Οδηγός χρήσης

Τέλη καθυστέρησης σε ληξιπρόθεσμα τιμολόγια

Ορίστε μία πολιτική τέλους καθυστέρησης, αυστηροποιήστε την για έναν χρόνιο κακοπληρωτή και μετά διαγράψτε, χρεώστε ή καταγράψτε κάθε τέλος με τα σύνολά του.

Ενημερώθηκε: 2026-09-09

Το τέλος καθυστέρησης είναι η μικρή προσαύξηση που δικαιούστε να χρεώσετε όταν ένα τιμολόγιο μένει απλήρωτο πέρα από την ημερομηνία λήξης του. Το Invoice Flow υπολογίζει αυτή την προσαύξηση για εσάς, αλλά ποτέ δεν την προσθέτει μόνο του σε ένα τιμολόγιο. Η εφαρμογή παρακολουθεί τα απλήρωτα τιμολόγιά σας, υπολογίζει τι έχει συσσωρευτεί βάσει της πολιτικής σας και εμφανίζει το ποσό στο ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο ως απόφαση που πρέπει ακόμη να πάρετε: να το διαγράψετε, να το προσθέσετε στο τιμολόγιο ή να καταγράψετε ότι ο πελάτης το πλήρωσε. Αυτός ο διαχωρισμός, αυτόματος υπολογισμός και χειροκίνητη απόφαση, είναι σκόπιμος. Κρατά τα νούμερα ειλικρινή χωρίς να μετατρέπει μια μεμονωμένη παράλειψη ενός καλού πελάτη σε καβγά.

Ο οδηγός αυτός παρακολουθεί την BrightNorth Commercial Cleaning, μια εταιρεία καθαρισμού στο Denver που τιμολογεί μηνιαία σε δολάρια ΗΠΑ. Οι περισσότεροι πελάτες της πληρώνουν εγκαίρως. Ένας από αυτούς, το Summit Ridge Office Park, πληρώνει με καθυστέρηση σχεδόν κάθε μήνα, γι’ αυτό ο ιδιοκτήτης κρατά μια ήπια προεπιλεγμένη πολιτική για όλους και μια αυστηρότερη, ημερήσια πολιτική μόνο για αυτόν τον λογαριασμό.

Τι βλέπετε στην οθόνη

Τα τέλη καθυστέρησης βρίσκονται σε τέσσερα σημεία της εφαρμογής.

Η ίδια η πολιτική βρίσκεται στο επιχειρηματικό προφίλ. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, πατήστε Επιχειρηματικά προφίλ, ανοίξτε το προφίλ και κυλήστε ως την ενότητα Πολιτική τέλους καθυστέρησης. Έρχεται αμέσως μετά το μπλοκ των όρων πληρωμής και λίγο πριν την Έκπτωση πρόωρης πληρωμής. Εδώ εισάγετε Ποσοστό επί του συνόλου, Ημέρες χάριτος, το αναπτυσσόμενο μενού Τρόπος υπολογισμού, Μέγιστο όριο %, Ελάχιστο ποσό και τους δύο διακόπτες Συμπερίληψη στο PDF και Αυτόματη διαγραφή κατά την πληρωμή.

Ένας πελάτης μπορεί να έχει τη δική του εκδοχή αυτής της πολιτικής. Στον επεξεργαστή πελάτη (καρτέλα Πελάτες, ανοίξτε τον πελάτη, πατήστε επεξεργασία) η ίδια επικεφαλίδα Πολιτική τέλους καθυστέρησης εμφανίζεται κοντά στο τέλος με έναν διακόπτη Χρήση προεπιλογής προφίλ. Απενεργοποιήστε τον και τα πεδία παράκαμψης ξεδιπλώνονται από κάτω.

Το τρίτο σημείο είναι το ίδιο το τιμολόγιο. Όταν ένα τιμολόγιο είναι ληξιπρόθεσμο και έχει συσσωρευτεί τέλος, μια χρωματιστή κάρτα Τέλος καθυστέρησης εμφανίζεται ακριβώς κάτω από την κεφαλίδα κατάστασης στην οθόνη λεπτομερειών, με το ποσό στα δεξιά και κουμπιά ενεργειών από κάτω. Το μενού υπερχείλισης του τιμολογίου περιέχει επίσης Προσθήκη τέλους καθυστέρησης… για μεμονωμένες χειροκίνητες χρεώσεις.

Τέλος, τα σύνολα. Ανοίξτε την καρτέλα Εργαλεία, βρείτε την ενότητα Επιχειρηματική ευφυΐα και πατήστε την κάρτα Τέλη καθυστέρησης. Εκείνη η οθόνη ομαδοποιεί κάθε τέλος ανά έκβαση και προσφέρει Εξαγωγή CSV στη γραμμή εφαρμογής.

Πώς να ορίσετε την προεπιλεγμένη πολιτική

Ξεκινήστε με τα νούμερα που πρέπει να ισχύουν για όλους. Η BrightNorth χρεώνει 1,5% τον μήνα, δίνει μία εβδομάδα χάριτος και περιορίζει το τέλος στο 10% του οφειλόμενου.

1. Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, πατήστε Επιχειρηματικά προφίλ και ανοίξτε το προφίλ σας.
2. Κυλήστε ως την Πολιτική τέλους καθυστέρησης.
3. Πληκτρολογήστε τον συντελεστή στο Ποσοστό επί του συνόλου, για παράδειγμα 1.5. Αν το αφήσετε κενό ή στο 0, τα τέλη καθυστέρησης απενεργοποιούνται για αυτό το προφίλ.
4. Εισαγάγετε τις Ημέρες χάριτος, δηλαδή τον αριθμό ημερών μετά την ημερομηνία λήξης κατά τις οποίες δεν συσσωρεύεται τίποτα.
5. Επιλέξτε Τρόπο υπολογισμού: Εφάπαξ χρέωση, Ανά ημέρα ή Ανά μήνα.
6. Προαιρετικά ορίστε Μέγιστο όριο % και Ελάχιστο ποσό. Και τα δύο δέχονται 0 με τη σημασία «χωρίς όριο».
7. Ενεργοποιήστε τη Συμπερίληψη στο PDF αν το συσσωρευμένο ποσό πρέπει να τυπώνεται στο έγγραφο του τιμολογίου.
8. Αποφασίστε για την Αυτόματη διαγραφή κατά την πληρωμή και μετά πατήστε Αποθήκευση αλλαγών.

Οι τρεις τρόποι υπολογισμού διαφέρουν μόνο στο πώς εισέρχεται ο χρόνος στον τύπο. Η βάση σε κάθε περίπτωση είναι το ανεξόφλητο υπόλοιπο, όχι η ονομαστική αξία του τιμολογίου, οπότε ένας πελάτης που έχει ήδη πληρώσει το 80% συσσωρεύει τέλος μόνο επί του υπόλοιπου 20%.

Το «Ανά μήνα» χρησιμοποιεί σταθερές περιόδους 30 ημερών και όχι ημερολογιακούς μήνες, ενώ η πρώτη ημέρα μετά το όριο των 30 ημερών μετράει ήδη ως δεύτερη περίοδος.

Πώς να δώσετε σε έναν πελάτη διαφορετική πολιτική

Η πολιτική ανά πελάτη είναι το σωστό εργαλείο όταν ένας λογαριασμός αξίζει είτε περισσότερη υπομονή είτε λιγότερη. Ο προβληματικός πελάτης της BrightNorth παίρνει 0,1% την ημέρα μετά από μόλις 3 ημέρες χάριτος, με όριο 8%.

1. Ανοίξτε την καρτέλα Πελάτες, πατήστε τον πελάτη και μετά το εικονίδιο επεξεργασίας.
2. Κυλήστε ως την Πολιτική τέλους καθυστέρησης κοντά στο τέλος της φόρμας.
3. Απενεργοποιήστε τη Χρήση προεπιλογής προφίλ.
4. Συμπληρώστε Ποσοστό επί του συνόλου, Ημέρες χάριτος, Τρόπο υπολογισμού και Μέγιστο όριο % για αυτόν τον πελάτη.
5. Ορίστε την Αυτόματη διαγραφή κατά την πληρωμή αν πρέπει να διαφέρει από το προφίλ.
6. Πατήστε Αποθήκευση.

Κάθε πεδίο παράκαμψης επιστρέφει ξεχωριστά στο προφίλ. Αν ορίσετε μόνο τις ημέρες χάριτος για έναν πελάτη και αφήσετε το ποσοστό κενό, εκείνος ο πελάτης παίρνει το ποσοστό του προφίλ με το δικό του παράθυρο χάριτος. Δύο ρυθμίσεις δεν έχουν εκδοχή σε επίπεδο πελάτη: το Ελάχιστο ποσό και η Συμπερίληψη στο PDF προέρχονται πάντα από το προφίλ. Αν ενεργοποιήσετε ξανά τη Χρήση προεπιλογής προφίλ, κατά την αποθήκευση καθαρίζεται κάθε παράκαμψη αυτού του πελάτη.

Πώς να ενεργήσετε σε τέλος που έχει συσσωρευτεί

Το Invoice Flow υπολογίζει ξανά τα τέλη κάθε φορά που η εφαρμογή ξεκινά από το μηδέν. Όταν ένα τιμολόγιο σε κατάσταση Σταλμένο έχει ξεπεράσει την ημερομηνία λήξης συν τη χάρη, εμφανίζεται τέλος και το τιμολόγιο αποκτά κόκκινη κάρτα Τέλος καθυστέρησης με την ένδειξη Εκκρεμεί — επιλέξτε ενέργεια. Το τιμολόγιο Ιουλίου της BrightNorth προς το Summit Ridge, 2.480,00 με λήξη πριν από 24 ημέρες, έχει συσσωρεύσει 21 ημέρες με 0,1%, οπότε η κάρτα δείχνει 52,08.

Έχετε τρία κουμπιά. Η Σήμανση ως πληρωμένο παραμένει ανενεργή μέχρι να εξοφληθεί το ίδιο το τιμολόγιο, με την υπόδειξη «Το τιμολόγιο πρέπει πρώτα να εξοφληθεί», επειδή η προσαύξηση δεν μπορεί να τακτοποιηθεί πριν από το κεφάλαιο.

Για να χρεώσετε το τέλος:

1. Ανοίξτε το ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο από την καρτέλα Τιμολόγια.
2. Στην κάρτα Τέλος καθυστέρησης πατήστε Προσθήκη στο τιμολόγιο.
3. Στο παράθυρο Προσθήκη τέλους καθυστέρησης στο τιμολόγιο πατήστε Επιλογή λόγων και επιλέξτε έως τέσσερις προκαθορισμένους, όπως Ληξιπρόθεσμη πληρωμή ή Επανειλημμένα εκπρόθεσμος πληρωτής, και μετά πατήστε Έτοιμο.
4. Προαιρετικά γράψτε μια σημείωση στο Λόγος (προαιρετικό).
5. Πατήστε Προσθήκη στο τιμολόγιο για επιβεβαίωση.

Η προσθήκη εισάγει μια γραμμή με ονομασία «Late fee» ακολουθούμενη από τους λόγους σας, ποσότητα 1, χωρίς φόρο, στο τέλος ακριβώς της λίστας γραμμών, και αυξάνει το σύνολο και το οφειλόμενο ποσό του τιμολογίου. Η κάρτα αλλάζει σε Προστέθηκε στο τιμολόγιο και προσφέρει τώρα Αφαίρεση από το τιμολόγιο, που διαγράφει τη γραμμή και μειώνει ξανά το σύνολο. Ένα ποσό που έχει προστεθεί παγώνει: η εφαρμογή σταματά να το υπολογίζει ξανά, οπότε το τέλος που χρεώσατε είναι το τέλος που βλέπει ο πελάτης, και δεν χρησιμοποιείται ποτέ ως βάση για περαιτέρω συσσώρευση.

Για να παραιτηθείτε από το τέλος:

1. Στην κάρτα εκκρεμότητας πατήστε Διαγραφή.
2. Στο Διαγραφή τέλους καθυστέρησης πατήστε Επιλογή λόγων και διαλέξτε έως τέσσερις, για παράδειγμα Καθυστέρηση τραπεζικού εμβάσματος ή Χάρη πρώτης φοράς.
3. Προσθέστε σημείωση ελεύθερου κειμένου αν θέλετε.
4. Πατήστε Διαγραφή.

Η κάρτα γίνεται γκρι και γράφει Διαγράφηκε. Πατώντας την αργότερα ανοίγει ξανά το παράθυρο σε λειτουργία επεξεργασίας, με μια λίστα Ιστορικό διαγραφών κάθε προηγούμενης απόφασης και ένα κουμπί Επαναφορά σε εκκρεμές αν αλλάξετε γνώμη.

Όταν ο πελάτης πληρώσει τελικά, σημειώστε το τιμολόγιο ως πληρωμένο ως συνήθως. Αν ένα τέλος εκκρεμεί ή έχει προστεθεί εκείνη τη στιγμή, ένα μήνυμα με τίτλο Τέλος καθυστέρησης — τι θα γίνει; ρωτά αν ο πελάτης πλήρωσε και την προσαύξηση, με τις επιλογές Διαγραφή, Δεν έχει πληρωθεί ακόμη και Πληρώθηκε επίσης. Η επιλογή Πληρώθηκε επίσης καταγράφει το ποσό ως εισπραχθέν.

Πώς εμφανίζεται το τέλος στο PDF

Με τη Συμπερίληψη στο PDF ενεργοποιημένη στο προφίλ, ένα εκκρεμές τέλος τυπώνεται στο μπλοκ των συνόλων ως ενημερωτική γραμμή, «Late fee (due)», ακολουθούμενη από τον λόγο σας αν έχετε ορίσει κάποιον. Η γραμμή βρίσκεται πάνω από το Σύνολο και το ίδιο το Σύνολο δεν αλλάζει, επειδή δεν έχει προστεθεί τίποτα στο τιμολόγιο ακόμη. Μόλις το τέλος σημειωθεί ως πληρωμένο, η ίδια γραμμή γράφει «Late fee (paid)».

Ένα τέλος που έχει προστεθεί δεν χρειάζεται ειδική γραμμή: είναι ήδη κανονική γραμμή τιμολογίου και τυπώνεται στον πίνακα γραμμών όπως κάθε άλλη. Τα διαγραμμένα τέλη δεν εμφανίζονται ποτέ στο έγγραφο.

Πώς να επισκοπήσετε τα τέλη καθυστέρησης σε όλη την επιχείρηση

Η οθόνη Τέλη καθυστέρησης στα Εργαλεία απαντά στο ερώτημα που κάθε ιδιοκτήτης θέτει κάποια στιγμή: πόσα έχω πράγματι χρεώσει και πόσα έχω αφήσει να πάνε;

1. Ανοίξτε την καρτέλα Εργαλεία.
2. Στην Επιχειρηματική ευφυΐα πατήστε Τέλη καθυστέρησης.
3. Διαβάστε τις τέσσερις κάρτες: Εκκρεμεί — επιλέξτε ενέργεια, Προστέθηκε στο τιμολόγιο, Πληρώθηκε από τον πελάτη και Διαγράφηκε. Καθεμία δείχνει τον αριθμό των τιμολογίων στα δεξιά και ένα άθροισμα ανά νόμισμα.
4. Πατήστε το εικονίδιο λήψης (Εξαγωγή CSV) για να μοιραστείτε ένα υπολογιστικό φύλλο με κάθε τιμολόγιο που φέρει τέλος.

Η γραμμή υποσέλιδου Ποσοστό διαγραφών είναι ο αριθμός των διαγραμμένων τελών διά διαγραμμένα συν προστεθέντα συν πληρωμένα. Βασίζεται σκόπιμα σε πλήθος: αθροίσματα σε διαφορετικά νομίσματα δεν μπορούν να προστεθούν με ουσιαστικό τρόπο. Τα εκκρεμή τέλη δεν συμμετέχουν στον δείκτη, επειδή δεν έχει ληφθεί ακόμη απόφαση γι’ αυτά.

Κανόνες και λεπτομέρειες

• Η συσσώρευση ξεκινά αυστηρά μετά την ημερομηνία λήξης συν τις ημέρες χάριτος. Πρέπει να έχει περάσει τουλάχιστον μία πλήρης ημέρα πέρα από εκείνο το σημείο πριν συσσωρευτεί οτιδήποτε.
• Η βάση είναι το ανεξόφλητο υπόλοιπο: σύνολο τιμολογίου, μείον τέλος που έχει ήδη προστεθεί, μείον τις πληρωμές που έχουν εισπραχθεί. Αν το υπόλοιπο είναι μηδέν ή αρνητικό, δεν συσσωρεύεται τίποτα.
• Το Ελάχιστο ποσό εφαρμόζεται πριν από το όριο και μόνο όταν το νόμισμα του τιμολογίου συμπίπτει με το βασικό νόμισμα του προφίλ. Το όριο εφαρμόζεται τελευταίο, οπότε αποτελεί απόλυτο ταβάνι ακόμη κι όταν το κατώφλι θα το ξεπερνούσε. Τα αποτελέσματα στρογγυλοποιούνται σε λεπτά.
• Συσσωρεύουν μόνο τιμολόγια με κατάσταση Σταλμένο (ή Ληξιπρόθεσμο), μη αρχειοθετημένα, τύπου εγγράφου τιμολόγιο. Τα πρόχειρα δεν συσσωρεύουν ποτέ· ένα παλιό εκκρεμές τέλος σε πρόχειρο καθαρίζεται. Προσφορές, συμβόλαια και δελτία αποστολής δεν θίγονται.
• Ο επανυπολογισμός γίνεται μία φορά ανά ψυχρή εκκίνηση της εφαρμογής. Δεν υπάρχει εργασία παρασκηνίου και το άνοιγμα της εφαρμογής από τη λίστα πρόσφατων δεν τον ενεργοποιεί. Τα τέλη δεν αλλάζουν όσο η εφαρμογή είναι ανοιχτή.
• Στους τρόπους Ανά ημέρα και Ανά μήνα ένα εκκρεμές ποσό αυξάνεται με τον χρόνο· κάθε αλλαγή γράφει μια καταχώριση «Το τέλος καθυστέρησης υπολογίστηκε εκ νέου». Αν το ποσό πέσει στο μηδέν, για παράδειγμα επειδή παρατείνατε την ημερομηνία λήξης ή ο πελάτης εξόφλησε το υπόλοιπο, το τέλος επιστρέφει σε «κανένα» αντί να παραμείνει ως εκκρεμές 0,00.
• Τα προστεθέντα, διαγραμμένα και πληρωμένα τέλη δεν μεταβάλλονται ποτέ από τον επανυπολογισμό.
• Ο πρώτος επανυπολογισμός σε μια συσκευή είναι σιωπηλός. Μετά από αυτόν, έως δύο νέες συσσωρεύσεις παράγουν από μία ειδοποίηση («Συσσωρεύτηκε τέλος καθυστέρησης»)· περισσότερες από δύο συμπτύσσονται σε μία συγκεντρωτική ειδοποίηση.
• Η Αυτόματη διαγραφή κατά την πληρωμή ενεργεί μόνο σε τέλη που εκκρεμούν ακόμη τη στιγμή που το τιμολόγιο σημειώνεται ως πληρωμένο. Ο λόγος που καταγράφεται είναι «Auto-forgiven on payment».
• Η κάρτα τέλους καθυστέρησης εμφανίζεται μόνο όσο το τιμολόγιο φαίνεται ως Ληξιπρόθεσμο. Μόλις εξοφληθεί ή ακυρωθεί, η κάρτα εξαφανίζεται· η έκβαση παραμένει ορατή στο ιστορικό αλλαγών, στην οθόνη Τέλη καθυστέρησης και στο CSV.
• Κάθε απόφαση καταγράφεται στο ιστορικό αλλαγών του τιμολογίου (μενού υπερχείλισης, Ιστορικό αλλαγών): συσσωρεύτηκε, υπολογίστηκε εκ νέου, διαγράφηκε, τροποποιήθηκε ή αναιρέθηκε η διαγραφή, προστέθηκε στο τιμολόγιο, αφαιρέθηκε από το τιμολόγιο, σημειώθηκε ως πληρωμένο, τροποποιήθηκε ο λόγος χρέωσης. Οποιαδήποτε ενέργεια χρήστη εμφανίζει επίσης το σήμα Επεξεργασμένο δίπλα στον αριθμό τιμολογίου.
• Σε κάθε παράθυρο λόγων μπορούν να επιλεγούν έως τέσσερις προκαθορισμένοι λόγοι· η σημείωση ελεύθερου κειμένου είναι απεριόριστη.
• Το Pro απαιτείται για δύο ενέργειες: το χειροκίνητο στοιχείο μενού Προσθήκη τέλους καθυστέρησης… και η Εξαγωγή CSV στην οθόνη στατιστικών. Η προβολή των στατιστικών, η διαγραφή, η προσθήκη, η αφαίρεση και η σήμανση ως πληρωμένο είναι διαθέσιμες στη δωρεάν έκδοση.
• Το φύλλο φίλτρων των Εγγράφων έχει ένα αναπτυσσόμενο μενού Late-fee status (Any, Pending, Applied, Forgiven, Paid) και έναν διακόπτη Has late fee· το φίλτρο Πελατών έχει το Custom late-fee settings για να βρίσκετε πελάτες με παράκαμψη.

Συμβουλές

Σχετικοί οδηγοί

• Πληρωμές και οφειλόμενο ποσό — πώς οι τμηματικές πληρωμές αλλάζουν το υπόλοιπο επί του οποίου υπολογίζεται το τέλος.
• Καταστάσεις τιμολογίων, λίστα και ιστορικό — η κατάσταση Ληξιπρόθεσμο, το ιστορικό αλλαγών και τα φίλτρα τελών καθυστέρησης.
• Υπενθυμίσεις και κανόνες αυτοματισμού — κυνηγήστε το τιμολόγιο πριν χρειαστεί καν τέλος.