用户指南

付款、部分付款和应付余额

在发票上记录定金和分期付款，实时查看剩余余额减少，并在 PDF 上打印付款计划，让客户清楚何时该付多少钱。

更新于: 2026-09-09

并非每张发票都是一次性结清的。婚礼策划师会在婚礼前几个月收取预订定金，夏天再收一笔分期款，婚礼前两周收取尾款。建筑承包商按阶段计费，设计师要求先付一半。Invoice Flow 用两个相辅相成的独立工具处理这种情况：每张已发送发票上的 付款（Payments）记录，你在款项到账时逐笔登记，应用会自动为你维护剩余余额；以及编辑界面中可选的 分期付款（Split Payment）计划，会把约定的分期金额和截止日期打印在 PDF 上。

以下示例以巴斯的 Willow & Vine Weddings 为例。他们的客户 Charlotte 和 Daniel 预订了一整套含增值税共 6000 英镑的策划服务，分三期支付：预订时付 25%，提前八周付 50%，婚礼前两周付剩余的 25%。

屏幕上看到的内容

打开 文档（Documents）标签，点击某张发票进入其详情界面。在合计金额、备注和付款条款下方，有一张标题为 付款（Payments）的卡片。它只在发票状态不是草稿或已取消时出现，估价单上从不出现，因为那时还没有需要收取的款项。

该卡片包含四部分。右上角带加号的 记录（Record）按钮用于打开登记付款的表单；发票标记为已付款后该按钮消失。一条细进度条显示已收金额占总额的比例，旁边标注百分比。进度条在低于 50% 时为红色，50% 起为橙色，达到 100% 时为绿色。进度条下方一行绿色文字写着 已付：（Paid），只要仍有欠款，还会有一行红色文字写着 剩余：（Remaining）。最下方是已登记付款的列表，按最新在前排列，每条记录带绿色对勾、金额，以及一行灰色文字，标明日期、方式和你输入的参考编号。每行的垃圾桶图标可删除该笔付款。尚未登记任何付款时，卡片显示 暂无付款记录。

文档列表也会反映这一点。任何已有至少一笔付款但尚未标记为已付款的发票，客户姓名下方会出现一条小进度条，总额下方会有一行红字显示仍 应付（due）的金额。筛选面板（顶部工具栏的漏斗图标）中有一个 部分已付（Partially paid）开关，可将列表缩小到正好这些发票。

付款计划则完全是另一回事。在发票编辑界面中，向下滚动到签名图块之后，会看到一张折叠的卡片，标题为 付款选项（Payment Options）。点击展开后，会看到一个双向开关：单笔交易（Single Transaction）或 分期付款（Split Payment）。分期模式用于定义定金和分期款，将在下文单独介绍。

如何登记一笔付款

Charlotte 和 Daniel 刚通过银行转账支付了最后 1500 英镑。以下是策划师登记这笔款项的步骤。

1. 打开 文档（Documents）标签，点击发票 WV-2026-031。
2. 滚动到 付款（Payments）卡片，点击 记录（Record）。
3. 检查 金额（Amount）字段。它会预填为剩余余额，此处为 1500.00；如果客户实付金额不同，可输入其他数字。
4. 从下拉菜单中选择 付款方式（Payment Method）：银行转账、信用卡、现金、支票、PayPal、加密货币或其他。
5. 如果款项是在其他日期到账的，点击日期行修改。日期选择器只允许选到今天为止。
6. 在 参考编号（Reference Number）中输入银行或交易参考号，在 备注（Notes）中记录任何你想留存的信息。
7. 点击 保存付款（Save Payment）。

保存后，应用会把这笔付款加入记录，重新汇总该发票上的所有付款，存入新的已付和剩余金额，并刷新卡片。如果剩余金额降为零，发票状态会自动变为已付款，付款日期也会设为当前时间。由于这笔尾款正好补齐了差额，WV-2026-031 无需再做任何操作即变为绿色，记录 按钮也随之消失。

如何更正或删除一笔付款

已保存的付款没有编辑表单。如果输错了金额，删除该行后重新登记即可。

1. 在 付款（Payments）卡片上，点击要删除的付款旁的垃圾桶图标。
2. 阅读 删除付款？ 对话框（其中会重复显示金额），点击 删除（Delete）（或点击 取消（Cancel）保留该记录）。
3. 点击 记录（Record），重新输入正确的付款信息。

删除操作与保存操作一样，会重新计算余额。如果该发票之前已被标记为已付款，而删除后仍有欠款，状态会回退为已发送，付款日期也会被清除，因此该发票会重新出现在你的未收款汇总中，记录 按钮也会重新出现。

如何手动更改状态

发票详情界面右上角的三点菜单可以在不改动付款记录的情况下切换发票状态。在已发送或逾期的发票上，它提供 标记为已付款（Mark as paid）和 恢复为草稿（Revert to draft）；在已付款的发票上提供 标记为未付款（Mark as unpaid）；在已取消的发票上提供 重新激活（Reactivate）。每个选项都会在执行前弹出 更改状态？ 对话框请你确认。

1. 打开发票，点击顶部栏的三点菜单。
2. 选择 标记为已付款（Mark as paid）。
3. 阅读确认提示（“将此发票标记为已付款？提醒将停止，客户的合计金额将更新。”），点击 更改（Change）。
4. 如果该发票有待处理的滞纳金，回答后续询问该滞纳金是否也已一并付清。

当你不需要记录每一笔具体交易时（例如现场用现金结清的小额发票），可使用 标记为已付款。当你希望留下谁在何时支付了多少的审计记录、并让状态随之自动变化时，请使用 记录。两者可以混用，但会有一个副作用，详见下方“规则与细节”一节。

如何向客户展示尚欠金额

同一菜单中的 以客户身份查看（View as client）选项会打开一个精简预览，展示收件人视角看到的发票：问候语、一句说明应付款项及到期日的文字、一张带有发票编号和总额的大卡片，以及在已收到部分款项时出现的 已收金额（Paid so far）一行。这只是本地预览，带有横幅提示，并不是可以发送的链接。它适合在与客户的聊天中快速截图，或者仅用于在发送邮件前核对金额是否正确。

如何设置分期付款计划

付款记录记载的是实际发生的情况，付款计划陈述的是你们约定的内容。你需要在编辑界面中构建它，最好在发票仍为草稿时进行，构建完成后会打印在 PDF 中标题为 付款计划（Payment Schedule）的部分下方。对于 Amelia 和 Josh 2027 年 3 月的婚礼，策划师在一张 4800 英镑的发票上设置了同样的 25/50/25 结构。

1. 在编辑界面打开发票，向下滚动到 付款选项（Payment Options）卡片，点击展开。
2. 点击 分期付款（Split Payment）。如果你之前已在单笔模式下添加了二维码或付款按钮，应用会询问是否将其移入第一笔分期款中。
3. 点击 + 添加付款（Add Payment）创建一个分期项，然后打开它，在 标签（Label）中输入名称，例如“预订定金”。
4. 输入 金额（Amount）。点击字段末尾的后缀，可在发票货币的固定金额和总额百分比之间切换；在 4800 英镑的发票上，带百分号后缀的 25 会变为 £1,200.00。
5. 如果该分期项有起止窗口或截止日期，设置 起始（From）和 截止（By）日期。截止日期会显示在折叠卡片上，并在 PDF 上打印为“Pay by”。
6. 可选地在该分期项内添加付款方式或二维码，让每期分期款都可以带有自己的支付链接。
7. 对其余分期项重复上述步骤，同时留意 已分配（Allocated）一行，直到显示 100% 且剩余为零。
8. 点击 保存草稿（Save Draft）（或 保存（Save））。

分配进度条在各分期项加总小于总额时为琥珀色，加总相等时为绿色，超额分配时为红色。应用不会阻止你保存不完整或超额的付款计划；进度条只是提示，不是校验。

在生成的 PDF 上，付款计划会打印在备注和付款条款之后。每个分期项都编了号，显示标签、按发票总额换算出的实际金额（百分比会转换为货币金额并在括号中标注百分比），以及起始和截止日期。如果某个分期项带有二维码或付款按钮，会打印在旁边。当页面上出现两个或以上的二维码时，会附加一条小小的“(i)”说明，提醒读者该发票包含多个二维码，需扫描正确的那一个。

规则与细节

• 哪些发票有付款卡片。 状态为已发送、逾期或已付款的发票。草稿、已取消的发票以及所有类型的估价单都不显示该卡片。如果需要登记在正式开具发票之前就已到账的定金，请先把草稿标记为已发送。
• 金额校验。 金额必须是大于零的数字；否则点击 保存付款 不会有任何反应。多付的情况是被接受的：剩余金额会被限制在零，进度条限制在 100%，发票会被标记为已付款。负数无法输入，因此退款需要通过删除某笔付款或另外开具单据来处理。
• 付款日期。 默认为今天，且不能设置为未来日期；日期选择器最早可回溯到 2020 年。
• 货币。 每笔付款都以发票货币保存；对话框会以该货币作为字段前缀，表单中没有选择其他货币的方式。只有货币与发票一致的付款才会计入已付总额。
• 自动标记为已付款的阈值。 当剩余金额小于等于一分钱时，发票会变为已付款。如果仍有欠款，但你设有提前付款折扣政策，且客户恰好支付了折扣后的总额，应用会将该发票视为已结清并给予折扣，而不是保留为部分已付状态。
• 自动标记为已付款不会做什么。 通过付款记录自动标记为已付款，不会取消该发票已安排的提醒，不会运行滞纳金的“付款后免除”检查，也不会触发“收到付款”自动化规则；这些只在你使用菜单中的 标记为已付款 时才会执行。如果你依赖提醒或自动化规则，最后一笔付款请优先使用菜单操作，或在保存付款记录后再检查一下提醒设置。
• 手动“标记为已付款”不会做什么。 它只会改变状态。已付和剩余金额保持不变，因此一张卡片上仍显示欠款 1500 英镑的发票，顶部仍可能显示“已付款”。记录 按钮在已付款的发票上会被隐藏，这意味着如果不先选择 标记为未付款，就无法事后补录缺失的付款。文档列表中的批量标记为已付款操作也是如此。
• 标记为未付款 会把状态改回已发送，其他内容不受影响。提醒可能会恢复。
• 逾期 状态本身不会被存储。到期日已过的已发送发票会被显示为逾期；部分已付的发票也会带有同样的红色标记，进度条是唯一表明其已收到部分款项的标志。没有单独的“部分已付”标记。
• 仪表盘合计。 仪表盘上的 未收款（Outstanding）和 逾期（Overdue）图块加总的是每张已发送发票的全额，而不是剩余金额。一张已收到 4500 英镑的 6000 英镑发票，在被标记为已付款之前，仍会以 6000 英镑计入未收款。
• 客户界面。 客户详情界面会列出每张发票及其总额和状态标记，但不显示跨发票的滚动余额；要查看剩余金额需打开每张发票单独查看。
• 付款计划仅供参考。 分期付款计划中的分期项不会创建付款记录，也不会追踪哪一期已经收到。详情界面上的付款记录才是资金到账的唯一记录。请让两者的标签保持一致（例如在付款的备注中输入“预订定金（25%）”），以便对照阅读。
• 付款计划与模板。 所有内置 PDF 模板都会打印付款计划部分。在模板编辑器中构建的自定义模板则完全不打印付款选项。
• 新建和复制的发票。 新创建的发票，剩余金额等于总额，尚无任何付款。复制发票会复制付款计划，但绝不会复制付款记录。
• Pro。 记录付款、删除付款和更改状态在免费方案下即可使用。从同一菜单添加手动滞纳金则是 Pro 功能。

小贴士

相关指南

• 发票状态、列表与历史记录 - 已发送、逾期和已付款分别代表什么，以及文档筛选功能的使用方法。
• 滞纳金 - 发票最终付清时，已产生的滞纳金会如何处理。
• 发票编辑器 - 付款选项卡片所在编辑界面的完整介绍。