Kullanım kılavuzu

Ödemeler, kısmi ödemeler ve kalan tutar

Bir faturaya kapora ve taksit kaydedin, kalan bakiyenin nasıl eridiğini izleyin ve müşterinin neyi ne zaman ödeyeceğini bilmesi için PDF'e ödeme planı bastırın.

Güncellendi: 2026-09-09

Her fatura tek seferde kapanmaz. Bir düğün organizatörü, düğünden aylar önce rezervasyon kaporası, yazın ikinci bir taksit ve törenden iki hafta önce bakiyeyi alır. Bir müteahhit aşamalar hâlinde faturalandırır, bir tasarımcı yarısını peşin ister. Invoice Flow bunu, birlikte iyi çalışan iki ayrı araçla ele alır: gönderilmiş her faturada bulunan ve her tutarı geldikçe kaydettiğiniz, uygulamanın da kalan bakiyeyi sizin için tuttuğu bir Ödemeler defteri ile düzenleyicideki, üzerinde anlaşılan taksitleri ve son tarihlerini PDF’e basan isteğe bağlı bir Bölünmüş Ödeme planı.

Aşağıdaki örnekler Bath’te bulunan Willow & Vine Weddings’i izliyor. Müşterileri Charlotte ve Daniel, KDV dâhil 6.000 £ tutarında eksiksiz bir organizasyon paketi ayırttı ve bunu üç parçada ödedi: rezervasyonda %25, sekiz hafta kala %50 ve düğünden iki hafta önce son %25.

Ekranda ne görüyorsunuz

Belgeler sekmesini açıp bir faturaya dokunarak ayrıntı ekranına geçin. Toplamların, notların ve ödeme koşullarının altında Ödemeler başlıklı bir kart bulunur. Bu kart yalnızca durumu Taslak ya da İptal Edildi olmayan faturalarda görünür ve tekliflerde hiç görünmez, çünkü onlarda henüz tahsil edilecek bir şey yoktur.

Kartın dört bölümü vardır. Sağ üst köşedeki artı işaretli bir Kaydet düğmesi, ödeme kaydetme formunu açar; fatura Ödendi olarak işaretlendiğinde kaybolur. İnce bir ilerleme çubuğu toplamın ne kadarının karşılandığını, yanındaki yüzdeyle birlikte gösterir. Çubuk %50’nin altında kırmızı, %50’den itibaren turuncu ve %100’de yeşildir. Çubuğun altındaki satırda yeşil renkte Ödenen: ve hâlâ borç varken kırmızı renkte Kalan: yazar. Son olarak kaydedilmiş ödemelerin listesi gelir; en yeniler üstte olmak üzere her biri yeşil bir onay işareti, tutar ve tarih, yöntem ile yazdığınız referansı taşıyan gri bir satırdan oluşur. Her satırdaki çöp kutusu simgesi o ödemeyi siler. Siz bir şey kaydetmeden önce kartta Henüz kayıtlı ödeme yok. yazar.

Belgeler listesi bunu yansıtır. En az bir ödemesi olan ama henüz Ödendi olmayan her fatura, müşteri adının altında küçük bir ilerleme çubuğu ve toplamın altında hâlâ ödenmesi gereken tutarı gösteren kırmızı bir satır alır. Filtre sayfasında (üst çubuktaki huni simgesi) listeyi tam olarak bu faturalara daraltan bir Partially paid anahtarı vardır.

Plan ise bambaşka bir yerde durur. Fatura düzenleyicide imza kutucuğunu geçip aşağı kaydırdığınızda Ödeme Seçenekleri başlıklı kapalı bir kart görürsünüz. Genişletmek için dokunduğunuzda iki yönlü bir anahtar bulursunuz: Tek İşlem ya da Bölünmüş Ödeme. Bölünmüş modu kaporayı ve taksitleri tanımladığınız yerdir; aşağıda kendi bölümünde anlatılıyor.

Ödeme nasıl kaydedilir

Charlotte ve Daniel son 1.500 £‘ü banka havalesiyle yeni gönderdi. Organizatör bunu şöyle kaydediyor.

1. Belgeler (Documents) sekmesini açın ve WV-2026-031 numaralı faturaya dokunun.
2. Ödemeler (Payments) kartına kaydırın ve Kaydet (Record) düğmesine dokunun.
3. Tutar alanını kontrol edin. Kalan bakiyeyle önceden doldurulmuştur, bu örnekte 1500,00; müşteri daha az ya da daha fazla ödediyse farklı bir sayı yazın.
4. Açılır listeden bir Ödeme Yöntemi seçin: Banka Havalesi, Kart, Nakit, Çek, PayPal, Kripto ya da Diğer.
5. Para başka bir gün geldiyse tarih satırına dokunun. Seçici yalnızca bugüne kadarki tarihlere izin verir.
6. Banka ya da işlem referansını Referans Numarası alanına, hatırlamak istediğiniz her şeyi Notlar alanına yazın.
7. Ödemeyi Kaydet (Save Payment) düğmesine dokunun.

Kaydettiğinizde uygulama ödemeyi deftere ekler, faturadaki tüm ödemeleri yeniden toplar, yeni ödenen ve kalan rakamları saklar ve kartı yeniler. Kalan tutar sıfıra düşerse faturanın durumu otomatik olarak Ödendi’ye döner ve ödeme tarihi o ana ayarlanır. Son bakiye açığı kapattığı için WV-2026-031 başka hiçbir dokunuş olmadan yeşile döner ve Kaydet düğmesi kaybolur.

Bir ödeme nasıl düzeltilir ya da kaldırılır

Kaydedilmiş bir ödeme için düzenleme formu yoktur. Yanlış tutar yazdıysanız satırı silin ve yeniden kaydedin.

1. Ödemeler kartında kaldırmak istediğiniz ödemenin çöp kutusu simgesine dokunun.
2. Tutarı yineleyen Ödeme silinsin mi? (Delete Payment?) iletişim kutusunu okuyun ve Sil düğmesine dokunun (ya da tutmak için İptal).
3. Kaydet düğmesine dokunun ve düzeltilmiş ödemeyi girin.

Silme, bakiyeyi kaydetmeyle aynı şekilde yeniden hesaplar. Fatura Ödendi olarak işaretlenmişse ve silme sonucunda ortada borç kalıyorsa, durum Gönderildi’ye geri döner ve ödeme tarihi temizlenir; böylece fatura ödenmemiş toplamlarınızda yeniden belirir ve Kaydet düğmesi geri gelir.

Durum elle nasıl değiştirilir

Fatura ayrıntı ekranının sağ üst köşesindeki üç nokta menüsü, ödeme defterine dokunmadan bir faturayı durumlar arasında taşımanızı sağlar. Gönderilmiş ya da Gecikmiş bir faturada Ödendi olarak işaretle ve Taslağa geri al; Ödendi bir faturada Ödenmedi olarak işaretle; İptal Edilmiş birinde ise Yeniden etkinleştir sunar. Her seçenek, herhangi bir şey yapmadan önce bir Durum değiştirilsin mi? iletişim kutusunda onay ister.

1. Faturayı açın ve üst çubuktaki üç nokta menüsüne dokunun.
2. Ödendi olarak işaretle (Mark as paid) seçeneğini seçin.
3. Onay metnini okuyun ("Bu fatura ödendi olarak işaretlensin mi? Hatırlatmalar duracak ve müşterinin toplamları güncellenecek.") ve Değiştir düğmesine dokunun.
4. Faturada bekleyen bir gecikme ücreti varsa, ücretin de ödenip ödenmediğine dair devam sorusunu yanıtlayın.

Tek tek işlemler sizi ilgilendirmiyorsa, örneğin yerinde nakit kapanan küçük bir fatura söz konusuysa Ödendi olarak işaretle’yi kullanın. Kimin ne zaman ne ödediğine dair bir iz istiyorsanız Kaydet’i kullanın ve durumun onu izlemesine bırakın. İkisini karıştırmak mümkündür, ama Kurallar ve ayrıntılar bölümünde açıklanan bir yan etkisi vardır.

Müşteriye hâlâ ne borçlu olduğu nasıl gösterilir

Aynı menüdeki Müşteri olarak görüntüle seçeneği, faturanın alıcının okuyacağı hâlinin sadeleştirilmiş bir önizlemesini açar: bir selamlama, ödenmesi gereken tutarı ve vade tarihini belirten bir cümle, fatura numarası ile toplamı taşıyan büyük bir kart ve bir şey tahsil edildiyse toplamın altında bir Şu ana kadar ödenen satırı. Bu yalnızca yerel bir önizlemedir, bir bantla işaretlenmiştir; gönderebileceğiniz bir bağlantı değildir. Çiftle yaptığınız bir sohbette hızlı bir ekran görüntüsü almak ya da yalnızca e-postayla göndermek üzere olduğunuz rakamların tutarlı olduğunu kontrol etmek için kullanışlıdır.

Bölünmüş ödeme planı nasıl kurulur

Defter gerçekte ne olduğunu kaydeder. Plan ise üzerinde anlaştığınızı belirtir. Planı düzenleyicide, tercihen fatura hâlâ taslakken oluşturursunuz ve Ödeme Planı başlığı altında PDF’e basılır. Amelia ile Josh’un Mart 2027’deki düğünü için organizatör, 4.800 £‘lük bir faturada aynı 25/50/25 yapısını kuruyor.

1. Faturayı düzenleyicide açın, Ödeme Seçenekleri (Payment Options) kartına kaydırın ve genişletmek için dokunun.
2. Bölünmüş Ödeme (Split Payment) düğmesine dokunun. Tek işlem modunda zaten bir QR kod ya da ödeme düğmesi eklediyseniz, uygulama bunların ilk ödemeye taşınıp taşınmayacağını sorar.
3. Bir parça oluşturmak için + Ödeme Ekle (+ Add Payment) düğmesine dokunun, sonra parçayı açıp Etiket alanına bir ad yazın, örneğin Rezervasyon kaporası.
4. Tutar girin. Fatura para biriminde sabit bir tutar ile toplamın yüzdesi arasında geçiş yapmak için alanın sonundaki son eke dokunun; yüzde ekiyle girilen 25, 4.800 £'lük bir faturada 1.200,00 £ olur.
5. Parçanın bir aralığı ya da son tarihi varsa Başlangıç ve Son tarih alanlarını doldurun. Son tarih, kapalı kartta gösterilir ve PDF'e "Son ödeme" olarak basılır.
6. İsterseniz parçanın içine bir ödeme yöntemi ya da QR kod ekleyin; böylece her taksit kendi bağlantısını taşıyabilir.
7. Kalan parçalar için tekrarlayın ve Dağıtılan satırı %100'ü, Kalan ise sıfırı gösterene kadar izleyin.
8. Taslak Kaydet (Save Draft) ya da Kaydet düğmesine dokunun.

Dağıtım çubuğu, parçaların toplamı toplamdan azken kehribar rengi, eşitken yeşil, fazla dağıtım yaptıysanız kırmızıdır. Uygulama eksik ya da fazla bir planı kaydetmenizi engellemez; çubuk bir doğrulama değil, yol göstericidir.

Oluşturulan PDF’te plan, notların ve ödeme koşullarının ardından görünür. Her parça numaralandırılır ve etiketi, çözümlenmiş tutarı (yüzdeler fatura toplamı kullanılarak paraya çevrilir) parantez içindeki yüzdeyle birlikte, ayrıca Başlangıç ve Son ödeme tarihlerini gösterir. Bir parça QR kod ya da ödeme düğmeleri taşıyorsa bunlar yanına basılır. Sayfada iki ya da daha fazla QR kod bulunduğunda küçük bir “(i)” notu, okuyucuyu faturada birden çok kod olduğu ve doğru olanı taraması gerektiği konusunda uyarır.

Kurallar ve ayrıntılar

• Hangi faturalarda Ödemeler kartı bulunur. Durumu Gönderildi, Gecikmiş ya da Ödendi olan faturalarda. Taslaklar, iptal edilmiş faturalar ve her tür teklif kartı gizler. Faturayı resmen düzenlemeden önce gelen bir kaporayı kaydetmeniz gerekiyorsa, önce taslağı Gönderildi olarak işaretleyin.
• Tutar doğrulaması. Tutar sıfırdan büyük bir sayı olmalıdır; aksi hâlde Ödemeyi Kaydet düğmesi sessizce hiçbir şey yapmaz. Fazla ödeme kabul edilir: kalan rakam sıfırda, çubuk %100’de sabitlenir ve fatura Ödendi olarak işaretlenir. Negatif tutar girilemez, dolayısıyla bir iade ancak bir ödeme silinerek ya da ayrı bir belge düzenlenerek ele alınabilir.
• Ödeme tarihi. Varsayılan olarak bugündür ve geleceğe ayarlanamaz; seçici 2020’ye kadar geri gider.
• Para birimi. Her ödeme fatura para biriminde kaydedilir; iletişim kutusu o para birimini ön ek olarak gösterir ve formda başka birini seçmenin bir yolu yoktur. Yalnızca para birimi faturayla eşleşen ödemeler ödenen toplama katılır.
• Otomatik Ödendi eşiği. Kalan tutar bir sent ya da daha az olduğunda fatura Ödendi olur. Ortada hâlâ borç varken erken ödeme indirimi politikanız bulunuyor ve müşteri tam olarak indirimli toplamı ödediyse, uygulama faturayı kısmen ödenmiş bırakmak yerine kapanmış sayar ve indirimi uygular.
• Otomatik Ödendi’nin yapmadıkları. Defter üzerinden Ödendi olarak işaretlemek, o fatura için planlanmış hatırlatmaları iptal etmez, gecikme ücretinin “ödemede bağışla” denetimini çalıştırmaz ve ödeme alındı otomasyon kuralını tetiklemez; bunlar yalnızca menüdeki Ödendi olarak işaretle kullanıldığında çalışır. Hatırlatmalara ya da otomasyonlara güveniyorsanız son ödeme için menüyü tercih edin ya da defter kaydından sonra hatırlatma ayarlarına bir göz atın.
• Elle Ödendi olarak işaretlemenin yapmadıkları. Yalnızca durumu değiştirir. Ödenen ve kalan tutarlar olduğu gibi bırakılır; bu nedenle kartında 1.500 £ borcu görünen bir fatura üst kısımda yine de Ödendi yazabilir. Kaydet düğmesi Ödendi faturalarda gizlidir, yani önce Ödenmedi olarak işaretle seçeneğini kullanmadan eksik ödemeyi sonradan ekleyemezsiniz. Aynısı Belgeler listesinden toplu ödendi işaretlemesi için de geçerlidir.
• Ödenmedi olarak işaretle durumu Gönderildi’ye döndürür ve başka hiçbir şeye dokunmaz. Hatırlatmalar yeniden başlayabilir.
• Gecikmiş hiçbir yerde saklanmaz. Vade tarihi geçmiş Gönderildi durumundaki bir fatura Gecikmiş olarak gösterilir; kısmen ödenmiş bir fatura da aynı kırmızı rozeti alır ve bir bölümünün tahsil edildiğinin tek göstergesi ilerleme çubuğudur. Ayrı bir “Kısmen ödendi” rozeti yoktur.
• Pano toplamları. Panodaki Bekleyen ve Gecikmiş kutucukları, kalan tutarı değil, her Gönderildi faturanın tam toplamını toplar. 4.500 £‘ü tahsil edilmiş 6.000 £‘lük bir fatura, Ödendi olarak işaretlenene kadar Bekleyen’e yine 6.000 £ katkı yapar.
• Müşteri ekranı. Müşteri ayrıntı ekranı her faturayı toplamı ve durum rozetiyle listeler, ancak faturalar arasında yürüyen bir bakiye göstermez; kalan tutar için her faturayı ayrı açın.
• Plan bilgilendiricidir. Bölünmüş Ödeme planındaki parçalar ödeme satırı oluşturmaz ve hangi taksitin tahsil edildiğini izlemez. Giren paranın tek kaydı ayrıntı ekranındaki defterdir. İkisinin birlikte okunması için etiketleri tutarlı tutun (örneğin ödemenin Notlar alanına “Rezervasyon kaporası (%25)” yazın).
• Plan ve şablonlar. Ödeme Planı bölümü tüm hazır PDF şablonları tarafından basılır. Şablon düzenleyicide oluşturulan özel şablonlar ödeme seçeneklerini hiç basmaz.
• Yeni ve çoğaltılan faturalar. Yeni oluşturulan bir fatura, kalan tutarı toplamına eşit ve ödenen tutarı sıfır olarak başlar. Bir faturayı çoğaltmak planı kopyalar, ödemeleri asla.
• Pro. Kaydetme, silme ve durum değişiklikleri ücretsiz planda kullanılabilir. Aynı menüden elle gecikme ücreti eklemek bir Pro işlemidir.

İpuçları

İlgili rehberler

• Fatura durumları, liste ve geçmiş - Gönderildi, Gecikmiş ve Ödendi ne anlama gelir ve Belgeler filtreleri nasıl çalışır.
• Gecikme ücretleri - fatura sonunda ödendiğinde tahakkuk etmiş ücrete ne olur.
• Fatura düzenleyici - Ödeme Seçenekleri kartının bulunduğu düzenleyicinin baştan sona anlatımı.