用户指南

逾期发票的滞纳金

一次性设置滞纳金政策,为一位习惯性拖欠的客户单独收紧规则,再从逾期发票上选择豁免、计入或记录付款,并追踪总额。

更新于: 2026-09-09

滞纳金是当一张发票逾期未付时,你有权收取的一笔小额附加费用。Invoice Flow 会替你计算这笔费用,但它绝不会自行把它加到发票上。应用会持续关注你未付清的发票,按照你的政策算出已经累计的金额,并把这个数字显示在逾期发票上,交由你来做决定:豁免、加入发票,或记录客户已经支付了这笔费用。这种”自动计算、人工决定”的划分是刻意为之的设计,既能保证数字诚实可靠,又不会因为一位优质客户一次偶然的延误就演变成争执。

本指南以丹佛的清洁公司 BrightNorth Commercial Cleaning 为例,它每月以美元开票。它的大多数客户都按时付款。其中一位客户 Summit Ridge Office Park 几乎每个月都逾期付款,因此老板对所有客户都保留一套温和的默认政策,而单独为这个账户设置了一套更严格的按天计算的政策。

屏幕上的内容

滞纳金相关内容分布在应用中的四个地方。

政策本身位于企业资料中。打开设置,点击企业资料,进入该资料,向下滚动到滞纳金政策部分。它紧跟在付款条款区块之后,提前付款折扣之前。在这里你可以输入总额百分比、宽限天数、计费方式下拉菜单、最高百分比上限、最低金额,以及两个开关包含在 PDF 中和付款时自动豁免。

某个客户可以拥有自己独立版本的政策。在客户编辑器中(客户选项卡,打开客户,点击编辑),表单靠近底部的位置同样会出现滞纳金政策标题,并带有一个标为使用配置文件默认值的开关。关闭它后,覆盖设置的字段就会在下方展开。

第三个地方是发票本身。当一张发票逾期且已经累计了一笔费用时,发票详情屏幕的状态标题正下方会出现一张彩色的滞纳金卡片,右侧显示金额,下方是操作按钮。发票的溢出菜单中也有**添加滞纳金……**选项,可用于一次性手动收费。

最后是统计数据。打开工具选项卡,找到商业智能部分,点击滞纳金卡片。该屏幕会按处理结果对每一笔费用进行分组,并在应用栏中提供导出 CSV。

如何设置默认政策

先确定应适用于所有人的数字。BrightNorth 每月收取 1.5%,给予一周宽限期,并将费用上限设为欠款的 10%。

1. 打开设置,点击企业资料,进入你的资料。
2. 向下滚动到滞纳金政策。
3. 在总额百分比中输入费率,例如1.5。留空或设为 0 会为该资料关闭滞纳金功能。
4. 输入宽限天数,即到期日之后、开始计费之前的天数。
5. 选择计费方式:一次性收取、按天或按月。
6. 可选择性地设置最高百分比上限和最低金额。两者都接受 0,表示"没有限制"。
7. 如果需要将累计金额打印在发票文档上,打开包含在 PDF 中。
8. 决定是否启用付款时自动豁免,然后点击保存更改。

三种计费方式的区别只在于时间如何进入计算公式。在所有情况下,计算基数都是未结余额,而不是发票的票面金额,因此一位已经支付了 80% 的客户,只会对剩余的 20% 计费。

“按月”使用固定的 30 天周期,而不是自然月;超过 30 天大关的第一天就已经算作第二个周期。

如何为某位客户设置不同的政策

当某个账户需要更多耐心或更少宽容时,客户级别的政策就是合适的工具。BrightNorth 那位问题客户,在仅 3 天宽限期后,按每天 0.1% 计费,上限为 8%。

1. 打开客户选项卡,点击该客户,再点击编辑图标。
2. 滚动到表单靠近底部的滞纳金政策。
3. 关闭使用配置文件默认值。
4. 为该客户填写总额百分比、宽限天数、计费方式和最高百分比上限。
5. 如果付款时自动豁免应与资料默认设置不同,请单独设置。
6. 点击保存。

每个覆盖字段各自独立地回退到资料默认值。如果你只为某个客户设置了宽限天数、而百分比留空,该客户就会使用资料的百分比,加上他自己的宽限窗口。有两项设置没有客户级别的版本:最低金额和包含在 PDF 中始终来自资料。将使用配置文件默认值重新打开会在保存时清除该客户的所有覆盖设置。

如何处理一笔已经累计的费用

Invoice Flow 会在应用每次冷启动时重新计算费用。当一张状态为”已发送”的发票超过到期日加宽限期后,就会产生一笔费用,该发票会出现一张红色的滞纳金卡片,标注为待处理 — 选择如何处理。BrightNorth 七月开给 Summit Ridge 的发票,2,480.00 已到期 24 天,按 0.1% 已累计了 21 天,因此卡片上显示 52.08。

你有三个按钮可用。标记为已付在发票本身付清之前一直处于禁用状态,提示为”必须先支付发票”,因为附加费用不能在本金之前结清。

要计入这笔费用:

1. 从文档选项卡打开这张逾期发票。
2. 在滞纳金卡片上点击计入发票。
3. 在将滞纳金计入发票对话框中点击选择原因,勾选最多四个预设,例如付款逾期或屡次逾期付款,然后点击完成。
4. 可选择性地在原因（可选）中输入一条备注。
5. 点击计入发票确认。

计入操作会在明细项列表的最末尾插入一条名为”滞纳金”的明细,后面跟着你选择的原因,数量为 1,不含税,并提高发票总额和应付金额。卡片会变为已计入发票,并提供从发票中移除选项,可以删除该明细项并再次降低总额。已计入的金额是冻结的:应用会停止对它重新计算,因此你计入的金额就是客户看到的金额,并且它不会再被用作后续累计的计算基数。

改为豁免这笔费用:

1. 在待处理卡片上点击豁免。
2. 在豁免滞纳金中点击选择原因,选取最多四个,例如银行转账延迟或首次宽限。
3. 如果需要,添加一条自由文本备注。
4. 点击豁免。

卡片会变为灰色,显示已豁免。之后点击它会以编辑模式重新打开对话框,附带一份记录每次先前决定的豁免历史列表,以及一个供你改变主意的恢复为待处理按钮。

当客户最终付款时,照常将发票标记为已付款。如果此时仍有一笔费用处于待处理或已计入状态,系统会弹出一个标题为滞纳金如何处理？的提示,询问客户是否也支付了这笔附加费用,选项为豁免、尚未支付和也已支付。选择也已支付会将该金额记为已收取。

该费用如何显示在 PDF 上

当资料中的包含在 PDF 中开关打开时,一笔待处理的费用会作为一条信息性行”滞纳金(待付)“打印在总计区块中,后面跟着你设置的原因(如果有)。这一行位于总计之上,总计本身不会改变,因为这笔费用还没有真正加入发票。一旦费用被标记为已付,同一行会变为”滞纳金(已付)”。

已计入的费用不需要任何特殊的行:它已经是一条普通的明细项,和其他任何明细一样打印在明细表中。已豁免的费用永远不会出现在文档上。

如何查看整个业务的滞纳金情况

工具下的滞纳金屏幕回答了每位老板最终都会问的问题:我实际收取了多少费用,又放弃了多少?

1. 打开工具选项卡。
2. 在商业智能下点击滞纳金。
3. 阅读四张卡片:待处理 — 选择如何处理、已计入发票、客户已支付和已豁免。每张卡片右侧显示发票数量,并按货币显示汇总金额。
4. 点击下载图标(导出 CSV)可以分享一份包含所有带费用发票的电子表格。

底部的豁免比例一行,是已豁免费用数量除以已豁免加已计入加已付款数量之和。它有意按数量而非金额统计:不同货币的金额是无法有意义地相加的。待处理的费用不计入该比例,因为尚未对它们做出任何决定。

规则与细节

• 累计严格从到期日加宽限天数之后才开始。必须完整经过该时间点之后的至少一整天,才会开始产生费用。
• 计算基数是未结余额:发票总额,减去已计入的费用,再减去已收到的付款。如果余额为零或负数,则不会产生任何费用。
• 最低金额在上限之前应用,且仅当发票货币与资料的基础货币一致时才生效。上限是最后应用的,因此即使下限本应把金额推得更高,它仍是一个绝对的封顶值。结果会四舍五入到分。
• 只有状态为”已发送”(或”逾期”)、未归档、文档类型为发票的文档才会累计费用。草稿永远不会累计;草稿上残留的待处理费用会被清除。估价单、合同和送货单不受影响。
• 重新计算只在应用每次冷启动时发生一次。没有后台任务,从最近使用列表中打开应用也不会触发它。应用运行期间费用不会发生变化。
• 在按天和按月模式下,一笔待处理的金额会随时间增长;每次变化都会写入一条”滞纳金已重新计算”记录。如果金额降为零——例如你延长了到期日,或客户付清了余额——该费用会恢复为”无”,而不是停留在待处理的 0.00。
• 已计入、已豁免和已付的费用永远不会被重新计算改变。
• 设备上的第一次重新计算是静默的。之后,最多两笔新产生的费用会各自触发一条通知(“滞纳金已累计”);超过两笔则会合并为一条汇总通知。
• 付款时自动豁免只作用于发票被标记为已付款时仍处于待处理状态的费用。记录的原因是”付款时自动豁免”。
• 滞纳金卡片只在发票显示为逾期时才会出现。一旦发票被付清或取消,该卡片就会消失;处理结果仍会保留在变更记录、滞纳金屏幕和 CSV 中。
• 每一次决定都会记录在发票的变更记录中(溢出菜单,变更记录):累计、重新计算、豁免、豁免被编辑或撤销、计入发票、从发票中移除、标记为已付、收费原因被编辑。任何用户操作都会在发票编号旁显示已编辑徽章。
• 每个原因对话框最多可以选择四个预设原因;自由文本备注没有字数限制。
• 有两个操作需要 Pro:手动的添加滞纳金……菜单项,以及统计屏幕上的导出 CSV。查看统计、豁免、计入、移除和标记为已付在免费版中均可使用。
• 文档筛选面板中有一个滞纳金状态下拉菜单(任意、待处理、已计入、已豁免、已付),以及一个有滞纳金开关;客户筛选中有自定义滞纳金设置,用于查找带有覆盖设置的客户。

使用技巧

相关指南

• 付款与应收金额 — 部分付款如何改变计算费用所依据的余额。
• 发票状态、列表与历史 — 逾期状态、变更记录和滞纳金筛选。
• 提醒与自动化规则 — 在费用产生之前先催收发票。