment Schedule. עבור החתונה של אמיליה וג’וש במרץ 2027, המתכננת מגדירה את אותו מבנה 25/50/25 על חשבונית בסך £4,800.

1. פתחו את החשבונית בעורך וגללו מטה לכרטיס אפשרויות תשלום; הקישו כדי להרחיב.
2. הקישו על תשלום מפוצל. אם כבר הוספתם קוד QR או כפתורי תשלום במצב עסקה אחת, האפליקציה שואלת האם להעביר אותם לתשלום הראשון.
3. הקישו על + הוסף תשלום (+ Add Payment) כדי ליצור חלק, ואז פתחו אותו והקלידו שם בתווית (Label), לדוגמה מקדמת הזמנה.
4. הזינו את סכום. הקישו על הסיומת בקצה השדה כדי לעבור בין סכום קבוע במטבע החשבונית לאחוז מהסה"כ; 25 עם סיומת האחוז הופך ל-£1,200.00 בחשבונית בסך £4,800.
5. קבעו תאריכי מ- (From) ועד (By) אם לחלק יש חלון זמן או מועד יעד. תאריך ה-By מוצג בכרטיס המכווץ ומודפס כ-"Pay by" ב-PDF.
6. אופציונלי, הוסיפו אמצעי תשלום או קוד QR בתוך החלק, כך שלכל תשלום ביניים יהיה קישור משלו.
7. חזרו על התהליך עבור החלקים הנותרים ועקבו אחרי שורת הוקצה (Allocated) עד שהיא תראה 100% ו"נותר" יראה אפס.
8. הקישו על שמור טיוטה (Save Draft) (או שמור (Save)).

פס ההקצאה כתום כל עוד סכום החלקים נמוך מהסה”כ, ירוק כשהם תואמים, ואדום אם הקציתם יותר מדי. האפליקציה לא מונעת מכם לשמור לוח לא שלם או עודף; הפס הוא הנחיה, לא אימות.

ב-PDF שנוצר, הלוח מופיע אחרי ההערות ותנאי התשלום. כל חלק ממוספר ומציג את התווית, הסכום המחושב (אחוזים מומרים לכסף לפי סה”כ החשבונית) עם האחוז בסוגריים, ותאריכי From ו-Pay by. אם לחלק יש קוד QR או כפתורי תשלום, הם מודפסים לצידו. כאשר שני קודי QR או יותר מופיעים בעמוד, הערת “(i)” קטנה מזהירה את הקורא שהחשבונית מכילה כמה קודים ושיש לסרוק את הנכון.

כללים ופרטים

• לאילו חשבוניות יש כרטיס תשלומים. חשבוניות בסטטוס נשלח, באיחור או שולם. טיוטות, חשבוניות מבוטלות וכל סוגי הצעות המחיר מסתירים את הכרטיס. סמנו טיוטה כנשלחה קודם אם אתם צריכים לרשום מקדמה שהגיעה לפני שהוצאתם את החשבונית באופן רשמי.
• אימות סכום. הסכום חייב להיות מספר גדול מאפס; אחרת כפתור שמור תשלום פשוט לא עושה כלום. תשלום ביתר מתקבל: סכום היתרה מתאפס ב-0 והפס ב-100%, והחשבונית מסומנת כשולמה. אי אפשר להזין סכומים שליליים, כך שהחזר כספי חייב להיות מטופל על ידי מחיקת תשלום או הפקת מסמך נפרד.
• תאריך תשלום. ברירת המחדל היא היום ולא ניתן לקבוע תאריך עתידי; הבורר חוזר עד 2020.
• מטבע. כל תשלום נשמר במטבע החשבונית; תיבת הדו-שיח מציגה את המטבע הזה כקידומת ואין דרך לבחור מטבע אחר בטופס. רק תשלומים שהמטבע שלהם תואם לחשבונית מסוכמים לתוך הסכום ששולם.
• סף שולם אוטומטי. החשבונית הופכת לשולמה כאשר היתרה שנותרה היא סנט אחד או פחות. כאשר עדיין נותר חוב אך יש לכם מדיניות הנחת תשלום מוקדם והלקוח שילם בדיוק את הסכום המוזל, האפליקציה מתייחסת לחשבונית כמסולקת ומעניקה את ההנחה במקום להשאיר אותה כשולמת חלקית.
• מה שולם אוטומטי לא עושה. סימון כשולם דרך היומן לא מבטל תזכורות מתוזמנות לאותה חשבונית, לא מריץ את בדיקת “מחילה בתשלום” של עמלת הפיגור, ולא מפעיל את כלל האוטומציה של “התקבל תשלום”; אלה פועלים רק כשאתם משתמשים בסמן כשולם בתפריט. אם אתם מסתמכים על תזכורות או אוטומציות, עדיף להשתמש בתפריט עבור התשלום האחרון, או לעקוב אחרי שמירת היומן בבדיקה של הגדרות התזכורות.
• מה סמן כשולם ידני לא עושה. הוא משנה רק את הסטטוס. הסכומים ששולם ונותר נשארים כפי שהיו, כך שחשבונית עם £1,500 פתוחים בכרטיס עדיין יכולה להיראות כשולמה למעלה. כפתור רשום מוסתר בחשבוניות ששולמו, מה שאומר שלא ניתן להוסיף את התשלום החסר לאחר מכן בלי לבחור קודם סימון כלא שולם. אותו הדבר חל על סימון-כשולם קבוצתי מרשימת המסמכים.
• סימון כלא שולם מחזיר את הסטטוס ל”נשלח” ולא נוגע בכלום אחר. תזכורות עשויות להתחדש.
• איחור לא נשמר בשום מקום. חשבונית שנשלחה שמועד הפירעון שלה חלף מוצגת כבאיחור; חשבונית ששולמה חלקית מקבלת אותו תג אדום, ופס ההתקדמות הוא הסימן היחיד לכך שחלק ממנה התקבל. אין תג נפרד “שולם חלקית”.
• סכומים בלוח הבקרה. האריחים פתוח ובאיחור בלוח הבקרה מסכמים את הסה”כ המלא של כל חשבונית שנשלחה, לא את היתרה שנותרה. חשבונית של £6,000 שכבר התקבלו עבורה £4,500 עדיין תורמת £6,000 ל”פתוח” עד שהיא מסומנת כשולמה.
• מסך לקוח. מסך פרטי הלקוח מפרט כל חשבונית עם הסה”כ ותג הסטטוס שלה אך לא מציג יתרה מצטברת בין חשבוניות; פתחו כל חשבונית עבור היתרה שנותרה בה.
• הלוח הוא אינפורמטיבי. חלקים בלוח תשלום מפוצל לא יוצרים שורות תשלום ולא עוקבים איזה תשלום ביניים התקבל. היומן במסך הפרטים הוא הרשומה היחידה של כסף שהתקבל. שמרו על עקביות בתוויות בין השניים (לדוגמה הקלידו “מקדמת הזמנה (25%)” בהערות התשלום) כדי שיתקראו יחד.
• הלוח והתבניות. חלק Payment Schedule מודפס בכל התבניות המובנות של PDF. תבניות מותאמות אישית שנבנו בעורך התבנית לא מדפיסות אפשרויות תשלום כלל.
• חשבוניות חדשות ומשוכפלות. חשבונית שנוצרה זה עתה מתחילה עם הסכום שנותר שווה לסה”כ שלה וכלום ששולם. שכפול חשבונית מעתיק את הלוח אך לעולם לא את התשלומים.
• Pro. רישום, מחיקה ושינויי סטטוס זמינים בתוכנית החינמית. הוספת עמלת פיגור ידנית מאותו תפריט היא פעולת Pro.

טיפים

מדריכים קשורים

• סטטוסים, רשימה והיסטוריה של חשבוניות - מה המשמעות של נשלח, באיחור ושולם ואיך פועלים הסינונים במסמכים.
• עמלות פיגור - מה קורה לעמלה שנצברה כשהחשבונית סוף סוף משולמת.
• עורך החשבונית - הסקירה המלאה של העורך שבו נמצא כרטיס אפשרויות תשלום.